Как избавиться от неэффективных инструментов и процессов

По мере того, как организации продолжают выходить на мировой рынок и все большее распространение получают удаленные команды, совместная работа становится важным условием успеха. Руководители и рядовые сотрудники тратят на 50% больше времени на совместную деятельность. В ответ на эти тенденции организации стремятся приобрести как можно больше инструментов для совместной работы. Хотя многие из этих инструментов действительно помогают действовать эффективнее, мы уже начали наблюдать снижение результативности.

Неподходящие рабочие инструменты

Широкое распространение программных инструментов не просто замедлило рост эффективности работы, а практически его остановило. В ходе опроса, проведенного среди 5000 сотрудников из 22 международных компаний, менее 44% респондентов заявили, что знают, где искать информацию, необходимую им в повседневной работе. По данным Symantec, среднестатистическая организация использует для управления своими процессами свыше 900 облачных приложений, а 59% сотрудников утверждают, что за прошедший год количество инструментов, которыми они пользуются в работе, стало еще больше. 68% сотрудников переходят из одного приложения в другое как минимум 10 раз в течение одного часа и тратят на такие переходы не менее часа в день.

В своем стремлении сократить затраты или преодолеть трудности, связанные с изменениями, компании стараются не избавляться от неэффективных инструментов и систем, даже если им доступны лучшие варианты. Они улучшают или изменяют свои программные решения с помощью дополнений. Им приходится создавать новые процессы, чтобы заставить функционировать разрозненные системы. Эти импровизированные решения могут стать настолько сложными, что их становится невозможно обновить или заменить какую-то отдельную часть, не рискуя обрушить всю систему. То, что когда-то должно было повысить эффективность командной работы, становится обузой, мешающей двигаться вперед и создавать что-то новое.

В современных условиях замедление темпа развития — уже не просто недостаток, а серьезная угроза, способная привести вашу компанию к краху. Опираясь на опыт работы с 19 тысячами успешных международных организаций, мы составили список из шести самых распространенных угроз, которым подвергаются организации из-за неэффективных инструментов и процессов, и описали способы их устранения.

Шесть крупнейших угроз, вызванных неэффективными процессами и инструментами, и способы их устранения

1. Разрозненное хранение данных

Проблемы становятся неизбежными, когда различные подразделения организации хранят корпоративные данные и данные о клиентах в различных приложениях и базах. Поскольку изменения, внесенные в одной системе или базе данных, не распространяются автоматически на остальные, возникает множество версий одной и той же записи или файла. Когда команды пытаются сотрудничать, используя разрозненные системы, часто возникают ошибки из-за человеческого фактора. А поскольку объем собираемых данных увеличивается со временем, проблемы, вызванные разрозненным хранением информации, растут как снежный ком.

Как это исправить?

  • Внедрите единый источник достоверной информации. Создав единую платформу для рабочих задач, обновлений и обмена информацией, вы существенно снизите несогласованность действий в команде и дадите сотрудникам возможность четко видеть, как продвигается работа. Облачные решения помогают избежать использования в работе устаревших данных или проблем с управлением версиями.
  • Применяйте гибкие решения для управления проектами. Выясните, что каждый сотрудник и/или каждая команда хотят получить от своего инструмента. Изучив потребности каждой команды и каждого пользователя и характер работы, которую они выполняют, вы сможете подобрать наилучшее решение для всех. Например, Wrike предлагает 9 различных режимов просмотра, так что каждая команда сможет найти тот, что ей подходит.
  • Применяйте автоматизацию и API-интерфейсы для объединения систем. Используйте интеграцию для связи как можно большего числа имеющихся инструментов, чтобы повысить прозрачность и в то же время дать людям возможность использовать любимые приложения. Гибкий API-интерфейс может помочь специалистам вашей организации настроить инструменты для определенных сфер применения и извлечь из них максимальную пользу. Автоматизация может использоваться для сокращения объемов или полного отказа от ручного ввода данных и для переноса данных из одной системы в другую.

Дополнительные материалы:

2. Неясность боевой обстановки

Ведущие компании стараются использовать ценные сведения, поступающие от сотрудников, напрямую работающих с клиентами. Когда у руководителя есть актуальная информация, он может принимать гораздо более удачные решения. На поле боя нехватка сведений о текущей ситуации называется неясностью боевой обстановки. Неэффективные процессы и инструменты создают «слепые пятна», не позволяющие руководителям замечать препятствия, правильно расставлять приоритеты и оценивать происходящее.

