Outils et processus inefficaces ? Finissez-en avant toutes répercussions sur votre société

À mesure que les entreprises se développent à l'international et que les équipes délocalisées deviennent la norme, la collaboration apparaît comme la clé du succès. Les dirigeants et les employés passent deux fois plus de temps sur les activités collaboratives. En réponse à ces tendances, les entreprises se sont empressées de s'équiper d'autant d'outils collaboratifs que possible. Si beaucoup de ces outils ont permis aux organisations de mieux travailler, nous commençons à voir les rendements diminuer. Certaines entreprises ont en effet encore recours à des outils et processus inefficaces.

De mauvais outils pour le travail

La prolifération des outils n'a pas seulement ralenti la production, elle l'a pratiquement menée au point mort. Dans une enquête auprès de 5 000 travailleurs de 22 entreprises mondiales, ils étaient moins de 44 % à affirmer savoir où trouver les informations dont ils ont besoin pour leur travail quotidien. Une entreprise moyenne utilise plus de 900 applications sur le cloud pour gérer ses processus et 59 % des travailleurs affirment que le nombre d'outils qu'ils utilisent pour travailler a augmenté l'année passée, selon Symantec68 % des travailleurs basculent entre les applis 10 fois par heure ou plus et perdent une heure complète de travail par jour à basculer d'une application à une autre.

Dans un souci de réduction des coûts ou les frictions causées par le changement, les entreprises tentent de maintenir des outils et processus inefficaces en place, même s'il existe de meilleures options. Elles améliorent ou exploitent leurs solutions existantes avec des fonctionnalités complémentaires personnalisées, des patchs ou autres solutions rapides. Elles se voient dans l'obligation de créer des processus élaborés et rigides pour que les systèmes fragmentés fonctionnent correctement. Ces solutions ponctuelles peuvent devenir tellement complexes que cela devient pratiquement impossible de mettre à jour ou de changer certains éléments sans mettre en péril l'ensemble du système. Ce qui est censé permettre aux équipes de travailler ensemble de façon plus efficace peut rapidement devenir une entrave qui freine l'élan et l'innovation.

Dans le monde d'aujourd'hui, avancer doucement n'est pas qu'un désavantage ; il s'agit d'une sérieuse menace qui peut mettre votre entreprise en danger. Voici 6 des menaces les plus courantes auxquelles font face les organisations en raison de leurs outils et processus inefficaces, ainsi que des moyens précis pour les surmonter fondés sur notre expérience avec plus de 19 000 entreprises leaders à travers le monde.

Les 6 menaces les plus importantes dues à des outils et processus inefficaces : comment les surmonter

1. Silos de données

Les problèmes sont inévitables lorsque différents départements d'une société gèrent les données clients ou de la société dans différentes applications ou bases de données. Du fait que les changements dans un système ou base de donnée ne s'appliquent pas automatiquement dans les autres, il peut exister plusieurs versions d'un même compte ou fichier sans qu'on ne sache quelle est la plus récente. L'erreur humaine est fréquente lorsque les équipes collaborent sur plusieurs systèmes fragmentés. Etant donné que le volume de données collectées augmente avec le temps, les problèmes générés par les silos de données s'aggravent.

Comment y remédier :

  • Utilisez une source d'information unique : créer un projet, informer des mises à jour et communiquer autour du projet en un seul endroit réduit énormément les risques de malentendus et apporte à tout le monde de la clarté sur le travail accompli. Les solutions basées sur le cloud permettent aux équipes d'éviter de travailler avec des données obsolètes ou de minimiser les problèmes de contrôles des versions.
  • Utilisez des solutions flexibles de gestion du travail : identifiez ce que chaque personne et/ou équipe a besoin de faire avec ses outils. En comprenant les besoins de chaque personne et de chaque équipe et le type de travail de ces dernières, vous pouvez choisir la solution qui convient le mieux à tout le monde. Wrike propose par exemple 9 affichages différents, ce qui permet à chaque équipe de choisir celui qui s'adapte à ses besoins.
  • Exploitez l'automatisation et les API pour connecter les systèmes : Ayez recours aux intégrations pour relier entre eux le plus possible de vos outils existants, afin de gagner en clarté tout en laissant aux individus la possibilité d'utiliser les applis qu'ils aiment le plus. Une API flexible permet à votre entreprise d'adapter des outils en vue d'une utilisation très spécifique ce qui apporte une très grande valeur. Vous pouvez utiliser l'automatisation pour réduire ou éliminer la saisie manuelle des données et le transfert de données entre les systèmes.

Pour aller plus loin :

2. Brouillard de guerre

Les entreprises leaders s'efforcent d'utiliser les informations clés qui leur viennent du front. Lorsque les dirigeants disposent des informations pertinentes, ils peuvent prendre des décisions à plus fort impact. Sur le champ de bataille, on appelle le fait d'avoir une mauvaise idée de la situation le «brouillard de guerre». Les outils et processus inefficaces engendrent des problèmes de visibilité qui ne facilitent pas l'identification des obstacles, la hiérarchisation des activités et l'évolution des progrès.

