Por qué tu cronograma del proyecto no es preciso (y cómo solucionarlo)

Has escuchado a todo el mundo hablar de lo importante que es tener un cronograma del proyecto. Pero, para ser sinceros, tienes que reconocer que este no ha sido siempre el caso.

Seguro que empiezas todos los proyectos trazando una programación, principalmente porque sientes que es tu deber hacerlo. Aunque, hasta la fecha, ese paso parece más bien una formalidad innecesaria e incluso una pérdida de tiempo colosal.

¿Por qué? Pues porque has aprendido que el cronograma del proyecto casi nunca es preciso. Defines fechas con la mejor de las intenciones, pero las cosas no tardan en salirse del programa y dejar claro que el calendario no solo es inútil, sino un recordatorio desalentador de un progreso más lento de lo previsto.

Tus frustraciones son comprensibles (y, sinceramente, bastante comunes). Pero antes de que apuntes con el dedo acusador a tu cronograma del proyecto, merece la pena tener en cuenta cómo podrías estar contribuyendo a estas frustraciones e imprecisiones.

Hablemos de errores frecuentes que cometen los gestores de proyectos al programar y cómo se pueden solucionar (para aprender a amar tu cronograma del proyecto después de todo).

1. Planificas en retroceso

Cuando tu equipo tiene un nuevo proyecto, tu proceso de elaboración del cronograma real es así: determinas lo que entraña el proyecto (por ejemplo, elaborar y lanzar un nuevo ebook) y, a continuación, defines una fecha de vencimiento.

¿Qué sucede a continuación? Planificas en retroceso desde la fecha de vencimiento, poniendo todo de tu parte para embutir todas las tareas e hitos antes de esa fecha arbitraria.

Se trata de una forma habitual de hacer las cosas, pero también es contraproducente. Puede que estés disponiendo a tu equipo para el fracaso justo desde el inicio.

Lo bueno es que hay un planteamiento optimizado que implica la creación de una estructura de trabajo desglosada. Empieza echando un vistazo al proyecto general y, a continuación, divídelo en entregas más pequeñas. Con nuestro ebook como ejemplo, el proceso puede incluir:

  • Diseñar el contenido escrito
  • Elaborar el diseño completo del ebook
  • Crear una landing page 
  • Envío de un correo anunciando el ebook

Con lo anterior determinado, ya puedes empezar a dividir las tareas implicadas en cada una de las entregas, de forma que puedas calcular el tiempo necesario. Así pues, tal vez el equipo de contenidos necesite 2 semanas para redactar el borrador y otra para editarlo.

Cuando hayas hecho lo mismo en todas las tareas, podrás añadir los cálculos para obtener una visión más realista de cuánto tiempo llevará todo el proyecto y utilizarlo para definir una fecha de vencimiento que sea factible y motivante.

2. No incluyes suficientes hitos

Imagina que estás planificando el itinerario de una próxima conferencia. ¿Utilizarías el programa que figura a continuación para anunciar los eventos del día?

  • 8:00: llegada de los asistentes
  • 17:00: fin de la sesión

Emmm... seguramente no, ¿me equivoco? Parece obvio en tal contexto, pero demasiados cronogramas de proyectos simples caen en esta trampa. Los equipos determinan una fecha de inicio y otra de vencimiento y, a continuación, suponen que es suficiente para pensar que es un verdadero cronograma.

Un cronograma del proyecto útil tiene que incluir mucho más que tan solo unas fechas de inicio y fin. Después de todo, es lo que habita entre medias lo que te puede entorpecer el camino.

Esos hitos o entregas que has identificado al crear la estructura desglosada de trabajo se deberían trazar en el cronograma del proyecto con fechas de vencimiento vinculadas.

Estas fechas sirven como puntos de comprobación con los que puedes evaluar el progreso y realizar los ajustes necesarios, antes de que la fecha final te pise los talones. Eso es mucho mejor que la alternativa de hacer conjeturas de dónde deberías estar en un determinado punto del proyecto.

3. Eres más optimista con los cálculos de lo que deberías

Ceñirse al cronograma del proyecto es sencillo si todo marcha según lo previsto. Pero, ¿cuándo te pasó eso por última vez?

Ahí es justo donde los gestores de proyectos se meten en problemas con cronogramas imprecisos, cuando dejan que entren de puntillas la falacia de la planificación y los prejuicios del optimismo que les hacen subestimar notablemente el tiempo necesario para completar determinadas tareas.

Es cierto que definir fechas de vencimiento agresivas puede ser motivante. Pero, si defines fechas de vencimiento que no son en absoluto realistas, estarás disponiendo a tu equipo para el fracaso justo desde el inicio.

Los cálculos de tiempo son complicados, especialmente si no eres quien realmente tiene las manos en la masa. Si no sabes con seguridad cuánto tiempo lleva una tarea, ponte en contacto con la persona o el equipo responsable para saber cuánto tiempo han necesitado en otras ocasiones para terminar un trabajo similar.

