10 elementos imprescindibles en un software de gestión de proyectos creativos

La vida de un creativo no es para cualquiera. Las solicitudes son muchas y los recursos escasos. Los plazos ajustados y los presupuestos exigentes pueden llevar a tu equipo al límite. La comunicación es caótica, las actualizaciones de estado se pierden y las cadenas de información adicional jamás terminan.

Basta con preguntar al equipo creativo de San Francisco Chronicle. Cuando el equipo empezó a crecer, la vicepresidenta de marketing, Sarah Morse Cooney, y el diseñador gráfico, Paul De Leon, se dieron cuenta de que tenían cuatro grandes problemas:

  1. Los miembros del equipo no recibían notificaciones cuando se les asignaba trabajo ni cuando las tareas o los archivos estaban listos.
  2. Las solicitudes que entraban por correo electrónico requerían la introducción manual de la información y el cambio de formato para estructurar y asignar el trabajo.
  3. Las prioridades, los asignados y las fechas de entrega no estaban claras. Dos personas podrían empezar a trabajar en una tarea sin saber que estaban duplicando el trabajo.
  4. Los comentarios de las partes interesadas no estaban centralizados en un resumen cronológico.

Morse Cooney pidió a De Leon que aprovechara su experiencia previa con programas de gestión de proyectos creativos para buscar una solución. Finalmente, eligió Wrike por sus formularios de solicitudes entrantes, sus funciones de revisión y aprobación y sus estados de flujos de trabajo personalizados, entre otras características fundamentales.

SF Chronicle encontró lo que estaba buscando, todos los equipos creativos son diferentes. ¿Qué debe buscar tu equipo creativo en un programa de gestión de proyectos? A continuación encontrarás 10 funciones esenciales que debes tener en cuenta en tu búsqueda.

1. Formularios de solicitud dinámicos

Una encuesta de 2013 realizada a 300 líderes de agencias concluyó que el 53% de los participantes pensaban que los briefings creativos no eran claros. Cerca de un 27% de ellos creían que eran incompletos e inconsistentes. Malas noticias para un documento destinado a ser la base de la mayoría de los proyectos creativos.

Un buen sistema de gestión de proyectos debe estructurar el proceso de entrada de trabajo con formularios de solicitud dinámicos. Este tipo de mecanismo permite a los equipos de diseño crear una serie de preguntas específicas según las funciones y las peticiones de los solicitantes. Por ejemplo, a un agente de marketing que solicite una página de destino se le plantearán diferentes preguntas que a un representante de ventas que pida una presentación.

Esto simplifica los briefings creativos para los solicitantes, de forma que puedan rellenar exhaustivamente todos los campos requeridos. Además, garantiza que los creativos reciban la información necesaria para desarrollar su trabajo correctamente. Además, mantiene todas las solicitudes en un lugar centralizado, para que nada se escape.

2. Cronologías visuales y gestión de carga de trabajo

Libros electrónicos.Motion graphics. Esquemas de páginas web. Revisiones. Los equipos creativos se ven arrastrados en muchas direcciones diferentes todos los días. No equilibrar la carga de trabajo entre los miembros del equipo deja a los redactores y los diseñadores con un sentimiento de desgaste y resentimiento. Cerca de un 29% de los milenials participantes en una encuesta sobre excelencia operativa de 2018 de Wrike citan el exceso de la carga de trabajo personal como el principal problema a la hora de realizar las tareas asignadas.

Saber qué miembros del equipo tienen su tiempo ocupado y quiénes tienen cierto margen es fundamental para garantizar el equilibrio entre vida laboral y personal, así como el bienestar de los creativos. Un programa de gestión de proyectos creativos debe facilitar a todos los integrantes del equipo la visualización de las cargas de trabajo, de forma que nadie tenga demasiado y ni otros casi nada.

Este software también debe ayudarte a visualizar los proyectos y las tareas de tu equipo en una cronología. ¿Cuánto tiempo lleva cada parte? ¿Cuáles son los plazos de entrega? ¿Hay conflictos o dependencias? Esta visualización del panorama general ayuda a los directores creativos a llevar a su equipo por el buen camino sin demandar demasiado.

