E-Mail-Management: 10 clevere Tricks, um einen leeren Posteingang zu erreichen

Für diejenigen, die jeden Morgen auf Hunderte ungelesener E-Mails starren, mag das Konzept "Inbox Zero" wie ein Mythos klingen – wie die Suche nach dem Heiligen Gral oder das Stolpern über einen verborgenen Schatz. Mit einer Mischung aus Neid und Misstrauen blicken wir auf diejenigen Kollegen, die es regelmäßig schaffen: Das kann nicht mit rechten Dingen zugehen, oder?

Probieren Sie diese 10 Tipps und Techniken nicht nur um einen leeren Posteingang zu erreichen, sondern um diesen Stand tatsächlich zu halten. Keine Magie nötig.

Trick 1: Die Yesterbox-Technik von Tony Hsieh.

Der Grundgedanke ist folgender: Sie lesen und beantworten heute nur die E-Mails von gestern. Die überwiegende Mehrheit der E-Mails müssen nicht sofort, am selben Tag, beantwortet werden; Sie können also die neuen E-Mails von heute einfach kommen lassen, ohne sich dadurch gestört oder abgelenkt zu fühlen. Und morgen, wenn Sie aufstehen, wissen Sie schon genau, wie viele Nachrichten eingegangen sind und bearbeitet werden müssen, und können Ihren Tag genauer planen.

Zappos Geschäftsführer Hsieh sagt, dass ihn dieser Ansatz tatsächlich kommunikativer macht: jeder bekommt am nächsten Tag eine Antwort, statt übermorgen oder in einer Woche oder in einem Monat oder... nie. Natürlich können wirklich dringende E-Mails schon heute beantwortet werden — aber echte E-Mail-Notfälle kommen ziemlich selten vor.

Hsiehs Profi-Tipp: Wenn Sie mit Outlook arbeiten, klappen Sie Ihren "Heute"-Abschnitt ein und konzentrieren Sie sich auf die Nachrichten von gestern. Weiteres dazu finden Sie hier: http://yesterbox.com/

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Trick 2: Die 2-Minuten-Regel.

Das Motto der David Allen GTD-Methode: Wenn Sie weniger als zwei Minuten brauchen, um zu antworten, antworten Sie jetzt. Warten Sie nicht!

Trick 3: Planen Sie einen Termin mit Ihrem Posteingang.

Legen Sie jeden Tag eine Zeit fest, in der Sie Ihre E-Mails durcharbeiten, egal ob es sich dabei um einen einstündigen Block Vormittags oder drei 20-Minuten Sitzungen am Anfang, in der Mitte und am Ende des Tages handelt. Lesen Sie außerhalb dieser Zeit keine E-Mails. Lassen Sie Ihre E-Mails nicht in einem Browser-Fenster offen, es reicht, wenn sie im Hintergrund lauern, während Sie arbeiten. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus. Indem Sie Ihrem Posteingang eine bestimmte Zeit zuordnen, werden Sie nicht ständig an ihn denken und trotzdem die Kontrolle über ihre Mitteilungen behalten.

Sie würden gerne wissen, wann der beste Zeitpunkt ist, um nach Ihren E-Mails zu schauen? In diesem Artikel wird behauptet, die beste Zeit, Ihren Posteingang abzuarbeiten, sei zwei Stunden nach Arbeitsbeginn.

Trick 4: Probieren Sie die App Unroll.me.

Diese App fasst alle Ihre E-Mail-Abonnements und Newsletter in einer täglichen Übersicht zusammen. Statt jeden Tag dutzende E-Mails sortieren zu müssen, haben Sie nur eine einzige. Mit der App ist es leicht, sich gebündelt aus Abo-Listen streichen zu lassen. Da Sie schnell alle Werbung und Newsletter in nur einer Mail durchsehen können, lassen sich die „Junk“-Mails viel schneller erledigen. Wenn Sie vielen Blogs per E-Mail folgen, denken Sie über einen RSS-Reader wie Feedly oder Inoreader nach, um diese zu beobachten, statt damit den Posteingang zu verstopfen.

Trick 5: Verschieben Sie Ihre E-Mails zeitlich.

Installieren Sie Boomerang für Gmail, damit E-Mails zu einem festgelegten Zeitpunkt erneut erscheinen. Dies ist eine tolle Funktion bei Mitteilungen, für die vor der Beantwortung eine Recherche notwendig ist, und um ähnliche To-Do‘s zusammenzulegen.

Nehmen wir an, Sie haben ein Stellenangebot veröffentlicht, und es strömen nun viele E-Mails von potenziellen Kandidaten ein. Routinemäßig gehen Sie jeden Freitagmorgen die neuen Bewerbungen durch. Verschieben Sie nun alle E-Mails von Bewerbern so, dass sie am Freitagvormittag in Ihrem Posteingang erscheinen. Zum einen werden Sie zu anderen Zeiten nicht durch diese E-Mails abgelenkt und zum anderen werden Sie sie trotzdem abarbeiten können.