Как это исправить?

  • Внедрите решение для управления совместной работой. Инструменты для управления совместной работой помогают согласовать действия специалистов из различных команд и регионов, улучшить качество и согласованность работы, свести к минимуму недоразумения и лишние затраты, а также повысить прозрачность данных для всех участников.
  • Используйте панели задач и настраиваемые статусы для мониторинга хода выполнения работ. Крайне важно, чтобы вся команда видела, как идет работа над проектом и как компания движется к достижению своих целей. Настраиваемые статусы позволяют более четко видеть, что уже сделано. Панели задач с общим доступом — удобный способ держать коллег в курсе работы над проектом и актуальных задач.
  • Используйте отчеты, чтобы дать высшему руководству точное представление о положении дел. Чем тратить ценные рабочие часы на сбор данных и подсчеты, составляйте автоматические отчеты, чтобы представить текущие статусы и достигнутые результаты в наглядном и понятном виде. Руководители компании получат ценные сведения, необходимые для принятия более эффективных стратегических решений.

Дополнительные материалы:

3. Двойная работа

Когда специалисты из какого-либо подразделения организации узнают что-то новое и не могут передать эти сведения остальным, двойная работа становится обычным делом. Помимо лишней траты времени и ресурсов она приводит к недоразумениям между командами и подрывает уверенность в рабочем процессе. Особенно подвержены этой проблеме международные организации, у которых разные команды разбросаны по разных географическим регионам или имеют языковые и культурные различия.

Как это исправить?

  • Улучшайте взаимодействие внутри команды. Не используйте совещания для обновления статусов задач, для этого пригодится платформа управления проектами. Совещания нужны для обсуждения проблем, которые требуют дополнительного изучения, — например, для обсуждения стратегического направления, задач, по которым пока нет ясности, усовершенствований процесса или уточнения промежуточных результатов, системных проблем, которые влияют на работу многих членов команды, и новых знаний, которые могут оказаться полезными для всей организации в целом.
  • Убедитесь, что владельцы задач четко идентифицированы. В начале проекта всем должно быть ясно, кто принимает решения, участвует в согласовании, является заинтересованным лицом и т. п. Настройте систему одобрения и связи по однотипным задачам так, чтобы она позволяла ускорить рабочий процесс.
  • Обменивайтесь знаниями. Создайте для участников команд возможность делиться ценными сведениями не только внутри команды, но и с другими подразделениями.

Дополнительные материалы:

4. Внутренние распри

При слишком низком уровне прозрачности и подотчетности команды могут начать собственнически относиться к своим данным. Разрозненное хранение информации, о котором говорилось выше, вынуждает команды конкурировать друг с другом за ресурсы, вместо того чтобы стараться оказывать клиентам одинаково высокий уровень услуг. Несогласованность, возникающая в результате такой враждебности, приводит к утрате доверия к бренду и возникновению токсичной рабочей атмосферы.

Как это исправить?

  • Используйте «лестницу целей» и общие OKR. Начните планирование целей с общей цели компании и под ней располагайте цели отделов. Ниже должны быть указаны цели для каждой подкоманды и, наконец, индивидуальные цели. Благодаря такой «вложенной» структуре каждый участник команды видит, что его работа является фрагментом более крупной картины. Он может легко «спуститься или подняться» по лестнице и понять, как связана его индивидуальная работа с целями команды, отдела и в конечном итоге с целью всей компании.
  • Повышайте прозрачность. Если каждый специалист в организации будет знать об этих «вложенных» целях, это создаст наглядность в выполняемой работе и укрепит истинное чувство сотрудничества. Понимание связи индивидуальной работы каждого сотрудника с общей картиной позволяет работать осознанно и вдохновляет на согласованность действий для достижения общих целей.
  • Наладьте сотрудничество среди руководителей. Forbes называет основной причиной разобщенности конфликты в руководстве. Начальники должны задавать соответствующий тон, чтобы преодолеть разобщенность, наладить обмен информацией и эффективно сотрудничать.

