Cuatro formas en que los equipos más productivos evitan el desgaste de sus empleados con Wrike Resource
Acabar con el desgaste de los empleados comienza por equipar a los responsables con herramientas adecuadas para que sus empleados manejen sus cargas de trabajo fácilmente. La empresa necesita herramientas para dar visibilidad sobre la carga de trabajo del equipo, optimizar su rendimiento y aumentar la utilización de los recursos. Y eso es precisamente lo que puede hacer Wrike Resource.
Cómo desarrollar las habilidades esenciales de un gestor de proyectos
¿Deseas superarte como gestor de proyectos? Por supuesto que sí. En esta entrada desglosamos algunas de las habilidades técnicas y sociales más importantes para los gestores de proyectos, y ofrecemos algunos consejos prácticos para mejorarlas.
Como crear un efectivo plan de riesgos en 4 pasos
Alejandro Pérez, director y fundador de CEOLEVEL, nos habla en el siguiente post de invitado sobre cómo crear un Plan de Riesgos efectivo en 4 pasos. Uno de los puntos más importantes en gestión de proyectos, es realizar una buena planificación, análisis y gestión de los riesgos del mismo. En este artículo explico los pasos necesarios a seguir para crear un efectivo plan de riesgos, alineado con las buenas prácticas de la Guía del PMBOK Sexta Edición y la Certificación PMP Antes de nada, empezaré definiendo el riesgo: Entendemos por riesgo cualquier evento incierto que, en el caso de ocurrir, acabará impactando en alguno de los objetivos del proyecto (ya sea alcance, tiempo, coste, o calidad). Este impacto del que hablamos podría ser positivo (estaríamos hablando de una oportunidad) o negativo (estaríamos hablando de una amenaza). ¿Cómo gestionar adecuadamente el riesgo en los proyectos? 1. El Plan de riesgos Lo primero que vamos a necesitar es crear un buen plan de riesgos para el proyecto, esto incluirá definir cómo vamos a abordar la gestión de riesgos en el proyecto (incluyendo la metodología a seguir, roles, presupuesto, etc), así como definir todas las plantillas de análisis y seguimiento de riesgos (por ejemplo, la matriz de riesgos) que usaremos a lo largo del proyecto. Este plan lo creará el gestor de proyectos (PM, por sus siglas en inglés) con ayuda del equipo de proyecto y los interesados que puedan aportar información valiosa al contenido del mismo. 2. Identificación de los riesgos Esta fase es muy importante e intentaremos involucrar a tantos interesados como sea posible para obtener la mayor cantidad de riesgos para el proyecto. Esta será una tarea que deberemos mantener “viva” durante toda la ejecución del proyecto, añadiendo a lista de riesgos los que vayan apareciendo o eliminando aquellos que desaparezcan. 3. Análisis de los riesgos Esta fase implicaría analizar los riesgos a nivel cualitativo y cuantitativo. Será en esta fase donde, a base de analizar los riesgos conjuntamente con los interesados, expertos y las herramientas adecuadas (por ejemplo: Simulaciones Montecarlo, Cálculo del Valor Monetario Esperado, etc), documentaremos la Matriz de Riesgos, clasificando los mismos en base a diversos criterios (probabilidad, impacto, etc). Si nunca has hecho una Matriz de riesgos, te recomiendo que leas este otro artículo donde se explica como generar una en tan solo 3 pasos: Matriz de Riesgos. 4. Respuestas a los riesgos Para finalizar, necesitaremos documentar para cada riesgo identificado una respuesta válida, ya sea para mitigarlo, transferirlo o potenciarlo (en caso de un riesgo positivo u oportunidad). Para esta fase, deberemos reunirnos con los expertos de riesgos en la organización para tener toda la información necesaria, y definir correctamente los planes de respuesta ante los riesgos. Con estos pasos habremos definido un completo plan de riesgos, pero no debemos olvidar, que los riesgos son entes “vivos” y que por lo tanto debemos monitorizarlos y controlarlos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, para ir actualizándolos, dando respuesta a los mismos y manteniendo el control del proyecto en todo momento. Acerca del autor: Alejandro Pérez es fundador y director de CEOLEVEL, empresa especializada en formación de gestión de proyectos y preparación de las certificaciones oficiales (PMP, PMI ACP, Scrum Master). Alejandro cuenta con más de 15 años de experiencia profesional, gestionando proyectos y equipos a nivel internacional. Su blog de gestión de proyectos cuenta actualmente con más de 20.000 seguidores.
Pluralsight crece rápidamente gracias a la automatización del trabajo
Las empresas son cada vez más digitales y los sistemas generan montones de datos cada día. Los líderes más inteligentes saben que pueden emplear estos datos en su beneficio, aunque muy pocos saben cómo hacerlo.
Diferencias entre un jefe de programas y un jefe de proyectos
Jefe de programas vs. jefe de proyectos: para entender la diferencia entre estos dos cargos similares, debes conocer la diferencia entre un programa y un proyecto. Cuando un proyecto grande está formado por diferentes proyectos que son dependientes entre sí, se convierte en algo más grande; un programa. Los programas pueden resultar abrumadores y estresantes para la gestión de una sola persona, así que lo más recomendable es la delegación de los proyectos individuales. La definición de objetivos, la planificación de la ejecución la gestión de las operaciones y la elaboración de informes sobre estados son solo algunas de las funciones implicadas en el desarrollo de un programa de éxito. Los proyectos son cometidos temporales que generalmente implican limitaciones de coste, plazos de entrega y recursos. Al mismo tiempo, los programas están formados por varios proyectos subyacentes. Los programas generalmente se centran en el cumplimiento de un objetivo global y un objetivo empresarial. Por ejemplo, un programa para lanzar una nueva campaña de marketing está compuesto por varios proyectos diferentes, incluida la generación de contenidos, medios de comunicación, promociones y todos los activos necesarios para llevar a cabo la campaña. Esto es el ejemplo de una situación en la actúan ambos; el jefe de programas y el jefe de proyectos. Pero, ¿cuáles son las responsabilidades de los diferentes cargos? ¿Qué es un jefe de programas? Un jefe de programas puede considerarse como un líder visionario para el programa general. Se encargan de definir los objetivos del programa y cómo afectarán al negocio. Su función es crear una ruta y definir la lista de proyectos dependientes que deberán completarse para alcanzar el objetivo general. En lo referente al programa, se centran en la estrategia y la implementación, y en cómo delegar los proyectos de forma adecuada. Por ejemplo: si el programa es una campaña de marketing, algunos posibles objetivos que puede definir el jefe de programas incluyen la generación de clientes potenciales para conversión, la creación de conciencia de marca y la ampliación del mercado de destino. La función del jefe de programas se extiende más allá de la realización de proyectos individuales y se enfoca en los beneficios a largo plazo de todo el programa. ¿Qué es un jefe de proyectos? El jefe de proyectos gestiona las operaciones de un proyecto individual que pertenece a un programa. Se encarga de coordinar el tiempo, el presupuesto y los recursos, además de delegar las tareas al equipo. El jefe del proyecto informa al jefe del programa sobre el progreso y los cambios realizados al plan de proyecto inicial. La función del jefe de proyectos e más táctica que la del jefe de programas: se centran principalmente en los elementos operativos del proyecto, como el cumplimiento de plazos, mantenerse en el presupuesto y la finalización de entregas. En general, la función del jefe de proyectos finaliza una vez que se completa el proyecto, aunque es útil revisar los procesos para comprobar qué funcionó y qué no. Diferencias entre un jefe de programas y un jefe de proyectos Si te estás preparando para uno de estos cargos o vas a solicitar uno de estos puestos, es fundamental que entiendas las responsabilidades específicas de los jefes de programa frente a los jefes de proyecto para la delegación adecuada y el éxito de tu trabajo. Y como miembro de un equipo, conocer la diferencia entre los dos cargos te ayudará cuando busques información sobre un programa o proyecto. ¿Necesitas una herramienta que te ayude a organizar y gestionar tus proyectos? Descubre cómo Wrike puede ayudar a tu equipo a mejorar la eficacia y cumplir con los plazos más rápido.
Libérate de tu navegador con Wrike para Windows y Mac
Ahora ya puedes evitar el caótico desastre de las diferentes pestañas abiertas con nuestra galardonada aplicación de escritorio. Con Wrike para Windows y Mac puedes liberarte de tu navegador para centrarte mejor en tu trabajo y simplificar el acceso a Wrike.
