Cómo desarrollar las habilidades esenciales de un gestor de proyectos

Tanto si eres nuevo en este terreno como si llevas un tiempo en él, no te vale con hacer fama y echarte a dormir, sino que quieres esforzarte por convertirte en un gestor de proyectos aún mejor.

Pero, ¿cómo? Mejorar algunas habilidades imprescindibles es un buen punto de partida.

Estás de suerte. Desglosaremos algunas de las habilidades técnicas y sociales necesarias para los gestores de proyectos y te daremos algunos consejos prácticos que podrás utilizar para mejorar tus capacidades. ¿Estás preparado para empezar? ¡Vamos allá!

5 habilidades técnicas para los gestores de proyectos (y cómo mejorarlas)

Las habilidades de los gestores de proyectos cubren muchos aspectos, pero al igual que sucede con muchas carreras, las habilidades técnicas son fundamentales para demostrar que puedes hacer el trabajo.

Nota importante: además de las competencias técnicas que estamos analizando, los gestores de proyectos también tendrán que desarrollar al menos algunos conocimientos básicos del sector para el que gestionen proyectos.

Esto significa que los gestores de proyectos de marketing querrán estar familiarizados con los conceptos de marketing, y los gestores de proyectos de construcción querrán entender ese sector.

Además de estos conocimientos, los gestores de proyectos deben poseer y perfeccionar continuamente las siguientes habilidades.

1. Planificación de cronogramas

Los gestores de proyectos son los guardianes del calendario, ya que son responsables de programar los hitos y los plazos al definir la cronología del proyecto.

Para poder hacerlo de manera efectiva, deben entender los flujos de trabajo típicos de su organización y comprender también las dependencias de las tareas y los recursos para poder planificar en consecuencia.

También resulta útil comprender algunos conceptos comunes de planificación para la gestión de proyectos, como el método de la ruta crítica, que simplifica muchísimo la planificación de calendarios de proyecto realistas.

Desarrolla esta capacidad

Como dice el viejo refrán, la práctica hace al maestro. Así que, remángate y empieza a planificar las cronologías de tus proyectos (incluso de los personales). Cuando termines, evalúa la precisión de tu calendario e identifica los puntos en los que podrías mejorar.

Recuerda que aunque el calendario del proyecto sea tu responsabilidad, no tienes por qué definirlo de forma totalmente aislada. Pide a los miembros de tu equipo que te den su opinión sobre el tiempo que se tarda en completar determinadas tareas (especialmente si nunca has hecho esa tarea tú mismo). Esto te ayudará a tener una idea más realista de la cantidad de tiempo que deberás contabilizar.

Por último, haz una investigación independiente de los conceptos de planificación más populares (ejem, ¡volveremos a recordar el método de la ruta crítica!) para que sepas cómo aplicar esas herramientas y las mejores prácticas.

2. Presupuestos de los proyectos

Los gestores de proyectos no solo deben entregar los proyectos a tiempo; deben hacerlo dentro (o por debajo) del presupuesto.

Ten la seguridad de que no debes ser un experto en finanzas, pero sí deberás comprender algunos conceptos básicos de la elaboración de presupuestos y planes financieros para asegurarte de estar asignando fondos suficientes para que el proyecto se complete con éxito.

Según la encuesta Pulse of the Profession 2017 del Project Management Institute, la falta de fondos es uno de los factores responsables del fracaso de un proyecto.

Desarrolla esta capacidad

La elaboración de presupuestos precisos requiere una comprensión profunda del alcance del proyecto. Es importante no pasar por alto este paso e invertir suficiente tiempo y energía, además de investigar todo lo necesario para preparar todos los aspectos de un proyecto.

También puedes aprender mucho de los errores del pasado, así que evalúa los proyectos anteriores para ver si se presupuestaron por encima o por debajo de lo requerido. Por último, acostúmbrate a incluir una cantidad para posibles contingencias con la que solventar cualquier sorpresa. Estarás preparado para lo inesperado y, si todo va bien, acabarás por debajo del presupuesto.

3. Análisis de datos e informes

Otra responsabilidad fundamental de un gestor de proyectos es supervisar e informar acerca del progreso y el desempeño al equipo del proyecto, a los clientes finales y a otras partes interesadas.

Puede ser algo desafiante. Los gestores de proyectos deben ser creativos, pero también deben tener una mente analítica capaz de recopilar, analizar y presentar datos importantes.

Desarrolla esta capacidad

Si este concepto es totalmente nuevo para ti, haz un curso en línea o lee una guía sobre el análisis de datos. Skillshare ofrece un montón de cursos de análisis de datos con todo un abanico de herramientas distintas.

Incluso con un poco de formación básica, el análisis de los datos puede ser desalentador. No rehúyas esta tarea: practica todo lo que puedas con los proyectos que ya tengáis en marcha. Experimenta con diferentes filtros de datos y vistas de informes para retarte a ti mismo a detectar nuevas tendencias o temas, y no olvides revisar las comparativas semana a semana (WoW), mes a mes (MoM) y año a año (YoY).

