Welche Fragen sollten Sie stellen, um die beste Projektmanagement-Software zu finden?

Projektmanagement ist eine anspruchsvolle Disziplin. Im Laufe eines Projekts wachsen und verändern sich die Projektteams ständig, es gibt mehrere Kommunikationskanäle zu verwalten, und die Bedürfnisse der Kunden scheinen sich stets weiter zu entwickeln.

Der kontinuierlich sich verändernde Wettbewerbsmarkt und der Druck, ständig nach effizienteren Prozessen suchen zu müssen, führt zu einem zunehmend stressigen Umfeld.

Ein Projektmanager muss mit vielen Dingen gleichzeitig jonglieren - und da erweisen sich Tabellen und E-Mails als ineffizient. Sich zu stark auf diese Tools zu verlassen kann zu Datenfehlern, Missverständnissen, Verwirrung und Frustration führen, da die Eingabe von Hand erfolgt und oft mehrere Datenversionen gleichzeitig existieren.

Ihr Team wird unter Burnout leiden und Ihre Projekte werden auseinander fallen, wenn Sie keine bessere Möglichkeit finden, alle diese Komponenten zu organisieren und sowohl die Zusammenarbeit als auch die Arbeitsweise zu optimieren.

Eine Projektmanagement-Software ist die offensichtliche Lösung. Allerdings gibt es heute Unmengen an Optionen auf dem Markt – wie soll man da wissen, welche die Richtige für sein Team ist? Hier sind die 6 Fragen, die Sie sich stellen sollten, um bei der Bewertung der besten Tools für Projektmanagement-Software das Spielfeld einzugrenzen.

1. Hilft es mir, den Zeitaufwand und die Ressourcen meines Teams zu verwalten?

Im Laufe eines Projekts werden sich die Ressourcenanforderungen verändern und mit einer einfachen Tabelle ist es nahezu unmöglich, die verfügbaren, benötigten und zugewiesenen Ressourcen zu verfolgen.

Aber wenn man nicht in der Lage ist, eine geeignete Zeit- und Ressourcenverwaltung durchzuführen, kann dies zum Misserfolg des Projekts führen. Tatsächlich sind 18% aller Projekt-Misserfolge auf schlechte Ressourcenprognosen und 21% auf eine unzureichende Anzahl verfügbarer Ressourcen zurückzuführen.

Es ist wichtig, nach einem Projektmanagement Tool zu suchen, mit dem Sie die Gesamt-Ressourcennutzung überwachen können und das es Ihnen ermöglicht, Projekte und Aufgaben neu zu priorisieren, je nachdem, wie sich die Anforderungen und Prioritäten ändern.

Die beste Projektmanagement-Software bietet eine robuste Arbeitsauslastungs-Ansicht die Ihnen zeigt, welcher Mitarbeiter seine volle Kapazität erreicht hat und wer noch zur Verfügung steht, um weitere Aufgaben zu übernehmen.

Wenn Sie diese Information in einer Zeitleiste oder in einem Kalenderformat zu betrachten, hilft es Ihnen zu visualisieren, welche Aufgaben aktuell bearbeitet werden und welche Aktivitäten anstehen. Mit dieser Information können Sie dann Aufgaben wirkungsvoll priorisieren, zuweisen und planen.

Die beste Projektmanagement-Software bietet eine Zeitleiste bzw. eine Gantt-Diagramm-Ansicht, mit deren Hilfe Sie mit nur wenigen Klicks Projekte hinzufügen oder umplanen können. Die besten Projektmanagement-Tools bieten die Möglichkeit, Projekte oder Aufgaben per Drag-and-Drop auf der Zeitleiste zu bewegen, um ihre Termine zu verändern und die entsprechenden Fristen abhängiger Aufgaben oder Teilaufgaben zu verschieben.

