Запуск «Мероприятий» Airbnb оказался очень успешным. Компания создала уникальную услугу, предложив туристам воспользоваться опытом местных гидов в 12 городах и окунуться в настоящую жизнь их обитателей. Но генеральный директор Airbnb Брайан Чески, увидев потенциал этой услуги, решил расширить список городов-участников до пятидесяти. Для этого требовалось увеличить количество мероприятий в четыре раза и создать тысячи дополнительных фотографий, видеотрейлеров и постеров. Необходимо было улучшить координацию работы трех производственных команд и небольшой группы координаторов проекта.

Руководитель творческого отдела Хун Ким решил, что пора отказаться от гигантской таблицы, которой команда пользовалась при запуске проекта в 12 городах.

«Она постоянно зависала, — рассказывает Ким. — Сотрудники создавали копии таблицы, чтобы разобраться со своей частью данных, которые быстро устаревали, поскольку не имели связи с оригинальным документом. Из-за этого начиналась ужасная неразбериха. Мы поняли, что от таблицы нужно отказаться».

Чтобы получить возможность масштабировать свою работу и повторить успех запуска «Мероприятий» в 12 городах, команде требовалась автоматизация.

Зачем нужна автоматизация проектов

Суть автоматизации в том, что с ее помощью вы можете разгрузить сотрудников, доверив часть их работы надежным машинам. Ее цель — снизить объем монотонной рутинной работы и добиться максимально стабильного и предсказуемого результата.

Но интеллектуальные системы способны на большее, чем простая автоматизация рабочих процессов: они могут учиться, адаптироваться и даже принимать решения на основе данных, тем самым повышая эффективность деятельности компании.

А поскольку ежедневная работа руководителя проекта в значительной степени состоит из утомительных административных задач, где важна каждая деталь, это — идеальный объект для автоматизации.

Чем автоматизация может помочь руководителям проектов

1. Автоматизация помогает масштабировать работу

Знающие руководители проектов с помощью автоматизации могут наращивать мощь своей команды, количество проектов, объемы работ... при этом не удваивая число сотрудников.

В примере с Airbnb Хун Ким потратил время и силы на подбор программного обеспечения по управлению проектами. Его команде был нужен инструмент, который помог бы ей следить за работой, ведущейся на другом конце земного шара.

С помощью Wrike команда разработала и внедрила настраиваемые рабочие процессы для каждого мероприятия, получив возможность отслеживать производство необходимых материалов. Более того: благодаря высочайшей прозрачности операций всех отделений Airbnb команда Хун Кима смогла повысить качество своей работы.

«Когда все данные хранятся в Wrike, — говорит Ким, — мы можем положиться на него в плане повышения качества наших материалов, их согласования и мониторинга эффективности нашей работы». 

2. Автоматизация освобождает от рутинной работы

Знающие руководители проектов поручают автоматизированным инструментам простую монотонную работу, например распределение заявок или рассылку обновлений статусов, чтобы высвободить время для более важных дел. Именно так поступили сотрудники газеты «Сан-Франциско Кроникл».

«Сан-Франциско Кроникл» — одна из 10 крупнейших ежедневных газет в США. Как и в любой крупной организации, команда дизайнеров маркетингового отдела постепенно начала испытывать трудности с системой запросов, которая перестала справлялась с распределением задач.

Вот что рассказывает графический дизайнер Пол Де Леон: «Нам приходилось самим рыться и смотреть, есть ли для нас новые проекты. Не было ежедневных напоминаний или уведомлений — работать было очень неудобно».

Чтобы решить эту проблему, они назначили координатора, который вручную вводил запросы, поступающие по электронной почте и через Google Формы, в единую таблицу, убирая дублирующиеся задачи и сводя всю информацию воедино. Не лучшее использование рабочего времени координатора.

Когда Пола попросили найти более удачное решение, он подыскал инструмент для управления проектами, с помощью которого смог автоматизировать обработку входящих запросов, отправляя их всем дизайнерам. Теперь авторы запросов автоматически получают уведомления, когда статус запроса меняется.