Comment y remédier :

  • Adoptez une solution de gestion du travail collaboratif : les outils de gestion du travail collaboratif coordonnent les personnes de différentes équipes et de différents lieux, améliorent la qualité et la cohérence du travail, réduisent les malentendus et les pertes de temps et offrent également une plus grande visibilité à tout le monde.
  • Utilisez des tableaux de bord et des statuts personnalisés pour suivre les progrès : Il est fondamental que l'ensemble de l'équipe puisse voir comment évoluent les projets et comment l'organisation progresse vers l'atteinte de ses objectifs. Les statuts personnalisés apportent de la clarté sur l'avancée des projets. Les tableaux de bord partagés sont une manière simple de maintenir les individus informés sur les projets et de les aligner sur les étapes à venir.
  • Utilisez les rapports pour donner au comité de direction une vue d'ensemble de la situation : au lieu de passer des heures à rassembler des informations et à faire des calculs, tirez parti des rapports automatisés pour visualiser rapidement les statuts de tous les projets et leur progression, dans un format clair et lisible. Voilà ce qui offre aux dirigeants la visibilité et les informations nécessaires pour prendre des décisions stratégiques à plus fort impact.

Pour aller plus loin :

3. Travail dupliqué

Lorsque des personnes d'une entreprise découvrent ou apprennent quelque chose sans pouvoir le transmettre au reste de l'entreprise, il se produit souvent des doublons. Outre la perte de temps et de ressources, le travail dupliqué peut prêter à confusion et minimiser l'importance du processus. Les entreprises internationales fonctionnant avec des équipes situées dans différentes zones géographiques ou présentant des différences de culture ou de langue sont particulièrement touchées par ce problème.

Comment y remédier :

  • Améliorez votre communication interne : n'utilisez pas vos réunions pour savoir où en sont les projets, votre plateforme de gestion de projet est là pour ça. Au lieu de cela, organisez des réunions pour parler de sujets qui doivent faire l'objet de discussions ou d'analyse, tels que la direction stratégique, les questions qui méritent d'être débattues ou explorées, les améliorations à apporter au processus ou aux livrables, les problèmes systémiques qui affectent plusieurs membres d'une équipe et tout nouvel apprentissage qui pourrait bénéficier à l'ensemble de l'organisation.
  • Assurez-vous que les propriétaires de tâche sont clairement identifiés : au début d'un projet, tout le monde devrait savoir clairement qui prend les décisions, qui les approuve, quelles sont les parties prenantes, etc. Pour les tâches répétitives, mettez en place un système d'approbations et de communication qui renforce le flux de travail.
  • Partagez les apprentissages : créez des opportunités pour que les équipes partagent des idées, pas seulement en interne, mais également avec d'autres départements.

Pour aller plus loin :

4. Conflits internes

Sans visibilité, ni responsabilisation, les équipes peuvent sentir le besoin de protéger leurs données. Les silos de données dont nous parlions plus haut mettent les équipes en concurrence pour obtenir des ressources et du pouvoir plutôt que de les motiver à se concentrer en vue d'offrir une expérience client unifiée. Les incohérences provoquées par ces conflits internes peuvent entraîner une perte de crédibilité de la marque et de la confiance dont elle bénéficie, ainsi que créer un environnement de travail négatif.

Comment y remédier :

  • Objectifs hiérarchisés et OKR communs : commencez par définir l'objectif principal de l'entreprise, puis indiquez les objectifs du département. Insérez sous ces derniers ceux de chaque sous-équipe, puis intégrez enfin les objectifs individuels. Cette structure gigogne permet à chaque salarié et à chaque équipe d'évaluer son travail et de comprendre comment il s'intègre dans un contexte plus large. Chacun peut aisément se déplacer vers le haut ou vers le bas de la structure pour apprécier l'impact de son travail individuel sur les objectifs de l'équipe, du département et même de l'entreprise.
  • Améliorez la visibilité : faire en sorte que l'ensemble de l'organisation connaisse ces objectifs hiérarchisés permet d'avoir une visibilité sur le travail qui se fait et favorise un véritable esprit de collaboration. Voir comment le travail individuel s'inscrit dans un contexte plus large donne un sens à celui-ci et encourage tout le monde à agir à l'unisson pour atteindre des objectifs communs.
  • Faites en sorte que les dirigeants travaillent ensemble : Forbes considère les « contradictions au sein de la direction » comme la première cause des silos. Les managers et les dirigeants doivent donner le ton et montrer comment en finir avec les silos, partager les informations et collaborer de façon efficace.

