En 2009, Apple lanzó su famoso eslogan para el iPhone 3G “There’s an app for that” (Hay una aplicación para eso). Según Apple, ya sea para consultar las condiciones meteorológicas, saber cuántas calorías has consumido en el almuerzo o saber dónde has aparcado el coche, hay una aplicación para todo.

Ninguna frase describe mejor el panorama de marketing actual. ¿Quieres enviar un correo electrónico? ¿Te gustaría lanzar una campaña publicitaria? ¿Quieres chatear con tu compañero? Pues hay una herramienta para todo eso.

En teoría, suena fenomenal: ¡una herramienta de marketing para todo lo que puedas necesitar! Sin embargo, en la práctica es algo diferente.

La plataforma de gestión de redes sociales Buffer publicó hace poco un artículo titulado “The Marketer’s Toolbox: The 60 Marketing Tools We Use at Buffer.” (El kit de herramientas para los agentes de marketing: las 60 herramientas de marketing que usamos en Buffer). Pues sí, son 60. Es suficiente como para marear a cualquiera.

Tanto los directivos como los trabajadores de primera línea afirman que trabajar con tantos sistemas es la razón principal por la que sus equipos no son capaces de lograr un desempeño impecable, según la encuesta sobre excelencia operativa de Wrike en 2018.

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La información importante se aísla o se agrupa en silos cuando estas herramientas no "hablan" entre sí. Se pierden detalles y se duplica el trabajo. Los empleados pierden un valioso tiempo navegando y copiando y pegando texto entre las distintas pestañas del navegador, un trabajo que les da dolor de cabeza.

Para organizar mejor los proyectos y las tareas, muchos equipos de marketing consideran la opción de implantar un sistema de gestión del trabajo. Sin embargo, la gestión del trabajo nunca debe ser otra herramienta más que utilizar para el equipo.

Las mejores plataformas de gestión del trabajo centralizan perfectamente la información y simplifican el flujo de trabajo de tu equipo entre los existentes sistemas. A continuación, se indican cinco herramientas con las que todos los agentes de marketing deberían sincronizar su plataforma de gestión del trabajo para limitar los silos de marketing, minimizar los costes de cambio y agilizar los flujos de trabajo.

1. Gmail

A pesar de la proliferación de las redes sociales y de las aplicaciones de chat, el correo electrónico aún es el mandamás de la comunicación. Con 1000 millones de usuarios activos en todo el mundo y un 53 % del mercado del correo electrónico en Estados Unidos, Gmail sigue ganando decenas de millones de usuarios activos cada año.

Sin embargo, examinar las conversaciones para encontrar la información deseada, consolidar los comentarios de las distintas partes interesadas y responder a las solicitudes de correo electrónico ad-hoc es un caos y consume mucho tiempo.

Las funciones de gestión del trabajo, como los formularios de aceptación dinámicos, las @menciones y los comentarios en tiempo real y las revisiones y aprobaciones ofrecen a los agentes de marketing una forma más eficaz de gestionar los proyectos y las solicitudes. Pero, como más de la mitad de la población mundial usa el correo electrónico, tu bandeja de entrada todavía es un espacio importante y necesario.

En lugar de que los usuarios tengan que trabajar en dos pestañas al mismo tiempo, las principales plataformas de gestión del trabajo envían notificaciones automáticas por correo electrónico cuando se producen actualizaciones o cambios importantes en las tareas. Algunos incluso ofrecen un complemento de Gmail, para que los usuarios puedan gestionar las tareas dentro del propio sistema de gestión del trabajo sin tener que salir de la bandeja de entrada.

Además de visualizar y editar tareas asociadas a las notificaciones de los correos electrónicos en Gmail, también puedes crear tareas a partir de nuevos hilos de correo electrónico, archivos adjuntos y todo ese tipo de cosas.

2. Adobe Creative Suite

Adobe Creative Suite es, sin duda, la solución más importante de todas las soluciones del kit de herramientas para los agentes de marketing creativos. Desde Photoshop a Premiere Pro, tu equipo utiliza constantemente estos programas. Y, cada vez que necesitan responder un correo electrónico, cargar un archivo o actualizar una hoja de cálculo, tienen que salir a la fuerza de su zona de creación.

Un 25 % de los equipos creativos dedican menos de dos horas al día a hacer trabajos creativos, según revela una encuesta de iStock en 2013, realizada a 400 empleados creativos en Estados Unidos y Reino Unido. ¡No permitas que esto le pase a tu equipo!

Elige una herramienta de gestión del trabajo que se integre con Adobe Creative Cloud® Suite. Esto permitirá a los agentes de marketing creativos ver briefings creativos, dejar comentarios, cargar documentos y mucho más, directamente desde Photoshop, Premiere Pro, InDesign e Illustrator. Dejar que los creativos usen las herramientas que adoran les ayudará a mejorar su concentración y les permitirá realizar su trabajo más rápidamente.

¡Adiós, silos! Cinco herramientas que los agentes de marketing deben centralizar mediante la gestión del trabajo - Wrike

Recapitulación real: los segundos dedicados a cambiar de una pestaña a otra, a exportar archivos y a completar otras tareas administrativas son más pesados cuando gestionas hasta 400 solicitudes creativas al mes. El equipo creativo de OSF HealthCare tenía problemas para mantenerse a flote antes de encontrar la extensión de Adobe Creative Cloud® de Wrike.

“Es estupendo”, comenta Heidi Wessler, coordinadora de diseño gráfico en OSF. “Desde InDesign, solo tengo que acceder a la extensión de Wrike para ver los cambios necesarios, luego cargo la nueva muestra hasta que lanzamos una versión definitiva. Ya no tengo que adaptar la configuración PDF, exportarla al escritorio, escribir un nuevo correo, adjuntar el archivo y enviarlo. Solo hago clic en un botón para añadirlo en Wrike directamente desde InDesign y listo".

