Si has decidido invertir en una nueva herramienta de gestión de proyectos, debes asegurarte de que estás comprando la herramienta adecuada.

No te distraigas con toda la parafernalia al comparar softwares de gestión de proyectos. Lo mismo ocurre con lo estético: el hecho de que algo sea bonito no significa que tenga sustancia. No corras el riesgo de perder una función clave que puede resultar crítica para el éxito de tu equipo por quedarte solo en lo superficial. 

A veces son las funciones aparentemente más sencillas las que ofrecen el mayor valor. A continuación, te presentamos cinco elementos sencillos pero potentes que hay que tener en cuenta al comparar softwares de gestión de proyectos.

1. Formularios de solicitud de trabajo

Incluso una herramienta de gestión de proyectos simple debería ofrecer funciones de introducción, priorización, seguimiento y mantenimiento de los formularios de solicitud de trabajo.

Un formulario de solicitud podría incluir cualquiera de los siguientes aspectos:

  • Inicio de un nuevo proyecto
  • Adición de un nuevo campo
  • Ejecución de cambios o modificaciones
  • Arranque de la siguiente fase
  • Comienzo de una tarea

Sin una herramienta formalizada, estas solicitudes podrían llegar a su destinatario verbalmente, a través de mensajería instantánea, correo electrónico u otro canal. Gestionar las solicitudes de esta manera puede requerir mucho trabajo y crear mucha confusión, especialmente si hay un gran volumen de ellas.

Sin un proceso organizado y centralizado, podría haber solicitudes perdidas, duplicadas o incluso contradictorias. Además, se podrían hacer cambios en el proyecto sin las debidas evaluaciones del impacto o aprobaciones.

Estos riesgos son la razón por la que es tan importante tener un proceso claro de admisión del trabajo, que incluya, entre otros, formularios y plantillas estándar.

Los formularios de solicitud pueden asegurar que toda la información sea capturada la primera vez, que las tareas se programen y prioricen adecuadamente y que todos tengan claro lo que hay que hacer.

Alojar estos formularios y procesos dentro del sistema de gestión de proyectos te permite centralizarlos en un lugar que todos los interesados puedan supervisar, lo que mejorará la comunicación y la fiabilidad.

Los miembros del equipo podrán ver no solo en que están trabajando, sino también lo que otros están haciendo, y estar al tanto de los próximos avances.

Al comparar softwares de gestión de proyectos debes tener en cuenta que sea una herramienta lo suficientemente inteligente para enviar la información correcta a las personas adecuadas automáticamente. En lugar de tener que configurar el flujo de trabajo cada vez, deberían establecerse y seguirse automáticamente rutas de aprobación y canales de notificación estándar.

2. Numerosas vistas de proyectos y tareas

Todos somos personas diferentes, y cada uno hace las cosas de una manera un poco diferente. Adoptar esta diversidad puede impulsar la productividad, aumentar la creatividad y potenciar los beneficios de la empresa.

Permitir que los miembros de tu equipo trabajen a su manera y modifiquen la herramienta para que se ajuste a sus preferencias individuales también aumentará la adopción del software.

Si una herramienta de gestión de proyectos no ofrece una personalización sencilla que permita diferentes vistas de proyectos y tareas, le estará faltando un componente crítico. Si tu equipo piensa que el software es demasiado complejo o difícil de usar, no querrán usarlo.  

La solución sencilla es, al comparar softwares de gestión de proyectos, centrarse en aquellos que se adapten a los diferentes estilos de trabajo y objetivos. Es importante poder cambiar fácilmente entre vistas para que los interesados puedan gestionar los datos en un solo lugar y seguir viéndolos en diversos formatos, según aquel que más se adapte a su estilo o necesidades.

Algunas de las vistas necesarias que deberías tener en cuenta al comparar software de gestión de proyectos son:

  • Vista de tabla. Esta vista es similar al diseño estándar de una hoja de cálculo y es a lo que muchas personas ya están acostumbradas y con lo que se sienten cómodas.
  • Diagrama de Gantt o vista de cronogramas. Esto te permite visualizar el proyecto y todas las conexiones entre las tareas. Se ha convertido en un elemento básico de la gestión de proyectos desde que se inventó en 1910.   
  • Vista de lista. La vista de lista es un excelente resumen cronológico de alto nivel, similar a una lista de tareas pendientes.
  • Vista de tabla Scrum. Esta vista es una vista de tarjeta que suele ser popular entre los equipos de desarrollo de software y los gestores de proyectos Agile. Hace que sea fácil archivar las tareas en columnas como tareas pendientes, en curso y terminadas.

3. Plantillas

Los sistemas de gestión de proyectos más sencillos permiten la creación y modificación de plantillas. Es importante que te asegures de que, incluso al comparar softwares de gestión de proyectos gratuitos, todos incluyan esta función.

La capacidad de guardar proyectos comunes y recurrentes en forma de plantillas permite a tu equipo clonarlos directamente cada vez que se inicia un nuevo proyecto. En lugar de tener que empezar desde cero, esta funcionalidad hará que todos los componentes clave del proyecto (como las dependencias, la duración de las tareas, los flujos de trabajo, los asignados y los informes) se dupliquen directamente.

