テレワーク中のチームが活用できる Wrike(ライク)の5つの機能

仕事選びにおいて、在宅勤務やフレックスタイムの制度の有無など、「働き方の柔軟性が確保されているか」を重視する人の割合が近年増えてきています。ワークライフバランスや働き方の裁量を大切にするこれらの傾向に関して、2019 年に実施された Upwork の調査(英語記事)では、アメリカにおいてチーム(部門)内にフルタイムのリモートワーカーがいるチームの割合は 2028 年までに 73% に達すると予想されています。  

Wrike などのコラボレーションツールは、出社して働くメンバーと在宅で働くメンバーとの間をつなぎ、両者が最大限のパフォーマンスを発揮できる環境を整えてくれます。また、チーム全員が在宅勤務を行うことを余儀なくされた場合でも、業務の遂行に必要な情報へのアクセスの問題や、どのようにリモート上で共同作業を行うかなどの課題を解決する上で、Wrike のようなツールは欠かせません。

Wrike のミッションは、こうしたさまざまなチームのかたちに寄り添いながら、その生産性の向上をサポートすることです。Wrike 社にも、世界中に6つの拠点となるオフィスがあり、自分の業務を行う上で関係するメンバー全員が同じオフィスに出社しているわけではありません。各国にあるオフィスのメンバーと、時差の壁を超え、協力して業務を推進しなければならないからこそ、社員全員が Wrike をフルに活用して仕事を行っています。

ダイナミックに姿を変えるチームを支えるために開発された Wrike だからこそ、テレワーク中のチームにとっても強い味方となります。この記事ではテレワークで特に有効な5つの機能を紹介します。

作業依頼時の情報の抜け漏れをなくすリクエストフォーム

Usefyi が最近行ったリモートワークに関する調査結果(英語記事)によれば、 フルタイムの在宅ワーカーにとっての最大の課題はコミュニケーションの壁だとされています。Wrike のリクエストフォーム機能は、こうしたコミュニケーションの壁を乗り越える上で非常に効果的です。問い合わせや作業依頼で必要な情報を抜け漏れなく記載する入力フォームを準備できるため、手戻りを減らし、タスクを依頼する側と依頼される側両方の負担を減らすことができます。

打ち合わせや会議の席で、期限などが不明確な依頼がなされ、誰が責任をとって担当すべきかも曖昧なため後になって非常に困ったという経験は誰しもあるのではないでしょうか? 業務に応じてカスタマイズ可能な Wrike のリクエストフォームなら、こうした悩みを解決できます。

問い合わせと作業依頼の窓口を Wrike のリクエストフォームに一本化することで、対面での打ち合わせやビデオ会議を行わなくても、必要な情報が記入された状態で依頼を受け取ることができます。これは、特にお互いの業務内容が見えにくい他部門への依頼時に効果を発揮する機能です。また、リクエストフォーム経由での依頼は自動的に Wrike 上のタスクとして扱われるため、チーム内での担当者の変更などもスムーズに行えます。

カスタマイズ可能なリクエストフォーム

作業時間の計測と記録

コンサルティング業界において、稼働時間として請求可能な時間の 15% が実際には顧客に請求されていない(英語記事)という調査結果をご存知でしたか? 15% という数字は決して小さいものではありません。こうした事態が発生する一つの要因として、作業に従事していた時間の記録がうまくできていないことが考えられます。特に事務所やチームの規模がそれほど大きくない場合、実際には作業を行っていて請求可能なはずの金額を見過ごすことは大きな損失です。

Wrike のタイムトラッキング機能を使用すれば、作業に従事した時間と、タスクの開始から終了までにかかった期間の両方を簡単に記録し、実際の稼働時間に応じて請求を行うことができます。

また、コンサルティング業界以外でも、タイムトラッキング機能は幅広く活用できます。作業時間を細かく記録しない場合でも、各タスクの開始から完了までの期間を分析することで、チーム内でボトルネックとなっているタスクを発見し、自動化や作業テンプレートの作成などの改善策を検討することができます、

カスタマイズ可能なワークフローとタスクのステータス設定

会社や部門によって、業務の進め方はさまざまです。Wrike では、[ブログ記事の内容の検討]→[下書きの完成]→[上長による確認]→[記事の公開]のようなワークフローを業務に合わせて自由に作成し、タスクの現在のステータスを割り当てることができます。

コンテンツ制作部門やデザイン部門のように、複数の部署からレビューと承認を受ける必要がある場合でも、 Wrike を使用して、複数回の承認プロセスを含むワークフローを柔軟に作成できます。

また、ステータス表示は色分けされて一目でタスクの状況が分かるため、チームメンバーが効率的に共同作業を行い、業務を推進できます。

部門別のスペースとユーザーごとの個人スペースで業務をすっきり整理

Wrike には、タスク、フォルダー、プロジェクトという基本の3要素の他に、情報へのアクセスを管理する単位としてのスペースが用意されています。社内の部門ごとにスペースを作成することで、それぞれの部門で必要な文書や各種資料を共有する場所を一つに集約できます。また、タスクとプロジェクトの進捗や工数などについてもスペースからすぐに確認できるので、チームの最新状況を見通しよく共有できます。

スペースという枠組みがあることで、タスクや担当者の重複などによる無駄な作業の発生を防ぐことができます。また、自分の所属部門の情報についてはすべてスペース内にまとめられているので、メールの受信トレイや過去のSlackメッセージを探し回る必要もなくなります(何かを「探す」時間は生産性を押し下げます)。

さらに、個人専用のスペースも割り当てられるため、自分だけがアクセスできればよい情報やタスク、共有相手を限定したい文書や情報などについても自在に整理することができます。

ワンクリックで表示形式をガントチャートやカンバンに切り替え

業務の計画や進捗をどのようなスタイルで確認したいかは、個人や部門・業界によって大きく異なります。プロジェクトの全体像を見渡しながら進捗を確認したり優先順位を調整する必要がある場合、ガントチャートやカンバンの利用が効果的です。ガントチャートを利用すれば、あるタスクに着手するのにどのタスクを完了させなければいけないかなどの依存関係を一目で把握でき、プロジェクト全体の進捗遅れにつながりかねない問題に早目に対処できます。

アジャイル開発を取り入れているチームの場合、カンバン表示を利用することで、バックログ内のタスクの優先順位の検討や、完了したタスクのステータス変更をスムーズに行えます。

カスタマイズ可能なワークフローとタスクのステータス設定

テレワーク中も Wrike がチームをつなぎ共同作業を支えます

冒頭でも申し上げたとおり、Wrike は世界中のチームの生産性向上をミッションとしています。テレワークについては、会社やチームの状況に応じてこれまでの導入度合いはさまざまであり、ベストなテレワークのかたちも決して一つではありません。

Wrike 製品も、多様なチームのかたちを柔軟にサポートすることを目指しています。この記事では、テレワークを始めたばかりのチームやこれからテレワークを本格的に導入するチームにとって効果的な機能を中心に Wrike の機能を紹介しました。

すぐに利用を開始できる2週間の無料トライアルなどの機会も活用しながら、 ぜひ Wrike の機能をテレワークにお役立ていただければと思います。

 

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