3. Dropbox (u otra herramienta de almacenamiento de archivos)

¿Cuántas veces has buscado un archivo final y te has dado cuenta de que tienes cinco diferentes? Pocas tareas de marketing causan tanta frustración como la gestión de archivos.

El uso de una herramienta de almacenamiento de archivos como Dropbox es un paso en la dirección correcta. Sin embargo, organizar los recursos y asegurarte de que tu equipo puede encontrar la última versión es complicado. Distribuir los recursos a las partes interesadas es otro obstáculo: primero tienes que localizar el archivo "final" correcto y luego redactar un largo correo electrónico para describir su estado.

La posibilidad de extraer los archivos directamente desde Dropbox para disponer de ellos en tu sistema de gestión del trabajo ahorra muchos quebraderos de cabeza a los agentes de marketing. Primero, elimina la necesidad de buscar el archivo correcto en Dropbox. Una vez que un recurso está adjunto a una tarea, todos los colaboradores pueden encontrarlo con facilidad.

En segundo lugar, minimiza los problemas de control de versiones. Los últimos archivos siempre se muestran en primer plano. Por último, mantiene los documentos en contexto, lo que permite a los agentes de marketing volver atrás y buscar comentarios de tareas anteriores y seguir la evolución de un archivo.

4. Slack

Hace menos de 30 años, los trabajadores tenían que subir las escaleras para hacer una "pregunta rápida" a un compañero". Hoy en día, solo tienes que enviarle un mensaje.

Slack es una de las aplicaciones de chat más populares de la industria tecnológica, y los usuarios pasan una media de 10 horas cada día de entre semana conectados a la aplicación. Reducir el tiempo y el esfuerzo que conlleva compartir ideas y obtener respuestas es sumamente valioso.

No obstante, los problemas afloran cuando se pierden detalles y solicitudes de proyectos en una larga cadena de mensajes cortos y sin relación. En lugar de tener que dedicar tiempo a examinar conversaciones o de atormentarte por la falta de ideas y solicitudes, elige una plataforma que use la función de diálogos de Slack.

Los diálogos pueden permitir a los usuarios rellenar un formulario breve para crear tareas en su sistema de gestión del trabajo directamente desde Slack. Algunas soluciones de gestión del trabajo también envían notificaciones de proyectos en tiempo real directamente a Slack, donde los usuarios pueden obtener vistas previas de las tareas dentro de las ventanas de chat.

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Recapitulación real: en tan solo dos años, el equipo de marketing de tan solo ocho personas de Unbounce triplicó su tamaño. Para ayudar a gestionar su creciente volumen de trabajo y mejorar la comunicación entre un equipo que ya había aumentado, Unbounce implementó Wrike.

“¡Nos ha encantado la integración de Slack!”, comenta Chelsea Scholz, directora de marketing para la promoción de la marca de Unbounce. “Tengo un equipo bastante grande y, a veces, me paso el día entero en reuniones, por lo que no entro en Wrike tanto como me gustaría. Me resulta tan cómodo abrir rápidamente mis mensajes sin leer de Slack y ver: "Vale, Tania ha acabado esto; Rebecca está trabajando en aquel moodboard; me llega un informe en cinco días".

5. Marketo

Una única campaña de marketing tiene muchos elementos móviles, desde ebooks y correos electrónicos hasta anuncios y páginas de inicio. Obtener luz verde depende de muchos factores.

Reenviar correos electrónicos de prueba a las principales partes interesadas y enviar vínculos a páginas de inicio es una complicación. Navegar hacia delante y atrás entre las cadenas de revisiones de correo electrónico y tu plataforma de automatización de marketing es todavía peor.

¿Qué te parece si pudieras capturar rápidamente y compartir fácilmente correos electrónicos, formularios o páginas de inicio con varias partes interesadas al mismo tiempo? Pues esto es posible con la plataforma de gestión del trabajo apropiada.

Una sencilla extensión de Chrome permite a los agentes de marketing realizar una instantánea de cualquier página de Marketo y crear rápidamente una tarea para solicitar la revisión y aprobación. Todos los comentarios y las modificaciones se realizan y centralizan directamente en la herramienta de gestión de proyectos.

Cuando vuelves al correo electrónico o a la página de inicio en Marketo, la extensión te recuerda que hay una tarea asociada con esta página. Un simple clic te lleva directamente a la tarea dentro de la plataforma de gestión del trabajo, para que puedas realizar los cambios necesarios.

Hay una integración para eso

La proliferación de hoy en día de las herramientas de marketing es un arma de doble filo. Aunque el uso de sistemas dedicados e innovadores aporta a los agentes de marketing una ventaja competitiva, más no siempre es mejor.

La calidad del trabajo y la productividad del equipo sufren cuando se pierde información y los empleados dedican más tiempo a cambiar de pestaña que a completar tareas. No permitas que tu equipo de marketing se convierta en un esclavo de la tecnología.

Elige una plataforma de gestión del trabajo que ayude a dividir los silos de marketing y que funcione bien con las herramientas que tu equipo ya usa. Convierte en prioridades la centralización de la información y la optimización de los flujos de trabajo y verás como tu equipo consigue más en menos tiempo.

La integración con Gmail, Slack, Adobe Creative Suite y otras herramientas destacadas es solo una de las razones por las que los agentes de marketing eligen Wrike. ¡Compruébalo por ti mismo! Descarga nuestro nuevo ebook y observa por qué a los equipos de marketing de empresas como Airbnb, Umpqua Bank y Stitch Fix les encanta Wrike.

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