Дополнительный бонус: около 40% работы выполняется по повторяющимся шаблонам. Так зачем заново изобретать колесо?

3. Автоматизация позволяет объединить несколько систем

Сегодня среднестатистическая организация использует для управления своими процессами свыше 900 облачных приложений. А по данным Symantec, 59% сотрудников утверждают, что за прошедший год количество инструментов, которыми они пользуются в работе, стало еще больше.

И хотя стремительное распространение SaaS-решений позволило компаниям повысить свою эффективность в сравнении с прошлым десятилетием, одно только количество возможных вариантов может привести к снижению производительности.

Дробление рабочего процесса приводит к тому, что сотрудники больше времени тратят на поиск и обобщение информации, чем на выполнение работы, утверждает генеральный директор Wrike Андрей Филев.

Новые технологии призваны помочь сотрудникам в работе, но поскольку они существуют не в вакууме, то главное условие их успешного применения — интеграция приложений, которая позволит объединить все данные и устранить разрозненность. Если сотрудникам приходится искать информацию, копировать ее из одного инструмента в другой или просто переключаться между несколькими приложениями, теряется весь смысл их использования.

«Я уверен, что автоматизация сыграет ключевую роль во внедрении и интеграции множества SaaS-решений в ближайшие месяцы и годы, — говорит Филев. — Когда у всех сотрудников будет доступ к информации и нужным данным, где бы они ни находились, они смогут работать эффективнее, а не больше. Но если данные разобщены, а приложения не интегрированы, технологии не могут выполнить свою работу».

Если вернуться к примеру с «Сан-Франциско Кроникл», Пол Де Леон и его команда дизайнеров хранят свои наработки (файлы в Photoshop и InDesign) в Dropbox. Wrike помогаем им управлять рабочим процессом: благодаря встроенной интеграции эти файлы прикрепляются к соответствующим задачам и проектам Wrike.

Есть множество других инструментов, с которыми можно интегрировать Wrike — от Gmail до Salesforce, Jira или Slack. Смысл в том, что для полноценной работы инструмент автоматизации должен хорошо сочетаться с уже имеющимся у вас набором технологий.

4. Автоматизация упрощает получение обратной связи и процесс согласования

Управление проектами чаще всего начинает давать сбой именно на этапе утверждения проделанной работы. Сообщения теряются, заказчики и руководители не догадываются о том, что для продолжения работы над проектом требуется их одобрение, а к бесконечным цепочкам переписки прикрепляются все новые и новые версии файлов.

Знающие руководители проектов автоматизируют этот процесс, чтобы все заинтересованные лица получали уведомления, когда от них требуется одобрить ту или иную часть проекта. После чего отклики на проделанную работу поступают в единый центр сбора данных и хранятся в хронологическом порядке, доступные всем исполнителям.

Де Леон вспоминает, как раньше был организован этот процесс в «Сан-Франциско Кроникл»: «Редактор распечатывал PDF-файл, вписывал свои комментарии красным маркером, сканировал страницу и отправлял ее по почте обратно мне».

Теперь его команда видит комментарии в PDF-файлах, хранящихся в Wrike. И дизайнеры автоматически получают уведомление при публикации нового отзыва на тот или иной файл. Каждый отзыв и одобрение четко сформулированы и снабжены меткой времени. И лишних бумажек стало намного меньше. 

Чем может вам помочь автоматизация?

Подводя итог, можно сказать, что автоматизация облегчает работу руководителей проектов, особенно в том, что касается масштабирования и дублирования; она помогает справиться с ручными монотонными задачами, интегрировать инструменты и усовершенствовать процесс согласования.

Напоследок мы хотим задать всего два вопроса. Как вы используете все доступные возможности автоматизации? А если не используете автоматизацию, то почему сознательно предпочитаете усложнять себе жизнь? Поделитесь своим мнением в комментариях.

Оценить всю пользу автоматизации вам помогут программные решения Wrike для управления проектами.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности