Zu viele Meetings? So können Sie sie durch Wrike ersetzen!
Wir alle kennen sie, die unproduktiven Tage. Manchmal, weil wir in ein großes Projekt vertieft sind, manchmal, weil wir uns mal wieder am Multitasking versuchen - das Sie absolut nicht produktiver macht. Und dann ist da noch ein anderer Schuldiger für Produktivitätsverlust: Meetings. . Meetings über Meetings sind der sicherste Weg, um der Produktivität in Ihrem Team endgültig den Garaus zu machen. Warum ist das so? . Obwohl es unabdingbar zu sein scheint, Meetings einzuberufen, um alle anderen über die laufenden Projekte zu informieren, lassen Sie uns mal ehrlich sein: Meetings sind oftmals überflüssig und verschwenden offen gesagt unser aller Zeit. . Laut unserer Arbeitsmanagement-Umfrage 2015 nehmen 34 % der Mitarbeiter jede Woche an mindestens 6 Meetings teil und 44 % von diesen Leuten sagen, dass die Teilnahme an zu vielen Meetings oder Telefon-Konferenzen ihr größtes Produktivitätshemmnis darstellt. . Wir bitten Sie nicht darum, alle Ihre geplanten Meetings abzusagen. Wir hoffen, Ihnen verstehen zu helfen, wann es wirklich notwendig ist, sich persönlich mit jemandem zu treffen, und wann nicht. Stellen Sie sich die Frage: Ist ein Meeting wirklich notwendig? Eigentlich sollte dies selbstverständlich sein, aber denken Sie doch mal darüber nach, an wie vielen Wochen- oder Monatsmeetings Sie teilnehmen, die kein genaues Ziel verfolgen und für die oftmals noch nicht einmal eine Agenda festgelegt wurde. . Manchmal, wenn wir regelmäßige Einzelgespräche oder Status-Meetings planen, dann tun wir dies, um auf dem Laufenden zu bleiben. Uns fällt aber gar nicht auf, wie wenig Nutzen alle davon haben. . Eine Möglichkeit, mit der Sie feststellen können, ob ein regelmäßig stattfindendes Meeting wirklich notwendig ist, wäre es, einen Fragenkatalog zur Hand zu haben, den Sie dann durchgehen können. Zum Beispiel: "Muss dieses Meeting unbedingt diese Woche stattfinden?" "Gibt es Neuigkeiten, von denen ich noch nichts weiß?" "Gibt es irgendwelche Anweisungen, die dem Team mitgeteilt werden müssen?" Um festzustellen, ob ein Meeting tatsächlich erforderlich ist, können Sie auch diesen Entscheidungsbaum nutzen: . Optimieren Sie erforderliche Meetings mit dem richtigen Tool Was ist mit den Meetings, die wirklich unerlässlich sind? An dieser Stelle kommt die Nutzung eines Collaboration-Tools wie Wrike ins Spiel. Sie können das Tool nutzen, um Brainstormings durchzuführen, Projektstände zu verfolgen und Leistungen auszuwerten. Sie können sogar das eigentliche Meeting dadurch ersetzen, dass Sie jedem Teammitglied Einblicke in den Projektstatus ermöglichen. . Eugene Dong von Procurify sagt: "Seit wir Wrike implementiert haben, spart jeder von uns mindestens 6 Stunden pro Woche, indem wir uns von all diesen zusätzlichen Koordinierungsmeetings verabschiedet haben, die wir immer abhielten." . Sie denken, das geht nicht? Dann denken Sie nochmal nach. Schauen wir uns einige Möglichkeiten an, wie Sie Meetings reduzieren können, indem Sie sie durch Wrike ersetzen. 1. Brainstorming-Meetings In einigen Fällen ist es wichtig, sich für das Sammeln von Ideen gemeinsam an einen Tisch zu setzen. Das ermöglicht Ihrem Team, gemeinschaftlich Ideen zu entwickeln und Fragen zu kurz- und langfristigen Zielen zu stellen. . Dieses gemeinsame Brainstorming kann jedoch auch Probleme mit sich bringen, die die Kreativität hemmen, wie Gruppendenken oder Angst vor Bloßstellung. Wenn Sie die Regeln für das Brainstorming nicht beachten, dann könnte es leichter und effektiver sein, alleine nach Ideen zu suchen. . In Wrike können Sie ein Projekt starten und die Ziele sofort mit Ihrem Team teilen. Weisen Sie den Teammitgliedern dann einzelne Aufgaben zu und bitten Sie sie, sich alleine so viele Ideen wie möglich auszudenken, ohne sich hierfür mit anderen auszutauschen. So können Ihre Mitarbeiter selbstständig nachdenken, ohne dass sie von anderen beeinflusst oder davon abgeschreckt werden, ihre Ideen zu teilen. . Einer unserer Kunden, Redfoo, nutzt Wrike, um Ideen rund um die Musik und Kleidung für seine vielen Unternehmen zu sammeln. Er hat in Wrike einen Ideen-Ordner erstellt, in dem er neue Konzepte aufschreiben und sie mit seinem Team teilen kann. So werden alle Ideen an einem zentralen Ort archiviert und können bequem wieder abgerufen werden. 2. Status-Meetings Ich hab schon verstanden, Sie wollen über die laufenden Projekte und Aufgaben informiert werden - und es gibt einfach zu viele, als dass dies über E-Mails oder einen Chat-Kanal erledigt werden könnte. Aber stellen Sie sich einmal vor, wie viel einfacher es wäre, wenn Sie alle Ihre laufenden Projekte UND deren Status mit einem einzigen Klick ansehen könnten. . Genau das ist mit Wrike möglich. Richten Sie einfach ein benutzerdefinierten Arbeitsabläufen kann Ihr Team eine Statuskategorie erstellen, dank der Sie schnell und einfach den Status jedes Projekts erkennen können. .. Sie können Ihr Dashboard auch so organisieren, dass die Projekte nach Status angeordnet angezeigt werden. Das eignet sich hervorragend für Teams, die viele ähnliche Projekte bearbeiten, die an die Freigaben und Deadlines von Kunden geknüpft sind. Auf diese Weise werden Ihnen an einem einzigen Ort alle laufenden Projekte und ihre jeweiligen Status "In Arbeit", "Freigabe ausstehend", "freigegeben" und "erledigt" angezeigt. . Das F&E-Team von Nanometrics konnte seine für Meetings aufgewendete Zeit um 30 Stunden pro Woche reduzieren und viel mehr Freiraum dafür schaffen, sich darauf zu konzentrieren, seine Arbeit zum Abschluss zu bringen. Da alle die aktualisierten Aufgaben-Daten in Wrike nachsehen können, drehen sich die Meetings vielmehr um Entscheidungsfindungen und das Lösen von Problemen als nur die Mitteilung von aktuellen Projektstatus. 3. Meetings über gewonnene Erkenntnisse Das ist von den drei genannten wahrscheinlich der unbeliebteste Kandidat. Diese Art von Meeting ist jedoch von entscheidender Wichtigkeit für den Lernprozess und die Verbesserung Ihrer Vorgehensweisen. Anstelle einer offenen Diskussion bitten Sie alle Mitarbeiter ihre Hindernisse und Probleme in einer Aufgabe aufzulisten, und dann teilen Sie die Aufgabe mit dem Team. Fordern Sie alle dazu auf, ihre gewonnen Erkenntnisse mit den anderen zu teilen und sich darüber zu äußern, an welcher Stelle Prozesse das nächste Mal verbessert werden können. Erkenntnisse bei einem Meeting zu besprechen ist sicherlich hilfreich, heißt aber nicht, dass diese immer umsetzbar sind. Sich daran zu erinnern, was zukünftig geändert werden muss, kann sich als schwierig erweisen, wenn jeder es auf andere Weise dokumentiert. Wenn Sie alles in Wrike notieren, können Sie eine allgemeingültige Methode finden, wie gewonnene Erkenntnisse archiviert und wie sie stets umsetzbar bleiben können, indem zukünftig schnell und einfach auf sie zugegriffen werden kann. Ersetzen Sie Ihr nächstes Meeting durch Wrike! Führen Sie mit Wrike einen Probelauf durch und sagen Sie Ihr nächstes regelmäßig stattfindendes Meeting ab. Lassen Sie uns im Kommentarbereich an Ihrer Erfolgsgeschichte teilhaben, wie Sie Ihre Meetings durch Wrike ersetzt haben!
Warum E-Mails süchtig machen und wie man mit der Gewohnheit bricht
Wann haben Sie zum letzten Mal einen Blick auf Ihre E-Mails geworfen? Vor ein paar Stunden? Haben Sie Ihren Posteingang überprüft, kurz bevor Sie angefangen haben diesen Artikel zu lesen? Statistiken von Business-Insidern besagen, dass ein Drittel aller Amerikaner ihre E-Mails ständig im Laufe des Tages überprüfen. Bei der AOL-Umfrage von 2010 gaben 47% der befragten Personen an, von E-Mails abhängig zu sein, 25% können nicht länger als 3 Tage ohne E-Mails auskommen, 60% rufen Ihre E-Mails während des Urlaubs ab und 59% überprüfen Ihre E-Mails im Badezimmer. Es ist an der Zeit mit dieser Gewohnheit Schluss zu machen! Warum das Abrufen der E-Mails schwerwiegende Probleme verursacht Bevor wir uns auf das Thema stürzen, sollten wir uns überlegen, ob das Abrufen von E-Mails wirklich eine gefährliche Sucht oder absolut notwendig für die Büroarbeit ist. Immerhin gaben 59% der Befragten in unserer letzten Umfrage an, dass ihr Team Projektinformationen in E-Mails speichert und 13% sagten, dass ihr Team sogar ausschließlich E-Mails benutzt, um sich über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten. Es scheint ein wichtiges Tool für die Erledigung der Arbeit zu sein. Aber wie Sie weiter unten feststellen werden, wurde bewiesen, dass E-Mails zu überprüfen eher ein Hemmschuh für die Leistungsfähigkeit ist und sich zusätzlich negativ auf unsere Stimmung auswirken kann: 1. Wenn Sie die ganze Zeit mit E-Mails beschäftigt sind, bedeutet das Zeitverschwendung Der durchschnittliche Arbeitnehmer unterbricht seine Arbeit alle 10 Minuten oder im Durchschnitt 56 Mal am Tag und braucht ungefähr 25 Minuten, um sich wieder komplett auf seine Arbeit zu konzentrieren. Leider gehört konstantes E-Mail-Abrufen zu den lästigen Unterbrechungen, die dazu führen können, dass Sie Ihre Konzentration verlieren. Die Arbeitsplatzstudie Jackson (2002) u.a. belegt, dass auf 70% der erhaltenen E-Mails innerhalb von 6 Sekunden reagiert wird und auf 85% innerhalb von 2 Minuten. Nach der Unterbrechung brauchten die Teilnehmer dieser Studie 64 Sekunden, um vom “Wo-war-ich-nochmal-Stadium” zu ihrem vorherigen Gedankengang zurückzukehren. Laut einer Umfrage des McKinsey Global Institute wird 28% der Arbeitswoche damit verbracht, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Wenn Sie einen normalen 40-Stunden-Job haben, bedeutet das, dass Sie wöchentlich mehr als 11 Stunden damit verbringen Ihre E-Mails zu bearbeiten, anstatt “echte Arbeit” zu leisten. 2. E-Mails abzufragen senkt die Leistungsfähigkeit Wir benutzen E-Mails, um unserer Arbeit aufzuschieben. Wenn wir die Aufgabe, an der wir gerade arbeiten, nicht weiter bearbeiten wollen, denken wir: “Ich beantworte kurz meine E-Mails”. Wir fühlen uns wesentlich besser, wenn wir unsere Arbeit mit E-Mails aufschieben, da es sich ja schließlich auch um “Arbeit” handelt. Diese Denkweise führt schnell zu schlechten Gewohnheiten und sich ein “paar Minuten” den E-Mails widmen, kann schnell wesentlich länger dauern als geplant. Tatsächlich geben viele Menschen zu, dass häufiges E-Mail-Abrufen ihre Leistungsfähigkeit negativ beeinträchtigt. Bei der Arbeitsmanagement-Umfrage 2015 von Wrike gaben 40% der Befragten an, dass E-Mails einer der Hauptgründe für die Verringerung der Leistungsfähigkeit sind. Auf der Liste für Arbeits-Hemmschuhe stand E-Mail-Bearbeitung auf dem dritten Platz. E-Mails zu beantworten wurde als schädlicher für die Leistungsfähigkeit eingestuft als unklare Prioritäten, Arbeit aufschieben und sogar kurze Fristen. 