Las cronologías visuales ayudan a los creativos a ver mejor los proyectos.

3. Flujos de trabajo personalizables

No hay una unica manera de trabajar cuando se habla de creatividad. El proceso creativo de cada equipo es único. Muchas herramientas de gestión de proyectos creativos obligan a los equipos a modificar su forma de trabajar para adaptarse a las limitaciones de su programa.

El software que elijas debe aportar la flexibilidad suficiente como para adaptarse a los procesos exclusivos de tu equipo, no al revés. Los flujos de trabajo personalizados permiten a los equipos definir y registrar el progreso de trabajo de forma precisa, con estados como “Aceptado” y “Listo para revisión”. Los paneles personalizados y de uso compartido muestran quién trabaja en cada tarea y en qué fase del flujo de trabajo está para facilitar su supervisión.

Necesitas una herramienta con flujos de trabajo y estados personalizables.

4. Gestión de archivos eficaz

¿Cuántas veces has buscado la última versión de un archivo y te has dado cuenta de que tienes cinco diferentes? O algo peor, ¿ninguno? Parece que los documentos se pierden o se multiplican como por arte de magia. Usar una herramienta de gestión de documentos como Dropbox es un paso en la dirección correcta, pero encontrar el documento adecuado puede ser una aventura.

Las mejores soluciones de trabajo colaborativo reúnen todos los archivos en un solo lugar. Los documentos se vinculan a sus tareas o proyectos, para que todo el mundo sepa dónde encontrarlos. Los archivos incluso se pueden cargar directamente desde Google Docs, Box y otras herramientas de gestión de documentos. Los archivos más recientes se muestran primero para reducir los problemas de control de versiones, al mismo tiempo que permiten acceder a las versiones anteriores para facilitar su consulta.

5. Comunicación constante lejos del correo electrónico

El tiempo que dedican los trabajadores a responder a correos, asistir a reuniones y hacer otras actividades colaborativas ha aumentado a más del 50% del total de la jornada laboral, según un estudio realizado entre más de 300 empresas y publicado en la revista Harvard Business Review. Esto deja a los creativos muy poco tiempo para realizar su trabajo.

Los equipos creativos necesitan una forma rápida y sencilla para compartir ideas, proporcionar información y hablar sobre el trabajo. Una buena solución de gestión de proyectos creativos centraliza lo que se ha hablado por correo, chat y durante las reuniones. Los colaboradores reciben las notificaciones de comentarios y @menciones en tiempo real, lo que agiliza los traspasos de proyectos y acorta las cadenas de información.

Mantén las conversaciones en el contexto de archivos, proyectos y tareas. Los comentarios se registran por orden cronológico para que las partes interesadas puedan participar y coger el ritmo rápidamente, sin necesidad de celebrar reuniones de repaso.

Una comunicación del trabajo ajena al correo es más fácil de buscar.

6. Plantillas de proyectos

Los equipos creativos asumen una gran variedad de proyectos, pero algunos son más frecuentes que otros, como los libros electrónicos, las páginas de inicio y los correos electrónicos. Iniciar estos proyectos repetitivos desde cero puede ser como reinventar la rueda. Y, además, deja margen para que se produzcan errores.

Guardar proyectos recurrentes como plantillas ahorra tiempo a los equipos creativos y les ayuda a comenzar a trabajar de inmediato en sus solicitudes. Los componentes esenciales, como las dependencias, la duración de las tareas, los asignados y los informes, se copian de proyectos anteriores, lo que aporta una calidad constante y permite que los buenos resultados se repitan.   

7. Edición colaborativa

Conseguir revisiones y aprobaciones puede resultar complicado para los equipos creativos. Enviar archivos como elementos adjuntos al correo electrónico provoca duplicaciones o cambios conflictivos en varios documentos. A los diseñadores se les encomienda el laborioso trabajo de consolidar la información y perseguir las aprobaciones finales. Así es como surge el caos del control de versiones.

