Así que has incorporado con éxito tu equipo a un nuevo software de gestión de proyectos (con suerte, hablamos de Wrike) y estás listo para empezar a planificar tu primer proyecto. Antes de empezar a asignar fechas de vencimiento y de lanzamiento de productos, ¿sabes cómo vas a visualizar tu cronograma de proyecto? ¿Quién será el responsable de asegurarse de que el cronograma esté actualizado? ¿Y cómo vas a compartir este cronograma con tu equipo, o incluso a través de varios equipos?

Sacar lo mejor de tu cronograma en el software de gestión de proyectos no consiste en hacer todas las conexiones necesarias y esperar que lo demás vaya rodado. Tu cronograma debe ser el centro de control y base de conocimiento para todo lo relacionado con los productos finales y las fechas de vencimiento del proyecto. Sin un proceso optimizado para el seguimiento del trabajo, las expectativas se desbaratan, los cuellos de botella ahogan la productividad y la nueva cronología se vuelve obsoleta.

A continuación, te mostramos cómo aprovechar al máximo tu software de gestión de proyectos de cronogramas:

1. Asegúrate de que siempre esté actualizado

Los planes se descarrilan. Tu productividad no debería correr la misma suerte. Si estás dedicando demasiado tiempo a ajustar cada uno de los productos finales y fechas de vencimiento en tu cronograma de proyecto cada vez que algo cambia, podría ser el momento de hacerse con un nuevo software de gestión de proyectos. Por no mencionar que la precisión y distribución de tu cronograma de proyecto se ve comprometida cuando mueves las fechas manualmente. ¿Y si te olvidaste de algo? ¿Cómo se notifica a todos para que estén al tanto de los nuevos plazos?

Tu cronograma de proyecto debe ser interactivo, de tal modo que, cada vez que los planes cambien, el cronograma también cambie automáticamente para reflejar las nuevas fechas de vencimiento. Los diagramas de Gantt de Wrike realizan todos los ajustes en torno a tus cambios automáticamente. Arrastra y suelta las tareas hasta la fecha de vencimiento y todos los ajustes se compartirán automáticamente con tu equipo.

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2. Comunica constantemente

Y no, no nos referimos a las reuniones. De hecho, lo mejor que puedes hacer es cancelar esas reuniones de estado insoportables que programas con tu equipo cada semana. Es una pérdida de tiempo enorme y es difícil establecer la responsabilidad sobre los siguientes pasos. Pero, ¿cómo puedes comunicar constantemente sin reuniones?

Con la herramienta de gestión de proyectos de cronogramas adecuada, las acciones son claras desde el principio y las banderas rojas son visibles al instante. La cronología se comparte para que todos puedan ver claramente de qué tareas son responsables y no hay confusión sobre quién está haciendo qué. Si algo no se ve bien, simplemente @menciona al propietario de esa tarea y pregunta al instante sobre el estado dentro de la herramienta.

Confía en mí, no te perderás esas reuniones; además, serás un héroe por devolverle a tu equipo esa horita de más.

3. Identifica la ruta crítica

Mirando el cronograma de un proyecto, es difícil saber exactamente cómo un retraso en una tarea afectará a las demás. Aunque un pequeño retraso no tenga ningún impacto en el plazo de entrega, ¿cuáles son las limitaciones? ¿Qué se puede cambiar y cómo se sabe cuando se ha llegado al límite? ¿Cómo de tarde puede llegar un producto final antes de que se ponga en peligro el plazo de entrega de todo el proyecto?

El método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés) se basa en la idea de limitar los recursos o las restricciones. En otras palabras, cada proyecto incluye tareas básicas que son cruciales para llevar a cabo el proyecto.

Workamajig ofrece un gran ejemplo de esto comparándolo con la manera de hacer una tortilla. Existen tres pasos básicos para hacer una tortilla:

  1. Batir los huevos
  2. Calentar la sartén.
  3. Cocinar los huevos en la sartén.

Hay otros pasos para hacer una deliciosa tortilla que no están en la lista, como sazonar los huevos, engrasar la sartén y añadir los ingredientes deseados. Sin embargo, estos pasos se suman a los tres pasos básicos anteriores. Si te saltas uno de esos tres pasos, no tendrás una tortilla.

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Fuente: Workamajig

Este método es clave cuando tu cronograma de gestión de proyectos se retrasa. Identificar qué tareas son más prescindibles y cuáles deben realizarse sin excepción mantiene a tu equipo con el foco en los objetivos correctos y tu proyecto en la dirección adecuada.

4. Dependencias, dependencias, dependencias

Algunas tareas ni siquiera se pueden realizar hasta que se completa otra. ¿Cómo puedes capturar eso en un cronograma de proyecto? ¡Usando dependencias!

Las dependencias especifican la relación entre las tareas. Usando el ejemplo de la tortilla de nuevo, no se pueden cocinar los huevos a menos que se caliente la sartén primero. Cada una de estas tareas depende de la otra y el objetivo solo se consigue cuando se hacen en un orden específico.

En la herramienta de gestión de proyectos de cronogramas de Wrike, hay cuatro tipos de dependencias que puedes crear:

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Los diagramas de Gantt de Wrike te permiten crear estas dependencias y vincularlas a un proyecto específico. Cuando mueves una, la otra también se mueve, manteniendo la cantidad de tiempo que necesitas para realizar ambas.

Tener dependencias a mano deja claro a otros equipos y personas implicadas por qué ciertas tareas deben ser realizadas primero para que puedas priorizarlas de manera efectiva.

Estás listo para empezar a utilizar cronogramas en la gestión de proyectos

¡Enhorabuena! Estás listo para crear tu cronograma y navegar sin problemas por tu proyecto. Aprovecha al máximo la cronología:

  1. Manteniéndote siempre actualizado
  2. Comunicando directamente en la cronología para conservar la fiabilidad
  3. Hallando la ruta crítica en caso de que los productos finales vayan con retraso
  4. Utilizando dependencias para priorizar el trabajo

Siguiendo estas sencillas recomendaciones, puedes estar seguro de que estás usando tu tiempo y tu cronograma de proyecto de forma adecuada.

Para obtener más información sobre el uso de cronogramas en la gestión de proyectos

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