2. Wird es meinem Team helfen, Projekte schnell und effektiv anzukurbeln?

Um eine Balance zwischen robuster Planung und zügiger Ausführung zu schaffen, ist es wichtig, nach einer Software zu suchen, die eine effiziente Projekterstellung und -einrichtung unterstützt. Eine bewährte Methode im Projektmanagement ist die Verwendung von Formularen und Vorlagen, durch die eine effiziente Bearbeitung von neuen Aufgaben und Projekten unterstützt wird.

Die besten Apps für Projektmanagement enthalten beispielsweise die folgenden 2 wichtigen Funktionen:

  • Projektvorlagen: Suchen Sie nach einem Tool, das Ihnen die Möglichkeit eröffnet, Projekt- und Aufgaben-Vorlagen zu erstellen und zu ändern. Damit werden Sie in der Lage sein, neue Projekte von einer Baseline aus zu erstellen, statt immer von Grund auf neu anfangen zu müssen. Der Zeitaufwand wird verringert und die Planung wird verbessert.
  • Arbeitseingangsformulare: Wählen Sie eine Software, die benutzerdefinierbare Anfrageformulare bietet. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Team alle wichtigen Informationen erhält, ohne unnötige Fragen stellen zu müssen.

Die besten Online-Projektmanagement-Tools verfügen über eine dynamische Anfrageformular-Funktion. Diese Funktion verändert die im Formular gestellten Fragen in Anpassung an die jeweiligen Antworten, die beim Ausfüllen des Formulars gegeben werden.

Wenn zum Beispiel Ihr IT-Leiter eine technische Änderung beantragt, werden im Formular andere Informationen abgefragt als wenn Ihr Vertriebsleiter ein Änderung an den Vertragsbedingungen anfordert. Auf diese Weise wird vermieden, dass Teammitglieder auf Fragen antworten müssen, die für ihre jeweilige Anfrage irrelevant sind.

3. Wie genau werde ich den Fortschritt meines Teams verfolgen können?

Während Ihr Projekt voranschreitet und Ihr Unternehmen wächst und sich verändert, kann es schwierig werden, Projekte ohne die Hilfe eines leistungsstarken Tools zu verfolgen und zu verwalten. Der Versuch, Einzelheiten durch informelle Gespräche, Team-Meetings oder E-Mails in Erfahrung zu bringen, kann chaotisch werden, wenn Aktualisierungen verloren gehen, missverstanden, oder vergessen werden.

Die beste Projektmanagement-Software sollte Ihnen helfen, den Fortschritt Ihres Teams zu verfolgen, damit Sie nicht versuchen müssen, alle Informationen im Kopf oder im Posteingang zu behalten. Sie benötigen ein Tool, das Ihnen hilft, auf dem neuesten Stand zu bleiben, ohne dabei ins Mikromanagement zu rutschen.

Suchen Sie nach einer Software, die Zusammenarbeit unterstützt, indem es Ihnen die Möglichkeit gibt, in Echtzeit zu sehen was gemacht wird, und automatische Benachrichtigungen liefert, wenn wichtige Aufgaben vorangekommen sind. Es sollte auch Aufgaben hervorheben, die ins Hintertreffen gelangen oder ihren Fälligkeitstermin überschreiten.

Wählen Sie ein Tool, das allen Beteiligten den richtigen Grad an Transparenz bietet. Zum Beispiel:

  • Verfügt es über benutzerdefinierbare Dashboard-Ansichten, die mit dem Team geteilt werden können, sodass jeder den Fortschritt verfolgen kann?
  • Unterstützt es Ansichten, die den Status aller aktiven Aufgaben zeigen und wann sie fällig sind, sodass Sie schnell Fortschritte beurteilen und Engpässe identifizieren können?

4. Optimiert es Zusammenarbeit, Feedback und Freigaben?

Wenn Sie Teamwork fördern und Vielfalt unterstützen, dann nimmt die Wahrscheinlichkeit zu, dass ein Projekt erfolgreich wird. Aber ohne ein System, das effiziente Zusammenarbeit unterstützen kann, werden Arbeiten dupliziert, Aufgaben können übersehen werden, es kann zu Fehlern und Missverständnissen kommen.

