Produktivität

Zu viele Meetings? So können Sie sie durch Wrike ersetzen!

 

Wir alle kennen sie, die unproduktiven Tage. Manchmal, weil wir in ein großes Projekt vertieft sind, manchmal, weil wir uns mal wieder am Multitasking versuchendas Sie absolut nicht produktiver macht. Und dann ist da noch ein anderer Schuldiger für Produktivitätsverlust: Meetings.
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Meetings über Meetings sind der sicherste Weg, um der Produktivität in Ihrem Team endgültig den Garaus zu machen. Warum ist das so?
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Obwohl es unabdingbar zu sein scheint, Meetings einzuberufen, um alle anderen über die laufenden Projekte zu informieren, lassen Sie uns mal ehrlich sein: Meetings sind oftmals überflüssig und verschwenden offen gesagt unser aller Zeit.
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Laut unserer Arbeitsmanagement-Umfrage 2015 nehmen 34 % der Mitarbeiter jede Woche an mindestens 6 Meetings teil und 44 % von diesen Leuten sagen, dass die Teilnahme an zu vielen Meetings oder Telefon-Konferenzen ihr größtes Produktivitätshemmnis darstellt.
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Wir bitten Sie nicht darum, alle Ihre geplanten Meetings abzusagen. Wir hoffen, Ihnen verstehen zu helfen, wann es wirklich notwendig ist, sich persönlich mit jemandem zu treffen, und wann nicht.

Stellen Sie sich die Frage: Ist ein Meeting wirklich notwendig?

Eigentlich sollte dies selbstverständlich sein, aber denken Sie doch mal darüber nach, an wie vielen Wochen- oder Monatsmeetings Sie teilnehmen, die kein genaues Ziel verfolgen und für die oftmals noch nicht einmal eine Agenda festgelegt wurde
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Manchmal, wenn wir regelmäßige Einzelgespräche oder Status-Meetings planen, dann tun wir dies, um auf dem Laufenden zu bleiben. Uns fällt aber gar nicht auf, wie wenig Nutzen alle davon haben.
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Eine Möglichkeit, mit der Sie feststellen können, ob ein regelmäßig stattfindendes Meeting wirklich notwendig ist, wäre es, einen Fragenkatalog zur Hand zu haben, den Sie dann durchgehen können. Zum Beispiel: 
  • Muss dieses Meeting unbedingt diese Woche stattfinden?” 
  • “Gibt es Neuigkeiten, von denen ich noch nichts weiß?”
  • “Gibt es irgendwelche Anweisungen, die dem Team mitgeteilt werden müssen?”
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Um festzustellen, ob ein Meeting tatsächlich erforderlich ist, können Sie auch diesen Entscheidungsbaum nutzen:
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Müssen wir dieses Meeting abhalten? (#Infografik Entscheidungsbaum)

Optimieren Sie erforderliche Meetings mit dem richtigen Tool

Was ist mit den Meetings, die wirklich unerlässlich sind? An dieser Stelle kommt die Nutzung eines Collaboration-Tools wie Wrike ins Spiel. Sie können das Tool nutzen, um Brainstormings durchzuführen, Projektstände zu verfolgen und Leistungen auszuwerten. Sie können sogar das eigentliche Meeting dadurch ersetzen, dass Sie jedem Teammitglied Einblicke in den Projektstatus ermöglichen.
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Eugene Dong von Procurify sagt: “Seit wir Wrike implementiert haben, spart jeder von uns mindestens 6 Stunden pro Woche, indem wir uns von all diesen zusätzlichen Koordinierungsmeetings verabschiedet haben, die wir immer abhielten.”
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Sie denken, das geht nicht? Dann denken Sie nochmal nach. Schauen wir uns einige Möglichkeiten an, wie Sie Meetings reduzieren können, indem Sie sie durch Wrike ersetzen.