3. Auf E-Mails zu warten, kann Sie in schlechte Stimmung versetzen Das nächstes Mal, wenn Sie bei der Arbeit das Gefühl haben, dass Sie mit dem falschen Fuß aufgestanden sind, denken Sie daran: Von E-Mails abhängig zu sein, versetzt Sie in schlechte Laune. Sie überprüfen ihren Posteingang noch einmal und noch einmal (und noch einmal) in der Hoffnung, gute Nachrichten zu erhalten. Aber die guten Nachrichten kommen nicht an oder sind so unregelmäßig, dass Sie sich hunderte Male im Stich gelassen fühlen. Bei Psychology Today nennt es Nancy Colier "lottery brain". Der anpassungsfähige Teil unseres Gehirns “erhält die Hoffnung und die Möglichkeit aufrecht, solange diese Hoffnung durch unsere eigene proaktive Handlung geschürt wird”. Das konstante Überprüfen von E-Mails lässt Hoffnung aufkommen – und enttäuscht ständig, wenn die gute Nachricht nicht ankommt. Außerdem ist es sehr stressig für uns. In einer Studie der University of British Columbia wurde festgestellt, dass Teilnehmer der Gruppe 1, die ihre E-Mails so oft wie möglich abfragten, sich wesentlich gestresster fühlten als Teilnehmer der Gruppe 2, die nur drei Mal am Tag ihre E-Mails abrufen durften. Außerdem war Gruppe 1 nicht der Meinung, dass sich ihre Leistungsfähigkeit erhöht hätte. E-Mail-Süchtige verschlechtern ihre eigene Stimmung, ohne dass das notwenig wäre. 4. Wenn Sie konstant ihre E-Mails abrufen, blockieren Sie Ihren Arbeitsablauf (Flow) Für Sie und mich ist Flow ein Zustand, in dem man hochkonzentriert ist und maximale Leistungsfähigkeit erzielt (getting into the zone). Forscher haben festgestellt, dass eine hohe Konzentration beim Arbeitsablauf die Leistung ausschlaggebend erhöht – Es ist die beste Art und Weise, Aufgaben effizient zu erledigen. Psychologe Mihály Csíkszentmihályi erklärt: “Flow ist das Gefühl eines mentalen Zustandes völliger Vertiefung (Konzentration) und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit (Absorption), die wie von selbst vor sich geht. Die Zeit vergeht wie im Flug. Jeder Vorgang, jede Bewegung und jeder Gedanken erfolgt automatisch aus dem vorherigen, so als wenn man Jazz spielen würde. Ihr ganzes Wesen ist miteinbezogen und Sie nutzen Ihre Fähigkeiten auf das äußerste.” Leider kommt es eher selten vor, dass jemand auf diese Weise auf seinen Arbeitsablauf konzentriert ist. Unser Posteingang lenkt uns öfters ab, als wir es uns bewusst sind. Teilnehmer an der Renaud Study (2006) u.a. gaben an, dass sie dachten, sie würden Ihre E-Mails nur einmal pro Stunde abrufen. Als sie allerdings von den Forschern beobachtet wurden, stellte sich raus, dass sie fast alle fünf Minuten den Posteingang überprüften. Dieses Hin und Her zwischen Posteingang und Arbeitsaufgaben, fordert vom Gehirn, sich ständig auf etwas Neues konzentrieren zu müssen. Wir unterbrechen konstant unsere Arbeit und sind uns dessen nicht einmal bewusst! Sehen Sie sich dieses lustige Video mit den Gründen an, warum wir E-Mails einfach lieben: Die Psychologie, die hinter der Sucht steckt Um das Problem zu lösen, müssen wir verstehen was in unserem Kopf vorgeht. Warum sind wir so besessen von unserem Posteingang? Es gibt verschiedene Theorien zu diesem Thema: 1. Instrumentelle und operante Konditionierung Instrumentelle und operante Konditionierung ist die am weitesten verbreitete Theorie zu dem Thema, warum wir ständig unseren Posteingang überprüfen, auch wenn wir wissen, dass wir höchstwahrscheinlich keine neuen E-Mails erhalten haben. Oder noch genauer: Verstärkung in variablen Zeitabständen. Instrumentelle und operante Konditionierung ist ein weitbekanntes Psychologie-Konzept das besagt, dass jegliches Verhalten durch bisher erlebte Verhaltenskonsequenzen beeinflusst wird. “Verstärkung in variablen Zeitabständen” bedeutet, dass jede Handlung belohnt (verstärkt) wird, wenn wir sie ausführen, allerdings nicht immer und nur in unbestimmten Zeitabständen. Es ist eine ganz normale Lernmethode, die sich allerdings in ein Problem verwandelt, wenn das erlernte Verhalten sich kontraproduktiv auf unsere Arbeit auswirkt. In Bezug auf E-Mails, spielt instrumentelle und operante Konditionierung die folgende Rolle: Wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen, erwarten Sie, eine neue Nachricht zu erhalten. Da sich allerdings nicht immer einer neue E-Mail in Ihrem Posteingang befindet, überprüfen Sie immer wieder aufs Neue, in der Hoffnung: “Dieses Mal werde ich eine E-Mail erhalten!” Sie klicken auf aktualisieren, sogar mehrere Male innerhalb von nur wenigen Sekunden und erwarten, dass Ihr Verhalten (E-Mails abrufen) belohnt wird (mit einer neuen E-Mail). Nir Eyal, der Autor von Hooked: How to Build Habit-Forming Products und langjähriger Erforscher der Schnittstelle zwischen Psychologie, Technik und Wirtschaft bestätigt, dass die einfache Handlung, eine E-Mail zu beantworten, schon unser Verhalten verstärkt und uns dazu führt, immer wieder aufs Neue den Posteingang zu überprüfen: “Jedes Mal, wenn ich eine E-Mail beantworte, entsteht ein Auslöser (Trigger), weil die Wahrscheinlich besteht, eine Antwort zu erhalten. Diese Antwort ist ein externer Auslöser, der den Teufelskreis vervollständigt. Deswegen ist es so schwierig, die E-Mail-Gewohnheiten los zu werden.” (13:10) Langfristig gesehen, wenn Sie regelmäßig brauchbare E-Mails erhalten, wird Ihr Verhalten verstärkt und Sie werden konstant weiterhin Ihre E-Mails abrufen. Hören Sie Nir Eyal zum Thema E-Mail-Sucht zu, ab 11:22: 2. Es tut unserem Ego gut, wichtige E-Mails zu erhalten Eine weitere Theorie über die Ursache unserer E-Mail-Sucht ist das Gefühl des Einzelnen, wichtig zu sein. Auch wenn wir angeblich E-Mails hassen, lieben es einige von uns, E-Mails zu erhalten. Linda Stone, Autorin, Beraterin und technische Forscherin ist der Meinung, dass es sich Nir Eyal, Autor von Hooked: How to Build Habit-Forming Products, legt dar: "Wenn Sie über die [...] internen Auslöser vom E-Mail-Abrufen nachdenken, werden Sie zu dem Schluss kommen, dass es sehr viele gibt: da ist die Langeweile, die Besorgnis, die Unsicherheit darüber, ob Sie in Ihrem Job alles richtig machen... All diese internen Auslöser können ein bisschen geschwächt werden, wenn Sie ihre E-Mails überprüfen.” (11:22) Aber die ständigen Überprüfungen und Unterbrechungen geraten außer Kontrolle. Die Herausforderung besteht darin, wegen E-Mails nicht in einen Zustand zu verfallen, in dem unterbewusst das Bedürfnis aufkommt, unseren Posteingang zu überprüfen, um nachzusehen ob uns noch jemand braucht. 3. Wir lieben einfach zu erreichende, kleine Erfolgserlebnisse Noch eine letzte Theorie. Eine Studie von Theresa Amabile von der Harvard Business School zum Thema "Wie man Mitarbeiter motiviert", brachte die folgenden Ergebnisse: Leute lieben es, Fortschritte zu machen. Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, Fortschritte erzielt zu haben, erhöht das seine Motivation weiterzuarbeiten, um das Endziel zu erreichen. Fortschritt – auch wenn es nur ein kleiner Schritt nach vorne ist – der sich täglich bemerkbar macht, wirkte sich positiv auf die Teilnehmer der Studie aus und sie bestätigten, sich wesentlich besser gelaunt zu fühlen. Dem Bericht von Amabile und ihrem Team zufolge sollten Manager große Projekte in kleinere Projekte unterteilen, mit einfacher erreichbaren Zielen, damit ihre Teams mehrere kleine Erfolge erleben anstatt nur ein großes Erfolgserlebnis am Ende des Projekts. Das Bearbeiten von E-Mails löst bei uns das motivierende Gefühl von Zufriedenheit aus, weil wir etwas bewältigt haben. Jedes Mal wenn wir eine E-Mail beantworten, ist das ein kleiner Schritt nach vorne. Jedes Mal wenn wir unseren Posteingang komplett leeren, haben wir erfolgreich eine Aufgabe erledigt, die wir uns vorgenommen haben, und wir fühlen uns gut, weil wir etwas geschafft haben. Deswegen wiederholen wir es immer wieder und immer wieder... auch wenn wir deswegen unsere “richtige Arbeit” vernachlässigen und dabei täglich mehrere Stunden vergeuden, weil wir uns wieder aufs Neue auf unsere Arbeit konzentrieren müssen. Wie Sie die Abhängigkeit von Ihrem Posteingang bekämpfen können Das konstante E-Mail überprüfen ist ein konditioniertes Verhalten, dass Ihnen die Energie aussaugt, Sie unglücklich macht und Ihre Leistungsfähigkeit stark beeinträchtigt. Wir geben Ihnen einige Tipps, wie Sie diese schlechte Angewohnheit loswerden können: 1. Lassen Sie Ihren Posteingang zu, um sich bewusst zu werden, wie häufig Sie ihn öffnen Lassen Sie ihren Posteingang auch nicht in einer anderen Registerkarte offen und versuchen Sie die Häufigkeit des E-Mails-Abrufen einzuschränken. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihre E-Mails überprüfen zu müssen, können Sie in diesem Moment Ihren Posteingang öffnen. In der selben E-Mail-Stress-Studie von der University of British Columbia, die wir oben angegeben haben, kamen die Forscher zu folgender Schlussfolgerung: “E-Mails nicht so häufig abzurufen, verringert den Stress bei der Ausführung einer besonders wichtigen Tätigkeit und vermindert insgesamt den alltäglichen Stress. [...] diejenigen, die häufig ihre E-Mails abgerufen haben, hatten auch nicht das Gefühl, leistungsfähiger zu sein als diejenigen, die auf “E-Mail-Diät” waren. Verfolgen Sie genau, wie oft Sie am Tag Ihre E-Mails abrufen. Der Psychologe James Claiborn bestätigt, dass die Quantifizierung von etwas grundsätzlich dazu führt, dass es verändert wird und dass die Leute sich dessen erstmals richtig bewusst werden. Überprüfen Sie bei jedem E-Mail-Abrufen, ob es auch tatsächlich notwendig war. (Haben Sie seit der letzten Überprüfung eine wirklich wichtige E-Mail erhalten?) Wenn Sie darauf aufmerksam werden, dass Sie Ihre Registerkarte so oft öffnen, dass die Gesamtanzahl zweistellige Nummern erreicht, sollten Sie ihr Verhalten überdenken, um festzustellen, ob es wirklich notwendig ist, Ihren Posteingang so oft zu überprüfen. 2. Suchen Sie andere Methoden für effektivere Kommunikation auf der Arbeit Verunsichert Sie es, sich von E-Mails loszureißen, da es für Sie die einzige Möglichkeit ist, wichtige Nachrichten zu erhalten? Ersetzen Sie Ihre E-Mails mir einem neuen Tool, das Ihren Arbeitsrhythmus nicht mit Spam und unwichtigen Pings verlangsamt. Verlagern Sie Ihre Arbeit auf ein Work-Management-Tool wie Wrike (oder andere), damit Sie nicht mehr so sehr von der Kommunikation per E-Mail abhängig sind, um Ihre Projekt-Aufgaben zu erledigen, Information zu speichern und von Ihren Kollegen auf dem neusten Stand gehalten zu werden. 3. Setzen Sie sich das Ziel, die E-Mails zu verringern (und schreiben Sie es auf) Wussten Sie, dass, wenn Sie ein Ziel aufschreiben und es mit einem Freund teilen, die Wahrscheinlichkeit Ihr Ziel zu erreichen um 33% höher ist? Nehmen Sie sich einen Stift und einen Zettel. Notieren Sie Ihren “Spielplan”: “Ich werde meine E-Mails um 11:00 Uhr und um 15:00 Uhr abrufen” oder “ich werde meine E-Mails nur dreimal am Tag überprüfen”. Vielleicht sollten Sie den Zettel zur Erinnerung auf Ihren Laptop kleben. Auch sollten Sie eine Liste aufstellen (diesmal auf einem richtigen Blatt Papier) mit den Gründen, warum Sie Ihre E-Mails nicht mehr so oft abrufen möchten: “Ich will Zeitverschwendung vermeiden” oder “ich will konzentrierter arbeiten, um meine Leistungen zu verbessern”. Sobald Sie die Liste fertig haben, informieren Sie Ihren Chef und Ihre Kollegen darüber, dass E-Mails nicht mehr die beste Methode ist, Sie für eine wichtige Angelegenheit schnell zu erreichen. (Wer weiß, vielleicht bringen Sie Ihren Chef und Kollegen sogar dazu, ihren eigenen Anti-Posteingang-Abhängigkeits-Plan zu erstellen.) 4. Ergreifen Sie extreme Maßnahmen: blockieren Sie ihren Posteingang Wollen Sie wirklich Ihre neue Gewohnheit verstärken? Laden Sie die Browser-Erweiterung StayFocusd vom Webbrowser Chrome herunter, um tägliche Zeitverschwendung regelrecht unmöglich zu machen. Mit Hilfe von StayFocusd können Sie die Zeit, die Sie Ihrem Posteingang widmen auf die Minute genau festlegen. Wenn die festgelegte Zeit abgelaufen ist, wird der Zugang zum Posteingang bis zum nächsten Tag blockiert. Das funktioniert natürlich nur bei Leuten, denen keine zusätzlichen Desktop-Apps wie Outlook oder Apple Mail zur Verfügung stehen. 5. Geben Sie nicht auf! Sich auf eine neue Gewohnheit einzustellen kann bis zu zwei Monate dauern und je nachdem sogar fast ein Dreivierteljahr! In unserem Fall geht es darum, mit Hilfe der neuen Gewohnheit, eine alte Gewohnheit aufzugeben, deswegen ist es so kompliziert. Aber geben Sie deswegen nicht auf. Auch wenn Sie nach einem Monat immer noch nervös werden, wenn Sie nicht konstant Ihre E-Mails abrufen, versuchen Sie es weiterhin. Lesen Sie ihre Liste durch, warum Sie nicht so oft Ihre E-Mails abrufen sollten, um sich erneut Ihr Ziel zu bestätigen. Um sich neue Gewohnheiten anzueignen, braucht man hauptsächlich Willenskraft: Wenn Sie es heute nicht schaffen, dann versuchen Sie es morgen nochmal! Sie können Ihre E-Mail-Gewohnheiten ändern Ist E-Mail-Abrufen eine Sucht? Haben Sie Maßnahmen ergriffen, um das E-Mail-Überprüfen erfolgreich einzuschränken? Bitte teilen Sie Ihre Geheimnisse mit uns unten in den Kommentaren, damit wir alle von Ihnen lernen können!
