Guía de gestión de proyectos
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¿Cuáles son las funciones y responsabilidades de un gestor de proyectos?

El término «gestor de proyectos» es tan amplio que puede abarcar una variedad de tareas diferentes y significar cosas distintas para diferentes personas. Entonces, ¿cuál es la descripción habitual del puesto de gestor de proyectos? Un gestor de proyectos es la persona que se encarga de supervisar correctamente un proyecto de principio a fin. Las responsabilidades laborales de un gestor de proyectos pueden abarcar desde la planificación del proyecto hasta la creación de un programa y un cronograma, pasando por la ejecución de cada fase, la gestión del presupuesto, la función de enlace entre todas las partes interesadas, la resolución de problemas y el mantenimiento. Por tanto, el gestor de proyectos debe ser muy organizado y detallista, además de poseer un excelente don de gentes; después de todo, es responsable de liderar el equipo y comunicarse de manera clara y periódica con todas las partes relevantes.

¿Cuál es la función de un gestor de proyectos?

El Project Management Institute describe la función del gestor de proyectos como la de un agente de cambio: alguien que «hace suyos los objetivos del proyecto y utiliza sus habilidades y experiencia para inspirar una meta compartida dentro del equipo del proyecto». En otras palabras, los gestores de proyectos son líderes: no solo garantizan que los proyectos se entreguen a tiempo y sin salirse del presupuesto, sino que también deben involucrar y animar a sus equipos e inspirar a sus clientes. Necesitan sólidas capacidades de pensamiento crítico para solucionar los problemas a medida que surgen, al mismo tiempo que poseen habilidades de comunicación minuciosas (piensa: un don para el servicio al cliente) para garantizar que todos estén informados, motivados y comprometidos. No es de extrañar que el Houston Chronicle argumentase que los gestores de proyectos son fundamentales para el éxito de cualquier proyecto.

¿Cuáles son las responsabilidades de un gestor de proyectos?

Las tareas de las que es responsable un gestor de proyectos suelen incluir:

  1. Planificación: ante todo, un gestor de proyectos es responsable de formular un plan para cumplir con los objetivos del proyecto, respetando un presupuesto y un plazo aprobados. Este plan guiará todo el proyecto desde la conceptualización hasta la realización e incluirá el alcance del proyecto, los recursos necesarios para completarlo, el tiempo y los requisitos financieros previstos, la estrategia de comunicación entre las partes interesadas relevantes, el plan de ejecución y documentación, y la propuesta de seguimiento y mantenimiento. Si el proyecto aún no ha obtenido la aprobación, este plan servirá como una parte fundamental del discurso para los responsables de la toma de decisiones clave.
  2. Liderazgo: una parte esencial de la función de cualquier gestor de proyectos es formar y liderar el equipo del proyecto. Esto requiere excelentes habilidades de comunicación, liderazgo y don de gentes, así como un buen ojo para los puntos fuertes y débiles de los demás. Una vez que se ha formado el equipo, el gestor de proyectos asigna las tareas, establece los plazos, proporciona los recursos necesarios y se reúne periódicamente con los miembros. La capacidad de hablar abierta y frecuentemente con todas las partes interesadas es fundamental.
  3. Ejecución: el gestor de proyectos participará y supervisará la ejecución exitosa de cada etapa del proyecto. Una vez más, esto requiere una comunicación abierta y frecuente con los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas.
  4. Gestión del tiempo: cumplir con el cronograma es fundamental para completar con éxito cualquier proyecto. Por tanto, la gestión del tiempo es una de las responsabilidades clave de un gestor de proyectos. Cuando surgen problemas, los gestores de proyectos son responsables de resolverlos y comunicarse de manera efectiva con los miembros del equipo y otras partes interesadas para garantizar que el proyecto vuelva a encarrilarse. Los gestores de proyectos deben ser expertos en gestión de riesgos y planificación de contingencias para que puedan seguir avanzando incluso cuando se presenten obstáculos.
  5. Presupuesto: los gestores de proyectos tienen la tarea de elaborar un presupuesto para un proyecto y luego ceñirse a él lo máximo posible. Si determinadas partes del proyecto acaban costando más (o, en un mundo perfecto, menos) de lo previsto, los gestores de proyectos serán responsables de moderar el gasto y reasignar fondos cuando sea necesario.
  6. Documentación: un gestor de proyectos debe encontrar formas efectivas de medir y analizar el progreso del proyecto para asegurarse de que se desarrolle según lo planeado. Un par de estrategias habituales para documentar un proyecto incluyen la recopilación de datos y los informes de estado verbales y escritos. Además, es responsabilidad del gestor de proyectos asegurarse de que todas las acciones relevantes estén aprobadas y firmadas, y de que esos documentos se archiven para referencia futura.
  7. Mantenimiento: el hecho de que se haya completado un proyecto no significa que termine el trabajo. Es necesario que exista un plan para el mantenimiento continuo y la resolución de problemas. Ahí es donde entra en juego la labor del gestor de proyectos: ideará métodos para respaldar adecuadamente la entrega final en el futuro, incluso aunque no esté supervisando directamente las operaciones diarias de la iniciativa.

¿Qué hace un gestor de proyectos?

Quizás te preguntes: «¿Qué hace un gestor de proyectos en el día a día?» La respuesta corta es que cada proyecto es único y, en consecuencia, no hay dos días iguales. Desde un plano general, su trabajo consiste en que el proyecto avance y en despejar el camino para que los miembros de su equipo tengan éxito. La respuesta larga es que un gestor de proyectos probablemente responderá mensajes de correo electrónico relacionados con la ejecución o el mantenimiento de un proyecto; se reunirá brevemente con los miembros del equipo para obtener un informe de estado y abordar cualquier problema nuevo; consultará al cliente u otras partes interesadas para hablar del progreso del proyecto y analizar cualquier actualización; revisará la documentación apropiada para evaluar el presupuesto, el cronograma y el alcance; posiblemente reasignará recursos, incluidos los miembros del equipo, a diferentes áreas para adaptarse a los cambios; y tal vez, solo tal vez, ¡se tomará un café o dos!

¿Qué se necesita para ser un buen gestor de proyectos?

Un buen gestor de proyectos entrega un producto final a tiempo, sin salirse del presupuesto y cumpliendo o superando las expectativas de las partes interesadas y/o los clientes (internos o externos). Vincular los proyectos con los objetivos empresariales es cada vez más necesario para los gestores de proyectos. Comunicarse con las partes interesadas al comienzo del proyecto para garantizar que el proyecto tenga un impacto estratégico en las necesidades de la empresa es imprescindible. Solo algunas de las cualidades que hacen que un gestor de proyectos tenga éxito son la destreza organizativa, la atención intensa a los detalles junto con la capacidad de ver el panorama general, el ingenio, las capacidades de gestión de riesgos, la capacidad de pensar críticamente (y, a menudo, reaccionar con prontitud), excelentes habilidades de comunicación, una actitud positiva y la capacidad de inspirar y motivar. El Project Management Institute también sugiere que una actitud receptiva hacia la autoevaluación y la reevaluación también puede hacer que un gestor de proyectos tenga éxito.

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