El arte del pase: lo que el Tiki-Taka del fútbol nos puede enseñar sobre el trabajo en equipo
El Tiki-Taka del fútbol no solo es un gran estilo de juego: también es una gran lección de trabajo en equipo y colaboración. Descubre este arte del pase y aprende a transferir tus proyectos de una persona a otra sin perder productividad.
Tabla Scrum o Kanban: ¿Cuál es el mejor para crear un plan de proyecto?
Actualmente hay mucha terminología confusa en el ámbito de la gestión de proyectos. ¿Scrum o Kanban? Te ayudamos a compararlas con el fin de determinar el mejor método para planificar tu proyecto.
Cómo ser un buen gestor de proyectos gracias a La Casa de Papel
Además de haber batido records de audiencia en Netflix, La Casa de Papel va mucho mas allá de ser la historia de un gran atraco: Sergio Marquina, alias El Profesor, te da la clave para ser un buen gestor de proyectos.
Wrike for Marketers Performance prepara a los equipos remotos para responder a todo tipo de retos: mayor creatividad y campañas basadas en datos
Los profesionales del marketing viven siempre con la presión de responder con más y más rápido. Ahí es donde Wrike for Marketers y el nuevo Wrike for Marketers Performance pueden marcar la diferencia y ayudar a tu equipo.
¡Adiós, silos! Cinco herramientas que los agentes de marketing deben centralizar mediante la gestión del trabajo
Aquí tienes las cinco herramientas con las que todos los agentes de marketing deberían sincronizar su plataforma de gestión del trabajo para limitar los silos de marketing, minimizar los costes de cambio y agilizar los flujos de trabajo.
Cómo 5 expertos en gestión de proyectos crean un plan de gestión de proyectos infalible
Una planificación inadecuada puede arruinar tu proyecto incluso antes de empezar a trabajar. El cambio de expectativas, el recorte de presupuestos y los frustrantes malentendidos pueden descarrillar incluso el proyecto más sencillo y estresar a todos los que participan en él. Un plan de proyecto minucioso puede prevenir el síndrome del lavadero, presupuestos exagerados y objetivos perdidos. No obstante, sentarte para planificar un proyecto puede resultar una tarea abrumadora. ¿Cómo puedes prever con precisión cuánto durará una tarea? ¿Cómo traduces las expectativas de las partes interesadas en productos concretos? ¿Y qué pasa si algo sale mal? Hemos recopilado consejos de 5 expertos avezados en gestión de proyectos que saben perfectamente qué se necesita para crear un plan de gestión de proyectos de éxito. Componentes fundamentales de un plan de gestión de proyectos ¿Qué debes incluir en tu plan de gestión de proyectos? Según la galardonada bloguera sobre gestión de proyectos Elizabeth Harrin, un plan de proyecto minucioso incluye estos elementos: Declaración sobre la definición del proyecto: se trata de información sobre de qué trata el proyecto y cuál es su objetivo; es decir, una declaración breve que resume el propósito, los objetivos y los productos finales. Estrategia de ejecución: explica cómo se desarrolla el proyecto. ¿Qué metodología utilizarás? ¿La entrega se realizará con un solo lanzamiento o por etapas? Ámbito: ¿qué se incluye y qué no en el proyecto? Incluye la estructura desglosada de tu trabajo y los productos clave. Programa: en función de la minuciosidad con que se defina el proyecto, puede tratarse de información general de alto nivel de cuándo se completarán elementos específicos o puede incluir tu diagrama de Gantt detallado completo con hitos y fechas de entrega. Organigrama: una descripción general de la jerarquía del equipo del proyecto, las funciones y las responsabilidades. Si en tu proyecto participan varios equipos o departamentos, debe tratar cómo estos equipos trabajarán juntos, quiénes son las partes interesadas y quién es el responsable de cada producto. Matriz RACI: este diagrama ayuda a determinar exactamente quién hará qué en tu proyecto. Se trata de una matriz de todas las actividades de un proyecto, asociadas con todas las funciones pertinentes, incluidas las personas responsables (asignadas para completar el trabajo), ante las que se rinden cuentas (tienen competencias de aprobación, negación o veto), a las que se consulta (necesitan aprobar o contribuir) y ser informadas (necesitan saber información sobre la acción o decisión). En cada intersección de actividad