Además, puede ser útil iniciar el proceso de análisis con preguntas que ya tengas sobre un proyecto en curso y luego utilizar los datos para encontrar respuestas. Esto te ayudará a centrar tu análisis y tus informes en la información más importante y en la mejor manera de presentarla (¡hay un montón de gráficos y visuales diferentes disponibles!), en lugar de soltar números por el simple hecho de hacerlo.

4. Facilitación de reuniones

Desde las reuniones iniciales hasta las de estado o las de conclusión, el gestor de proyectos debe facilitar toda una serie de reuniones.

Todos hemos pasado por suficientes reuniones malas (sorprendentemente, el 37 % de las reuniones se considera improductivo) para saber que coordinar una conversación con éxito es una habilidad en sí misma.

Por este motivo, los gestores de proyectos deben ser buenos planificando y organizando reuniones en las que se haga un uso productivo del tiempo de las personas y no se desperdicien, de forma frustrante, sus preciadas horas de trabajo.

Desarrolla esta capacidad

Si en el pasado has estado organizando reuniones sin orden del día, es hora de empezar a cambiar. Siempre debes tener uno listo para consultarlo, incluso para una reunión aparentemente corta y sencilla. ¿No se te ocurre nada que poner en el orden del día? Entonces es muy probable que no se trate más que de una reunión de puesta al día sobrevalorada y que no deba siquiera celebrarse.

Cuando asistas a reuniones, toma nota de los aciertos y las frustraciones para utilizar esas lecciones a la hora de mejorar tus propias reuniones. También deberías pedirle a tu equipo que te de su opinión después de las reuniones, ya sea con una breve encuesta o en una breve conversación abierta. De este modo, se pondrán de manifiesto las áreas en las que puedes mejorar.

Y recuerda: la reunión no ha terminado aunque todos hayáis abandonado la sala de conferencias o el videochat. Envía un breve resumen y cualquier acción o fecha límite para asegurarte de que todos estén en sintonía.

5. Herramientas y recursos para la gestión de proyectos

Desde software de gestión del trabajo colaborativo hasta herramientas de análisis, los gestores de proyectos deben familiarizarse con una variedad de plataformas y recursos. Sin embargo, las herramientas exactas que deberás dominar variarán de una organización a otra.

¿La buena noticia? Te facilitarán el trabajo.

Desarrolla esta capacidad

La mayoría de las herramientas y plataformas digitales ofrece tutoriales detallados, guías o formación para que las personas puedan utilizar todas las funciones correctamente, así que asegúrate de aprovecharlos al máximo.

Cuando te hayas familiarizado con estos recursos, podrás crear proyectos de prueba y juguetear con el software y sus aplicaciones para sentirte más cómodo antes de empezar a usarlo en tus proyectos reales.

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5 Habilidades sociales para la gestión de proyectos (y cómo mejorarlas)

¿Crees que las habilidades sociales son solo palabras de moda o adornos innecesarios para el currículum? Piénsalo dos veces. Estas competencias son realmente importantes, especialmente en trabajos como el de la gestión de proyectos, basados en gran medida en las habilidades sociales.

De hecho, un estudio de 2016 de Wonderlic concluyó que el 93 % de los empleadores dice que las competencias sociales son un factor «esencial» o «muy importante» en las decisiones de contratación.

¿En cuáles deberías centrarte? He aquí cinco que son cruciales para el éxito de los gestores de proyectos.

1. Colaboración

No estarás solo trabajando en los proyectos. Dirigirás un equipo de proyecto de especialidades y personalidades diferentes. Como parte de tu trabajo, no solo tienes que trabajar con ellos, sino que también debes asegurarte de que todos trabajen bien juntos para que tus proyectos sean un éxito.

Se trata de una responsabilidad clave si tenemos en cuenta que el 97 % de los empleados y ejecutivos cree que la falta de coordinación en un equipo afecta al resultado de una tarea o un proyecto.

Desarrolla esta capacidad

Haz un ejercicio con todo el grupo, sometiéndole a una evaluación de personalidad (como una evaluación DiSC, StrengthsFinder o el indicador MBTI) para entender mejor qué es lo que mueve a cada uno.

También debes pedir a tu equipo que te de su opinión sobre los desafíos y las frustraciones más comunes de la colaboración, y cómo pueden superarse. Y no subestimes el poder de una herramienta de colaboración en tiempo real para aumentar la transparencia y racionalizar la forma en que todos trabajan juntos.

2. Comunicación

Sí, tienes todo un equipo de proyecto trabajando junto, pero eres tú el que dirige la nave. De ti depende comunicar claramente los objetivos, el alcance, las expectativas y los plazos del proyecto, entre otras cosas.