La edición colaborativa libra al proceso de revisión de especulaciones. La capacidad de marcar visualmente los documentos reduce la ambigüedad en los comentarios. Los participantes ven los cambios de los demás y pueden abordar las modificaciones conflictivas en tiempo real. Gestionar las revisiones de un solo archivo, en un solo lugar, proporciona una visualización clara de los cambios y las aprobaciones para su futura consulta.

Colaboración en la misma tarea y a la vez.

8. Elaboración sencilla de informes a partir de datos en tiempo real

Sabes que tu equipo trabaja mucho, pero está claro que tus compañeros y directivos a menudo se preguntan qué hacen durante todo el día. Normalmente, los equipos creativos se consideran fuentes de costes, por lo que hacer hincapié en el progreso de tu equipo es fundamental para que reciban el reconocimiento que merecen.

El programa de gestión de proyectos creativos que elijas debe guardar toda la información sobre los proyectos de tu equipo. Además, debe facilitar la generación de informes en tiempo real a partir de estos datos. ¿Cuántos proyectos realiza tu equipo al mes? ¿Cuánto tiempo dedican a determinadas solicitudes? La capacidad de responder a preguntas como estas demuestra el valor de tu equipo ante las partes interesadas.

9. Integraciones con Adobe Creative Cloud

Es muy probable que Adobe Creative Suite sea la herramienta más importante del arsenal de un creativo. Desde Photoshop a Premiere Pro, tu equipo utiliza constantemente estos programas. Y, cada vez que salen de ahí para responder un correo electrónico, cargar un archivo o actualizar un excel, tienen que salir a la fuerza de su zona de creación.

Algunas herramientas de gestión de proyectos creativos y no creativos (como Wrike) se integran con la suite de Adobe Creative Cloud®. Esta permite a los creativos acceder a las tareas, dejar comentarios, cargar documentos y mucho más directamente desde Photoshop, Premiere Pro, InDesign e Illustrator. Mantener a los creativos en estas herramientas les ayuda a mejorar su concentración y les permite realizar su trabajo más rápidamente.

10. Aplicaciones móviles

Se prevé que la tendencia de usar dispositivos personales para trabajar (BYOD) continúe aumentando durante los próximos cinco años. Trabajar desde casa se está convirtiendo en la norma. La tecnología ha cambiado la forma de trabajar del personal y este paso no ha finalizado aún. Mantener a los creativos atados a sus mesas es la receta perfecta para no acabar el trabajo y frustrar al personal.

Es obligatorio que la herramienta de gestión de proyectos creativos que utilices tenga una aplicación móvil nativa, no solo una versión web para dispositivos móviles. En lugar de duplicar el contenido del sitio en una pantalla más pequeña, las aplicaciones móviles se diseñan especialmente para dispositivos móviles, a menudo con funciones diferentes o añadidas, en comparación con las versiones para equipos de sobremesa.

Las aplicaciones móviles se han optimizado para su uso sobre la marcha, así como dar más poder para que tu equipo creativo trabaje donde y cuando les llegue la inspiración.

Tu lista de comprobación en la gestión de proyectos creativos

Volvamos de nuevo a nuestros amigos de San Francisco Chronicle. Ahora, cinco equipos creativos diferentes y de desarrollo del Chronicle utilizan Wrike para gestionar sus proyectos. “Me siento orgulloso de usarlo”, afirma el diseñador gráfico Paul De Leon.

De Leon y su equipo son la prueba de que encontrar la solución de gestión de proyectos perfecta para un equipo creativo es posible. Aunque la idea de buscar entre cientos de soluciones de gestión de trabajo es suficiente para que arrojes la toalla, no tengas miedo. Estamos aquí para ayudar.

Nuestra nueva guía para compradores proporciona siete preguntas fundamentales para ayudar a los creativos a evaluar rápida y eficazmente las principales soluciones de gestión de proyectos creativos disponibles actualmente. Encontrarás una lista de funciones y características al final de la guía que te permitirá elegir la solución perfecta para tu equipo creativo. ¡Descárgala ya! 

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