y función, se asigna una persona específica a cada función. Obtén una plantilla de la matriz RACI descargable aquí. Autor de la imagen: racichart.org Plan de gestión de riesgos y registro de riesgos: aunque incluyas cada céntimo en el presupuesto y definas cada hito, ningún proyecto, por pequeño que sea, está libre de riesgos. Crea un plan para identificar y mitigar los riesgos desde el principio. Puedes acceder a una guía paso a paso para evaluar y gestionar los riesgos aquí. Detalles presupuestarios: incluye las horas extraordinarias previstas, los cursos formativos, las tarifas de consultoría, los equipos y consumibles, las adquisiciones de compra, los gastos de viaje, etc. Algunas de estas cifras pueden ser difíciles de concretar con anticipación, pero trata de ser lo más preciso posible y recuerda a todo el mundo que tu presupuesto es una estimación. Plan de comunicaciones y programa de informes: incluye detalles sobre cómo con quién te comunicarás, qué compartirás, con qué frecuencia y de qué forma. Plan de adquisición: si necesitas comprar algo como parte del proyecto (software, materiales, etc.), aquí es donde debes explicar cómo buscarás y elegirás un proveedor y gestionarás el contrato. Plan de gestión de información: detalla cómo almacenarás y compartirás la información del proyecto, cómo controlarás la documentación y de qué forma preservarás la seguridad de los datos del proyecto. Plan de gestión de calidad: explica cómo gestionarás la calidad del proyecto, cuáles son tus normas de calidad, cómo pretendes cumplir tales normas y qué programa propones para los puntos de control o las auditorías de calidad. Puede parecer que hay demasiada información que tratar, pero recuerda que este es solo un plan de gestión de proyecto de ejemplo. Un buen plan de proyecto no tiene que incluir necesariamente todos los elementos de esta lista. Como Harrin indica, “Un documento más largo no hace que parezcas más inteligente u organizado. Lo único que plantea es la posibilidad de que nadie lo leerá aparte de ti". Lo mejor es un plan de proyecto sencillo y fácil de leer. Empieza por una declaración de trabajo (SOW) Según Brad Egeland, gestor de proyectos de TI profesional, autor y consultor, la base de un plan de proyecto de éxito es una declaración de trabajo. ¿Por qué? Porque posiciona a todo el mundo en la misma página al inicio. Después, cuando surgen nuevas necesidades y se crea el síndrome del lavadero, puedes volver al documento de la declaración de trabajo para consultar cuál era el propósito exacto del proyecto cuando se creó. La declaración de trabajo debe incluir una declaración general del propósito o el valor empresarial, la descripción de los productos del proyecto, la definición de los hitos, la estimación de esfuerzos, la cronología, el coste y una descripción de alto nivel de las funciones y responsabilidades del equipo. Configura un temporizador Max Wideman, famoso gestor de proyectos y coautor de la guía original de los fundamentos de gestión de proyectos, aboga por un método eficaz para la planificación del proyecto. Su enfoque SCOPE-PAK te ayudará a elaborar un plan de proyecto en 60 minutos o menos (Wideman te insta a que realmente configures un temporizador). Convoca a las principales partes interesadas y a los miembros del equipo para determinar lo que quieres conseguir y cómo hacerlo. Paso 1: partes interesadas. Anota con quién hay que ponerse en contacto para obtener ayuda, información o aprobaciones, y define el patrocinador del proyecto. Si la lista es larga, clasifícala por agentes más y menos importantes. Paso 2: componentes. Se trata de la estructura desglosada de tu trabajo. Enumera todos los elementos y las sugerencias relevantes para tu trabajo (deja la evaluación para más adelante; por el momento, solo tienes que indicarlos). Limítate a 30 elementos y, si empieza a parecer que el equipo está buscando elementos para añadirlos, deja este paso y avanza. Paso 3: objetivos y resultados. Anota el objetivo del proyecto y luego define cuáles deberían ser los resultados. Verifica tu trabajo; para ello, plantea: "Si lleváramos a cabo todos los elementos de trabajo indicados en el paso 2, ¿deberíamos conseguir los objetivos?" Paso 4: posibles alternativas. ¿Qué otras alternativas permitirían conseguir el objetivo del proyecto? ¿Existe una