Eso significa que la comunicación, sí, tanto verbal como escrita, tiene mucha importancia para los gestores de proyectos. ¿Necesitas pruebas? En una encuesta del Project Management Institute (PMI) acerca de las habilidades y las competencias de los gestores de proyectos, la comunicación verbal se situó entre las cinco habilidades más importantes.

Desarrolla esta capacidad

Una de las mejores formas de aprender a comunicarse con todo tipo de personas es ponerse en situaciones nuevas. Siéntate durante el almuerzo con alguien con quien normalmente no hablas o asiste a una reunión a la que normalmente no asistirías.

Cuando algo no esté claro, no te limites a sonreír y asentir. Haz preguntas sobre lo que no entiendas y luego practica repitiendo lo que escuchaste para confirmar que lo has comprendido todo a la perfección.

Recuerda que la mitad de la comunicación es escuchar. Asegúrate de estar escuchando, absorbiendo y considerando todo lo que los miembros del equipo de proyecto te están diciendo, no solo esperando tu oportunidad para responder.

3. Organización

Para evitar que los proyectos se descarrilen, los gestores de proyectos deben ser muy organizados y diligentes en la gestión del tiempo.

De lo contrario, se pierde mucho tiempo buscando la información y los recursos necesarios para avanzar en un proyecto, y el riesgo de incumplir los plazos previstos aumenta enormemente.

Desarrolla esta capacidad

Reinventar la rueda una y otra vez cuesta mucho tiempo y energía. Si aún no lo has hecho, crea plantillas, procedimientos y flujos de trabajo estándar que puedas reutilizar al inicio de cada nuevo proyecto.

También debes reservar un tiempo cada semana para ponerte al día en las tareas organizativas que, de otro modo, quedarían relegadas mientras apagas los incendios que se irán produciendo inevitablemente.

Por último, encuentra un software de gestión de proyectos que os funcione a ti y a tu equipo. Cuanto más puedas estandarizar el proceso y hacer que todos usen la misma herramienta, más fácil será mantenerlo todo organizado.

4. Liderazgo

Eres el pegamento que mantiene unido al equipo del proyecto, lo que significa sin duda que estarás en una posición de liderazgo. Al fin y al cabo, eres quien lidera el proyecto.

Por eso, los gestores de proyectos eficaces deben poseer habilidades de liderazgo para inspirar a sus equipos a hacer un gran trabajo. Según el estudio Pulse of the Profession 2017 de PMI, el 32 % de los encuestados considera las dotes de liderazgo una prioridad importante.

Desarrolla esta capacidad

El liderazgo significa algo diferente para cada persona, por lo que es un concepto difícil de entender. Investiga un poco por tu cuenta y elige las mentes de los líderes que más admires para entender más su enfoque.

También vale la pena recordarse constantemente a sí mismo que la mejor manera de liderar es con el ejemplo. Compórtate de la manera que quieras que tu equipo se comporte y será mucho más probable que siga tu ejemplo.

5. Resolución de problemas

Sería un sueño que los proyectos se ciñeran siempre a los planes. Desgraciadamente, casi nunca es así.

Los gestores de proyectos deben saber cómo abordar los problemas, desde los obstáculos en los flujos de trabajo hasta los conflictos del equipo, sin que ello afecte a la finalización o la calidad del proyecto.

Desarrolla esta capacidad

Cuando te enfrentes a un desafío, no te obsesiones con el problema en sí (la neurociencia dice que eso solo alimenta la negatividad). En su lugar, céntrate en buscar una solución. De este modo, dedicarás menos tiempo y energía a intentar cambiar circunstancias que están más allá de tu control, y te esforzarás más en averiguar cómo abordar la cuestión.

Ten en cuenta que no tienes por qué tener la respuesta correcta de inmediato. Baraja tantas soluciones como sea posible (involucra a tu equipo también, ¡muchas cabezas piensan mejor que una sola!), sin límites. Te sorprenderás con las ideas que surgen cuando te permites ser un poco creativo.

Actualiza tus capacidades de gestión de proyectos

No quieres estancarte como gestor de proyectos. El mundo está en constante evolución, y debes permanecer un paso por delante forzándote a ti mismo a mejorar y desarrollar tus dotes.

En ocasiones resulta útil volver a lo esencial y asegurarse de que tienes las competencias básicas. Para recapitular, estas incluyen:

Habilidades técnicas de gestión de proyectos

  • Planificación de cronogramas
  • Presupuestos de los proyectos
  • Análisis de datos e informes
  • Facilitación de reuniones
  • Herramientas y recursos para la gestión de proyectos

Habilidades sociales de gestión de proyectos

  • Colaboración
  • Comunicación
  • Organización
  • Liderazgo
  • Resolución de problemas

El uso de las estrategias anteriores para perfeccionar esas habilidades te ayudará a avanzar en tu carrera (¡y en todos tus proyectos!).

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