1. Brainstorming-Meetings

In einigen Fällen ist es wichtig, sich für das Sammeln von Ideen gemeinsam an einen Tisch zu setzen. Das ermöglicht Ihrem Team, gemeinschaftlich Ideen zu entwickeln und Fragen zu kurz- und langfristigen Zielen zu stellen.
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Dieses gemeinsame Brainstorming kann jedoch auch Probleme mit sich bringen, die die Kreativität hemmen, wie Gruppendenken oder Angst vor Bloßstellung. Wenn Sie die Regeln für das Brainstorming nicht beachten, dann könnte es leichter und effektiver sein, alleine nach Ideen zu suchen.
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In Wrike können Sie ein Projekt starten und die Ziele sofort mit Ihrem Team teilen. Weisen Sie den Teammitgliedern dann einzelne Aufgaben zu und bitten Sie sie, sich alleine so viele Ideen wie möglich auszudenken, ohne sich hierfür mit anderen auszutauschen. So können Ihre Mitarbeiter selbstständig nachdenken, ohne dass sie von anderen beeinflusst oder davon abgeschreckt werden, ihre Ideen zu teilen.
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Einer unserer Kunden, Redfoo, nutzt Wrike, um Ideen rund um die Musik und Kleidung für seine vielen Unternehmen zu sammeln. Er hat in Wrike einen Ideen-Ordner erstellt, in dem er neue Konzepte aufschreiben und sie mit seinem Team teilen kann. So werden alle Ideen an einem zentralen Ort archiviert und können bequem wieder abgerufen werden.

2. Status-Meetings

Ich hab schon verstanden, Sie wollen über die laufenden Projekte und Aufgaben informiert werden – und es gibt einfach zu viele, als dass dies über E-Mails oder einen Chat-Kanal erledigt werden könnte. Aber stellen Sie sich einmal vor, wie viel einfacher es wäre, wenn Sie alle Ihre laufenden Projekte UND deren Status mit einem einzigen Klick ansehen könnten.
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Genau das ist mit Wrike möglich. Richten Sie einfach ein Dashboard ein, in dem Sie all Ihre wichtigen Projekte und deren Stand der Dinge ansehen können. Mit benutzerdefinierten Arbeitsabläufen kann Ihr Team eine Statuskategorie erstellen, dank der Sie schnell und einfach den Status jedes Projekts erkennen können. 
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Sie können Ihr Dashboard auch so organisieren, dass die Projekte nach Status angeordnet angezeigt werden. Das eignet sich hervorragend für Teams, die viele ähnliche Projekte bearbeiten, die an die Freigaben und Deadlines von Kunden geknüpft sind. Auf diese Weise werden Ihnen an einem einzigen Ort alle laufenden Projekte und ihre jeweiligen Status “In Arbeit”, “Freigabe ausstehend”, “freigegeben” und “erledigt” angezeigt.
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Das F&E-Team von Nanometrics konnte seine für Meetings aufgewendete Zeit um 30 Stunden pro Woche reduzieren und viel mehr Freiraum dafür schaffen, sich darauf zu konzentrieren, seine Arbeit zum Abschluss zu bringen. Da alle die aktualisierten Aufgaben-Daten in Wrike nachsehen können, drehen sich die Meetings vielmehr um Entscheidungsfindungen und das Lösen von Problemen als nur die Mitteilung von aktuellen Projektstatus.

3. Meetings über gewonnene Erkenntnisse

Das ist von den drei genannten wahrscheinlich der unbeliebteste Kandidat. Diese Art von Meeting ist jedoch von entscheidender Wichtigkeit für den Lernprozess und die Verbesserung Ihrer Vorgehensweisen
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Anstelle einer offenen Diskussion bitten Sie alle Mitarbeiter ihre Hindernisse und Probleme in einer Aufgabe aufzulisten, und dann teilen Sie die Aufgabe mit dem Team. Fordern Sie alle dazu auf, ihre gewonnen Erkenntnisse mit den anderen zu teilen und sich darüber zu äußern, an welcher Stelle Prozesse das nächste Mal verbessert werden können.
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Erkenntnisse bei einem Meeting zu besprechen ist sicherlich hilfreich, heißt aber nicht, dass diese immer umsetzbar sind. Sich daran zu erinnern, was zukünftig geändert werden muss, kann sich als schwierig erweisen, wenn jeder es auf andere Weise dokumentiert. Wenn Sie alles in Wrike notieren, können Sie eine allgemeingültige Methode finden, wie gewonnene Erkenntnisse archiviert und wie sie stets umsetzbar bleiben können, indem zukünftig schnell und einfach auf sie zugegriffen werden kann.

Ersetzen Sie Ihr nächstes Meeting durch Wrike!

Führen Sie mit Wrike einen Probelauf durch und sagen Sie Ihr nächstes regelmäßig stattfindendes Meeting ab. Lassen Sie uns im Kommentarbereich an Ihrer Erfolgsgeschichte teilhaben, wie Sie Ihre Meetings durch Wrike ersetzt haben!
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