Die 5 Pfeiler der Produktivität
Über den Autor: Frank Hamm unterstützt als unabhängiger Berater für Kommunikation und Kollaboration Unternehmen auf dem Weg in eine digitalisierte Welt in den Themen Social Business, Social Collaboration, Intranet sowie Office & Productivity. Seit 2005 begleitet und kommentiert er im INJELEA-Blog die Veränderungen in der Arbeits- und Kommunikationswelt. Schneller, weiter, höher, die Welt dreht sich immer schneller. Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation führen dazu, dass gerade Büro- und Wissensarbeiter ihre Work-Life-Balance in den Griff bekommen möchten und ihre persönliche Produktivität steigern möchten. Doch bevor Sie sich auf Methoden, Tools und Techniken stürzen, sollten Sie sich ein solides Fundament verschaffen. Im englischsprachigen Raum hat sich weitgehend der Begriff "Productivity" durchgesetzt, wenn es um die eigene Organisation und Produktivität geht. Im deutschsprachigen Raum werden weiterhin Begriffe wie Zeitmanagement, Selbstmanagement und Selbstorganisation verwendet. Was ist jedoch unter "Produktivität" zu verstehen? Genauso, wie es unterschiedliche Begriffe gibt, so gibt es auch keine einheitliche Definition. Ich empfehle Ihnen, mit dieser Definition zu starten und sich im Laufe der Zeit eine persönliche Definition zu erarbeiten: Die Arbeit - gleich, ob beruflich, persönlich oder privat - so planen, organisieren und durchführen, dass Sie bei angemessenem Aufwand gute bis sehr gute Ergebnisse erreichen und Sie ein ausgeglichenes Leben dabei führen. Viele Menschen verstehen unter Arbeit nur das, was ihre berufliche Tätigkeit betrifft. Es ist jedoch wichtig zu akzeptieren, dass es keine scharfe Trennung zwischen der beruflichen Arbeit (beispielsweise für einen Arbeitgeber oder als Selbstständiger) und anderer Arbeit (beispielsweise im Hobby oder in der Familie) gibt. Sehen Sie alles als Arbeit an, was irgendwie Energie verbraucht, und womit Sie eine bestimmte Zielsetzung verfolgen. Das kann durchaus Arbeit für einen Arbeitgeber oder einen Kunden sein, das können aber auch das Pflanzen eines Baumes oder der Jogging-Lauf sein. Gerade weil heutzutage die verschiedenen Sphären wie Beruf, Hobbys und das Private in ständiger Beziehung zueinander stehen und sich oft überschneiden, geht es darum, Arbeit gesamthaft zu sehen und zu organisieren. Wenn es um Produktivität geht, stürzen sich viele sehr schnell auf einzelne Methoden, Techniken oder Werkzeuge. Das kann Spaß machen, das kann aber schnell zu einer Frustration führen, wenn die verschiedenen Teile einfach nicht zueinander passen. Besser ist es, sich zunächst ein grundlegendes Gerüst zu schaffen und sich anschließend auf dieser Basis die verschiedenen Methoden, Techniken und Werkzeuge anzuschauen und auf die persönliche Mentalität anzupassen. Ich empfehle Ihnen als Basis diese fünf Pfeiler der persönlichen Produktivität: Fokus Rituale Timeboxing Ausgewogenheit Selbstbedienung Diese Pfeiler bilden ein Fundament, auf denen alle Methoden, Prinzipien oder Techniken (beispielsweise Eisenhower-Prinzip, Paretoprinzip, "Getting Things Done"-Methode oder ALPEN-Methode aufsetzen sollten. Wenn Sie ein neues Werkzeug ausprobieren, dann überlegen Sie sich zunächst, wie es zu diesen Pfeilern passt, damit Sie eine stabile und gleichzeitig flexible Produktivität erreichen- 1. Fokus Ein wichtiger Pfeiler ist das Fokussieren auf die Tätigkeit, die Sie gerade ausüben. Versuchen Sie, wann immer es Ihnen möglich ist, Ihre Aufmerksamkeit auf eine Tätigkeit zu konzentrieren. Aufmerksamkeit ist die Zuweisung von (beschränkten) Bewusstseinsressourcen auf Bewusstseinsinhalte, beispielsweise auf Wahrnehmungen der Umwelt oder des eigenen Verhaltens und Handelns, sowie Gedanken und Gefühle. Als Maß für die Intensität und Dauer der Aufmerksamkeit gilt die Konzentration (Bleuler 1916/1983). (Seite „Aufmerksamkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 13. Januar 2016, 07:54 UTC. (Abgerufen: 27. April 2016, 13:18 UTC)) Dazu gehört eine ablenkungsfreie Umgebung. Das bedeutet beispielsweise kein Multitasking, denn das zieht Ihnen wichtige Ressourcen von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ab. Wenn Sie Multitasking nicht vermeiden können, dann schalten Sie auch gezielt und bewusst in das Multitasking. Ansonsten können Sie sich eine ablenkungsfreie Umgebung schaffen: Schalten Sie das Telefon auf "Lautlos" und leiten Sie Anrufe direkt auf die Sprachbox. Deaktivieren Sie an Ihrem Rechner oder Tablet die Benachrichtigungen. Sowohl Töne als auch plötzlich auftauchende Benachrichtigungen lenken Sie von Ihrer Tätigkeit ab. Signalisieren Sie Ihrer Umgebung, dass Sie nicht gestört werden wollen (beispielsweise mit einem Schild an der Tür oder dem Monitor, oder durch Aktivierung einer entsprechenden Anzeige in Ihren Messengern wie "Beschäftigt"). Öffnen Sie nur die Programme auf dem Rechner, die Sie auch wirklich für Ihre Arbeit benutzen. Schalten Sie die Programme in die Vollbilddarstellung und blenden Sie darin unnötige Symbolleisten und Menüs aus. Wenn es geht, nutzen Sie insbesondere zum Schreiben "ablenkungsfreie Software" wie beispielsweise iA Writer (Mac, iOS, Android) oder WriteMonkey. Insbesondere beim ersten Entwurf eines Textes werden Sie viel schneller vorankommen. 2. Rituale Routinen im Sinne von Gewohnheiten unterstützen die Konzentration, indem Sie Abläufe quasi automatisch ablaufen lassen, ohne dass Sie sich darauf konzentrieren müssen. Ihre Aufmerksamkeit können Sie direkt auf Ihre Tätigkeiten richten, ohne auf Abläufe und Reihenfolgen achten zu müssen. Routinen sorgen durch ihre regelmäßige Wiederholung dafür, dass Sie nichts vergessen - weil sie sie mit der Zeit auswendig können. Anfangs werden Sie vielleicht noch eine Liste abarbeiten, aber mit der Zeit brauchen Sie sie nicht mehr. A habit (or wont) is a routine of behavior that is repeated regularly and tends to occur unconsciously (Habit. (2016, March 17). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:32, April 27, 2016) Mit kleinen Tricks können Sie die Wirkung von Routinen noch verstärken und sie zu Ritualen werden lassen. Rituals may be prescribed by the traditions of a community, including a religious community. Rituals are characterized by formalism, traditionalism, invariance, rule-governance, sacral symbolism, and performance. (Ritual. (2016, April 12). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:34, April 27, 2016, siehe auch "Ritual" in der deutschen Wikipedia) Beginnen Sie Ihre Rituale mit bestimmten Handlungen, um sich so in einen "Ritual-Modus" zu versetzen. Ziehen Sie sich beispielsweise "büromäßig" an, gehen Sie an Ihren Schreibtisch, legen Sie Ihre Arbeitsmittel zurecht, starten Sie Ihren Rechner und beginnen Sie damit Ihren Arbeitstag - auch wenn Sie im Home Office sind. Irgendwann schaltet Ihr Kopf unbewusst in den Arbeitsmodus, wenn Sie sich anziehen und in Richtung Büro bewegen. Belohnen Sie sich (und feiern Sie sich dadurch), wenn Sie ein Ritual abgeschlossen haben. Gönnen Sie sich beispielsweise jedes Mal nach Ihrem Morgenritual einen besonders guten Kaffee oder Tee. Setzen Sie sich Erinnerungen in Ihrem Kalender oder Aufgabentool, um "Anschubser" für Ihre Rituale zu erhalten. Für Viele hat sich beispielsweise ein Morgenritual bewährt, das sie zu Beginn jeden Tages durchgehen. Ein Morgenritual könnte so aussehen: Nach dem Starten Ihres Rechners (oder Öffnen des Tablets) öffnen Sie Ihren Kalender, damit Sie wissen, was auf Sie an diesem Tag zukommt und Sie keinen Morgentermin verpassen. Schreiben Sie den Morgeneintrag für Ihr Journal (beispielsweise in Evernote. Was war gestern los, was hat Ihnen (nicht) gefallen, worauf freuen Sie sich für den heutigen Tag. Überprüfen Sie Ihre Eingangsfächer. Gehen Sie Ihre Inboxen durch und bearbeiten Sie die Nachrichten/Briefe. Inzwischen gibt es neben dem Eingangsfach für die Brief- oder Hauspost weitere Eingangsfächer wie beispielsweise in E-Mail, Messaging (z.B. Facebook) oder Eingangsfächer in Collaboration- oder Intranet-Tools. Löschen Sie unwichtige Nachrichten, archivieren Sie sie oder bearbeiten Sie sie sofort, wenn das innerhalb von zwei Minuten möglich ist. Wenn Sie länger dafür brauchen würden, machen Sie eine Aufgabe daraus. Gehen Sie Ihre Aufgaben durch und legen Sie fest, welche Aufgaben Sie heute erledigen wollen. Anregungen für Ihr Morgenrituale können Sie sich auf My Morning Routine holen, wo die unterschiedlichsten Personen Ihre Art und Weise vorstellen, wie sie in den Tag starten. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Rituale gelegentlich überprüfen, ob Sie sie nicht etwas verbessern können oder abwandeln müssen. 3. Timeboxing Ursprünglich kommt der Begriff Timeboxing aus dem Projektmanagement und -planung (siehe deutscher Wikipedia-Eintrag "Timeboxing"). Im englischen Wikipedia-Beitrag wird klarer, dass Timeboxing auch für die persönliche Produktivität genutzt werden kann: In time management, timeboxing allocates a fixed time period, called a time box, to each planned activity. [...] Individuals can use timeboxing for personal tasks, as well. This technique utilizes a reduced scale of time (e.g., thirty minutes instead of a week) and deliverables (e.g., chores instead of a component of a business project). (Timeboxing. (2016, April 26). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:21, April 27, 2016) Dadurch, dass Sie ähnliche oder fachlich zusammenhängende Tätigkeiten in gemeinsame Zeitabschnitte ("Timeboxes") packen und Sie dann erledigen, schaffen Sie sich einen stabilen Rahmen. Außerdem können Sie sich sowohl besser konzentrieren als auch dadurch Rituale bilden (z.b. jeden Freitag von 14 bis 16 Uhr Wochenplanung). Legen Sie sich in Ihrem Kalender Termine für diese Zeitabschnitte, in denen Sie zusammenhängende Tätigkeiten be- beziehungsweise abarbeiten. Mehrere kleine Aufgaben können Sie in einen "Zeugs"-Zeitkasten legen, in dem Sie sie nacheinander abarbeiten. Sie können sich beispielsweise eine halbe Stunde reservieren, in der Sie ein paar kleine Telefonate erledigen oder in der Sie alle E-Mails durchgehen. Wenn Sie konzentriert an einer Tätigkeit arbeiten wollen, dann planen Sie sich einen Zeitabschnitt dafür ein (beispielsweise 3 Stunden an einem Konzept arbeiten). Das blockiert und sichert Ihnen die Zeit für diese Arbeit. Probieren Sie die Pomodoro-Technik für solche Zeitabschnitte aus. Mir persönlich sind 25-Minuten-Abschnitte oft zu kurz, so dass ich je nach Tätigkeit auch eine andere Zeitdauer und andere Intervalle verwende. Mit Zeitabschnitten, die Sie in Ihren Kalender eintragen, können Sie Ihrer Umgebung zeitig signalisieren, dass Sie nicht gestört werden wollen (achten Sie auch auf andere Hinweise wie die Präsenzanzeige des Messengers). Denken Sie daran, dass Sie nicht den ganzen Tag verplanen. Halten Sie sich immer Freiräume für ungeplante Themen und Aufgaben. Wenn Sie keine "Leerpuffer" einbauen, kommen Sie mit Ihrer Planung schnell in Schwierigkeiten. 4. Ausgewogenheit Genauso, wie eine einseitige Ernährung auf Dauer schädlich ist, so gilt das auch bei einer gesamthaften Betrachtung Ihres Lebens. Und Ihr Leben sollte auf keinen Fall nur aus Arbeit, Produktivität und Planung bestehen. Der oft verwendete Begriff Work-Life-Balance suggeriert, es gäbe auf der einen Seite die Arbeit und auf der anderen Seite das (eigene) Leben. Doch tatsächlich gibt es diese Trennung nicht. "Arbeit" ist Teil des Lebens, ebenso wie es das Privatleben, die Hobbys und Ihre Freunde sind. Des Öfteren fällt der Begriff "Work Life Integration" (siehe Forbes - Work Life Integration: The New Norm). Doch Work ist eben nur ein Teil des Lebens. Achten Sie daher auf eine Mischung aus Arbeit, geplanten Zeiten und Aufgaben einerseits sowie auf eine Mischung aus Freiräumen, Entspannungen und Ablenkungen andererseits. Trennen Sie dabei nicht zwischen Beruf, Privat oder anderen Sphären, sondern nehmen Sie sich als Ziel, sich im Gesamtpaket wohlzufühlen. Dazu gehört, dass Sie sich entspannen, sich ausgewogen ernähren und sich körperlich betätigen. Dabei werden sich die Schwerpunkte gelegentlich in die eine oder in eine andere Richtung bewegen. Wichtig ist, dass Sie über die Zeit hinweg einen Zustand der Ausgewogenheit halten. Balancieren bedeutet, sich selbst, einen Gegenstand oder auch andere Personen unter dem Einfluss des Schwerefeldes im mechanischen Gleichgewicht zu halten, wobei das Gleichgewicht wie beim inversen Pendel durch fortwährende Feinkorrekturen erreicht wird, da die Position selbst instabil ist. (Seite „Balancieren“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 7. April 2016, 16:52 UTC. (Abgerufen: 27. April 2016, 14:05 UTC)) Manch einem hilft entspannende Hintergrundmusik beim Arbeiten. Planen Sie auch "Timeboxes" für Ihre Entspannung ein. Entschleunigen Sie bewusst, indem Sie beispielsweise Zeit für ein gemütliches Frühstück einplanen oder eine Playlist auf Spotify oder Deezer starten (oder eine CD einwerfen). Nutzen Sie Sport als Ausgleich und zum Auspowern. Oft gelangen gerade bei körperlicher Betätigung die Gedanken ins Fliegen, und Sie kommen mit freiem Kopf auf neue Ideen für die Arbeit. Durch eine ausgewogene und gesunde Ernährung können Sie Ihre Produktivität steuern. Mit leichter Kost zum Mittagessen gelingt es Ihnen besser, das Konzentrationstief nach der Mittagspause zu überwinden. Probieren Sie, ob Sie mit Meditation oder Autogenem Training entspannen können. Gehen Sie in die Natur. Sie müssen dafür nicht Joggen oder einen Marathon laufen. Gehen Sie einfach einmal in einem Park Ihrer Stadt spazieren. Achten Sie einfach darauf, nicht ständig beschäftigt zu sein (siehe The Importance of Not Staying Busy). Oder, um mit Loriot zu sprechen: Bleiben Sie einfach hier sitzen: 5. Selbstbedienung Jeder Mensch ist und "tickt" anders. Manch einer ist ein "Morgenmuffel", oder eben doch mehr der "Morgentyp". Deswegen gibt es kein Patentrezept, mit dem alles für jeden wunderbar funktioniert. Übernehmen Sie nicht einfach das, was Ihnen andere (wie der Autor dieses Artikels!) als Rezept darstellen. Eine meiner wichtigsten Erfahrungen lautet, dass zur persönlichen Produktivität das Ausprobieren gehört. Zögern Sie nicht, ein paar Dinge (Methoden, Techniken, Tools) auszuprobieren, auch wenn Sie Ihnen fremd oder "irgendwie blöd" vorkommen. Mit der Zeit lernen Sie, was am besten für Sie selbst passt und funktioniert. Ever tried. Ever failed. No matter. Try again. Fail again. Fail better. (Samuel Becket, in Worstward Ho) Sehen Sie die verschiedenen Rezepte, Methoden, Techniken und Werkzeuge als verschiedene Geschäfte an, die unterschiedliche Waren anbieten. Manche davon werden Ihnen zusagen, andere nicht. Gehen Sie von Geschäft zu Geschäft und probieren Sie aus, was jeweils am besten zu Ihnen passt, und organisieren Sie sich Ihre Arbeit nach und nach. Organization is about figuring out how your brain works, and then structuring your work naturally. (Bill Meade, Easy GTD, Hervorhebung von mir) Wenn Sie beispielsweise der "Morgentyp" sind, dann planen Sie konzentrierte Arbeiten für den Morgen ein. Wenn Sie merken, dass Sie trotz ausgewogener Ernährung am Nachmittag zu bestimmten Zeiten oft unkonzentriert oder abgelenkt sind, dann planen Sie leichte "Zeugs"-Arbeiten ein. Vielen ist beispielsweise die Getting-Things-Done-Methode zu detailliert und zu kompliziert, doch Sie übernehmen die Teile, die ihnen zusagen und die zu ihrer Art der Person, Arbeit und der Organisation am besten passt. Ihre Produktivität Begeben Sie sich auf die Suche nach Ihrer persönlichen Produktivität. Wenn Sie arbeiten, dann arbeiten Sie fokussiert. Schaffen Sie sich mit Ritualen und Timeboxen Freiräume. Und achten Sie auf Ausgewogenheit in Ihrem Leben. Probieren Sie verschiedene Vorgehen aus. Überlegen Sie sich, wie Sie vorgehen wollen, so dass es am besten für Sie passt, und nutzen Sie Werkzeuge und Software, um Ihren Kopf frei zu halten. Für Ihre Suche nach Ihrer persönlichen Produktivität finden Sie Anregungen in diesen Quellen: Asian Efficiency Grace Marshall INJELEA-Blog, Office, Productivity & Job Office & Productivity Magazine (Flipboard) Productive! Magazine Productivtyist Productivity Report Todoist Blog Toolblog Wrike-Blog, Kategorie Produktivität Zapier Blog Zen Habits Ich freue mich, wenn Sie andere Anregungen oder Kommentare für mich haben, denn ich bin immer auf der Suche nach meiner persönlichen Produktivität ;-)
Warum es Ihre Produktivität steigert, wenn Sie Ihre Ziele schriftlich festlegen
Mein ziemlich erfolgreicher Freund Robert spricht immer über eine von ihm gelesene Studie, die einen Zusammenhang zwischen dem Glücklichsein und dem Vorhandensein von Zielen herstellt. Der Grundgedanke, den er diesem Artikel entnahm, besagte: Menschen sind am glücklichsten, wenn sie auf ihre Ziele hinarbeiten; das gilt natürlich umso mehr, wenn sie sie auch tatsächlich erreichen. Da scheint etwas Wahres dran zu sein. Aber ein Aspekt scheint in seiner berühmt berüchtigten Motivationsrede jedes Mal zu fehlen: Die eigentliche Magie passiert dann, wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Ziele aufzuschreiben, wenn Produktivität und Glücklichsein aufeinandertreffen. Erfahren Sie jetzt, wie das schriftliche Festlegen Ihrer Ziele, Ihre Produktivität bei der Arbeit und in Ihrem persönlichen Leben in die Höhe treibt. Was Sie über Ihre Ziele wissen müssen Die Harvard Initiative for Learning and Teaching veröffentlichte einen Artikel über das Setzen von Zielen, in dem sie diesen Begriff wie folgt definierte: „der Prozess der Festlegung eines Ergebnisses (Zielsetzung), das als Ziel der eigenen Handlungen dient." Das Festlegen von Zielen führt u.a. zu besseren Leistungen und einer stärkeren Motivation. Wer seine Ziele schriftlich genau festlegt, erreicht diese mit größerer Wahrscheinlichkeit als derjenige, der dies nicht tut. Außerdem rät Harvard dazu, auch aufzuschreiben wie Sie vorhaben Ihr endgültiges Ziel zu erreichen. Wer schriftlich festlegt "warum" und – was noch wichtiger ist – "wie" er seine Ziele erreichen will, wird diese mit größerer Wahrscheinlichkeit im Laufe der Zeit verinnerlichen und "Ziel-relevante" Fähigkeiten entwickeln. Möchten Sie langfristig, messbar Ihre Produktivität steigern? Dann legen Sie schriftlich fest, was Sie erreichen wollen und welche Schritte Sie unternehmen werden, um dorthin zu gelangen. Wie Sie Ihre Ziele klassifizieren, um eine optimale Produktivität zu erreichen Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Ziele in zwei Kategorien zu unterteilen: Vorgehensorientierte Ziele: Situationsübergreifende Strategien, die Ihnen dabei helfen, etwas Bestimmtes zu erreichen, zum Beispiel: Ich erlerne eine bestimmte Problemlösungskompetenz. Ergebnisorientierte Ziele: Aufgabenspezifische Ziele, zum Beispiel: Ich entwerfe 7 Werbeplakate oder Ich schreibe eine E-Mail an einen bestimmten Kollegen. Sie fördern Ihre Selbstwirksamkeit und Leistung am besten, indem Sie beide Arten kombinieren. Am produktivsten sind Sie, wenn Sie mit vorgehensorientierten Zielen beginnen und den Fokus dann auf entsprechende ergebnisorientierte Ziele verlagern. Konzentrieren Sie sich also nicht nur auf Ziele der einen Kategorie, sondern kombinieren Sie beide auf eine Art, die Fortschritte erkennen lässt. Hier ein Beispiel: Nachforschungen über die verfügbaren Tools für das gleichzeitige Hochladen mehrerer Dateien anstellen, die Vor- und Nachteile abwägen. Einen Datei-Uploader für das Projekt auswählen. oder... Einen Kurs finden, der alle Themen im Zusammenhang mit grundlegendem Social-Media-Marketing behandelt. Anmelden zu einem SMM-Kurs. Gehen Sie so genau wie möglich ins Detail, wenn Sie Ihre Ziele aufschreiben, indem Sie sich von der Vorgehensweise bis zum Ergebnis entlanghangeln. Schreiben Sie keine Ziele auf, die zu leicht zu erreichen sind Forschungen haben ergeben, dass anspruchsvolle Ziele zu persönlichem Wachstum führen. Wenn Sie überprüfen, welche Fortschritte Sie bezüglich Ihrer Ziele gemacht haben, dann möchten Sie, dass Ihr Fortschritt auch wirklich sichtbar ist. Wenn Sie einfach nur monoton und trocken Ihre täglichen Aufgaben notieren, dann verpufft jegliche Motivation und Produktivität. Die Ziele, die Sie sich setzen, sollten wirklich die Gefühle widerspiegeln, die Sie erreichen möchten. Setzen Sie sich also Ziele, die eine gewisse Herausforderung für Sie darstellen. Sie sollten realistisch sein, aber Tatendrang in Ihnen wecken. Lassen Sie sich von der Arbeit anderer Personen inspirieren und wählen Sie Ziele aus, die Sie anregen und motivieren. Ihre Ziele sind ein Spiegelbild dessen, was Sie anstreben zu tun und zu sein; sind sie uninteressant und banal, dann wird Ihr Leben es auch sein. Legen Sie Ihre Ziele bereits schriftlich fest? Wenn Sie klare, präzise Ziele aufschreiben, werden Sie produktiver werden. Beziehen Sie die Schritte mit ein, die sie ergreifen müssen, um die Ziellinie zu erreichen, verbinden Sie vorgehens- und ergebnisorientierte Ziele und setzen Sie Ihre Ziele hoch genug an, um motiviert zu bleiben. Nehmen Sie diese Ideen noch heute in Ihren kurz- und langfristigen Plan mit auf. Legen Sie Ihre Ziele bereits schriftlich fest? Dann freuen wir uns darauf, Ihre Ratschläge oder Tipps im unten stehenden Kommentarbereich zu lesen. Wie haben Sie diese Vorgehensweise erfolgreich zu einer dauerhaften Gewohnheit gemacht? Eva Creerson berät Studenten zum Thema Karriere und Produktivität beim Schreibservice-Unternehmen Master Papers. Sie ist immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, Arbeitsweisen zu optimieren.