forma más eficaz de alcanzar tus objetivos? Paso 5: economía y problemas. ¿Cuál es la estrategia de financiación del proyecto? ¿Qué prioridad se le da con respecto a otros proyectos? ¿Qué recursos necesitarás? ¿Qué problemas se plantearán? Paso 6: plan de ataque. Mira la lista de elementos de trabajo y decide cuáles debes llevar a cabo primero. Etiquétalos con una A y continúa con las letras B, C, D, etc. Luego, plantéate qué se puede hacer simultáneamente con los elementos A o B, y así sucesivamente. Esta es la forma en que definirás el programa de tareas. Paso 7: previsiones y riesgos. ¿Qué problemas puede plantear cada tarea? ¿Cómo puedes mitigar los riesgos o crear soluciones alternativas? Paso 8: indicadores clave de éxito. Identifica a las 3 o 4 partes interesadas más importantes y pregúntales "¿Con qué podríais estar más contentos?". Las respuestas son los indicadores del éxito del proyecto. Decide cómo se puede medir cada uno cuando el proyecto haya acabado. Puedes y debes continuar trabajando para aclarar el plan de trabajo del proyecto, pero en tan solo una hora habrás definido un sólido plan de ataque, con la identificación de las partes interesadas, la aclaración de los objetivos y la definición de los resultados. No planifiques en exceso Según Ricardo Vargas, un especialista en gestión de proyectos con prestigio internacional, una noción de urgencia es el ingrediente más importante de un proyecto de éxito. Los gestores de proyectos necesitan tener la capacidad de satisfacer con rapidez las necesidades de los clientes y de las partes interesadas, para lo que es preciso actuar, y no sentarse en una mesa de reuniones para debatir sobre los plazos y los presupuestos. El proyecto no resulta atractivo para nadie sobre el papel, por lo que debes mejorar el proceso de planificación lo máximo posible. Incluye en el plan de proyecto solo lo que resulte fundamental y, después, ponte en marcha. Vargas usa una versión consolidada de las instrucciones de planificación descritas en la guía de los fundamentos de gestión de proyectos, y tú puedes obtener más información sobre las particularidades de cada aspecto de su proceso de planificación en su blog. Elabora un plan sencillo Los planes de proyecto se pueden complicar con rapidez, sobre todo en cuanto las partes interesadas y los patrocinadores del proyecto empiezan a evaluar. Para asegurarte de no complicar demasiado las cosas, el bloguero de gestión de proyectos Kiron Bondale sugiere empezar con las 5 preguntas clave para proporcionar el contexto y las perspectivas para los detalles de tu plan de proyecto. Por qué: ¿Cuáles son los beneficios empresariales fundamentales que aporta la realización de este proyecto? Qué: ¿Qué se incluye en el ámbito del proyecto? Quién: ¿Cuáles son las funciones básicas necesarias para lograr lo que abarca el ámbito del proyecto? Cuándo: ¿Cuándo debe entregarse lo que se incluye en el ámbito del proyecto, a fin de conseguir los beneficios? Dónde: ¿Cuál es el lugar más propicio para desarrollar el trabajo? ¿Dónde usarán los clientes y usuarios finales lo que se incluye en el ámbito del proyecto? Solo después de haberte parado a responder a estas preguntas debes continuar con el "cómo" del proyecto. Prácticas recomendadas para planificar la gestión de proyectos Como puedes observar, incluso entre los propios expertos en gestión de proyectos existen algunos enfoques distintos en cuanto a la creación de un plan de proyecto. No existe una única manera correcta, sino una práctica recomendada con la que los gestores de proyectos profesionales están de acuerdo: dedicar tiempo a definir y acordar los objetivos principales con las partes interesadas del proyecto antes de empezar a ejecutarlo. Otra práctica recomendada que se debe seguir es convocar una reunión inicial sobre el proyecto. Aprovecha la oportunidad de adecuar el equipo a los objetivos del proyecto, aclarar funciones y responsabilidades, establecer normas para el éxito y elegir la metodología y las herramientas para la gestión del proyecto. Sigue nuestros consejos para celebrar la reunión inicial perfecta del proyecto que permitirán marcar las pautas acertadas para el equipo. Por último, documéntate todo lo que puedas. Registrar el progreso del proyecto te ayudará a analizar el rendimiento y a tomar decisiones más informadas.