Der Start von Airbnbs "Entdeckungen" war ein voller Erfolg. Die Buchungs-Plattform führte eine einzigartige Möglichkeit ein, neue Orte kennenzulernen, indem in 12 Städten lokale Aktivitäten und ortskundige Fremdenführer angeboten wurden. Als Geschäftsführer Brian Chesky erkannte, wie gut das Konzept funktionierte, wollte er es auf 50 Städten weltweit ausweiten. Doch das bedeutete eine Vervierfachung der "Entdeckungen" und die Produktion von tausend Materialien – Fotos, Videotrailer und Poster. Um das zu meistern, war eine bessere Koordinierung der drei bereits in Arbeit befindlichen Produktionsteams und dem kleinen Team der "Entdeckungen"-Koordinatoren notwendig.

Kreativ-Produktionsmanager Hoon Kim stellte fest, dass die umfassende Tabelle, die sie für die ersten 12 Städte verwendet hatten, nicht mehr ausreichen würde, um dieses Projekt entsprechend zu skalieren.

„Die Tabelle stürzte ständig ab“, sagt Kim. „Das führte dazu, dass sich die Leute Kopien der Datei erstellten, um mit ihren eigenen Datenmengen zurecht zu kommen. Doch diese Kopien waren schnell veraltet, da sie nicht mit der ursprünglichen Datei in Verbindung standen. Es gab massive Verwirrungen. Uns war klar, dass es so nicht weitergehen konnte.“

Das Team suchte nach einer Möglichkeit, ihre Arbeit zu automatisieren, damit sie die Produktion ausweiten und den Erfolg der ersten 12 Städte wiederholen konnten.

Warum Automatisierung bei Projekten so wichtig ist

Prinzipiell geht es bei Automatisierung darum, ein Problem zu lösen, indem man die von einem Menschen manuell durchgeführte Arbeit an eine Maschine delegiert. Ziel ist es, zeitaufwändige und sich wiederholende Routine zu reduzieren und die Wiederholbarkeit und die Vorhersehbarkeit der Ergebnisse zu maximieren.

Intelligente Automatisierungssysteme können aber mehr als nur Prozesse oder Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sie können dazulernen, sich anpassen, Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen und dabei die Effizienz der Unternehmen verbessern.

Und die tägliche Arbeit eines Projektmanagers besteht oft aus alltäglichen administrativen Arbeiten, bei denen jedes Detail zählt - ein perfekter Schauplatz für Automatisierung.

Wie kompetente Projektmanager durch Automatisierung starke Leistungen erzielen

1. Automatisierung hilft bei der Leistungsskalierung

Clevere Projektmanager nutzen Automatisierung, um ihre Teams, ihre Projekte und ihre Produktion wachsen zu lassen - ohne dabei ihre Mitarbeiterzahl verdoppeln zu müssen.

Bei Airbnb investierte Hoon Kim Zeit und Mühe in die Suche einer passenden Projektmanagement-Software. Benötigt war ein Arbeitswerkzeug, das es seinem Team ermöglichen würde, die weltweit ausgeführte Arbeit zu sehen.

In Wrike konnte das Team für jede "Entdeckung" benutzerdefinierte Arbeitsabläufe erstellen und anwenden, wodurch sie in der Lage waren, die Produktion der Materialien zu verfolgen. Und was noch besser war: Durch die neue Einsicht in die weltweite Produktion hatten Sie nun die Möglichkeit, die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern.

"Alles ist in Wrike an einem Ort zusammengeführt," sagt Kim. "Durch die verschiedenen Funktionen in Wrike konnten wir die Qualität unserer gesamten Inhalte verbessern, sicherstellen, dass sie einheitlich sind, und erkennen, in welchen Bereichen wir effizient arbeiten."

 

2. Durch Automatisierung wird Fleißarbeit ausgelagert

Clevere Projektmanager setzen ihre automatisierten Tools ein, um untergeordnete Aufgaben - wie die Zuweisung von Job-Tickets oder das Senden von Status-Updates - auszuführen, so dass die Mitarbeiter sich auf wertvolle Aufgaben konzentrieren kann. So war es auch bei San Francisco Chronicle.

San Francisco Chronicle ist eine der 10 größten Tageszeitungen in den Vereinigten Staaten. Wie bei jeder großen Organisation wuchs in der Marketing-Abteilung das Grafikteam und hatte schnell mit einem Anfragesystem zu kämpfen, das nicht für die Zuweisung von Aufgaben an mehrere Grafiker ausgelegt war.

Grafiker Paul De Leon sagt: „Wir mussten nachforschen, um herauszufinden, ob es neue Projekte gab oder nicht. Es gab damals keine täglichen Erinnerungen oder Benachrichtigungen, was alles erschwerte.“

Stattdessen hatten sie einen Koordinator, der Anfragen manuell in eine einzige Tabelle eingab, um die verschiedenen Anfragen an einem Ort zu zusammenzufassen, wobei er sicherstellen musste, dass per E-Mail und Google-Formulare eingehende Anfragen nicht doppelt aufgeführt wurden. Kein optimaler Zeiteinsatz des Koordinators.

