Какую из проблем, стоящих перед участниками вашей команды, вы назвали бы одной из самых сложных? Если ответите: «Общение!», вы будете не одиноки.

Не важно, большая у вас команда или маленькая, в офисе вы работаете или удаленно, наладить обмен информацией, чтобы каждый участник был в курсе последних новостей, без сомнения, очень и очень непросто.

Некоторые новости сообщаются в чате. Другие пишутся в комментариях в системе управления проектами. Инструкции или отзывы можно сбрасывать на электронную почту. А важные указания раздаются прямо в коридоре офиса.

Если у вас голова идет кругом, мы вас не виним. При таком количестве способов общения очень трудно ничего не упустить. Проблема в том, что если случится сбой при передаче информации, последствия для вас и для вашей команды могут оказаться печальными.

Быть на связи. О важности успешного взаимодействия

«Обмен информацией одинаково важен и для компании из двух человек, и для трехтысячного коллектива, — объясняет Чад Рейд, директор по коммуникациям в компании JotForm и обладатель степени магистра в области обмена информацией, полученной в Университете Пердью. — Но без соответствующих процессов, налаженных на каждом уровне, вы рискуете привести свою компанию к катастрофе».

Во-первых, проблемы с передачей информации могут привести к хаосу и неразберихе. Когда участники команды чувствуют, что какие-то важные сведения проходят мимо них, они начинают нервничать, а также пропускать назначенные сроки, конфликтовать с коллегами и работать с гораздо меньшей отдачей.

Кроме того, неэффективная коммуникация приводит к лишней трате времени. По данным одного исследования, компания, насчитывающая сотню сотрудников, в среднем тратит около 17 часов в неделю на выяснения и уточнение необходимой информации. Эти впустую потраченные часы влияют на показатели прибыли. Общее время подобных простоев эквивалентно ошеломляющей сумме — 528 443 доллара США каждый год.

Давайте выясним, как может повлиять оптимизация обмена информацией на ситуацию в вашей компании.

По данным Towers Watson, консалтинговой компании в сфере управления кадрами, в организациях, где используются очень эффективные методы коммуникации, доход акционеров выше на 47% в сравнении с аналогичными компаниями, где инструменты внутреннего общения не столь эффективны.

Более того, изучение окупаемости средств обмена информацией, проведенное Towers Watson, показало, что компании с очень эффективными системами коммуникации в 3,5 чаще опережают своих конкурентов.

Обязанность руководителя — внедрить в своей команде средство коммуникации, которым будут пользоваться все участники. Итай Талгам рассказал о важности этого аспекта в своем двадцатиминутном выступлении на TED Talk, озаглавленном «Руководите как великий дирижер».

Как оптимизировать взаимодействие в команде

Нет необходимости напоминать, что неэффективное общение — это то, что ваша компания не может себе позволить.

Так что же нужно сделать, чтобы поднять взаимодействие в команде на новый уровень, сколько бы подчиненных у вас ни было — два или двадцать? Предлагаем несколько рекомендаций.

1. Четкое распределение ролей

«Прежде чем приступить к выполнению проекта, убедитесь, что каждый участник четко понимает свою роль, — советует Кристен Донелли, доктор наук, исполнительный вице-президент компании Abbey Research. — Это может показаться очевидным, но не думайте, что если вы назначите кого-то ответственным исполнителем, то он сразу же поймет, что от него требуется».

Если вы начинаете работу над новым проектом, необходимо добиться, чтобы каждый участник точно знал сферу своей ответственности, и не важно, объясните вы ему это в частном разговоре, на совещании или просто распечатаете бумагу с точным перечнем обязанностей каждого сотрудника.

И еще один вопрос, который нужно прояснить: кто должен принимать окончательное решение? В случае каких-либо вопросов или затруднений кто должен сказать сотрудникам, что делать дальше?

Если вы позаботитесь об этом заранее, то сможете предотвратить множество недоразумений, которые в итоге приводят к ужасной фразе: «Но это не моя обязанность!»

«Чтобы добиться ясности в этом вопросе, вам придется провести несколько личных бесед, но без них вероятность недоразумений сильно возрастает», — добавляет Ив Макнайт, ведущий консультант компании Little Owl.

2. Создание словаря терминов

Вы можете думать, что с общением в команде у вас все в порядке, но скорее всего это не так. В каждой компании используется свой жаргон или какие-то фразы, понятные «своим», но способные ввести в заблуждение новых сотрудников или специалистов из других отделов.

Поэтому подумайте о составлении словаря, который поможет участникам правильно понять часто используемые термины.

«Можно ведь объяснить прямым текстом: "Когда мы говорим об обслуживании клиентов, мы имеем в виду то-то и то-то" или "Вот что мы подразумеваем, когда говорим о подотчетности", — объясняет Донелли. — Создание такого словаря поможет сотрудникам лучше понимать друг друга».

СОВЕТ. Хотя такой словарь терминов может сослужить хорошую службу, лучше, если это возможно, воздерживаться от употребления сложного профессионального жаргона. Только 21% организаций утверждают, что у них не принято использовать жаргон. Так что если вы постараетесь выражаться яснее, окажетесь впереди очень многих компаний!

3. Назначение ответственного исполнителя

«Обмен информацией может быть затруднен, если запросы не передаются ответственному сотруднику, который занимается дальнейшим распределением обязанностей» — утверждает Рейд.

Условно говоря, если у вас на кухне несколько поваров, нужно назначить одного «шефа», который будет в курсе всей входящей информации, относящейся к тому или иному проекту или задаче.

Возможно, есть смысл сделать таким ответственным исполнителем менеджера проектов. Или начальника отдела. Не так уж важно, как называется должность человека, играющего эту роль. Главное — кто-нибудь должен выполнять функцию контактного лица и собирать всю поступающую информацию, чтобы ничто не потерялось.

Представьте себе воронку. Когда множество сообщений стекаются к вам из различных источников, удобно направить их к одному организованному и знающему сотруднику, способному в них разобраться.

4. Ведение записей

Слова, высказанные вслух, могут быть мощным оружием. Но бывают ситуации, когда вести записи просто необходимо.

«Не стесняйтесь записывать все, что нужно запомнить, — рекомендует Донелли. — Совместные обсуждения очень действенны и необходимы. Но никогда не уходите с совещания, не записав все, о чем вы договорились».

Ведение документации играет огромную роль: оно вносит ясность. Никто не станет оспаривать поручение, если оно было записано, а затем распространено среди всех участников обсуждения.

СОВЕТ. Более того, пусть каждый участник записывает собственный план действий в конце каждого совещания. Исследование Индианского университета доказало, что области мозга, ответственные за обучение, работают эффективнее, когда дети записывают слова, а не читают их с доски.

При использовании Wrike назначьте участникам команды одну и ту же задачу, чтобы все могли делать записи во время совещания и зафиксировать действия каждого сотрудника в письменной форме. Это очень простой способ ввести всех в курс дела.

Еще больше советов об использовании Wrike приведены в статье «Как проводить эффективные еженедельные совещания с помощью Wrike».

5. Подтверждающие фразы

Недоразумения случаются, даже когда собеседники стараются активно выслушивать друг друга. Человек может что-то неправильно истолковать или не понять из-за незнания контекста. К сожалению, такое бывает.

Поэтому использование подтверждающих фраз в конце диалога помогает убедиться, что вы поняли друг друга.

Вот несколько примеров таких фраз:

  • «Давайте подведем итог: нам с вами нужно...»
  • «Вы говорите, что у нас...»
  • «Давайте проверим, правильно ли я вас поняла...»

Потратив лишнюю пару минут на повторение сути разговора, вы убеждаетесь, что все поняли правильно, и избавляете себя от возможных недоразумений, отнимающих время и нервы.

СОВЕТ. Кроме записывания плана действий бывает полезным к концу каждого заседания зачитать его вслух. Тем самым вы убедитесь, что в команде достигнуто взаимопонимание и распределены обязанности, а участники получат удобную возможность задать вопросы.

6. Правила использования каналов связи

У участников вашей команды есть множество возможностей для общения — от чатов до электронной почты. И это же прекрасно! Но вам стоит точно указать назначение для каждого канала связи.

«Задайте четкие правила использования каждого канала и обязуйте участников их соблюдать», — советует Макнайт.

Например, чаты могут использоваться для срочных запросов и обмена новостями, а в решение для управления проектами должны заноситься все вопросы и комментарии, относящиеся к соответствующему проекту.

Вы можете выбрать то, что наилучшим образом подходит для вашей команды. Но как только вы определите назначение каждого канала связи, задокументируйте эти назначения (помните о важности ведения записей?) и разместите на виду у всей команды. А затем обязательно контролируйте соблюдение правил.

Видите, что для отправки сообщения использовалась не та программа? Укажите на ошибку, чтобы все сотрудники запомнили, какими инструментами необходимо пользоваться в том или ином случае.

А как вы улучшаете общение в команде?

Улучшить общение в команде любого размера сложно, но необходимо.

Чтобы избежать лишних конфликтов, укрепить мотивацию и продуктивность и повысить уровень качества, очень важно наладить успешный обмен информацией.

К счастью, есть специальные приемы, позволяющие всем участникам находиться «на одной волне». В их числе:

  • Четкое распределение ролей в команде
  • Создание словаря терминов
  • Назначение ответственного исполнителя для тех или иных проектов
  • Запись результатов обсуждений
  • Использование подтверждающих фраз
  • Задание правил использования каналов связи

«Все эти правила очень просты, и в то же время иногда они оказываются невыполнимыми, — подводит итог Донелли. — Чтобы их внедрить, вам придется взглянуть в глаза ужасной правде о том, как на самом деле обстоят дела в вашей команде и насколько действительность расходится с вашими желаниями, а затем честно поговорить о том, как двигаться вперед. Как я уже сказала, правила просты, но применить их непросто».

комментарии 0