30 Tage Digital Detox: Zügeln Sie Ihre Techniksucht, um produktiv zu bleiben
Unlängst haben wir einen Blog-Beitrag zum Thema Gewohnheiten geschrieben: Wie man gefestigte Routinen auf ihre Sinnhaftigkeit untersuchen und bei Bedarf so aufrütteln kann, dass sich dies positiv auf Ihre Produktivität, Konzentration und sogar Kreativität auswirkt. Es ist wichtig, immer mal wieder darüber nachzudenken, was wir in unserem Autopilot-Modus eigentlich alles machen, um dann den Ballast abzustrampeln und nur das zu behalten, was hilfreich ist. Andernfalls könnten wir eine Techniksucht entwickeln, genauso wie Andrew Sullivan, Gründer und Autor des Politikblogs The Dish (ehemals The Daily Dish). Er schrieb kürzlich einen Essay darüber, wie seine Sucht nach Nachrichten und Online-Informationen seine Gesundheit ruinierte. In dem letzten Jahr, in dem er tagtäglich noch mehrere Beiträge veröffentlichte, kämpfte er mit vier Bronchialinfekten, und sein eigener Witz darüber, dass das Internet töten könne, wurde für ihn zu real, um noch lustig zu sein. Ich habe früher gewitzelt: Sollte das Internet töten können, dann wäre ich der Erste, der das erfahren würde. Jahre später ist der Witz recht fad geworden. Man gewöhnt sich schnell an die tägliche Nutzung digitaler Werkzeuge und kann dann das Gleichgewicht verlieren. Sogar am Arbeitsplatz schauen 44 % der Mitarbeiter nach eigener Aussage mehr als 20 Mal am Tag auf Ihre Mobilgeräte! Deshalb müssen wir unsere Routinehandlungen untersuchen und unsere gewohnheitsgemäße Nutzung dieser Produkte überprüfen. Helfen sie dabei, unsere Lebensqualität zu verbessern? Oder schaden sie unserer Konzentrations- und Leistungsfähigkeit? Newports zwei Denkweisen bei der Beurteilung digitaler Werkzeuge Ich höre Sie fragen: „Warum soll ich überhaupt hinterfragen, welche Tools und Apps ich verwende? Sie sind doch alle irgendwie hilfreich!“ Das kann sein. Cal Newport, Autor von Deep Work und Informatik-Professor an der Georgetown University, schlägt vor, dass es eigentlich nur zwei Denkweisen gibt, mit denen man seine digitalen Werkzeuge betrachten kann. Erstens gibt es die "Jeder Nutzen zählt"-Denkweise, die im wesentlichen behauptet, man sollte ein Tool verwenden, solange es einen Nutzen bietet — egal welchen Nutzen. In dieser Kategorie findet man Menschen, die ihre 12-Stunden-täglich-Facebook-Gewohnheit verteidigen, weil sie dadurch mit ihren Schulkameraden verbunden sind. Oder Leute, die darauf schwören, dass sie vier Stunden täglich Twitter nutzen müssen, um ihre Nachrichten zu erhalten. Im nachfolgenden Video sehen Sie Jim Clark, Unternehmer/Informatiker/Gründer von Silicon Graphics, Netscape und einigen anderen Unternehmen, darüber sprechen, warum es ihm nicht gefällt, wie die sozialen Medien unsere Zeit auffressen. Der entsprechende Abschnitt beginnt ab Minute 42. Newport schlägt vor, dass Sie statt der "Jeder Nutzen zählt"-Denkweise die Handwerker-Denkweise übernehmen sollten, bei der man nur die Werkzeuge verwendet, die den größten Nutzen für die Dinge bieten, die einem am wichtigsten sind. Fühlen Sie sich instinktiv von einer glitzernden neuen App angezogen, weil alle anderen Kollegen sie nutzen? Dann denken Sie doch bitte noch einmal darüber nach. Wird sie Ihnen helfen, Ihre größeren Ziele zu erreichen? Oder stopfen Sie damit Ihr Mobilgerät einfach nur mit einer weiteren Ablenkung voll? Denken Sie daran, Apps werden so kreiert, dass sie süchtig machen Wissen Sie, warum es so schwierig ist, Apps wie Facebook und Twitter zu beenden? Weil sie von Grund auf so entwickelt wurden, dass sie so suchterzeugend wie möglich sind. Nir Eyal, Autor von Hooked und Vordenker über die Psychologie süchtig machender Produkte, hat die Frage zerlegt, warum sich Apps so sehr an uns festkrallen. „Es ist ein 4-stufiger Prozess", sagt Eyal, „bei dem Ihr Problem mit der von einem Unternehmen angebotenen Lösung verknüpft wird, und zwar so häufig, dass eine Gewohnheit entsteht.“ „Es beginnt mit einem Auslöser, der uns daran erinnert, dass wir die App benötigen, und der bewirkt, dass wir mit der App eine Aktion erfolgreich ausführen. Dadurch entsteht eine variable Belohnung, nach der wir uns dann sehnen, und zu der wir immer wieder zurückkommen, so dass gewährleistet ist, dass wir psychologisch in die App investieren “, sagt Eyal. Hat diese App oberste Priorität in unseren Gedanken, werden wir sie auch als erste antippen. „Das Produkt mit dem „Gedanken-Monopol“ ist das erfolgreiche Produkt“, sagt Eyal. Paradebeispiel: Sie langweilen sich irgendwo in einer Schlange, welche App tippen Sie als erste an? Wenn Sie schnell Informationen benötigen, welche Webseite rufen Sie auf? Das sind alles sehr konkrete Alltagsprobleme, und viele Apps oder Produkte haben einen Weg gefunden, ihre Lösung mit unserem Schmerz zu verbinden. Sie sind süchtig geworden. Wie sieht eine erfolgreiche Entgiftung aus? Wie kann man sich nun erfolgreich digital entgiften? Hier einige der vielen Ansätze, die gute Chancen haben, Einfluss auf Ihr abgelenktes digitales Leben zu nehmen. 30 Tage lang jeden Tag eine neue Gewohnheit erlernen Eine der wahrscheinlich besten und detailliertesten Methoden zur erfolgreichen digitalen Entgiftung ist der bewusste Austausch einer digitalen Gewohnheit mit einer gesünderen, nicht-digitalen Gewohnheit. In ihrem Artikel für Forbes „Try The 30-Day Digital Detox Challenge“ verschreibt Nancy Colier die Gewohnheit, zu erlernen, während einer geselligen Runde kein Mobilgerät zu verwenden (Tag 2), oder damit aufzuhören, das Gerät in die Tasche zu stecken und mitzunehmen, wenn man es nicht benötigt (Tag 3), und das Badezimmer in eine technikfreie Zone zu verwandeln (Tag 13). Fügen Sie Ihrem Repertoire jeden Tag eine neue Gewohnheit hinzu, bis Sie alle 30 Gewohnheiten gleichzeitig praktizieren. Die Methode besticht durch Einfachheit und ist dadurch gut umsetzbar. Die Verwendung von Technik zeitlich begrenzen Unsere Eltern hatten schon das Richtige im Sinn, als sie immer sagten: „Nur eine Stunde Fernsehen heute Abend, Liebling!“ Durch die Auferlegung fester Grenzen bei der Technik-Nutzung wird man davon abgehalten, in die Sucht der immer verfügbaren Echtzeit-Informationen zu gleiten. Tipp: StayFocusd ist eine Browser-Erweiterung, die die Zeitspanne begrenzt, die Sie auf zeit-verschwenderischen Websites wie Facebook oder YouTube verbringen. Tipp: Hören Sie damit auf, nach allem und jedem zu suchen. Erforschen Sie Pfade statt Maps. Verwenden Sie ein Wörterbuch oder eine Enzyklopädie anstelle einer Suchmaschine. Tipp: Erzwingen Sie technikfreie Stunden: vielleicht die erste Stunde nach dem Aufwachen oder sofort nach dem Abendessen, so gewinnen Sie Qualitätszeit. Dopamin in sportlicher Betätigung suchen Erinnern Sie sich, dass Nir Eyal sagte, dass wir wegen der variablen Belohnung immer wieder zu unseren Apps zurückkehren? Diesen Dopamin-Schub können wir auch anderswo erhalten. Holland Haiis, Expertin für digitale Entgiftung und Autorin von Consciously Connecting: A Simple Process to Reconnect in a Disconnected World, teilt uns diese verständige Weisheit mit: „Das Dopamin in unserem Gehirn wird durch die Unberechenbarkeit stimuliert, die Social Media, E-Mails und Text-Nachrichten bieten. Es ist ein Teufelskreis, und um diesen Zyklus zu brechen, muss man die gleiche Unberechenbarkeit und Stimulation suchen, die dort draußen zu finden ist, wenn man trainiert. Beim Joggen, Fahrradfahren oder Gehen weiß man nie, was man nach der nächsten Kurve sehen wird.“ Statt also nach Facebook zu greifen? Ziehen Sie die Laufschuhe an. Trimmen Sie Ihre Liste der Apps & Erweiterungen Auf Ihrem Gerät befinden sich mehr Apps als Sie benötigen. Wahrscheinlich auch mehr Browser-Erweiterungen als nötig. Nachdem Sie überlegt haben, welche Tools Ihnen echten Nutzen geben, beschneiden Sie den Rest. Hier einige Tipps: Tipp: Löschen Sie Ihre Facebook- und Twitter-Apps. Sie wissen, warum Ihre Batterie immer leer ist? Weil diese beiden Apps immer aktiv sind und Ihren Standort und Ihre Gewohnheiten verfolgen. Sie sind berüchtigt dafür, Ihre Akkulaufzeit und Ihre Freizeit aufzufressen. Wenn Sie wirklich auf sie zugreifen müssen, benutzen Sie Ihren mobilen Browser. Tipp: Wenn Sie eine App oder Browser-Erweiterung nicht erkennen, dann deinstallieren Sie sie so schnell wie möglich. Da sie offensichtlich in letzter Zeit nicht benutzt wurde, und Sie sich nicht einmal erinnern können, wofür sie ist: weg damit! Tipp: Führen Sie eine aktive Liste aller neuen Apps oder Erweiterungen, die Sie ausprobieren. Notieren Sie das Installationsdatum und geben Sie sich 7 Tage Zeit, um sie probeweise zu benutzen. Ist sie für Ihre Arbeit wertvoll, behalten Sie sie. Wenn nicht, deinstallieren! Kalter Entzug Social-Media-Tools gehören zu den Produkten, die für die tägliche Arbeit im Marketing essentiell sein können, aber gleichzeitig bei allen anderen, die einfach nur ihre Arbeit erledigen wollen, extrem ablenkend wirken können. In seinem Buch Deep Work schlägt Cal Newport einen extremen Ansatz zur Beurteilung Ihrer sozialen Netzwerke vor: Verzichten Sie von jetzt auf gleich 30 Tage lang auf sie, ohne jemandem etwas davon zu sagen, und dann beantworten Sie nach dieser Pause zwei Fragen: Hat Ihre Abwesenheit aus einem sozialen Netzwerk Ihre Fähigkeit beeinträchtigt, Ihre Arbeit zu erledigen oder Werte für Ihr Unternehmen zu schaffen? Hat es die Leute interessiert, dass Sie dieses soziale Netzwerk nicht benutzt haben? Wenn Sie beide Fragen bejahen, dann werden Sie dieses soziale Netzwerk wahrscheinlich weiter benutzen müssen. Wenn nicht, dann bleiben Sie weg! Obwohl Newport anerkennt, dass es nicht für alle realistisch sein kann, Social Media zu verlassen, möchte er Folgendes herausstellen: Verwenden Sie sie NUR, wenn sie wirklich zur Verbesserung Ihrer Arbeit und Ihrer Ziele beitragen. Wenn sie das nicht tun, dann haben Sie sie gerade erfolgreich einen Monat lang aus Ihrem Leben verbannt, so kann es also auch weitergehen. Es ist an der Zeit, Ihre Technik-Sucht zu zügeln Letztendlich können wir uns nur selbst die Schuld geben, wenn wir den Punkt erreichen, wo unsere Aufmerksamkeitsspannen so zersplittert sind, dass wir nicht einmal in der Lage sind, ein persönliches Gespräch einige Sekunden lang aufrecht zu erhalten. Genau jetzt ist es an der Zeit, dass wir unsere Gewohnheiten mit unseren Apps und Geräten unter die Lupe nehmen. Genauso wie wir intelligente Entscheidungen bezüglich unserer Ernährungsweisen treffen, müssen wir die gleichen Entscheidungen für unseren Geist, unsere Aufmerksamkeitsspannen und letztlich für unsere Produktivität fällen. Weiterlesen Sie benutzen das Internet falsch: Hier erfahren Sie, wie man endlich digitale Ablenkungen beseitigt Süchtig nach Multitasking: Die wissenschaftlichen Gründe, warum Sie nicht aufhören können, mit der Arbeit zu jonglieren Stellen Sie Ihre Routine auf den Kopf und ernten Sie unerwartete Vorteile
Regeln für das Brainstorming: So bringen Sie mit Ihrem Team geniale Ideen hervor
Brainstorming. Wer neue Ideen finden möchte, muss brainstormen - so wurde es uns seit unseren Kindertagen eingetrichtert. "Es ist an der Zeit, das nächste Wissenschaftsprojekt zu brainstormen." "Lasst uns gemeinsam darüber brainstormen, warum Elizabeth Mr. Darcy nicht ausstehen kann." Es wurde zu Tode gebrainstormt. Und zwar so viel, dass Manager vergessen haben, warum man eigentlich brainstormt. Die meisten Manager denken, es ist einfach der erste Schritt, um die nächste großartige Idee zu finden. Und falls diese großartige Idee nicht kommt? Dann nehmen sie einfach das nächstbeste Konzept und machen weiter. Bei heranrasenden Deadlines und begrenzten Ressourcen ist es wichtig, dass die für das Brainstorming aufgewendete Zeit auch ein positives Ergebnis hervorbringt. Das soll jetzt nicht heißen, dass Sie mit Ihrem Team im Garten "Kumbaya" singen sollen, um so den Zustand der unendlichen Kreativität zu erreichen. Wir geben Ihnen einfach ein paar Hinweise, was Sie tun sollten (und was Sie nicht tun sollten, aber höchstwahrscheinlich doch tun). Der Ursprung des Brainstormings Die Idee des Brainstormings war geboren, als Alex Osborn, ein Werbe-Manager, über die schwache kreative Leistung seiner Angestellten frustriert war. 1953 veröffentlichte er ein Buch mit dem Titel Applied Imagination (Angewandte Vorstellungskraft), das sich mit der Frage befasst, warum Brainstorming in einer Gruppe sehr viel wirksamer und effektiver ist, als alleine vor sich hin zu grübeln. Um ein wirkungsvolles Brainstorming durchzuführen - so seine Theorie - muss eine Gruppe auf Folgendes achten: Nicht sofort urteilen: Zeigen Sie nicht mit dem Finger auf jemanden, wenn schlechte Ideen präsentiert werden Die Quantität zählt: Hier gilt, die Quantität der Ideen ist wichtiger als die Qualität Osborn behauptet, dass dies die Grundprinzipien für die Durchführung einer gesunden und produktiven Brainstorming-Sitzung sind. Aber die Herausforderung liegt darin, diese Prinzipien konsequent in die Praxis umzusetzen. Gehen wir über zu den Verhaltensregeln für das Brainstorming und einigen Brainstorming-Techniken, die Ihnen helfen, schlechte Angewohnheiten zu bekämpfen, damit Sie sicher sein können, dass Ihre nächste Brainstorming-Sitzung erfolgreich und effektiv vonstatten geht: Die Regeln des Brainstorming REGEL NR. 1 Falsch: Sofort alle miteinbeziehen Richtig: Geben Sie den Leuten etwas Zeit, alleine nachzudenken Häufig besteht der erste Schritt beim Brainstorming darin, dass alle in einem Raum versammelt werden und sofort mit dem Nachdenken anfangen sollen. Es ist jedoch wichtig, nicht voreilig mit einem Gruppen-Brainstorming zu beginnen. In dem Buch 59 Seconds: Think a Little, Change a Lot (59 Sekunden: Denke ein bisschen, ändere viel) untersucht Richard Wiseman, warum Brainstorming in einer Gruppe nicht immer der beste Weg ist, um auf Ideen zu kommen. Wiseman sagt: "Über 50 Jahre Forschung zeigen, dass Menschen in Gruppen oft irrationale Entscheidungen treffen... und die Situation stark verzerrt einschätzen... durchsetzungsstarke Personen, die Gruppendiskussionen leiten, können andere zu sich unterordnender Selbstzensur drängen und so die Illusion von Einstimmigkeit erzeugen. Der Mensch ist außerhalb einer Gruppe viel kreativer." Lassen Sie stattdessen Ihrem Team Zeit, vor einer Brainstorming-Sitzung alleine auf Ideen zu kommen. Geben Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit, unabhängig voneinander Ideen durchzudenken und zu notieren, bevor das Team sie in der Gruppe bespricht. Dies ermöglicht einen freien Ideenfluss ohne jeglichen Einfluss, Einschüchterung oder versehentliches Gruppendenken. REGEL NR. 2 Falsch: Der Brainstorming-Sitzung Einschränkungen auferlegen Richtig: Erlauben Sie allen, sich offen und schrankenfrei zu beteiligen Sie fragen sich vielleicht: "Ist es nicht ein bisschen widersprüchlich, einen Blogpost zu den Regeln des Brainstorming zu schreiben und dann vorzuschlagen, keine Regeln für das Brainstorming festzulegen?" Die Wahrheit ist, wenn Sie nicht verstehen, wie Sie das Beste aus Ihrer Brainstorming-Sitzung herausholen, dann erlegen Sie ihr wahrscheinlich bereits unwissentlich Ihre eigenen Schranken auf. Versuchen Sie aktiv, die Sitzung offen zu halten, ohne dabei zu urteilen oder Kommentare mit Aussagen wie "Das ist eine schlechte Idee" abzustempeln, das ist die einzige Regel, an die Sie sich halten sollten. Andere Regeln können die Kreativität einschränken und hindern Ihr Team daran, für alle Optionen offen zu sein. Wir empfehlen Ihnen nicht, eine ganztägige Brainstorming-Sitzung einzuberufen. Reservieren Sie eine Stunde im Kalender. Wenn die Ideen nur so fließen, überziehen Sie die Stunde. Wenn schon am Anfang der Sitzung keine Ideen kommen, brechen Sie das Meeting ab und legen einen neuen Termin fest. REGEL NR. 3 Falsch: Ideen gleich zur Strecke bringen Richtig: Stellen Sie sicher, dass jeder mindestens eine Idee vorschlägt Schnell schmettern wir Ideen ab, die komplett fehl am Platz oder total unbrauchbar zu sein scheinen. Das wirkt sich jedoch nicht positiv auf Ihr Brainstorming aus. Manche Leute neigen dazu, ihre sozialen Hemmungen zu nähren, wenn sie nach ihren Ideen gefragt werden. Daher liegt der Schlüssel beim Brainstorming darin, alle ausreden zu lassen - selbst wenn das bedeutet, sich die seltsamsten Ideen anzuhören (weil diese eben manchmal die besten sind). Am besten bekämpfen Sie diese Art des Urteilens, indem Sie zuerst alle Beteiligten ihre Ideen äußern lassen und erst dann Feedback geben. Dies nennt man Round Robin Brainstorming (Reihum-Brainstorming). Es hilft dabei, Teilnehmer zum Schweigen zu bringen, die dazu tendieren, die Konversation zu dominieren, und gibt ruhigeren Charakteren die Möglichkeit, das Wort zu ergreifen. Aaron Levie, CEO und Mitgründer von Box sagte dazu treffend: Source: https://twitter.com/levie/status/378742509322502144 REGEL NR. 4 Falsch: Sich auf die Qualität von Ideen zu konzentrieren Richtig: Versuchen Sie, so viele Ideen wie möglich zu sammeln In den meisten Fällen ist die Qualität wichtiger als die Quantität. Wenn man einen Artikel schreibt, ist es wichtiger, sich auf die Qualität des Artikels zu konzentrieren als darauf, wie lang er ist. Das ist bei einem Gruppen-Brainstorming aber nicht der Fall. Wenn Sie Ideen sammeln, ist es wichtig, so schnell wie möglich so viele Ideen wie möglich zu sammeln. So etwas wie schlechte Ideen gibt es nicht. Diese Technik nennt man schnelle Ideenfindung und das Ziel dabei besteht darin, so schnell Ideen zu bilden, dass keine Zeit für Urteile oder Nebengedanken bleibt. So hat Ihr Team die Möglichkeit, seine Kreativität völlig auszuschöpfen, ohne "schlechten Ideen" Einschränkungen aufzuerlegen. REGEL NR. 5 Falsch: Nur gute Ideen festhalten Richtig: Notieren Sie alle Ideen Eine Faustregel bei allen Meetings besagt: Machen Sie Notizen. Das gilt auch für Brainstorming-Meetings. Allerdings wollen Sie nicht, dass Ihr Team nur die Ideen notiert, die Sinn machen oder realistisch sind. Versuchen Sie nicht sofort, die bestmögliche Idee zu ermitteln — Sie können später noch die Top-Ideen heraussuchen. Bestimmen Sie jemanden aus Ihrem Team, der alle Ideen auf einem Notizzettel festhält oder in einem gemeinsamem Arbeitsmanagement-Tool wie Wrike. Dies ermöglicht es allen, die Notizen in Echtzeit zu sehen und gibt jedermann die Möglichkeit, etwas hinzuzufügen, das vielleicht vergessen wurde. Ein gemeinsamer Speicherort von Brainstorming-Notizen erleichtert es, später etwas wiederzufinden und zu überarbeiten, da er bereits mit dem ganzen Team geteilt wird. REGEL NR. 6 Falsch: Die Ideenbildung auf eine Brainstorming-Sitzung beschränken Richtig: Erlauben Sie allen, später eigenständig Ideen hinzuzufügen Wenn die Brainstorming-Sitzung vorbei ist, ist es wichtig, die kreativen Energien am Laufen zu halten. Was, wenn jemandes Idee einen anderen begeistert hat? Sorgen Sie dafür, dass sich jeder nach dem Meeting oder später in der Woche 10-20 Minuten Zeit für seine eigenen Ideen nimmt, die vielleicht durch andere während dem Meeting genannte Ideen entstanden sind. Lassen Sie das Ergebnis nicht im Sand verlaufen. Legen Sie eine klare Deadline für das Projekt fest, damit Ihr Team abschätzen kann, wie viel Zeit es für das Brainstorming einsetzen und wann es mit der Umsetzung beginnen sollte. . Wenn Sie Ihr Team in den Brainstorming-Prozess mit einbeziehen, profitiert nicht nur das Projekt davon, sondern es ermöglicht Ihrem Team auch, seine Meinung mitzuteilen und von Anfang an am Projekt beteiligt zu sein. Wenn Sie Ihr Gruppen-Brainstorming rund um diese Tipps und Techniken herum planen, anstatt es ad hoc durchzuführen, wird dies produktivere und effektivere Brainstorming-Sitzungen zur Folge haben; ganz zu schweigen von der zusätzlichen Fantasie und dem Spaß an der vorliegenden Aufgabe. Andere Brainstorming-Quellen 4 Tips to Successful Brainstorming (4 Tipps für erfolgreiches Brainstorming) - Suchen Sie noch weitere Brainstorming-Grundregeln? Testen Sie einige dieser hilfreichen Tipps. Why Brainstorming Works Better Online (Warum Brainstorming online besser funktioniert) - Wenn Sie keine Zeit haben sich persönlich zu treffen, klappt es online vielleicht besser. Give Your Creativity a Boost Using the B.U.I.L.D. Model (Geben Sie Ihrer Kreativität einen Schub mit dem B.U.I.L.D. Modell) (Infografik) - Bei einer erfolgreichen Brainstorming-Sitzung geht es nicht immer nur darum, Regeln zu befolgen. Testen Sie einige dieser Tipps, um Ihre Kreativität anzukurbeln.