Es ist wichtig, ein Tool zu wählen, das das Sammeln von Feedback und die Bearbeitung von Freigaben unterstützen kann, sodass wertvolle Informationen nicht verloren gehen und alle Entscheidungen und Änderungen protokolliert werden.

Verlässt man sich auf E-Mails oder auf gemeinsam genutzte Computer-Laufwerke, kann es passieren, dass Informationen verlorengehen, dupliziert oder nicht ordnungsgemäß priorisiert werden. Hinzu kommt, dass diese Optionen keine Mittel für die Verfolgung von Revisionen und Freigaben bieten.

Die besten Projektmanagement-Apps geben Ihnen die Möglichkeit, alle Dateien und alles Feedback an einem einzigen Ort zusammen zu bringen. Das bedeutet, dass Dokumente an ihre jeweiligen Projekte oder Aufgaben angehängt werden können, damit jeder weiß, wo sie zu finden sind, und die Mitarbeiter in Echtzeit bei jedem neuen Kommentar oder jeder @Erwähnung benachrichtigt werden, sodass die Kommunikation optimiert wird.

Die Software sollte auch Prüfungen und Freigaben unterstützen, sodass keine Unsicherheiten im Revisionsprozess entstehen. Die Möglichkeit, Dokumente visuell zu markieren, minimiert die Gefahr von unklarem Feedback und ermöglicht den Teilnehmern, zu sehen, welche Änderungen andere gemacht haben und kontroverse Änderungen in Echtzeit lösen.

Einige der besten Programme für Projektmanagement unterstützen auch Integrationen, sodass Dateien direkt aus Google Docs, Box und anderen Asset Management Tools hochgeladen werden können. Durch die Verwaltung von Revisionen an einem einzigen Ort wird ein klarer Bearbeitungs- und Freigabepfad erstellt.

5. Ist es flexibel genug, um die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen meines Teams zu erfüllen?

Oft ist kostenlose Projektmanagement-Software so ausgelegt, dass sie nur auf einen Aspekt des Projektmanagements ausgerichtet ist oder dass nur eine Methode unterstützt wird. Nehmen wir beispielsweise an, dass Ihre Software nur eine einzige Aufgaben-Ansicht bietet und einige Mitglieder ihres Teams es schwierig finden, damit zu arbeiten.

Auch das beste Projektmanagement-Tool wird fehlschlagen, wenn Ihr Team sich weigert, es zu benutzen. Eine der wirkungsvollsten Methoden um die Benutzerakzeptanz zu steigern besteht darin, sicherzustellen, dass die Software an verschiedene Arbeitsweisen und Vorlieben angepasst werden kann.

Wenn die folgenden 5 Aspekte einer Software angepasst werden können, bietet das dem Team die Flexibilität, die es benötigt:

  • Projekt-Arbeitsabläufe. Es ist wichtig, ein Tool zu wählen, das die Prozesse und Arbeitsabläufe unterstützen kann, die bereits innerhalb Ihrer Organisation verwendet werden.
  • Status-Aktualisierungen. Projekt- und Aufgabenstatus sollten den Fortschritt des Projekts reflektieren. Wenn die Optionen zu allgemein gehalten oder für Ihre Branche oder Geschäft nicht relevant sind, werden Aktualisierungen bedeutungslos.
  • Strukturen. Jedes Unternehmen und Projekt hat seine eigenen Strukturen, egal ob es sich um Projekte in einem Portfolio oder Unterordner innerhalb von Ordnern handelt. Diese Strukturen müssen zur Unterstützung des Strategie-Managements und der Berichterstattung in die Software integriert sein.
  • Freigabe-Anforderungen. Der Freigabeprozess kann bei bestimmten Aktionen unterschiedlich sein. Beispielsweise könnte jede Veränderung, die das Budget eines Projekts, den Projektumfang oder den Zeitplan um mehr als 10% verändert, eine zusätzliche Freigabe erfordern. Ihre Software sollte diese Regeln berücksichtigen können.
  • Aufgaben- und Projektansichten. Veränderbare Ansichten können die Benutzerakzeptanz fördern. Manche Leute ziehen es vor, mit einer Listen- oder Tabellenansicht zu arbeiten, andere sind eher visuell ausgerichtet und bevorzugen ein Gantt-Diagramm.

