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プロジェクト管理におけるガントチャートの使用法
ガントチャートは、どの作業をいつまでに完了させるかを視覚的に示した人気の高いプロジェクト管理ツールです。あるタスクが他のタスクの完了に依存する場合にタスク間の相互依存関係を把握しやすいため、プロジェクトスケジュールが容易に追跡できます。さらに、進捗、リソースの制約、およびスケジュール関連の情報を表示できます。
プロジェクト管理用ガントチャートの構築方法
ガントチャートの設定、更新、管理には、お互いに依存しあうタスクと期限をリンク付けできるプロジェクトスケジュールツールの使用が最も簡単です。効果的なプロジェクトスケジュールツールを使用して、タスクのタイムラインや進捗を移動または更新すれば、依存関係にあるタスクが自動的に更新されます。時間が節約でき、何かを取りこぼしてしまう可能性も低減します。必要は場合はExcelを使って手作業で作成することもできます。プロジェクトのガントチャートは以下の手順に従って構築してください。
- プロジェクトに不可欠なタスクをすべて特定する。完了させる必要があるすべての重要事項と、それぞれに必要な時間のリストを作成します。
- タスク間の関係を特定する。例えば、コンテンツが完成するまではウェブサイトに公開できないためこの2つのタスクは関連しています。一方を開始するには、もう一方が完了している必要があるのです。
- ソフトウェアまたはスプレッドシートに、タイムラインの順序通りにすべてのタスクを配置する。開始タスクを一つ、またプロジェクトの完了を意味するタスクを決め、関連性やリソース、利用可能性に基づいて、その他すべてのタスクを開始と完了のタスクの間に配置します。
- プロジェクトが進行中であれば、この時点で日付、リソース、および進捗を割り当てることができ、メモを追加したり、追跡する必要があるその他の関連情報を入力することができます。
- ソフトウェアを使用すると、視覚的に確認できるチャートが自動的に作成されます。スプレッドシートを使用する場合は自身でこの作業を行ってチャートを作成しなければなりません。
- チャートが作成されたら、変更時には忘れずに更新します。プロジェクトの進捗やその他の変更点を反映させるために、少なくとも週1回はチャートをレビューして更新することが重要です。
優れたガントチャートの特徴
ガントチャートには、以下のすべてのデータが含まれていなければなりません。
- プロジェクトの開始日
- 各プロジェクトタスクの名称または説明
- 各タスクに割り当てられるリソース
- 各タスクの開始日と終了日
- 各タスクの継続期間 (長さ)
- タスク間の関係
- プロジェクトの終了日
すべてのタスクが関連付けられ、一体化されていなければなりません。関連や依存関係のないタスクがある場合には、保留中のタスクまたは子タスクとして扱うこともできますが、これは計画立案や分析を困難にするためPMBOK基準に反しています。しかし、複数のタスクグループが同時に発生する場合もあります。これらの関連または依存関係には、以下の4つのタイプが見られます。
- 終了後、開始 (FS)。あるタスクを完了させなければ次のタスクが開始できない関係で、最も一般的です。
- 開始後、開始 (SS)。あるタスクが開始されるとすぐに、次のタスクも開始することができます。家を建てるプロジェクトを考えてみましょう。壁板の取付けを開始すればすぐに塗装を開始することができます。最初のひと部屋の塗装を開始するのに、家全体の壁板が取付けられるのを待つ必要はありません。
- 終了後、終了 (FF)。あるタスクが終了しなければ、もうひとつのタスクを終了できないという場合があります。たとえば家の検査などは、家の建設が完了しなければ終わらせることができません。
- 開始後、終了 (SF)。この関係は可能性としては最も低く、あるタスクが開始するまでもうひとつのタスクを終了できないという関係です。カスタマーサービス担当者について考えてみましょう。日中のシフトに入っているスタッフは、夕方からシフトに入るスタッフが仕事を開始するまで、業務を終了することができません。
プロジェクト管理にガントチャートを使用するメリット
プロジェクト管理におけるガントチャートの利用には、以下のようなメリットがあります。
- プロジェクトを管理可能な規模に分割できる
- タスクの依存関係や相互関係を楽に把握できる
- チームメンバーがそれぞれの作業間の関係を把握できる
- 時間の経過に沿ってタスクの進捗を視覚化し、監督できる
- 制約や矛盾（ひとつのリソースが同時に2つのタスクに割り当てられているなど）が把握できる。
- プロジェクトのクリティカルパスを特定する