Quand d'innombrables heures ont été inlassablement consacrées à un projet, tout le monde s'enracine pour sa réussite. Parfois, quand c'est un tel succès, tout ce travail acharné n'est que le début.
L'importance de l'automatisation pour les projets
La raison d'être de l'automatisation, c'est de résoudre un problème en évitant une manipulation humaine, et en la remplaçant par une tâche automatique, réalisée par une machine. L'objectif est de réduire les tâches quotidiennes répétitives et chronophages, et de maximiser la récurrence et la prédictibilité des résultats.
Or un système d'automatisation intelligent peut représenter bien plus qu'une simple automatisation des processus ou des flux de travail : il peut apprendre, s'adapter, et même prendre des décisions sur les données et améliorer l'efficacité des organisations dans leurs processus.
Le travail quotidien d'un chef de projet est constitué souvent de tâches administratives routinières, dans lesquelles chaque détail compte : un contexte parfait pour l'automatisation.
Comment les chefs de projet experts maximisent leurs résultats grâce à l'automatisation ?
1. L'automatisation favorise le développement des efforts
Les chefs de projet intelligents utilisent la puissance de l'automatisation pour développer leurs équipes, leurs projets, leurs résultats... sans avoir à recruter deux fois plus de personnel.
2. L'automatisation réduit la surcharge
Les chefs de projet ingénieux mettent à profit les outils automatisés, pour réaliser à leur place le travail ingrat, attribuer les tickets de tâches ou envoyer les statuts mise à jour, afin de pouvoir se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Tel est le cas de San Francisco Chronicle.
Le San Francisco Chronicle fait partie des 100 journaux les plus importants aux États-Unis. Comme dans toute grande entreprise, l'équipe de conception création du service Marketing s'est agrandie et a rencontré des difficultés : notamment avec un système de requêtes, qui n'était pas fait pour attribuer efficacement le travail à plusieurs concepteurs.
Le concepteur graphiste Paul De Leon confie : « Nous devions faire des recherches pour voir s'il y avait ou non des nouveaux projets. Il n'y avait aucun rappel ou notifications quotidiennes pour nous à ce moment-là, et cela compliquait les choses. »
Au lieu de cela, un coordinateur entrait et transposait manuellement les demandes entrantes par le biais d'e-mails et de formulaires Google dans un tableur unique, centralisant ainsi celles-ci. Ce n'était pas la meilleure utilisation possible du temps du coordinateur.
Lorsqu'on lui a demandé de trouver une meilleure solution, Paul De Leon a trouvé un outil de gestion de projet avec automatisation intégrée qui pouvait gérer les demandes entrantes en les envoyant à différents concepteurs. Cet outil averti notifie désormais les personnes à l'origine des demandes, de tout changement de statut de leur demande de conception.
Avantage supplémentaire : environ 40 % du travail de l'équipe est géré en dupliquant les modèles. Pourquoi réinventer la roue à chaque fois ?
3. L'automatisation connecte parfaitement plusieurs systèmes entre eux
Une entreprise moyenne utilise aujourd'hui 900 applications Cloud pour gérer ses processus, et 59 % des professionnels affirme que le nombre d'outils qu'ils utilisent au travail a augmenté ces dernières années, selon Symantec.
Tandis que l'explosion des outils SaaS (logiciel en tant que service) a rendu les entreprises plus efficaces comparées à il y a dix ans, le grand nombre d'options pourrait maintenant provoquer un déclin de la productivité.
La fragmentation des flux de travail pousse les professionnels à passer plus de temps à rechercher et à rassembler les informations qu'à réellement travailler réellement, comme l'affirme le PDG de Wrike Andrew Filev.
De nouvelles technologies se créées pour aider les salariés à travailler plus intelligemment. Comme ils ne peuvent exister par eux-mêmes, ces outils ne sont efficaces que lorsqu'ils s'intègrent avec d'autres et libèrent vos données de travail de leurs silos. Si les salariés passent leur temps à chercher les informations ou à copier celles-ci dans différents outils, voire même à basculer d'une application à l'autre, tous les gains sont perdus.
« Je pense que l'automatisation va jouer un rôle crucial en aidant l'informatique à implémenter et à intégrer de multiples outils SaaS dans les mois et les années à venir », révèle Andrew Filev. « Quand les informations et les données pertinentes demeurent accessibles à tous, depuis n'importe où, votre personnel peut réellement travailler de manière plus rapide, facile et intelligente. Mais lorsque les données sont isolées et que nos applications ne fonctionnent pas ensemble, la technologie ne résout rien. »
Par exemple, à San Francisco Chronicle, Paul De Leon et son équipe de concepteurs organisent leurs productions créatives (fichiers Photoshop et InDesign) dans Dropbox. Ils utilisent ensuite Wrike pour gérer les flux de travail, en joignant leurs ressources aux tâches et projets concernés, grâce à une intégration native au sein de Wrike.
Wrike s'intègre à de nombreux autres outils, de Gmail à Salesforce, en passant par Jira et Slack. Le but est que votre outil d'automatisation fonctionne bien avec vos outils technologiques existants pour maximiser leur valeur.
4. L'automatisation rationalise les processus de retours et de révision
L'une des étapes à laquelle la gestion de projet se détériore souvent, à cause de goulots d'étranglement et de retards, est le processus de révision. Les communications sont égarées, les parties prenantes ne se rendent pas compte que le projet attend leur approbation, et de nombreuses versions de livrables sont jointes à de multiples chaînes d'e-mails.
Les chefs de projet ingénieux utilisent l'automatisation pour optimiser ce processus, afin que toutes les parties prenantes impliquées dans le circuit de validation reçoivent des notifications les prévenant que leur retour est attendu. Lorsque le retour est soumis, le responsable à l'origine de la mission reçoit toutes les pièces dans un seul endroit, organisé chronologiquement.
Paul De Leon raconte la façon dont ils s'organisaient à San Francisco Chronicle : « Le correcteur imprimait le PDF, se saisissait d'un marqueur rouge, écrivait ses commentaires, scannait le document et me le renvoyait. »
Aujourd'hui, son équipe reçoit les commentaires directement dans le PDF qui se trouve dans Wrike. Ses concepteurs sont automatiquement alertés qu'une ressource a été révisée. Les retours et les approbations sont clairs et organisés chronologiquement. Gain de temps assuré !
Que peut faire l'automatisation pour vous ?
En fin de compte, les chefs de projet ingénieux utilisent l'automatisation pour faciliter leur travail, notamment pour développer et répéter les succès, pour réaliser le travail manuel et ingrat, pour intégrer tous leurs outils, et pour optimiser les processus de révision / approbation.
2 questions à méditer : comment mettez-vous à profit la richesse de l'automatisation aujourd'hui ? Si vous n'utilisez pas l'automatisation, comment justifiez-vous ce choix ? Soumettez vos commentaires et partagez votre opinion.
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