Der hohe Preis des Multitaskings: 40% Produktivitätsverlust durch ständigen Aufgabenwechsel
Die Versuchung dem Multitasking zu verfallen, ist in modernen Büros allgegenwärtig. Ob es sich bei dem Büro um den Küchentisch oder eine Heerschar von Bürozellen handelt, macht hierbei keinen Unterschied. Von E-Mails über Chat-Benachrichtigungen bis hin zum Sirenengesang der sozialen Medien - es mangelt niemals an Orten, zu denen unsere Gedanken abschweifen könnten. Das Problem hierbei ist, wenn wir von einer Aufgabe zur nächsten springen, können wir nicht wirklich mehr Arbeit erledigen. Wir zwingen unser Gehirn, ständig von einem in den anderen Gang zu schalten, das heißt, noch härter zu arbeiten, um letztendlich qualitativ schlechtere Ergebnisse zu liefern, und erschöpfen hierbei unsere mentalen Kraftreserven. Multitasking kann ganz verschieden aussehen, doch egal in welcher Form, der Preis des Multitaskings ist sehr hoch. Für die meisten von uns wäre es unrealistisch zu glauben, dass wir die Multitasking-Gefahr komplett umgehen können, aber mit einem besseren Verständnis, wie es sich auf unsere Produktivität auswirkt (und welche Persönlichkeitstypen besonders anfällig sind) können wir die negativen Auswirkungen in Grenzen halten. 3 Arten des Multitaskings SMS schreiben am Steuer - das ist eine typische Multitasking-Situation, die in den Medien viel Aufmerksamkeit erhält. Dieser Versuch, unsere Aufmerksamkeit zweizuteilen ist jedoch nur eine Art und Weise, wie wir unser Gehirn dazu zwingen wollen, sich gleichzeitig in zwei Richtungen zu bewegen. In ihrer Zusammenfassung zum Thema Multitasking-Forschung gibt die American Psychological Association an, dass es drei Arten des Multitaskings gibt: Das gleichzeitige Erledigen von zwei verschiedenen Aufgaben. Hierzu gehören das Telefonieren während des Autofahrens oder das Beantworten von E-Mails während eines Webinars. Von einer Aufgabe zu einer anderen wechseln, obwohl die erste Aufgabe noch nicht erledigt ist. Das haben wir alles schon erlebt. Wir sind in unsere Arbeit vertieft und urplötzlich taucht diese dringende Aufgabe auf, die unsere absolute Aufmerksamkeit verlangt. Das ist die wohl frustrierendste Art des Multitaskings, die sich jedoch am schwersten vermeiden lässt. Schnell hintereinander zwei oder mehr Aufgaben erledigen. Das hört sich eigentlich nicht nach Multitasking an, aber unser Kopf braucht genügend Zeit, um in einen anderen Gang zu schalten, damit er effizient arbeitet. Um etwas klarzustellen: Keine dieser Multitasking-Arten ist zwangsläufig schlimmer als die anderen; sie alle drei verringern unsere Effektivität und führen zu geistiger Ermüdung. Seien Sie auf der Hut vor allen drei Arten des Multitaskings und Sie gewinnen die Kontrolle über Ihre Konzentration wieder. Der Mythos der Multitasking-Fähigkeit Schätzungen besagen, dass nur 2% der Bevölkerung das Multitasking tatsächlich korrekt beherrschen, und ironischerweise ist bei genau diesen Menschen die Wahrscheinlichkeit am geringsten, dass sie dem Multitasking verfallen. Das Problem an der Sache ist, wir alle denken, dass wir zu diesen 2% gehören und benutzen unsere selbst empfundene Fähigkeit als Rechtfertigung dafür, mit zu vielen Aufgaben zu jonglieren. Jüngsten Forschungen zufolge sind die Menschen, die am häufigsten ins Multitasking geraten, wahrscheinlich sogar am schlechtesten darin (2). David Sanbonmatsu, David Strayer, Nathan Medeiros-Ward und Jason Watson des Department of Psychology der University of Utah tauchen in ihrer Studie über Multitasking tief in dieses Problem ein: "Die selbst wahrgenommene Fähigkeit zum Multitasking stellte sich als extrem übersteigert heraus; tatsächlich beurteilte die Mehrheit der Teilnehmer sich selbst als überdurchschnittlich Multitasking-fähig. Diese Einschätzungen hatten mit der Realität wenig zu tun, die wahrgenommene und die tatsächliche Multitasking-Fähigkeit lagen weit auseinander." Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie zu den 2% gehören, die das Multitasking beherrschen, konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe und erzielen Sie so Spitzenleistungen. Single-Tasking - Lohnt sich die Mühe? Das Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben scheint in dem Moment, wo wir dies tun, nicht sonderlich viel Zeit zu kosten, aber diese kleinen Zeitfresser summieren sich schnell. Die American Psychological Association sagt: "Obwohl die zeitlichen Kosten für einen Aufgabenwechsel relativ klein sind, manchmal nur wenige Zehntel einer Sekunde pro Wechsel dauern, summieren Sie sich beträchtlich, wenn Menschen immer wieder zwischen Aufgaben hin- und herwechseln. Oberflächlich gesehen scheint Multitasking effizient zu sein, in Wirklichkeit kostet es jedoch mehr Zeit und hat mehr Fehler zur Folge. David Meyer sagt, dass selbst kurze geistige Blockaden, die durch das Umschalten zwischen Aufgaben entstehen, uns 40 Prozent unserer produktiven Zeit kosten." Wäre es nicht toll, die 40 Prozent Ihrer produktiven Zeit zurückzugewinnen? Das sind bis zu 16 Stunden pro Woche, die wir zurückerobern könnten, wenn wir Multitasking aus unserem Arbeitsalltag streichen. Für so viel wertvolle Zeit lohnt es sich bestimmt, Ihr Telefon mal stummzuschalten! Die 4 häufigsten Multitasking-Persönlichkeiten Einigen von uns fällt es viel schwerer als anderen, der immerwährenden Multitasking-Bedrohung standzuhalten. Die bereits erwähnte Studie der University of Utah hat vier Personentypen bestimmt, die eine größere Tendenz zum Multitasking aufweisen: Ihr Ansatz besteht darin, so viele Ziele wie möglich zu erreichen. Der Gedanke, je mehr Aufgaben Sie gleichzeitig bearbeiten, desto mehr Aufgaben können Sie auch erledigen, zieht Sie unwiderstehlich an. Sie suchen immer neue Reize in Ihrem Arbeitsalltag. Sie wollen Ihr Gehirn ständig auf Trab halten und genießen den Reiz des Neuen, wenn Sie zu einer neuen Aufgabe wechseln. Sie sind überzeugt, dass Sie zu den 2% gehören. Wer überzeugt ist, dass er das Multitasking gut beherrscht, tendiert viel eher dazu als solche, die sich selbst nur als durchschnittlich einschätzen. Aber, wie wir bereits gesehen haben, spielt uns unsere Selbstwahrnehmung gern mal einen Streich. Es fällt Ihnen schwer, sich zu konzentrieren. Wenn Sie sich leicht ablenken lassen oder es Ihnen Probleme bereitet, äußere Reize auszublenden, dann kann es deutlich schwieriger für Sie sein, das Multitasking abzuschütteln. Sollten Sie sich in einer dieser Kategorien wiederfinden, dann lassen Sie den Kopf nicht hängen. Sie können Ihr Multitasking-Verhalten immer verbessern - und selbst wenn Sie nur 20% Ihrer verlorenen Zeit zurückholen, ist das ein ziemlich großer Gewinn. Erste Schritte: Wie Sie Multitasking in den Griff bekommen Als allererstes sollten Sie sich vor Augen führen, dass es Ihnen nicht möglich sein wird, Multitasking vollständig auszurotten - zumindest nicht sofort. Am besten Sie versuchen, es auf bestimmte Teile Ihres Tages zu beschränken. Schaffen Sie als erstes eine Umgebung, in der Multitasking sehr schwierig ist. Die folgenden zwei miteinander verknüpften Strategien helfen Ihnen, noch mehr produktive Zeit Ihres Tages zu sichern. 1. Komplexe Aufgaben identifizieren und diesen ihren richtigen Platz zuweisen Finden Sie heraus, welche Ihrer regelmäßigen Aufgaben den höchsten Schwierigkeitsgrad aufweisen und suchen Sie sich für diese dann eine Zeit und eine Umgebung aus, in der Sie ablenkungsfrei arbeiten können. Das gleiche gilt für neue Aufgaben, die Sie erhalten. Die APA stellt fest: Je komplexer und unbekannter die Aufgaben sind, desto mehr Zeit verlieren Sie, wenn Sie zwischen ihnen hin- und herwechseln. Sparen Sie eine Menge Zeit (und Geisteskraft), indem Sie Ihre Konzentration auf Laserschärfe hochstellen, während Sie Ihre kompliziertesten Aufgaben eine nach der anderen bewältigen. 2. Multitasking-Management mit vertrauten Aufgaben Zu welchen Zeiten und in welchen Umgebungen zeigt sich Ihre Multitasking-Gefahr am häufigsten? Legen Sie in solchen Situationen den Schwerpunkt auf sich wiederholende oder bekannte Aufgaben. Dies hilft Ihnen, die Bäumchen-Wechsel-Dich-Kosten zu minimieren und gibt Ihnen gleichzeitig die Gelegenheit, ein wenig Ihren natürlichen Multitasking-Tendenzen zu frönen. Einen Raum für Multitasking zu schaffen, ist besonders wichtig, wenn Sie in einem der vier oben genannten Persönlichkeitstypen entsprechen. Es wird ein hartes Stück Arbeit sein, das Multitasking aus Zeiten konzentrierter Bemühungen auszumerzen, es zu anderen Zeiten zuzulassen, kann diesen Prozess erleichtern. Wie viel Zeit werden Sie zurückgewinnen? Ermitteln Sie die Situationen, in denen Multitasking Sie am meisten Zeit kostet: Übt die Anerkennung, dass Sie "so viel Arbeit schaffen" eine unwiderstehliche Versuchung auf Sie aus? Erregt jeder Piep Ihres Computers Ihre sofortige Aufmerksamkeit? Haben Sie Angst, eine spannende Geschichte auf Twitter zu verpassen? Was auch immer Ihren Multitasking-Schalter umlegt, ermitteln Sie den Auslöser, sperren Sie Ihn weg, wenn Sie Ihre komplexesten Aufgaben bearbeiten, so dass Sie sich konzentrieren und produktiver sein können. Je besser Sie die Multitasking-Gefahr verstehen, desto eher können Sie Maßnahmen ergreifen, um die negativen Auswirkungen auf Ihre Produktivität zu minimieren. Wie viel Zeit könnten Sie zurückgewinnen? --- Quellen: 1. American Psychological Association: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM (2013) Who Multi-Tasks and Why? Multi-Tasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking. PLoS ONE 8(1): e54402 2. Rubinstein, Joshua; Meyer, David, E.; and Evans, Jeffrey E. Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001, Vol. 27, No. 4, 763-797. Über die Autorin: Andrea Fryrear ist Content Marketer für MarketerGizmo, wo sie Marketing-Schlagworte und Modeerscheinungen analysiert und hofft, in ihrem Kern Perlen der Weisheit zu finden. Ihr Steckenpferd ist agiles Marketing, das ihrer Hoffnung nach der Schlüssel zu einer noch erfüllenderen Marketing-Karriere für den Einzelnen und einer noch leistungsfähigeren Marketingabteilung für Unternehmen ist. Sie ist glückliches Mitglied des LinkedIn-Netzwerks.
Süchtig nach Multitasking: Wissenschaftliche Gründe, warum man nicht aufhören kann, mit der Arbeit zu jonglieren
Zeit für eine Beichte: Beim Schreiben dieses Artikels habe ich bei Facebook, HipChat, Skype und Reddit vorbeigeschaut. Bei Instagram sogar zweimal. Dann habe ich zwei andere Aufgaben aufgerufen und vier E-Mails verschickt. Ja, mir ist die Ironie bewusst. Überall lauern Ablenkungen und es scheint unmöglich, sie auszublenden. Eine endlose Flut an E-Mails mit Fragen und Wünschen von Kollegen. Wir springen zwischen den Aufgaben auf unseren To-Do-Listen hin und her, reagieren auf Benachrichtigungen, versuchen all unsere Verantwortlichkeiten gleichzeitig zu jonglieren und wir reden uns dabei ein, dass wir mehr erledigen, wenn wir zwei (oder mehr) Dinge gleichzeitig machen. Es ist vielen bekannt, dass man bessere Ergebnisse erzielt, wenn man sich auf eine Sache nach der anderen konzentriert. Trotzdem ertappen wir uns beim Multitasking, in der Hoffnung, die Positionen auf unseren Listen doppelt so schnell abhaken zu können. Warum ist Multitasking so verführerisch? Und was können wir tun, damit unsere Neigung zur Ablenkung für uns statt gegen uns arbeitet? Machen wird es so wie die bekannte Fernsehwissenschaftlerin Miss Frizzle und tauchen tief in das Gehirn hinein, um herauszufinden, wie unsere Aufmerksamkeit funktioniert, was beim Multitasking passiert und wie wir unseren Wunsch, vieles gleichzeitig zu machen, zu unserem Vorteil nutzen können. Neurowissenschaften 101: Dies ist Ihr Gehirn beim Multitasking Wenn wir Multitasking versuchen, verändert das die Art, wie unser Gehirn arbeitet. Konzentriert man die Aufmerksamkeit auf etwas, wird ein Teil des Motivationssystems unseres Gehirns aktiviert: der präfrontale Kortex, der die Vorderseite des Gehirns bildet. Ist man konzentriert, arbeiten die linke und die rechte Seite des präfrontalen Kortex im Tandem. Beim Multitasking dagegen, versuchen sie selbständig zu arbeiten. Auch wenn es sich so anfühlt, als ob Sie zwei Dinge gleichzeitig tun, ist Ihr Gehirn tatsächlich dabei, zwischen den beiden Seiten Ihres präfrontalen Kortex hin und her zu schalten. Dieses Umschalten dauert den Bruchteil einer Sekunde, aber diese Mikrosekunden summieren sich: die Aufgaben auszuführen dauert tatsächlich bis zu 40 % länger, als wenn Sie die gleichen Aufgaben einzeln angehen. Aber das ist nicht alles, denn dieser Wechsel zwischen Aufgaben zapft an Ihren kognitiven Ressourcen, so dass Sie fehleranfälliger werden. Ihr Arbeitsgedächtnis, das für Überlegung, Entscheidungsfindung und Lernfähigkeit verantwortlich ist, hat eine begrenzte Kapazität. Es ist wie ein Muskel, der nur so viel Gewicht heben und so viele Wiederholungen machen kann, bis er Ruhe und Erholung braucht. Komplexe Aufgaben verursachen eine höhere kognitive Belastung und strapazieren Ihr Arbeitsgedächtnis mehr. Der Versuch, mehrere komplexe Aufgaben auf einmal auszuführen (z.B. telefonieren während der Fahrt), ist einfach zu viel für das Gehirn, so dass man mit größerer Wahrscheinlichkeit Fehler machen wird. Wenn Sie jetzt noch eine dritte Aufgabe hinzufügen (etwa GPS-Anweisungen befolgen), machen Sie drei Mal so viele Fehler als wenn Sie versuchen, zwei Dinge gleichzeitig zu tun. Mehrere Dinge gleichzeitig zu tun ist nur dann möglich, wenn die kognitive Belastung der einzelnen Aufgaben gering ist; z.B. beim Spazierengehen einen Snack zu sich nehmen und den Lieblings-Podcast anhören. Das Anti-Ablenkungssystem Ihres Gehirns Sich auf etwas zu konzentrieren erfordert mehr als nur den Intellekt auf ein einziges Ziel auszurichten; dazu gehört auch, dass andere ablenkende Reize ausgesperrt werden. Wenn Sie nämlich nicht in der Lage sind, das was für Ihre aktuelle Aufgabe unwichtig ist, herauszufiltern, werden Sie durch diese Ablenkungen langsamer. Wenn Sie konzentriert sind, funktioniert Ihr Gehirn auch auf neuronaler Ebene anders. Wenn Sie sich anstrengen müssen, aufmerksam zu sein, sind die Nachrichten, die Ihre Neuronen einander zusenden intensiver und klarer — es ist wie in einem lauten Raum, wenn Sie versuchen eine einfache Nachricht zu schreien. Ihre Neuronen kommunizieren aber nicht nur mit mehr Nachdruck, sondern Schlüsselstellen Ihres Gehirns synchronisieren sich. Es öffnen sich Kommunikationswege zwischen den verschiedenen Regionen des Gehirns, die für die Aufmerksamkeit erforderlich sind, und beziehungslose Signale werden unterdrückt, um Ablenkungen zu verhindern. Multitasking belastet Ihr Gehirn sehr stark Man meint vielleicht, konzentriert zu bleiben und Ablenkungen auszusperren bewirkt, dass das Gehirn härter arbeitet, aber das Gegenteil ist der Fall. Wechseln zwischen Aufgaben bewirkt, dass das Gehirn mehr Glukose verbraucht, so dass Sie sich schon nach ein wenig Multitasking erschöpft und desorientiert fühlen. Darüber hinaus zeigen neuere Studien, dass Multitasking einen physischen, möglicherweise permanenten Einfluss auf die Gehirnstruktur hat. Bei Personen, die intensives Medien-Multitasking betreiben, ist die Dichte der grauen Substanz im anterioren cingulären Cortex niedriger, was bei der Regulierung sowohl automatischer Körperfunktionen wie Blutdruck und Herzfrequenz als auch bei rationell kognitiven Funktionen wie Entscheidungsfindung, Empathie, Impulskontrolle und Emotionsregulierung hilft. Multitasking bewirkt, dass neue Informationen im falschen Teil des Gehirns gespeichert werden. Das Kurzzeitgedächtnis wird gestört. Nur zu wissen, dass sich eine ungelesene E-Mail in Ihrem Posteingang befindet, kann Ihren Arbeits-IQ um 10-15 Punkte senken, so dass Sie effektiv zum kognitiven Äquivalent eines 8-Jährigen werden. Multitasking ist nicht nur schlecht für das Gehirn, es ist schlecht für den Körper. Die Stresshormone Cortisol und Adrenalin werden erhöht, was zu einer Verengung der Arterien, erhöhtem Blutzucker und einer Unterdrückung des Immunsystems führen kann, sowie zu anderen gesundheitlichen Problemen. In Anbetracht all dieser besorgniserregenden Nachteile, warum verbringen wir da immer noch so viel Zeit mit Multitasking? Das durch Ablenkung bewirkte Hormon-Hoch Auch wenn Sie Ihren präfrontalen Kortex für die Konzentration benötigen, sehnt er sich nach Neuem. Neue Reize bewirken einen Zustrom endogener Opioide an die Belohnung-suchenden Teile des Gehirns. Es fühlt sich gut an, Ablenkungen nachzugehen. Das macht es nicht nur unglaublich schwierig, sich auf eine einzige komplexe Aufgabe zu konzentrieren, sondern Sie werden dadurch wahrscheinlich eher ein Dutzend einfachere, belanglosere Aufgaben erledigen – etwa eine E-Mail beantworten oder ein Telefonanruf tätigen – als größere, bedeutendere Projekte in Angriff zu nehmen. Jedes Mal, wenn Sie auf eine E-Mail antworten, einen Tweet posten oder eine Sofortnachricht senden, erhalten Sie einen Schuss Hormone direkt in das Lustzentrum des Gehirns und das kann unglaublich süchtig machen. In Laborstudien konnten Ratten einen Hebel drücken, der bewirkte, dass ein elektrischer Impuls direkt an dieses Lustzentrum gesendet wurde; dabei waren sie so mit dem Drücken dieses Hebels beschäftigt, dass sie Nahrung und Schlaf bis zum Punkt des Hungertodes ignorierten. So mächtig kann diese Sucht sein. Ausnahmen von der "Kein Multitasking"-Regel Trotz all dieser zwingenden Gründe, Multitasking unter allen Umständen zu vermeiden, gibt es einige Situationen, in denen das Jonglieren von Aufgaben tatsächlich von Vorteil ist. Ein Beispiel: Übung. Körperliche Aktivität fördert die Durchblutung des Gehirns, wodurch Sauerstoff und andere Nährstoffe, die für eine optimale geistige Leistungsfähigkeit erforderlich sind, dort hin gelangen. Sie bewirkt auch, dass Chemikalien produziert werden, die das Gedächtnis sowie Problemlösungs- und Entscheidungsfindungs-Fähigkeiten verbessern, und gleichzeitig dass Hormone freigesetzt werden, die Aufmerksamkeit, Motivation und Konzentrationsfähigkeit steigern. In einer aktuellen University of Florida-Studie radelten Teilnehmer auf stationären Fahrrädern und führten dabei eine Reihe von Aufgaben mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad aus. Einfache Aufgaben bewirkten, dass die Teilnehmer schneller radelten, ohne Nachteil für ihre kognitiven Fähigkeiten. Sowohl ihre Gehirne als auch ihre Körper arbeiteten effizient an simultanen Aufgaben. Bei zunehmendem Schwierigkeitsgrad der Aufgaben verlangsamte sich ihre Radelgeschwindigkeit zwar, aber auch die schwierigste geistige Arbeit bewirkte nur, dass sie auf ihre ursprüngliche Radelgeschwindigkeit zurückfielen. Ein weiteres Beispiel, wo Multitasking Ihre Leistung verbessern kann, ist bei langweiligen Aufgaben, die eine geringe kognitive Belastung sind. Die Sinne wandern zu lassen, während man das Geschirr abwäscht oder die Wäsche faltet fördert kreative Problemlösungen und hilft dabei, wirkungsvoll Entscheidungen zu finden, indem man die Gelegenheit hat, die Ergebnisse verschiedener Möglichkeiten zu betrachten, oder sich völlig neue Alternativen vorzustellen. Das Gehirn ist besser in der Lage, komplexe Probleme zu lösen, wenn es sich von der Situation abheben kann und mit einem anderen Blickwinkel an die Sache herangeht. (Deshalb kommen Sie immer dann auf die besten Ideen, während Sie gerade duschen oder die Zähne putzen.) Und letztlich ist im digitalen Zeitalter der Informationsüberflutung gerade zu beobachten, wie sich eine neue Art von Multitasking entwickelt. Die "kontinuierliche partielle Aufmerksamkeit“ beinhaltet, dass man mehrere Ströme eingehender Daten gleichzeitig scannt, und sich nur die relevanten Details herauszieht. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einer Aufgabe und hören dabei Musik; und plötzlich hören Sie ein bestimmtes Wort in einem Hintergrundgespräch, das Ihre Aufmerksamkeit weckt. Obwohl Sie sich in erster Linie auf eine zentrale Aufgabe konzentrieren, ist ein Teil Ihres Gehirns noch auf den Hintergrund abgestimmt. Sie sind sich gleichzeitig bewusst, dass es mehrere Informationsströme gibt, und im Hintergrund sichtet Ihr Gehirn diese Daten und lenkt die Aufmerksamkeit auf das, was am dringendsten oder interessantesten ist. Die moderne Technik ermöglicht uns den Zugang zu unglaublichen Mengen eingehender Daten, und wir nutzen diese Art Multitasking, um schnell die nützlichsten Informationen aus einer Fülle von verfügbaren Ressourcen zu ziehen. Den Multitasking-Mythos entlarven Als es Ende der 90er Jahre, Anfang der 2000er mit PDAs und anderen persönlichen Produktivitätsgeräten losging, schätzten wir das Multitasking als Möglichkeit, mit der Geschwindigkeit im Geschäftsleben Schritt zu halten. Wir haben unsere Fähigkeiten, Aufgaben zu jonglieren, auf den Bewerberbögen hervorgehoben und prahlten damit, wie viele Aufträge wir auf einmal ausführen konnten. Multitasker wurden als effiziente, leistungsstarke Mitarbeiter angesehen. Jetzt kennen wir die Wahrheit: Multitasking beeinträchtigt unsere Arbeit. Es verlangsamt uns, wir machen mehr Fehler und es ermüdet uns sowohl geistig als auch körperlich. Aber wir kennen auch die wenigen Schlüsselsituationen, in denen Multitasking einige echte Vorteile bieten kann, so dass wir dem Appetit unseres Gehirns nach Ablenkung nachkommen können, ohne dabei unsere mentale Klarheit zu opfern oder unseren Intellekt zu beeinträchtigen.