El uso de plantillas ofrece los siguientes beneficios:

  • Ahorro de tiempo. Los proyectos y las tareas se pueden crear de forma más rápida y eficiente cuando no se parte de cero, lo que libera recursos para proyectos más complejos o personalizados.
  • Planificación mejorada. Las plantillas pueden actuar como una lista de verificación, lo que te permite asegurarte de hacer las preguntas correctas y considerar todas las variables clave del proyecto. El uso de plantillas sólidas creadas a partir de proyectos exitosos puede ayudar a obtener resultados predecibles y ganancias repetibles.
  • Menor riesgo. El uso de plantillas ayuda a asegurar que no se omitan los campos de datos clave y las tareas del proyecto. Si tus plantillas incorporan referencias estándar y lecciones aprendidas, esto reduce aún más los riesgos del proyecto.
  • Mejor comparación. El uso de la misma plantilla para todos los proyectos similares hace que sea mucho más fácil compararlos entre sí. Esto permite una mejor gestión de programas y carteras. También puede ayudar a destacar las interdependencias, ya que cada gestor de proyectos podrá revisar y comprender los horarios y planes de los demás.

4. Estados y flujos de trabajo personalizados

Otra función sencilla pero potente que tienes que tener en cuenta al comparar softwares de gestión de proyectos, es la capacidad de definir flujos de trabajo personalizados basados en los procesos únicos de tu equipo. Busca una herramienta que permita que los flujos de trabajo tengan estados que se asignen directamente a cada una de las etapas del proceso.  

Por ejemplo, ¿qué pasa si una herramienta solo proporciona las siguientes tres opciones de etapas?

  • En curso
  • En edición
  • En revisión

¿En qué etapa clasificarás una tarea si está en pruebas? ¿Esto está En edición o En revisión? ¿Qué pasa si quieres que la fase de diseño se separe de la fase de producción, pero tu única opción es En curso?

Puedes ver rápidamente cómo esta falta de personalización puede llevar a una mala comunicación, confusión e informes inexactos sobre el progreso del trabajo. Etiquetar las tareas individuales con estados que se alinean con los procesos y flujos de trabajo de tu proyecto hace que sea mucho más fácil identificar en qué etapa del proceso se encuentra el trabajo y si está progresando según lo previsto.

También debes asegurarte al comparar softwares de gestión de proyectos que la herramienta que estés considerando pueda proporcionar una vista simple pero robusta del panel de control de todos los estados del flujo de trabajo dentro de un proyecto. Visualizar los proyectos por estado de esta manera te permitirá ver cómo fluye el trabajo a través de los diferentes procesos.

Parece algo sencillo, pero puede aportar mucha información, como:

  • ¿Los proyectos se quedan atascados en cierto paso?
  • ¿Se salta un paso a menudo?
  • ¿Existe un problema recurrente en alguno de los procesos?

Un ejemplo de un problema recurrente es si las pruebas están tomando consistentemente más tiempo del originalmente planeado. Otro ejemplo es si las solicitudes de cambio se devuelven regularmente para su revisión antes de la aprobación.

La identificación de estos problemas puede ayudarte a eliminar los cuellos de botella, optimizar tus flujos de trabajo y mejorar la calidad de los resultados de tus proyectos.

5. Asignación de tareas automatizada

Averiguar a quién pedirle ayuda en una tarea o proyecto puede llevar tiempo. Particularmente en compañías más grandes u organizaciones con alta rotación, puede ser difícil saber quién es responsable de qué.

Es posible que una tarea no llegue a la persona adecuada o que se quede atascada en un determinado paso del proceso si no se entrega adecuadamente a la persona adecuada en el momento adecuado. Si las tareas no se monitorizan y gestionan de cerca, a veces una solicitud puede permanecer allí durante semanas sin movimiento debido a que no está claro quién es el responsable de la misma.

La capacidad de redirigir las solicitudes a la persona adecuada en función de los detalles del proyecto puede resolver estos problemas. Además, la capacidad de vincular ciertos estados del flujo de trabajo a ciertos miembros del equipo puede garantizar que las tareas se trasladen automáticamente a la persona adecuada tan pronto como estén listas para ello.

En lugar de confiar en que todos sepan quién es responsable de qué y se lo entregue a esa persona correcta en el momento adecuado, puedes almacenar toda esa información dentro de tu software de gestión de proyectos.

Por ejemplo, digamos que María es tu revisora principal y que siempre revisa el contenido. Debes buscar una función de gestión de proyectos que te permita establecer cualquiera de las siguientes asignaciones automatizadas:

  • Opción 1: tan pronto como una tarea se pone en el estado de Revisión, se asigna automáticamente a María y ella recibe la notificación de que la pelota está en su tejado.
  • Opción 2: tan pronto como una tarea se pone en estado de Revisión, se asigna automáticamente a cualquier persona con el título de revisor senior y se le notifica.

Al considerar qué opción prefieres, es importante que conozcas las ventajas y desventajas de cada una.

Por ejemplo, si María renuncia, está enferma o se va de vacaciones, la opción 1 podría desencadenar un atasco en el proceso a menos que María haya reenviado automáticamente sus tareas a otra persona. La opción 2 reduce el riesgo de que una tarea se quede estancada con alguien que no está disponible para completarla.

Por otro lado, si tienes varios revisores senior en el sistema, la opción 2 podría provocar que la misma tarea fuera para más de una persona. Esto podría llevar a una duplicación de trabajo o confusión sobre quién es realmente responsable de ello.

El poder de la sencillez

Estas 5 funciones pueden parecer lo suficientemente simples como para ser un factor común en todas las herramientas al comparar softwares de gestión de proyectos online, pero no siempre es así.

Asegúrate de no distraerte con todo lo que brilla y de confirmar que estos componentes clave están incluidos. Sin ellos, perderás importantes funcionalidades que pueden mejorar significativamente el rendimiento de tus proyectos.

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