Als er gebeten wurde, eine bessere Lösung zu finden, fand De Leon ein Projektmanagement-Tool mit integrierter Automatisierung, das eingehende Anfragen verwalten konnte, indem es sie an alle Grafiker versendete. Jetzt teilt es auch automatisch Anfragestellern jede Änderung im Status ihrer Grafik-Anfragen mit.

Und als zusätzlicher Bonus kann ca 40% der Teamarbeit durch duplizierte Vorlagen erledigt werden.

3. Durch Automatisierung werden verschiedene Systeme nahtlos verbunden

Durchschnittliche Unternehmen setzen heute mehr als 900 Cloud-Anwendungen ein, um Ihre Abläufe zu verwalten, und gemäß Symantec sagen 59% der Mitarbeiter, dass die Anzahl der Tools, mit denen sie arbeiten, im letzten Jahr größer geworden ist.

Während der steigende Einsatz solcher Software-as-a-Service-Tools (SaaS) Unternehmen im Vergleich zu vor zehn Jahren effizienter macht, kann es sein, dass die schiere Anzahl an Optionen tatsächlich zu einer geringeren Produktivität führt.

Die Fragmentierung der Arbeitsabläufe führt dazu, dass Mitarbeiter mehr Zeit benötigen, um Information zu suchen und zu sammeln, sagt Wrike-Geschäftsführer Andrew Filev.

Neue Technologien werden zu dem Zweck entwickelt, dass Mitarbeiter besser arbeiten können. Aber da diese Tools nicht in einem Vakuum existieren können, sind sie nur dann erfolgreich, wenn sie integriert werden können und Barrieren zwischen den Arbeitsdaten aufheben. Wenn Mitarbeiter ihre Zeit damit verbringen, Information zu suchen und in verschiedene Tools zu kopieren, oder sogar zwischen unterschiedlichen Anwendungen hin und her schalten müssen, dann gehen alle Vorteile verloren.

„Ich sage voraus, dass die Automatisierung in den nächsten Jahren eine entscheidende Rolle in der IT spielen wird, um multiple SaaS-Tools zu implementieren und zu integrieren,“ sagt Filev. „Erst wenn Information und die richtigen Daten für jedes Teammitglied zugänglich sind, werden Ihre Mitarbeiter wirklich besser anstatt mehr arbeiten. Aber wenn Daten isoliert sind und Anwendungen nicht zusammenarbeiten, kann die Technologie ihre Aufgabe nicht erfüllen.“

Beim San Francisco Chronicle organisieren Paul De Leon und sein Team von Grafikern ihre Grafikdateien (Photoshop und InDesign-Dateien) in Dropbox. Dann verwenden sie Wrike, um die Arbeitsabläufe zu verwalten, wobei sie diese Dateien mittels der nativen Integration innerhalb von Wrike an die relevanten Aufgaben und Projekte anhängen.

Es gibt viele weitere Tools, mit denen sich Wrike integriert, von Gmail über Salesforce bis hin zu Jira und Slack. Ausschlaggebend ist, dass Ihr Automatisierungs-Tool gut mit Ihrer vorhandenen Technologie zusammenarbeiten muss, um seinen Wert zu maximieren.

4. Automatisierung optimiert die Feedback- & Freigabeprozesse

Ein Bereich, wo Projektmanagement in der Regel mit Engpässen und Verzögerungen in Konflikt gerät, ist der Freigabe-Prozess. Mitteilungen werden verlegt, Stakeholdern ist nicht bewusst, dass das Projekt auf ihre Freigabe wartet und es werden verschiedene Versionen der zu erbringenden Leistungen an mehrere E-Mail-Threads angehängt.

Clevere Projektmanager verwenden Automatisierung, um diesen Prozess zu optimieren, so dass allen Freigabeverantwortlichen mitgeteilt wird, dass sie etwas überprüfen müssen. Und wenn das Feedback gegeben wird, erhalten die ursprünglichen Verantwortlichen es an einem Ort und zwar chronologisch geordnet.

De Leon erzählt, wie es früher beim San Francisco Chronicle ablief: „Ein Redakteur druckte die PDF-Datei aus, nahm einen Rotstift, schrieb seine Kommentare, scannte alles ein und schickte es dann per E-Mail an mich zurück.“

Heute erfasst sein Team die Kommentare direkt in der in Wrike befindlichen PDF-Datei. Und seinen Grafikern wird automatisch mitgeteilt, dass eine Datei überprüft wurde. Feedback und Freigabe sind deutlich und mit Zeitstempel versehen. Und es wir deutlich weniger Zeit darauf verwendet.

 

Was kann Ihnen die Automatisierung bringen?

Letztlich benutzen clevere Projektmanager Automatisierung, um ihre Arbeit zu erleichtern, speziell um ihre Leistungen zu skalieren und zu replizieren, um untergeordnete, manuelle Arbeiten zu erledigen, um alle ihre Werkzeuge zu integrieren und um den Prüfungs- und Freigabe-Prozess zu verbessern.

Zum Abschluss haben wir zwei Fragen an Sie: Wie setzen Sie die enormen Automatisierungsmöglichkeiten ein, die Ihnen zur Verfügung stehen? Und wenn Sie keine Automatisierung einsetzen, warum wollen Sie Ihre Arbeit nicht erleichtern? Teilen Sie uns Ihre Antworten in den Kommentaren mit!

Entdecken Sie die Leistung der Automatisierung in Wrike‘s Projektmanagement-Software.

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