Warum wir über unsere Arbeit jammern & wie wir damit aufhören können
Forscher sagen, dass wir uns 15 bis 30 mal am Tag beschweren und das meistens über unseren Job. Warum jammern wir über unsere Arbeit? Schauen wir uns einmal an, was Jammern eigentlich ist, warum wir es tun und wie wir es überwinden können, um ein positiveres Leben zu genießen.
6 Trends, die die Zukunft der Arbeit gestalten (Infografik)
Vor etwa 10 Jahren waren Faxgerät, Rolodex und tragbare Minicomputer kaum aus dem Büroleben wegzudenken, heute kommen sie einem wie Dinge aus alter Vergangenheit vor. Womit wird das nächste Jahrzehnt Arbeitnehmer von heute überraschen? Ein altes Sprichwort sagt, die einzige Konstante ist Veränderung. Gehen Sie auf Erfolgskurs und behalten Sie diese 6 großen Trends im Auge, die bestimmen, wie wir in Zukunft arbeiten werden. Teilen Sie diese Infografik über Soziale Medien mit Ihren zukunftsorientierten Kollegen, oder verwenden Sie diesen Embed-Code, um sie auf Ihrer Website zu veröffentlichen: Infografik mit freundlicher Empfehlung von Wrike Stellen Sie sich auf die Zukunft der Arbeit ein Tausende Arbeitnehmer haben sich an unserer Umfrage beteiligt und beschreiben, wie wir vielleicht in den nächsten Jahren arbeiten werden. Laden Sie den Umfragebericht zum Stand des Arbeitsmanagements herunter, um zu erfahren, welche wichtigsten Veränderungen Ihre Kollegen in der Zukunft am Arbeitsplatz erwarten. Warum auf morgen warten? Steigern Sie schon jetzt Ihre Produktivität und Arbeitsergebnisse mit einer kostenlosen Wrike-Testphase.
Techniken und Tipps für Problemlösungen (die tatsächlich funktionieren)
Wenn Sie mit einem sehr schwerwiegenden Problem konfrontiert werden, wo sollten Sie anfangen? Welche Techniken für Problemlösungen können Sie JETZT SOFORT einsetzen, die Ihnen helfen werden, die richtigen Entscheidungen zu treffen? In diesem Post finden Sie Tipps und Techniken für komplexe Problemlösungen, damit Sie Schwierigkeiten wie ein Experte bewältigen können.
So geht's: mehr Produktivität und weniger Ertragseinbußen in der Coronakrise
Die Anpassung an neue geschäftliche Realitäten inmitten der Coronakrise ist nur eine der vielen Herausforderungen, mit denen Arbeitnehmer heute konfrontiert sind. Hier haben wir einige Tipps, wie Sie auch weiterhin produktiv arbeiten können.
Können Zeiterfassungs-Apps die Leistung Ihres Teams verbessern?
Haben Sie Interesse daran, Ihr Projektmanagement durch Zeiterfassung zu verbessern? Dann erstellen Sie als erstes einen Plan, wie Sie diese Tools verwenden möchten, um die Leistung Ihres Teams zu steigern. Erfahren Sie mehr.
Playlisten, die Ihnen beim Arbeiten helfen
Manche sind der Meinung, dass mit Musik die Zeit schneller vergeht und man konzentrierter arbeiten kann, während andere die Meinung vertreten, dass Musik eher ablenkt. Wenn man Überlegungen darüber anstellt, ob Musik sich positiv oder negativ auf die Leistungsfähigkeit ausübt, muss man in Betracht ziehen, um welche Art von Arbeit es sich handelt.
Ein Workaholic als Chef! 10 Strategien, damit Sie nicht den Verstand verlieren
Hatten Sie schon einmal einen Workaholic als Chef? Sie sind an Ihr Telefon gefesselt, müssen Ihren E-Mail-Posteingang morgens um 3 Uhr checken und Pläne fürs Wochenende machen Sie auch schon lange nicht mehr, da Sie diese sowieso in letzter Minute wieder absagen müssen. Manche Leute lieben es einfach, alles für ihren Job zu geben, und gehen darin auf, sich ehrgeizige Ziele zu stecken und diese zu erreichen. Diese Allzeit-bereit-Mentalität ist jedoch nicht für jeden etwas. Wenn Sie der Typ Mensch sind, der eine klare Grenze zwischen Büro und Privatleben braucht, kann die Arbeit für einen Workaholic viel Stress bedeuten, da Sie sich gezwungen fühlen, seine Denkweisen und Gewohnheiten auf Kosten Ihrer Gesundheit zu übernehmen. Wenn Sie sich unter Druck gesetzt fühlen, Ihre Mittagspause auszulassen, E-Mail-Nachrichten um Mitternacht zu beantworten und Stapelweise Arbeit mit nach Hause zu nehmen, dann lassen Sie jetzt mal Ihren Irish Coffee weg und lesen Sie stattdessen unsere 10 Tipps für Menschen, die unter einem Workaholic zu arbeiten haben. 1. Machen Sie sich bewusst, dass Ihr Arbeitsstil völlig legitim ist. Selbst wenn Sie im Büro 100% geben, könnten Sie denken, dass das nicht genug sei, nur weil Sie E-Mail-Nachrichten nicht rund um die Uhr beantworten oder Ihren Arbeits-Laptop nicht mit in den Urlaub nehmen. Denken Sie daran, dass Ihr Wert auf der Qualität Ihrer Beiträge, nicht nur auf deren Quantität beruht, und dass Sie nicht 80 Stunden pro Woche arbeiten müssen, um ein guter Mitarbeiter zu sein. 2. Gehen Sie nicht davon aus, dass man von Ihnen erwartet ein Workaholic zu sein, nur weil Ihr Vorgesetzter einer ist. Die Chancen stehen gut, dass er sich dessen bewusst ist, dass dieser Arbeitsstil nicht für jeden etwas ist. Also kommunizieren Sie! Sprechen Sie darüber, wie und wann Sie außerhalb Ihrer regulären Arbeitszeiten erreichbar sind und unter welchen Umständen. Weiß Ihr Vorgesetzter, dass er auf Sie zählen kann, wenn es mal wirklich brenzlig wird, dann macht es ihm weniger aus, dass Sie nicht immer zur Verfügung stehen. 3. Entscheiden Sie, wo Ihre Grenzen liegen und teilen Sie dies mit. Wenn Ihr Chef wirklich erwartet, dass Sie 24/7 erreichbar sind, müssen Sie proaktiv werden, um Ihr Privatleben zu schützen. Ein guter Vorgesetzter wird verstehen, dass Änderungen erforderlich sind, wenn die Arbeit (und der Mitarbeiter) leiden. Haben Sie so viel zu tun, dass Sie nicht effektiv arbeiten können, dann sagen Sie Ihrem Chef, dass Ihre Kapazitäten nicht ausreichen, und bringen Sie Lösungsvorschläge mit. Erstellen Sie eine Liste mit Projekten, für die Ihrer Meinung nach ein Teamkollege besser geeignet wäre, oder schlagen Sie vor, wie man Verfahrensweisen verbessern und langwierige Aufgaben weniger zeitaufwändig gestalten könnte. 4. Wenn Sie einmal Ihre Grenzen festgelegt haben, dann halten Sie sich auch daran. Auch wenn Sie bereits „das Gespräch“ über die Balance zwischen dem Arbeits- und Privatleben geführt haben, verfällt man leicht wieder in alte Gewohnheiten, daher müssen Sie Ihren Chef von Zeit zu Zeit an Ihre Abmachung erinnern. Wenn Sie freitagabends immer noch Aufgaben zugewiesen bekommen, die Montagmorgen fällig sind, dann haben Sie keine Angst davor, zu sagen: „Es tut mir Leid, aber ich habe dieses Wochenende eine wichtige private Verpflichtung.“ 5. Planen Sie nach Arbeitsschluss feststehende Termine. Tragen Sie sich um 18 Uhr für einen Spinning-Kurs ein oder lassen Sie andere wissen, dass Sie den Zug um 17.25 Uhr bekommen müssen. Wenn Sie einen nicht verschiebbaren Termin geplant haben, werden Sie nicht zunehmend länger bleiben, weil Sie sich dazu gezwungen fühlen, oder weil Ihnen ununterbrochen neue zu erledigende Aufgaben zugewiesen werden. Außerdem werden Ihre Kollegen und Ihr Chef es lernen, vorauszusehen und zu akzeptieren, wann Sie in den Feierabend starten. 6. Ziehen Sie es in Betracht, Ihre Arbeitszeit zu verschieben. Fallen Sie mehr auf, wenn Sie von 10.00 bis 19.00 Uhr arbeiten? Menschen, die abends lange bleiben, werden eher wahrgenommen, als diejenigen, die schon frühmorgens kommen, obwohl die Summe der geleisteten Arbeitsstunden die gleiche ist. 7. Seien Sie bereit, einzuspringen, wenn es darauf ankommt. Es ist gut, vernünftige Grenzen zu setzen, aber seien Sie nicht zu stur, wenn Ihr Team Sie wirklich braucht. Es kann sein, dass Sie ein paar lange Abende im Büro verbringen müssen, oder ein großes Projekt von Zeit zu Zeit einen Ihrer Sonntage in Beschlag nimmt. Haben Sie Erbarmen mit Ihrem Team und seien Sie bereit, auch mal einzuspringen und Ihrem Team auszuhelfen - natürlich nur solange Sie nicht jedes Wochenende darum gebeten werden. 8. Behalten Sie Ihre Leistungen und Produktivität im Auge. Jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe von Ihrer To-do-Liste streichen können, oder erfolgreich ein großes Projekt erledigt haben, dann machen Sie sich eine Notiz. So können Sie unter Beweis stellen, dass Sie Ihren Feierabend und Ihre Wochenenden wirklich verdient haben. Wenn Sie in Ihren Aufgaben aufgehen, effizient arbeiten und gute Resultate liefern, wird Ihre Arbeitszeit letztendlich kein Thema mehr sein. 9. Bitten Sie um Anleitung. Workaholics verbringen sehr viel Zeit im Büro und kennen Ihren Arbeitsbereich mittlerweile wahrscheinlich in- und auswendig. Das macht sie für Sie zu einer wertvollen Lern- und Wissensquelle. Profitieren Sie von deren Wissen und bitten Sie um Anleitung, besonders bei Projekten, die für Sie eine Herausforderung darstellen. 10. Konzentrieren Sie sich auf die Vorteile. Für einen Workaholic-Chef zu arbeiten, kann eine gute Sache sein - es kann Sie dazu motivieren, sich neue Fertigkeiten anzueignen, gibt Ihnen die Möglichkeit, hochkarätige Projekte anzunehmen und macht Sie für Beförderungen interessant. Wenn Sie bereit sind, sich auf Ihren Hosenboden zu setzen und ein paar Überstunden zu investieren, dann können Sie auf eine aufregende Reise gehen! Erobern Sie Ihre Work-Life-Balance zurück Die gute Nachricht ist, Sie müssen nicht 24/7 arbeiten, um Ihren Chef zu beeindrucken. Durchstöbern Sie unser Archiv mit Interview mit der großartigen Autorin Brigid Schulte über das Geheimnis einer gesunden Work-Life-Balance. Quellen: Forbes.com, Fortune.com, TheProductivityPro.com, The Wall Street Journal
Stellen Sie Ihre Routine auf den Kopf - und profitieren Sie von unerwarteten Vorteilen
Kann eine Routine ein Hindernis für uns sein? Machen Sie möglicherweise Dinge nur so — egal ob sie von Nutzen sind oder nicht? Die Antwort auf diese Frage ist kurz und bündig: Ja. In diesen Fällen tut Ihre geliebte Routine Ihnen gar nicht gut. Werfen wir einen Blick darauf, warum wir vorhersehbare Abläufe bevorzugen, und auf die Vorteile, die es bringt, Ihre Gewohnheiten ab und zu auf den Kopf zu stellen.
Wrike als einfache CRM-Lösung: Lead-Tracking und Projektmanagement in einer App
Würden Sie gern alle Ihre Vertriebsdaten, Leads und Kontakte sowie sämtliche Projektpläne an einem Ort organisieren? Erfahren Sie mehr in unserem Ratgeber zur Verwendung von Wrike als einfache CRM-Lösung.
E-Mail-Management: 10 clevere Tricks, um einen leeren Posteingang zu erreichen
Für diejenigen, die jeden Morgen auf Hunderte ungelesener E-Mails starren, mag das Konzept "Inbox Zero" wie ein Mythos klingen – wie die Suche nach dem Heiligen Gral oder das Stolpern über einen verborgenen Schatz. Mit einer Mischung aus Neid und Misstrauen blicken wir auf diejenigen Kollegen, die es regelmäßig schaffen: Das kann nicht mit rechten Dingen zugehen, oder? Probieren Sie diese 10 Tipps und Techniken nicht nur um einen leeren Posteingang zu erreichen, sondern um diesen Stand tatsächlich zu halten. Keine Magie nötig. Trick 1: Die Yesterbox-Technik von Tony Hsieh. Der Grundgedanke ist folgender: Sie lesen und beantworten heute nur die E-Mails von gestern. Die überwiegende Mehrheit der E-Mails müssen nicht sofort, am selben Tag, beantwortet werden; Sie können also die neuen E-Mails von heute einfach kommen lassen, ohne sich dadurch gestört oder abgelenkt zu fühlen. Und morgen, wenn Sie aufstehen, wissen Sie schon genau, wie viele Nachrichten eingegangen sind und bearbeitet werden müssen, und können Ihren Tag genauer planen. Zappos Geschäftsführer Hsieh sagt, dass ihn dieser Ansatz tatsächlich kommunikativer macht: jeder bekommt am nächsten Tag eine Antwort, statt übermorgen oder in einer Woche oder in einem Monat oder... nie. Natürlich können wirklich dringende E-Mails schon heute beantwortet werden — aber echte E-Mail-Notfälle kommen ziemlich selten vor. Hsiehs Profi-Tipp: Wenn Sie mit Outlook arbeiten, klappen Sie Ihren "Heute"-Abschnitt ein und konzentrieren Sie sich auf die Nachrichten von gestern. Weiteres dazu finden Sie hier: http://yesterbox.com/ Wollen Sie ein Tool, mit dem Sie Ihre Produktivität verbessern können? Starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Wrike Test! Trick 2: Die 2-Minuten-Regel. Das Motto der David Allen GTD-Methode: Wenn Sie weniger als zwei Minuten brauchen, um zu antworten, antworten Sie jetzt. Warten Sie nicht! Trick 3: Planen Sie einen Termin mit Ihrem Posteingang. Legen Sie jeden Tag eine Zeit fest, in der Sie Ihre E-Mails durcharbeiten, egal ob es sich dabei um einen einstündigen Block Vormittags oder drei 20-Minuten Sitzungen am Anfang, in der Mitte und am Ende des Tages handelt. Lesen Sie außerhalb dieser Zeit keine E-Mails. Lassen Sie Ihre E-Mails nicht in einem Browser-Fenster offen, es reicht, wenn sie im Hintergrund lauern, während Sie arbeiten. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus. Indem Sie Ihrem Posteingang eine bestimmte Zeit zuordnen, werden Sie nicht ständig an ihn denken und trotzdem die Kontrolle über ihre Mitteilungen behalten. Sie würden gerne wissen, wann der beste Zeitpunkt ist, um nach Ihren E-Mails zu schauen? In diesem Artikel wird behauptet, die beste Zeit, Ihren Posteingang abzuarbeiten, sei zwei Stunden nach Arbeitsbeginn. Trick 4: Probieren Sie die App Unroll.me. Diese App fasst alle Ihre E-Mail-Abonnements und Newsletter in einer täglichen Übersicht zusammen. Statt jeden Tag dutzende E-Mails sortieren zu müssen, haben Sie nur eine einzige. Mit der App ist es leicht, sich gebündelt aus Abo-Listen streichen zu lassen. Da Sie schnell alle Werbung und Newsletter in nur einer Mail durchsehen können, lassen sich die „Junk“-Mails viel schneller erledigen. Wenn Sie vielen Blogs per E-Mail folgen, denken Sie über einen RSS-Reader wie Feedly oder Inoreader nach, um diese zu beobachten, statt damit den Posteingang zu verstopfen. Trick 5: Verschieben Sie Ihre E-Mails zeitlich. Installieren Sie Boomerang für Gmail, damit E-Mails zu einem festgelegten Zeitpunkt erneut erscheinen. Dies ist eine tolle Funktion bei Mitteilungen, für die vor der Beantwortung eine Recherche notwendig ist, und um ähnliche To-Do‘s zusammenzulegen. Nehmen wir an, Sie haben ein Stellenangebot veröffentlicht, und es strömen nun viele E-Mails von potenziellen Kandidaten ein. Routinemäßig gehen Sie jeden Freitagmorgen die neuen Bewerbungen durch. Verschieben Sie nun alle E-Mails von Bewerbern so, dass sie am Freitagvormittag in Ihrem Posteingang erscheinen. Zum einen werden Sie zu anderen Zeiten nicht durch diese E-Mails abgelenkt und zum anderen werden Sie sie trotzdem abarbeiten können. Trick 6: Scheuen Sie sich nicht davor, zu löschen. Wenn es wirklich wichtig ist, wird sich derjenige wieder melden. Auch wenn Sie nicht sicher sind, ob eine E-Mail benötigt wird, einfach löschen. In Ihrem Papierkorb bleiben E-Mails in der Regel 30 Tage erhalten; wenn Sie also etwas versehentlich gelöscht haben, können Sie es trotzdem in dieser Zeit zurückholen. Sie können uns aber glauben: in 99% der Fälle wird das nicht erforderlich sein. Trick 7: Ändern Sie Ihre Abwesenheitsnachricht. Urlaub ist toll, aber wenn Sie danach auf eine erschreckende Anzahl neuer E-Mails schauen müssen, kann das wirklich deprimierend sein. Und es kann ewig dauern, sich da wieder herauszugraben. Ersetzen Sie die vorformulierte Abwesenheitsnachricht wie folgt: "Ich bin vom 10.11 bis 18.11 nicht im Büro und werde Ihre Nachricht nicht erhalten. Bitte senden Sie Ihre E-Mail nach dem 18.11 erneut." Dann filtern Sie während Ihrer Abwesenheit alle eingehenden Mails direkt in den Papierkorb. Wenn es wichtig und die Deadline in der Zwischenzeit noch nicht verstrichen ist, wird man sich später wieder bei Ihnen melden — und Ihr Posteingang ist sauber, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkommen. Trick 8: Bündeln Sie all Ihre Aufgaben in Wrike. Verschieben Sie alle Ihre To-Do‘s vom Posteingang in den Arbeitsbereich zu den anderen Aufgaben. Mit Wrikes Gmail Gadget werden Ihre E-Mails schnell in Aufgaben umgewandelt; Sie können somit Ihren Posteingang leeren und mit den To-Do‘s loslegen, statt sie im Posteingang vor sich hin vegetieren zu lassen. Sie profitieren von einer besseren Organisation und überschaubaren E-Mails. Trick 9: Gespräche aus dem Posteingang verschieben. Halten Sie Ihren Posteingang ordentlich, indem Sie die von Ihnen selbst generierte Menge an E-Mails begrenzen. Verhindern Sie eine Kette von E-Mail-Antworten, indem Sie den Laptop zur Seite stellen und stattdessen Gespräche von Angesicht zu Angesicht führen oder per Telefon oder Sofortnachricht kommunizieren. Trick 10: Spielen Sie das E-Mail-Spiel. Die oben genannten Tipps werden Ihnen helfen, einen sauberen Posteingang beizubehalten, aber wie kann man den Berg ungelesener E-Mails handhaben, um überhaupt dorthin zu kommen? Den Posteingang zu leeren muss nicht in mühsame Arbeit ausarten — es kann auch Spaß machen! Mit dem E-Mail-Spiel wird eine festgelegte Zeit definiert, innerhalb der Sie auf jede E-Mail reagieren müssen: antworten, weiterleiten, markieren, archivieren, löschen oder überspringen, um sie später zu lesen. Sammeln Sie Punkte für einen Sieg gegen die Uhr, die auf die jeweilige Länge der einzelnen E-Mails eingestellt ist. Nachdem Sie einen Stapel Nachrichten durchgearbeitet haben, erhalten Sie einen Statusbericht; dieser zeigt, wie viel Zeit gespart wurde und welchen Rang Sie in der Rangliste haben. Aber Vorsicht, Ihren Highscore schlagen zu wollen, kann süchtig machen! "Inbox Zero“ bedeutet, dass Sie null Zeit in Ihrem Posteingang verschwendet haben. Wussten Sie, dass die eigentliche Definition von Inbox Zero, wie sie ursprünglich von Merlin Mann geprägt wurde, nichts mit der Anzahl ungelesener E-Mails zu tun hat? Es geht um die Aufmerksamkeit, die Sie Ihren Mails widmen, und in welchen Ausmaß Ihr Posteingang Ihre Gedanken beschäftigt. Dafür zu sorgen, dass sich keine E-Mails in Ihrem Posteingang befinden ist eine Möglichkeit, dies zu tun, aber es ist nicht der einzige Weg. Machen Sie sich also keine großen Sorgen, wenn Sie dieses Produktivitätsziel nicht jeden Tag – oder überhaupt nicht – erreichen. Die wirkliche Leistung besteht darin, ein System zu ermitteln, das Ihnen hilft, zu verhindern, dass Ihr Leben von E-Mails bestimmt wird. Probieren Sie diese Tricks einfach aus und sagen Sie uns, wie es gelaufen ist! Wrike kann Ihnen helfen, alle Ihre To-Do‘s und Erinnerungen zu organisieren und zu verwalten. Starten Sie noch heute einen kostenlosen Test, und machen Sie Ihren Posteingang zu einem noch produktiveren Ort.
9 Sätze, mit denen Sie der Produktivität Starthilfe geben, wenn Sie eine Aufgabe delegieren
Vielleicht haben Sie unseren Blogbeitrag "10 Sätze, die Sie niemals sagen dürfen, wenn Sie eine Aufgabe delegieren" gelesen. Falls nicht, hören Sie mit dem auf, was Sie gerade tun, und lesen Sie ihn. Er bietet Einblick in einige am Arbeitsplatz häufig gehörte Sätze, die die Produktivität aller Beteiligten mindern. Vielleicht verwenden Sie einige davon sogar selbst? Als Reaktion auf diesen Artikel hat uns einer unserer Leser vorgeschlagen, eine Liste mit Aussagen zu erstellen, die Sie verwenden können, um die Produktivität eines Kollegen zu fördern, wenn Sie ihn darum bitten, eine Aufgabe zu erledigen. Daher präsentieren wir also... 7 Aussagen, mit denen Sie die Produktivität steigern: 1. "Hier sind alle Dokumente, die Sie benötigen, um diese Arbeit zu erledigen." Das schlimmste, was Sie tun können, wenn Sie eine Aufgabe delegieren, ist, dem Kollegen aufzutragen, etwas zu erledigen, ohne ihm die erforderlichen Materialien zur Verfügung zu stellen. Das hält ihn unnötig auf und kann nur schiefgehen. Wenn Sie gerade jemanden darum gebeten haben, ein neues Projekt zu bearbeiten, dann stellen Sie demjenigen alles zur Verfügung, was er benötigt, um sofort zu beginnen – Projektbeschreibungen, Vorlagen, Verträge. 2. "Hier können Sie Beispiele für ähnliche Arbeiten finden." Wurde ein solches Projekt schon einmal durchgeführt? Eine großartige Möglichkeit, jemanden einzuarbeiten, besteht darin, der Person Beispiele für frühere Arbeiten zu zeigen. Sie weiß dann, was von ihr als fertiger Beitrag erwartet wird. Referenzen zur Verfügung zu stellen, verhindert, dass Ihnen Arbeitsergebnisse geliefert werden, die nicht Ihren Vorstellungen entsprechen. 3. "Was meinen Sie, bis zu welchem Termin können Sie diese Arbeit fertigstellen?" Fälligkeitstermine zu besprechen, anstatt diese vorzugeben, ist eine großartige Möglichkeit, sicherzustellen, dass Dinge erledigt werden. Geben Sie der von Ihnen beauftragten Person die Möglichkeit, Sie über ihre anderen Verpflichtungen zu informieren. Dann können Sie besprechen, ob Ihr gewünschter Fälligkeitstermin machbar ist oder nicht. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, bei Bedarf die Prioritäten des Mitarbeiters neu zu ordnen. 4. "Wenn Sie zwischendurch auf Probleme stoßen, dann lassen Sie mich — oder das Team — das so schnell wie möglich wissen, damit wir eine Lösung finden können." Bieten Sie Ihre Hilfe klar und deutlich an, damit Ihr Kollege keine Angst davor hat, sich mit Fragen an Sie zu wenden — jedoch nur, wenn Sie es auch so meinen! Indem Sie sich selbst oder den Rest des Teams als Informationsquelle zur Verfügung stellen, können Sie dabei helfen, Hemmnisse abzubauen, sobald diese auftreten, und Projekte können im Zeitplan bleiben. Je länger Mitarbeiter warten, bevor sie Fragen stellen oder um Hilfe bitten, desto mehr verzögert sich Ihr Projekt. 5. "Jennifer und Johannes haben Erfahrung mit dieser Art von Aufgabe. Fühlen Sie sich frei, sie um Hilfe zu bitten." Dies ist vergleichbar damit, Kollegen ältere Beispiele ihrer Aufgaben oder Projekte zu geben. Wenn Sie an Ihr Teammitglied eine Aufgabe delegieren, lassen Sie es wissen, wer Erfahrung mit dieser Art der Arbeit hat, damit es weiß, an wen es seine Fragen richten kann. Ihrem Teammitglied diese Informationen im Voraus zu geben, erspart es ihm oder ihr, überall herumrennen zu müssen, um Antworten auf Fragen zu finden. 6. "Letztes Mal haben Sie großartige Arbeit geleistet, daher bin ich davon überzeugt, dass Sie dieses Projekt/diese Aufgabe genauso gut lösen werden." Positive Bestätigung ist altbewährt. Jemandem zu zeigen, dass man an seine Fähigkeiten glaubt und ihm vertraut, ermuntert dazu, ausgezeichnete Arbeitsergebnisse zu liefern! 7. "Sie haben sehr hart gearbeitet, machen Sie eine Pause!" Pausen sind der Schlüssel für kontinuierliche Produktivität. Lassen Sie Ihre Teammitglieder wissen, dass es Sie nicht stört, wenn sie eine Pause einlegen – solange sie wohlverdient ist. Die Pomodoro-Technik schlägt vor, in 25-Minuten-Abschnitten zu arbeiten und zwischendurch jeweils 3- bis 5-minütige Pausen einzulegen. Und nun 2 Fragen, mit denen Sie die Produktivität steigern: Wir alle wissen, dass es manchmal nicht ausreicht, Menschen zu sagen: "Ich bin da! Sie können mich gerne um Hilfe bitten!" Ihre Teammitglieder könnten zu schüchtern sein, um dieses Angebot zu nutzen, oder vielleicht sogar denken, dass sie nicht gut dastehen, wenn sie Sie beim Wort nehmen. Möchten Sie wirklich sichergehen, dass Ihre Kollegen so produktiv wie möglich sein können, formulieren Sie Ihre Aussagen in Fragen und laden Sie sie dazu ein, ihre Projektsorgen mit Ihnen zu teilen. 1. "Sehen Sie bereits irgendwelche Probleme (oder fehlen Ihnen Dinge), durch die Sie Schwierigkeiten bekommen könnten, rechtzeitig fertig zu werden? Das gibt Ihrem Teammitglied die Chance, etwas zu nennen, das ihm während der Projektarbeit im Weg stehen könnte. Die Antworten können alles Mögliche umfassen, von fehlenden Unterlagen bis zu schleppender Zusammenarbeit mit einem anderen Teammitglied. 2. "Haben Sie irgendwelche Ideen, wie dieses Projekt verbessert und das Fälligkeitsdatum dennoch eingehalten werden kann?" Sie wissen nie, welche tollen Ideen dabei herauskommen können! Wenn Ihr Teammitglied eine gute Idee hat, wie das Projekt verbessert oder das Verfahren beschleunigt werden kann, sperren Sie die Ohren auf und hören Sie zu. Ihr Mitarbeiter wird sich eher voll in ein Projekt einbringen, wenn er zum Brainstorming-Prozess beigetragen hat. Haben Sie einen dieser Sätze bereits in Ihrem Büro gehört? Behalten Sie diese im Sinn, wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe delegieren, und lassen Sie uns wissen, ob sie Ihrer Meinung nach geholfen haben. Berichten Sie uns unten im Kommentar-Bereich von Ihren Erfolgsgeschichten! Wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe delegieren müssen, dann nutzen Sie Wrike, um die Übergabe noch einfacher zu machen. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase! BIOGRAFIE DER AUTORIN: Ashley Coolman ist Content Marketing Managerin bei Wrike und spezialisiert auf Social Media, trockenen Humor und das Oxford-Komma. Twitter | LinkedIn
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