Plantilla de gestión de eventos

Desde la planificación de los aspectos generales hasta la gestión de los pequeños detalles del día del evento, los gestores de eventos de éxito son maestros en el cambio de enfoque entre lo micro y lo macro. La planificación de un evento requiere la coordinación de cientos de piezas móviles y los gestores de eventos corporativos de hoy en día deben ser capaz tanto de alejarse para captar una vista amplia del evento como de sumergirse rápidamente en los entresijos cuando sea necesario. Esta plantilla flexible de planificación de eventos es más que una simple lista de comprobación: es un sistema completo de coordinación, gestión y programación de eventos.

Divide los eventos en etapas, coordina los horarios, gestiona las fechas de vencimiento asigna tareas y controla su progreso en una cronología visual. Con un diagrama de Gantt interactivo, calendarios dinámicos y múltiples vistas de trabajo, Wrike ofrece potentes funciones que no pueden compararse ni con las del software específico de gestión de eventos. Ve más allá de una lista básica de planificación y prueba la plantilla de gestión de eventos personalizable de Wrike para hacer que tus eventos pasen al siguiente nivel.

Esta plantilla te ayudará a ponerte en marcha rápidamente con Wrike. Utilízala como un proyecto de planificación de eventos de referencia para aprender cómo funciona Wrike o para empezar a gestionar un evento real hoy mismo. La siguiente guía te mostrará cómo:

• Dividir tu evento en tareas y asignarlas
• Planificar tu evento y controlar su evolución mediante la vista de tabla
• Revisar el progreso de la planificación mediante el panel de control

Empieza por definir las etapas de tu evento. Utiliza carpetas para representar cada etapa. Esta plantilla viene con cinco etapas de muestra para que puedas empezar:

• Planificación
• Logística
• Creatividad
• Evento
• Seguimiento

Añade, renombra o elimina con total libertad cualquiera de estas carpetas y personaliza esta plantilla para satisfacer tus necesidades.

A continuación, divide cada etapa en elementos accionables denominados tareas. Las tareas pueden ser asignadas a uno o más miembros de tu equipo. Esta plantilla incluye algunas tareas de ejemplo que se pueden renombrar o eliminar según sea necesario. Para asignar una tarea, selecciónala de la lista, haz clic en Añadir asignado, y selecciona a un miembro de tu equipo. Si dicha persona aún no está en Wrike, simplemente añade su dirección de correo electrónico y se le enviará una invitación para unirse a Wrike.

Después de asignar una tarea, haz clic en el selector de fecha para establecer la fecha de inicio y de vencimiento.

Para obtener una visión general del progreso, haz clic en el nombre del evento en la estructura de carpetas de la izquierda y, a continuación, haz clic en la vista de diagrama de Gantt. Esto muestra el proyecto y todas las tareas en una cronología interactiva y dinámica. Esta vista de pájaro puede ayudarte a detectar cuellos de botella u obstáculos para asegurarte de que cumples con tus plazos de entrega. Para ajustar la duración de cualquier tarea, simplemente arrastra el marcador de fecha de vencimiento.

Esta plantilla también incluye un panel de control preconfigurado que te permite ver qué tareas se han iniciado, están atrasadas o vencen esta semana. Para personalizar este panel de control, haz clic en Nuevo widget en la parte superior de la pantalla, y selecciona cualquiera de nuestros widgets útiles. Estos widgets están configurados para mostrar una variedad de datos a fin de que puedas obtener toda la información crítica que necesites de un vistazo.