Pour aller plus loin :

5. Obstacles et goulots d'étranglement

La plupart des entreprises sont capables d'avancer rapidement lorsqu'elles décident de mettre en place une nouvelle tactique ou une nouvelle stratégie. Les problèmes surviennent lorsqu'elles découvrent une solution ou un processus qui leur convient. Elles s'enferment dans ce processus, l'optimisent et abandonnent leurs recherches d'alternatives. Avec le temps, il se peut que le processus ou la solution perde en efficacité et même crée des blocages. En raison d'un manque de visibilité, les sociétés peuvent passer complètement à côté de ces goulots d'étranglement. Même si elles sont capables de les identifier, le manque de communication ou de responsabilisation peut les empêcher de rectifier la situation de manière efficace.

Comment y remédier :

  • Contrôlez vos processus : évaluez régulièrement les processus de votre équipe afin d'assurer leur efficacité et encouragez la découverte de nouveaux outils et de nouvelles méthodes de temps en temps. Lorsqu'un processus est défini et que tout le monde connaît bien toutes les composantes de celui-ci et la manière dont elles sont liées entre elles, le moment est venu d'envisager des possibilités d'amélioration.
  • Adoptez un état d'esprit de croissance : un état d'esprit de croissance aidera votre équipe à accepter l'échec et à poursuivre malgré les revers. Les individus ayant un état d'esprit axé sur la croissance pensent que leur intelligence peut se développer et qu'ils peuvent apprendre de nouvelles compétences. Tout le monde ne naît pas avec un état d'esprit de développement, mais cela s'apprend. Lorsque l'ensemble de l'entreprise adopte cette façon de penser, rien ne pourra l'empêcher d'atteindre ses objectifs. Tout obstacle est considéré comme temporaire et trouver des solutions n'est pas un problème.
  • Cultivez la pensée divergente : la pensée divergente consiste à soulever des problèmes, à explorer les possibilités et à élargir les perspectives. Favoriser la pensée divergente ainsi que la pensée convergente au sein de votre équipe peut pousser votre organisation à expérimenter et à innover.

Pour aller plus loin :

6. Frais techniques

À mesure que le besoin de fonctionnalité se fait ressentir au sein des entreprises, celles-ci s'équipent de nouveaux outils, systèmes et processus. Si cela peut s'avérer pertinent et nécessaire à court terme, cela ajoute de la complexité qui peut potentiellement devenir un risque et une faiblesse. Toute solution trop pointue, ou utilisée dans un but précis, adoptée par l'organisation, augmente le montant des frais techniques nécessaires pour mettre à jour le système. Si les fournisseurs de ces solutions sont lents à mettre leur logiciel à jour, les organisations ne peuvent plus avancer en raison de ce frein.

Comment y remédier :

  • Adoptez une solution fonctionnant aussi bien de façon verticale que de façon horizontale : les entreprises n'ont plus à choisir entre les outils de collaboration superficiels, conçus pour tout type de départements, et les solutions conçues pour un service, qui isolent les équipes. Les outils de collaboration d'entreprise se sont développés de façon à offrir de larges fonctionnalités de communication, avec des options tels que les tableaux de bord ou les rapports, tout en permettant de relier les flux de travail de plusieurs outils distincts via les API et les intégrations. Sélectionner une solution flexible pouvant remplacer et connecter les différentes applications est le meilleur moyen de réduire les frais techniques.  
  • Flux de données automatisés : saisir des données dans une solution de gestion du travail peut être perçue comme une corvée et une perte de temps par les équipes occupées. Utilisez les modèles pour gagner du temps lorsque vous créez et gérez des tâches et projets récurrents. Automatisez autant que possible vos flux de travail pour permettre à votre équipe de se concentrer sur le travail à forte répercussion. Les formulaires de demande sont un excellent moyen d'assurer une cohérence au moment de la réception du travail ; ils épargnent en effet votre équipe de la traque de données essentielles, qui retarde souvent les démarrages de projets.
  • Tirez parti des avantages des intégrations et des API : votre outil de gestion du travail collaboratif devrait mettre de l'ordre dans le chaos en agissant comme source d'informations unique. Connectez autant d'outils que vous voulez pour améliorer la transparence tout en permettant aux individus d'utiliser leurs applications préférées. Une API flexible permet à votre entreprise d'adapter des outils en vue d'une utilisation très spécifique ce qui apporte une très grande valeur.

Pour aller plus loin :

Les outils personnalisables et configurables stimulent une croissance continue

Les grandes entreprises sont conscientes des conséquences néfastes de maintenir des outils et processus inefficaces. La réponse n'est pas de mettre en place plus de technologie, mais de faire de meilleurs choix. Des outils personnalisables et configurables et des processus flexibles peuvent aider votre organisation à en faire plus sans sacrifier la cohérence ou la qualité.

Vous voulez savoir comment les entreprises leaders utilisent des outils et des processus flexibles pour en faire plus ? Téléchargez notre dernier e-book pour voir comment de grandes entreprises telles que Unbounce, Pendo, BMind et Frontline Education génèrent une croissance constante en utilisant des outils personnalisables et des processus flexibles.

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