コロナウイルス対策に当たってのリモートワークを円滑に行うヒント

多くの企業で、コロナウイルスへの感染拡大を防ぐために本格的なリモートワークの導入が進んでいます。 テレワークでの業務推進の難易度は、職種やチーム状況によっても大きく異なりますが、在宅勤務のメンバー同士の情報共有とコラボレーションを促進する仕組みやツールの導入が成功の鍵を握っています。

勤務先やクライアントでリモートワークが導入され、戸惑いながらも在宅勤務に挑戦されているチームのために、生産性や効率を落とさずに、リモートワークの「リズムをつかんでいく」ためのヒントを紹介します。

  1. 対面での打ち合わせの数をできるだけ減らすために、チームメンバーが必要とする情報をオンライン上で一箇所に集約する
    メンバーが参照する必要のある資料や文書、タスク情報を、リモートからオンラインでアクセスできるようにし、１つのハブとなるツールに集約することでリモートワークの生産性を高めることができます。
  2. ビデオ会議ツールやチャットツールを使用してチーム内のコミュニケーション量を維持する
    週次の定例会議や上長との1on1ミーティングは、Zoomなどのビデオ会議ツールを使用しても行うことができます。 また、複数のメンバーの協力が必要なタスクでも、Slackなどのチャットツールを使用することで、同じオフィスにいるのに近い感覚で同僚とやり取りしながら作業を進めることができます。
  3. 社内ネットワークへのアクセスにVPNの導入が必要な場合、できるだけ早期に導入する
    在宅勤務中に社内ネットワークにアクセスする必要が出てくることも予想されます。 こうした場合、IT部門にも相談して、セキュリティ保護されたVPN接続が使用できる環境をできるだけ早く整えてもらうようにしましょう。これにより、一部のデータへのアクセスのためだけに出社が必要になるような事態を防ぐことができます。
  4. 自宅からのインターネット接続環境を確認する
    インターネットの回線速度が遅すぎたり、時間帯によって接続が途切れがちになってしまうと、ストレスも大きくなり、リモートワークでの生産性を保つことが難しくなってしまいます。 自宅からも問題なくインターネットに接続できることを確認し、インターネット接続が不安定な場合などの善後策についても検討しておきましょう。
  5. オフィスで仕事をするときと同じような頻度で休息をとる
    在宅勤務で仕事に集中していると、昼食なども手早く済ませてしまい、休憩なしで作業を続けてしまうことがあります。 食事休憩のときにはきちんとコンピューターの前から離れて食事をとり、必要に応じて簡単なストレッチで体を動かしたり気分転換をするようにしましょう。 最近行われたアンケート調査（英語記事）でも、定期的な休憩が生産性と健康状態の向上につながることが明らかになっています。
  6. ウェビナーなどのオンラインイベントを活用する
    展示会やセミナーなどへの参加が重要な職種の場合、ウェビナーなどのオンラインイベントで代替できないかを検討しましょう。 多くの企業が、リモートからでも参加できるウェビナーの開催に力を入れています。
  7. コラボレーションを促進するツールやクラウドベースのツールの導入を検討する
    数年前と比べても、チーム内のコラボレーションと情報共有の基盤となるクラウドベースのツールの利用は大きく普及しました。こうしたコラボレーションツールの利用がリモートワークでの生産性向上の鍵となります。 チーム全体がリモートワークでの業務推進の「リズムをつかむ」ためにも、さまざまな企業での導入が進んでいるコラボレーションツールの導入を是非検討してください。

リモートワークの成功の鍵を握るコラボレーションツールの選定

チームの各メンバーが在宅勤務を行っている場合、適切なツールの選定がチーム内のコラボレーションと生産性のレベルに大きな影響を与えます。また、チームのリーダーが各メンバーの作業の進捗や困りごとを適切に把握できるツールかどうかも、リモートワークの生産性にとっては重要なポイントです。

次のような状況でのリモートワークの導入・推進には、Wrikeのようなコラボレーションツールの使用が最適です。

  • コロナウイルス対策に当たって、従業員全体または一部の職種に対してテレワークでの勤務を推奨している。
  • チームの各メンバーが在宅勤務を行っている場合に、情報共有やコラボレーションのポータルとなるシンプルな操作感のオンラインツールを導入したい。
  • 業務負荷が高いチームのために、エンドツーエンドで業務フローをサポートでき、カスタマイズ性も高いワークマネジメントツールを探している。

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Wrikeを導入することで、リモートワークを効率的に行い、チーム内でのコラボレーションを推進するために必要な幅広い機能を利用できます。

クラウドベースのワークマネジメントツールであるWrikeは、直観的で分かりやすいユーザーインターフェースと多様な業務フローに対応できる柔軟性を備えており、チームのメンバーがいつでもどこからでも業務を推進できる環境を提供します。 また、カスタマイズ性が高いダッシュボードをチーム内で共有できるため、チーム内での進捗確認も簡単に行えます。さらに、連携可能なサードパーティ製ツールも400以上にのぼり、社内の既存ツールとの統合もスムーズです。

Wrikeを既に導入して頂いている企業からは、「導入前と比較してメールの件数を90%削減できた」（英語記事）、「打ち合わせや会議に費やす時間を1週間あたり30時間も削減できた」（英語記事）などの大変嬉しいご報告を頂いています。 日本国内でも、1000社を超える企業でWrikeを導入頂いており、業種や規模の大小を問わずに、さまざまなチームでの生産性向上への取り組みをお手伝いさせて頂いています。

コロナウイルス対策を契機に、世界中でもさまざまなチームがリモートワークでの業務推進という新たな課題に挑戦しています。 在宅勤務のメンバーが気持ちよく働き、効率的にコラボレーションできる環境を整えるためにも、ワークマネジメントツールWrikeの導入を是非ご検討ください。 導入前にWrikeの操作性や機能を確認する機会として、２週間の無料トライアルをご活用頂けます。

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