Qu'est ce que le calendrier en gestion de projet ?

En gestion de projet, le calendrier est la liste des activités, des livrables et des jalons d'un projet. Le calendrier comprend aussi généralement les dates de début et de fin prévues, la durée et les ressources affectées à chaque activité. Un calendrier de projet efficace est essentiel pour bien gérer le temps.

D'ailleurs, quand on parle de processus d'élaboration d'un calendrier, on fait généralement référence aux six premiers processus de gestion du temps :

Planifier la gestion du calendrier.
Définir les activités du projet.
Séquencer les activités.
Estimer les ressources.
Estimer les durées.
Élaborer le calendrier du projet.

Comment élaborer le calendrier pour la gestion d'un projet ?

>Il existe trois grands types de calendriers :

Calendrier de projet maître. Le calendrier de projet maître est généralement une liste simplifiée de tâches comportant un calendrier.
Calendrier des jalons ou calendrier sommaire. Ce type de calendrier effectue le suivi des principaux jalons et livrables, mais pas de toutes les tâches intervenant dans l'exécution du projet.
Calendrier de projet détaillé. Il s'agit du calendrier le plus complet car il identifie et effectue le suivi de chaque activité du projet. Si votre projet est vaste, complexe et long, il importe de disposer d'un calendrier détaillé pour effectuer le suivi de chaque activité.

Le diagramme de Gantt est le type de calendrier le plus courant. Il est possible de créer à la fois un calendrier de jalons et un calendrier de projet détaillé sous forme de diagramme de Gantt. Lorsque vous choisissez un logiciel de planification, recherchez des outils de planification qui vous permettent de créer différentes vues à partir du même calendrier. Si vous créez un calendrier détaillé avec jalons sous forme de diagramme de Gantt, assurez-vous qu'il puisse être résumé à ce niveau en vue d'obtenir une vue simplifiée que vous pourrez facilement partager avec votre équipe et autres parties prenantes. Cela vous permet de présenter le même calendrier dans des formats différents, selon le niveau de détail requis et le public cible.

Avantages du calendrier de projet en gestion de projet

Le calendrier de projet offre les avantages suivants :

Favorise le suivi, la création de rapports et la communication sur l'état d'avancement du projet
Permet d'assurer la cohérence de l'équipe en ce qui concerne les tâches, les dépendances et les délais.
Permet d'identifier les problèmes et les inquiétudes, tels que le manque de ressources.
Permet d'identifier la relation entre les tâches.
Peut s'utiliser pour suivre les progrès et identifier les problèmes à un stade précoce.

7 conseils pour créer un calendrier de projet robuste

Les processus de gestion du temps identifiés précédemment sont les étapes clés pour créer un calendrier de projet. Cependant, gardez ces sept conseils à l'esprit pour vous assurer que votre calendrier est réaliste. Demandez aux parties prenantes de contribuer. Veillez à ne pas créer votre calendrier de manière isolée. Il est important de faire appel à votre équipe et aux autres parties prenantes pour identifier les tâches, les ressources, les dépendances et les durées.
Référez-vous aux projets passés. L'examen de projets antérieurs ayant une portée et des exigences similaires peut vous aider à établir des estimations réalistes et à vous assurer que vous n'avez oublié aucune tâche.
Incluez les jalons du projet. Les jalons sont des événements ou des marqueurs qui représentent un point important de votre projet. Ils servent à élaborer un calendrier sommaire, à rendre compte aux dirigeants et à identifier les problèmes à un stade précoce. Voici quelques exemples de jalons :
Lancement du projet
Approbations de la conception
Satisfaction des exigences
Mise en œuvre du produit
Clôture du projet
Tenez compte de tout temps libre. Par exemple, assurez-vous de prendre en compte les vacances et les jours fériés dans votre calendrier pour éviter toute confusion concernant l'emploi du temps des membres de l'équipe.
Définissez le chemin critique de votre projet. Le chemin critique vous permet de prioriser et d'affecter les ressources aux tâches les plus importantes du projet.
Consignez les hypothèses de planification. Notez la logique qui sous-tend vos prévisions de planification. Par exemple, vous estimez que l'exécution d'une tâche donnée prendra 10 heures car vous disposerez d'un technicien chevronné. Ainsi, si vous vous retrouvez avec un technicien peu expérimenté, vous pouvez comprendre et expliquer pourquoi il a fallu deux fois plus de temps que prévu.
Ne perdez pas de vue les risques. Identifiez et consignez tous les facteurs qui présentent un risque pour le respect du calendrier. Cela vous aidera dans vos efforts de gestion des risques..