Trick 6: Scheuen Sie sich nicht davor, zu löschen.

Wenn es wirklich wichtig ist, wird sich derjenige wieder melden. Auch wenn Sie nicht sicher sind, ob eine E-Mail benötigt wird, einfach löschen.

In Ihrem Papierkorb bleiben E-Mails in der Regel 30 Tage erhalten; wenn Sie also etwas versehentlich gelöscht haben, können Sie es trotzdem in dieser Zeit zurückholen. Sie können uns aber glauben: in 99% der Fälle wird das nicht erforderlich sein.

Trick 7: Ändern Sie Ihre Abwesenheitsnachricht.

Urlaub ist toll, aber wenn Sie danach auf eine erschreckende Anzahl neuer E-Mails schauen müssen, kann das wirklich deprimierend sein. Und es kann ewig dauern, sich da wieder herauszugraben. Ersetzen Sie die vorformulierte Abwesenheitsnachricht wie folgt: "Ich bin vom 10.11 bis 18.11 nicht im Büro und werde Ihre Nachricht nicht erhalten. Bitte senden Sie Ihre E-Mail nach dem 18.11 erneut." Dann filtern Sie während Ihrer Abwesenheit alle eingehenden Mails direkt in den Papierkorb. Wenn es wichtig und die Deadline in der Zwischenzeit noch nicht verstrichen ist, wird man sich später wieder bei Ihnen melden — und Ihr Posteingang ist sauber, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkommen.

Trick 8: Bündeln Sie all Ihre Aufgaben in Wrike.

Verschieben Sie alle Ihre To-Do‘s vom Posteingang in den Arbeitsbereich zu den anderen Aufgaben. Mit Wrikes Outlook/Apple Mail Add-Ins und Gmail Gadget werden Ihre E-Mails schnell in Aufgaben umgewandelt; Sie können somit Ihren Posteingang leeren und mit den To-Do‘s loslegen, statt sie im Posteingang vor sich hin vegetieren zu lassen. Sie profitieren von einer besseren Organisation und überschaubaren E-Mails.

Trick 9: Gespräche aus dem Posteingang verschieben.

Halten Sie Ihren Posteingang ordentlich, indem Sie die von Ihnen selbst generierte Menge an E-Mails begrenzen. Verhindern Sie eine Kette von E-Mail-Antworten, indem Sie den Laptop zur Seite stellen und stattdessen Gespräche von Angesicht zu Angesicht führen oder per Telefon oder Sofortnachricht kommunizieren.

Trick 10: Spielen Sie das E-Mail-Spiel.

Die oben genannten Tipps werden Ihnen helfen, einen sauberen Posteingang beizubehalten, aber wie kann man den Berg ungelesener E-Mails handhaben, um überhaupt dorthin zu kommen? Den Posteingang zu leeren muss nicht in mühsame Arbeit ausarten — es kann auch Spaß machen! Mit dem E-Mail-Spiel wird eine festgelegte Zeit definiert, innerhalb der Sie auf jede E-Mail reagieren müssen: antworten, weiterleiten, markieren, archivieren, löschen oder überspringen, um sie später zu lesen. Sammeln Sie Punkte für einen Sieg gegen die Uhr, die auf die jeweilige Länge der einzelnen E-Mails eingestellt ist. Nachdem Sie einen Stapel Nachrichten durchgearbeitet haben, erhalten Sie einen Statusbericht; dieser zeigt, wie viel Zeit gespart wurde und welchen Rang Sie in der Rangliste haben. Aber Vorsicht, Ihren Highscore schlagen zu wollen, kann süchtig machen!

"Inbox Zero“ bedeutet, dass Sie null Zeit in Ihrem Posteingang verschwendet haben.

Wussten Sie, dass die eigentliche Definition von Inbox Zero, wie sie ursprünglich von Merlin Mann geprägt wurde, nichts mit der Anzahl ungelesener E-Mails zu tun hat? Es geht um die Aufmerksamkeit, die Sie Ihren Mails widmen, und in welchen Ausmaß Ihr Posteingang Ihre Gedanken beschäftigt. Dafür zu sorgen, dass sich keine E-Mails in Ihrem Posteingang befinden ist eine Möglichkeit, dies zu tun, aber es ist nicht der einzige Weg. Machen Sie sich also keine großen Sorgen, wenn Sie dieses Produktivitätsziel nicht jeden Tag – oder überhaupt nicht – erreichen. Die wirkliche Leistung besteht darin, ein System zu ermitteln, das Ihnen hilft, zu verhindern, dass Ihr Leben von E-Mails bestimmt wird. Probieren Sie diese Tricks einfach aus und sagen Sie uns, wie es gelaufen ist!

Wrike kann Ihnen helfen, alle Ihre To-Do‘s und Erinnerungen zu organisieren und zu verwalten. Starten Sie noch heute einen kostenlosen Test, und machen Sie Ihren Posteingang zu einem noch produktiveren Ort.

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