Шаблон «Управление мероприятиями»

Успешные менеджеры, занимающиеся организацией мероприятий, умеют переключать внимание между микро- и макрозадачами — от общего планирования до решения повседневных проблем. При планировании мероприятия приходится согласовывать множество деталей, и поэтому современный планировщик мероприятий должен иметь возможность предоставить полную информацию по всему проекту, включая данные по небольшим задачам. Гибкий шаблон планирования мероприятий — это не просто список действий, а полноценная система координирования, планирования и управления.

Разбивайте план мероприятия на этапы, согласовывайте графики, управляйте сроками, назначайте задачи и отслеживайте ход их выполнения на наглядной временной шкале. Вместе с интерактивной диаграммой Ганта, динамическими календарями и несколькими режимами просмотра Wrike предлагает и другие функции, не имеющие аналогов в сфере специализированного программного обеспечения для управления мероприятиями. Не ограничивайтесь простым списком действий, а попробуйте настраиваемый шаблон «Управление мероприятиями» от Wrike, который поможет вам поднять организацию мероприятий на новый уровень.

Этот шаблон поможет вам быстро приступить к работе в Wrike. Используйте его в качестве примера проекта для планирования мероприятий, чтобы научиться работать в Wrike или сразу приступить к управлению мероприятием. Из приведенного ниже руководства вы узнаете, как:

• разбивать план мероприятия на задачи и назначать их;
• планировать мероприятие и отслеживать эффективность, используя режим таблицы;
• проверять ход планирования с помощью панели задач.

Начните с определения этапов мероприятия. Для каждого этапа используйте отдельные папки. Шаблон включает в себя пять примеров этапов для начала работы:

• планирование;
• логистика;
• креатив;
• мероприятие;
• последующие действия.

Вы можете добавить, переименовать или удалить любую из папок, а также настроить шаблон в соответствии со своими потребностями.

Далее разбейте каждый этап на рабочие элементы — задачи. Задачи можно назначать одному или нескольким участникам команды. Шаблон содержит примеры задач, которые можно переименовать или удалить в случае необходимости. Чтобы назначить задачу, выберите ее из списка, щелкните Добавить исполнителя и выберите участника команды. Если пользователь еще не зарегистрирован в Wrike, укажите его адрес электронной почты, и ему будет отправлено приглашение.

После назначения задачи воспользуйтесь селектором дат, чтобы указать дату начала и срок выполнения.

Чтобы следить за ходом работ, выберите название мероприятия в дереве папок слева и перейдите на диаграмму Ганта. После этого проект и все задачи отобразятся на интерактивной динамичной временной шкале. Благодаря этой общей картине вы сможете предотвратить возможные проблемы и завершить работу в срок. Чтобы настроить продолжительность любой задачи, просто перетащите маркер срока выполнения.

Кроме того, шаблон содержит предварительно настроенную панель задач, с помощью которой можно просматривать начатые и просроченные задачи, а также те, которые необходимо выполнить до конца текущей недели. Чтобы настроить панель задач, щелкните Новый виджет вверху экрана и выберите любой из виджетов. Эти виджеты позволяют отображать различные данные, чтобы вы могли моментально получить всю необходимую информацию.