6. Wird es mein Team von Routinearbeit befreien und uns mehr Zeit für strategische Planung geben?

Routinearbeiten sind Aktivitäten, die dafür sorgen, dass Sie und Ihr Team stets beschäftigt sind, ohne dabei Wertvolles für Ihr Projekt oder Ihr Unternehmen zu leisten. Beispiele für Routinearbeit:

  • Berichte erstellen
  • Daten zusammenstellen
  • Regelmäßige Einzelgespräche führen
  • Arbeitsstunden protokollieren
  • Fortschritte aktualisieren
  • E-Mails beantworten

Diese Aufgaben müssen zwar gemacht werden, aber das Ziel sollte sein, dass sie so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen. Die beste Software für Projektmanagement wird helfen, diese geringwertigen Aufgaben zu automatisieren und optimieren, sodass Sie sich auf hochwertige Aufgaben konzentrieren können.

Führende Lösungen für Projektmanagement sorgen dafür, dass Unterhaltungen an einem einzigen geteilten Workspace zentralisiert werden. Dadurch ist es nicht mehr notwendig, sich auf E-Mail, Tabellen und andere ungeordnete Medien verlassen zu müssen und spart Ihnen die Mühe, Notizen und Aktionspunkte aus unterschiedlichen Quellen zusammenzubringen.

Suchen Sie nach einem Tool, das dafür sorgt, dass die gesamte Kommunikation im Kontext spezifischer Projekte, Aufgaben oder Dateien aufbewahrt wird. Auf diese Weise, weiß jeder immer, worauf sich einzelne Kommentare beziehen und man kann dadurch lange E-Mail-Erklärungen vermeiden.

Integrationsfähigkeit ist bei der Auswahl Ihrer Projektmanagement-Software ebenfalls wichtig. Sie werden sich eine Lösung wünschen, die in der Lage ist, mit den von Ihrem Team täglich genutzten Tools zu integrieren, wie zum Beispiel Gmail oder Slack.

Diese Integrationen unterstützen eine Single Source of Truth, obwohl die Eingabe von Informationen über die bekannten und vorhandenen Tools erfolgt. Durch ihre Fähigkeit, „miteinander zu sprechen“, wird die Kommunikation wirkungsvoll zentralisiert, wobei gleichzeitig dafür gesorgt wird, dass die Mitwirkenden mit ihren gewohnten Tools arbeiten können.

Vorlagen sind eine wirkungsvolle Möglichkeit, Ihr Team von Routinearbeit innerhalb des Projekts zu befreien. Die beste Software für Projektmanagement wird es möglich machen, häufig verwendete Aufgaben, Initiativen und Strukturen zu speichern, sodass Sie diese beim Start jeder neuen Aufgabe, beim Protokollieren eines Risikos oder beim Vorschlagen von Änderungen einfach nur klonen müssen.

Statt immer bei Null anfangen zu müssen, können wichtige Komponenten wie Abhängigkeiten, Aufgaben-Dauer, Verantwortliche und Berichte automatisch kopiert werden. Genau zu wissen, was Ihre neue Initiative beinhaltet, hilft dabei, die Planung und Durchführung effizienter und weniger stressig für alle Beteiligten zu machen.

Die Software-Optionen auswerten

Bei den Hunderten von Projektmanagement-Tools, die es auf dem Markt gibt, kann es zeitaufwändig sein, das beste für Ihr Team zu finden. Doch wenn Sie sich diese 6 Fragen vor Augen führen, wird es Ihnen helfen, die für Ihr Team wichtigsten Funktionen zu identifizieren und die Optionen einzugrenzen.

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