También puedes añadir una herramienta de control del tiempo al arsenal de tu equipo con el fin de registrar el tiempo dedicado a diferentes actividades. Eso te aportará información valiosa que podrás revisar e implementar para realizar predicciones más precisas para el próximo proyecto.

También es inteligente usar el método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés) para identificar la máxima flexibilidad de las actividades dependientes y medirlas de principio a fin. Esto no solo te permite comprender mejor cuánto tiempo llevará todo el proyecto en completarse, sino que también te ofrece la posibilidad de discernir qué actividades se pueden demorar sin alargar todo el proyecto.

4. Te olvidas de las dependencias

La gestión de proyectos sería sencillísima si estos fueran lineales, ¿verdad? Pero casi nunca es así.

Determinadas tareas dependen de otras. Los miembros de los equipos esperan unos por otros para acabar las diferentes partes. Los recursos se estiran y se han de asignar estratégicamente.

Todo empieza a descabalarse cuando los gestores de proyectos son incapaces de identificar las dependencias y las complejidades. Debes saber cómo afectan las tareas anteriores a las sucesivas o cuánto margen tienen los miembros del equipo para llevar a cabo el trabajo asignado.

Enumera todas las tareas concretas y los equipos (o miembros) relacionados con el proyecto y, a continuación, resalta o marca las que dependan de otras. Por ejemplo, el equipo de diseño no puede hacer mucho con el ebook hasta que el equipo de contenido no lo haya redactado. Asimismo, un redactor de contenidos tampoco podrá escribir el borrador del ebook y el contenido de la página de inicio al mismo tiempo.

Saber dónde hay interferencias o dónde se podrían encontrar los obstáculos te permite justificarlo al trabajar en el cronograma del proyecto y, por consiguiente, crear un plan mucho más preciso.

5. Simplificas demasiado las entregas de los proyectos

Mientras defines el cronograma del proyecto, los procesos del proyecto global parecen impecables. Las tareas fluyen entre equipos diferentes. Tu equipo de contenidos lo finalizará y el equipo de diseño pasará a ocuparse y retomará las tareas sin perder tiempo.

En realidad, las entregas muchas veces son otro de los grandes obstáculos en los proyectos multifuncionales. Con el fin de que tu cronograma sea lo más realista posible, este tiene que incluir las demoras a menudo asociadas a las transferencias.

Esto implica que estas transiciones se deben trazar en el cronograma (incluso un solo día podría ser suficiente). Esto permite a tu equipo disponer de espacio de maniobra para proporcionar contexto, responder a preguntas y hacer que otros equipos sigan el ritmo de lo que se ha estado haciendo, sin retrasar inevitablemente otras tareas o fases.

Por supuesto, estas entregas son más sencillas y ágiles si el equipo se comunica y hace hincapié en la transparencia en todo el proyecto. Por este motivo el software de gestión de proyectos es tan beneficioso, porque la comunicación permanece centralizada y todo el mundo tiene visibilidad del progreso del proyecto, tanto si estás preparado como si no lo estás.

6. Siempre empiezas desde cero

Sí, cada proyecto es diferente. Sin embargo, si reinventas la rueda cada vez que empiezas uno, no solo estás malgastando un tiempo muy valioso, sino que estás aumentando las probabilidades de que se produzcan imprecisiones o que te saltes algún paso.

Cuando des con algo que funciona para ti y tu equipo, crea y guarda una plantilla de cronograma de proyecto a la que puedas recurrir cuando planifiques otro proyecto. De este modo, puedes agilizar el proceso y conseguir una calidad y un éxito una vez tras otra.

El software de gestión de proyectos facilita la creación del cronograma del proyecto en línea, además de guardar plantillas para que puedas empezar con la estructura ya dispuesta para futuros proyectos.

¿Quieres saber otra de las ventajas de crear el cronograma del proyecto en una plataforma de gestión de proyectos en lugar de hacerlo manualmente? Cuando algo cambie inevitablemente en el proyecto, tu cronograma se ajustará automáticamente a dichos cambios o retrasos.

Eso se traduce en que siempre tendrás una descripción precisa de lo que sucede realmente con el proyecto, en lugar de un recordatorio cruel de tus intenciones iniciales.

Evita estos errores y haz que tu cronograma del proyecto sea más preciso

Tu cronología de entregas del proyecto debería ser un recurso útil para ti y para el equipo del proyecto, y no algo que te desaliente o te confunda. Sin embargo, los cronogramas de proyecto solo son una ventaja si son precisos y eso no siempre es sencillo.

Por suerte, tienes más control de esta situación de lo que crees. Puede que estés cometiendo errores habituales que sabotean tu bienintencionado cronograma y solucionarlos puede ser fundamental.

Utiliza estos consejos sobre el cronograma del proyecto y evita los errores. De este modo, tendrás un programa que te mantendrá a ti y a tu equipo avanzando por el buen camino.

Mantener un cronograma de proyecto preciso puede parecer complicado, pero no tiene que ser así necesariamente. Inicia una prueba gratuita de Wrike para empezar a crear una sola fuente de datos fiable y planes de proyecto flexibles, cronogramas y todo lo que hay entre medias.  

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