Дополнительные материалы:

5. Препятствия, снижающие эффективность

Большинство компаний способны действовать быстро на этапе выбора новой тактики или стратегии. Проблемы начинаются, когда подходящее решение или процесс уже выбраны. Руководители компании держатся за этот процесс, улучшают его и больше не пытаются найти альтернативу. Со временем процесс или решение могут утратить эффективность и даже создавать проблемы. Но из-за недостатка прозрачности руководство компаний может не подозревать о наличии таких «узких мест». Даже если их заметят, низкий уровень взаимодействия и подотчетности может помешать эффективному исправлению ситуации.

Как это исправить?

  • Проверяйте свои процессы. Регулярно оценивайте рабочие процессы команды, чтобы гарантировать их эффективность и поощрять поиск новых инструментов и методов. Когда есть четкая схема процесса, и все участники команды знают каждый ее компонент и понимают, как отдельные участки взаимодействуют друг с другом, становится гораздо проще выявлять возможности для улучшения.
  • Развивайте менталитет роста. Менталитет роста помогает участникам команды преодолевать неудачи и противостоять трудностям. Люди, обладающие таким складом ума, верят в возможность развить свои таланты и получить новые знания. Никто не рождается с менталитетом роста, но его можно развить в себе. И когда таким менталитетом обладают все сотрудники компании, мало что сможет сбить ее с пути, ведущего к поставленным целям. Любые препятствия будут рассматриваться как временные, и постоянно будут искаться новые решения.
  • Поощряйте дивергентное мышление. Дивергентное мышление нацелено на выявление проблем, поиск возможностей и расширение перспектив. Наличие в команде людей с дивергентным и конвергентным мышлением может подтолкнуть вашу организацию в сторону экспериментирования и инноваций.

Дополнительные материалы:

6. Стоимость технических решений

Добавление новых инструментов, устройств и процессов происходит постоянно, пока у организации есть необходимость в расширении своих возможностей. Хотя все эти приобретения могут быть полезными и необходимыми в краткосрочной перспективе, увеличение сложности может в конечном итоге стать фактором риска. Каждое отдельное или узкоспециализированное решение, внедряемое в компании, повышает объемы затрат на содержание, а также на обновление и улучшение системы. Если поставщики такого решения не спешат его обновлять, оно становится мертвым грузом и мешает компании двигаться вперед.

Как это исправить?

  • Внедряйте решения, действующие как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении. Компаниям больше не нужно выбирать между малофункциональными инструментами для совместной работы, которые распространяются в горизонтальной плоскости между подразделениями, и специализированными вертикальными решениями, усиливающими разрозненность команд. Современные корпоративные инструменты для совместной работы предлагают мощные функции взаимодействия и такие возможности, как панели задач и отчетность, и в то же время позволяют объединять рабочие процессы с помощью API и интеграции. Выбор гибкого решения, способного заменить или эффективно связать друг с другом множество приложений — это лучший способ сократить затраты на технические решения.  
  • Автоматизируйте потоки данных. Ввод данных в систему управления проектами может восприниматься как нудная, монотонная работа и лишняя трата времени. Используйте шаблоны, чтобы значительно сократить время, необходимое для создания повторяющихся задач и проектов и управления ими. Как можно активнее используйте автоматизацию рабочих процессов, чтобы дать возможность команде сосредоточиться на более важных рабочих заданиях. Формы запроса — отличный способ создать последовательный процесс приема рабочих заданий, позволяющий сотрудникам не тратить время на выяснение важнейших сведений и не задерживать начало проекта.
  • Используйте возможности API для связи с остальными приложениями. Ваше решение для управления совместной работой должно создавать порядок из хаоса, выполняя роль «единого источника правды». Подключите к нему как можно больше имеющихся инструментов, чтобы повысить прозрачность и в то же время дать возможность сотрудникам использовать любимые приложения. Гибкий API-интерфейс может помочь специалистам вашей организации настроить инструменты для определенных сфер применения и извлечь из них максимальную пользу.

Дополнительные материалы:

Настраиваемые инструменты способствуют стабильному росту

Руководители ведущих компаний понимают, насколько велики последствия использования неэффективных инструментов и негибких процессов. Эту проблему решает не увеличение числа технических решений, а умение сделать более правильный выбор. Настраиваемые инструменты и гибкие процессы помогут вашей организации достигнуть большего, не жертвуя стабильностью или качеством.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности