Seguridad: la nueva ventaja competitiva para los equipos de servicios profesionales

Entre marzo de 2017 y 2018, se produjeron 2216 filtraciones de información y se denunciaron más de 53 000 indicentes de ciberseguridad en 65 países. Todo parece indicar que estas cifras serán mayores en el recuento de 2019.

Es comprensible que las empresas y los clientes estén preocupados por la seguridad de la información, pero ¿tienen las armas que necesitan para librar esta batalla?

Las relaciones se construyen sobre la base de la confianza, y las relaciones B2B no se quedan exentas. Sin embargo, la confianza requiere comunicación y, para los equipos de servicios profesionales, esta se ve cada vez más inhibida por los temores relativos a la privacidad. Los equipos de servicios profesionales a menudo necesitan gestionar datos confidenciales de los clientes, pero a causa de los problemas de seguridad, los clientes son reacios a proporcionar toda la información que los equipos necesitan para garantizar el éxito de su trabajo. En nuestro informe de la encuesta sobre servicios profesionales, el 60 % de los participantes estaban de acuerdo con que los asuntos relacionados con la seguridad de los datos impiden a sus equipos ser flexibles y crear mejores relaciones con los clientes.

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Las relaciones también toman tiempo, por tanto, ¿cómo puede tu equipo comenzar a generar confianza entre los nuevos clientes de manera inmediata? Proporcionando una base de operaciones segura donde los clientes puedan comunicarse, compartir datos y colaborar.

Te animamos a que, en lugar de ver la seguridad como un obstáculo, la consideres tu arma secreta para diferenciarte de la competencia. Presentamos aquí tres maneras en que tu plataforma de gestión del trabajo colaborativo puede ayudar a tu equipo a desarrollar una estrategia de seguridad que proteja los datos del cliente. Te convertirás en el héroe que ellos se merecen.

1. Ofrecer funciones de revisor invitado que permitan a los actores ​​externos realizar comentarios y aprobaciones

Imagina que estás trabajando en un proyecto y acabas de crear un documento confidencial para tu cliente. Ya sea que solo necesites sus comentarios o que el cliente quiera comentarios de alguien externo, compartir documentos confidenciales del cliente como archivos adjuntos de correo electrónico constituye un problema en muchos sentidos.

En primer lugar, obtener la opinión de un cliente cuesta bastante. De hecho, en nuestra encuesta, uno de los principales motivos de retrasos en los proyectos fue esperar los comentarios del cliente. Y los proyectos que no se ajustaban al presupuesto/cronograma fueron el motivo número uno de pérdida de clientes. Para los equipos de servicios profesionales, puede ser aún más complicado equilibrar la visibilidad y la seguridad del proyecto cuando se intenta obtener comentarios de múltiples fuentes.

Los clientes buscan asociarse con equipos de servicios profesionales que garanticen una colaboración sencilla y segura. Pero, como señalamos antes, esto no siempre es fácil. De hecho, instaurar la comunicación y los comentarios a través de conversaciones por correo electrónico, hojas de cálculo, etc., fue uno de los cinco mayores retos de trabajo.

La colaboración es fundamental para generar la confianza del cliente. Sin embargo, sin las herramientas adecuadas, tendrás que vértelas con un lío de correos electrónicos y mensajes instantáneos. La mayoría de los profesionales están enterados de los protocolos básicos de seguridad Consultants 500, como evitar archivos adjuntos o enlaces sospechosos, o descargar archivos comprimidos desde fuentes desconocidas. Pero por muy bien entrenado que esté un equipo, los archivos adjuntos a correos electrónicos siguen siendo un riesgo de seguridad por ataque de virus. Además, errores inocentes como reenviar un correo electrónico con información confidencial a la persona equivocada pueden poner en peligro a tu cliente y, desde luego, ellos se merecen algo mejor.

Wrike contribuye a que tu colaboración sea eficiente y segura

Wrike tiene una herramienta de revisión y aprobación basada en el correo electrónico. Los clientes pueden generar invitaciones seguras con la Revisión para invitados de Wrike. Un enlace protegido por contraseña lleva al revisor al documento en Wrike Proof. Los comentarios se realizan directamente sobre el documento y el cliente establece la visibilidad y los permisos de terceros. El cliente tiene el control completo de su información confidencial al tiempo que mejora el proceso de aprobación.

Supongamos que tu documento pasa por varias iteraciones. De manera sencilla puedes ocultar versiones anteriores para mejorar su enfoque y evitar confusiones. El documento también se ubica directamente en el espacio de gestión de proyectos para que los comentarios sean seguros y procesables.

A los clientes les encanta esto porque los comentarios permanecen en el mismo espacio que el proyecto, al tiempo que se optimiza la seguridad, lo que les brinda confianza y control absolutos.

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2. Establecer permisos de carpeta y proyecto para limitar la visibilidad tanto interna como externamente

Supongamos que eres una agencia con una lista de clientes que compiten entre sí. Es de vital importancia mantener seguros los proyectos de cada uno incluso asegurarlos respecto de tus propios gestores de proyecto. Si el empleado A de tu empresa puede ver la información de los clientes del empleado B, existe un riesgo de seguridad enorme. Si bien la mayoría de los empleados solo quieren trabajar por el bien de la empresa, la mejor solución es limitar los riesgos.

Los mejores equipos de servicios profesionales reducen los riesgos de este tipo utilizando carpetas con permisos personalizables dentro de los proyectos. Una plataforma de gestión del trabajo colaborativo con funciones de permiso estrictas protege la propiedad intelectual del cliente dentro de un proyecto. Los permisos de carpeta personalizables optimizan al mismo tiempo la visibilidad y la seguridad. Los permisos diferenciados basados ​​en funciones también pueden ayudar a tu cliente a determinar qué personas de su propio equipo pueden ver determinados proyectos.

¿Cuál es la clave más sorprendente de la visibilidad y la seguridad? La flexibilidad. Cuando se ofrece a los clientes estas opciones, la colaboración se mantiene en un solo lugar, pero los proyectos son independientes y seguros. Y el 18 % de nuestros encuestados de servicios profesionales calificaron «la capacidad de equilibrar garantía de seguridad con visibilidad del cliente» como la función que causaría el mayor impacto positivo en su equipo. No permitas que los miedos te impidan obtener la imagen completa o los datos de tu cliente.

Wrike te ayuda a optimizar la visibilidad y la seguridad al tiempo que brinda flexibilidad

Con Wrike, tus clientes pueden segmentar los datos del proyecto tanto interna como externamente. Pueden supervisar qué personas de su organización y la tuya tienen visibilidad y qué ven. Es tan fácil como adaptar el acceso al proyecto según la función.

Con permisos diferenciados basados en funciones, tus clientes pueden controlar el modo en que las personas interactúan con un proyecto. Pueden estar plenamente autorizados para editar, o bien pueden únicamente cambiar ciertas cosas como los títulos, o puede que solo tengan permitido ver, pero no editar. Estas funciones contribuyen de manera inmediata a fomentar la confianza de los clientes.

3. Usa la nube para permanecer flexible y cumplir los requisitos de seguridad de los clientes y, al mismo tiempo, mantener la visibilidad y la colaboración

Utilizar una herramienta SaaS para la gestión de proyectos implica tener información confidencial almacenada en la nube. ¿Qué opinas de esto? Muchas empresas se preocupan por la seguridad porque la nube parece más abierta y vulnerable. Sin embargo, a causa de estas inquietudes, puedes quedarte muy por detrás de los competidores que emplean herramientas líderes del sector para colaborar con los clientes. Lo cierto es que los equipos de servicios profesionales deben ser ágiles a la hora de adaptarse a los procesos, el estilo de comunicación y los requisitos de seguridad de los clientes. El SaaS proporciona esta flexibilidad.

Los intentos de utilizar herramientas de seguridad locales preexistentes que no aprovechan la naturaleza de la nube basada en la API dificultarán la adaptación a los clientes. La combinación de herramientas de seguridad existentes que no hablan el idioma de las API genera grandes lagunas en la visibilidad y el control. Las API permiten transferir a la perfección datos entre sistemas, lo que posibilita la colaboración en tiempo real y garantiza la seguridad y la escalabilidad de los negocios de servicios profesionales.

Todas tus funciones de seguridad deben tener una finalidad concreta: garantizar una colaboración impecable. Mientras tu plataforma de gestión del trabajo se adhiera a una estricta lista de control de seguridad, tu colaboración será segura. La seguridad en la nube brinda más tiempo de actividad y más recursos. Ahora más que nunca las empresas están invirtiendo en seguridad para la nube. Según Gartner, el gasto mundial en productos de seguridad de la información para servicios sobrepasará los 114 000 millones USD en 2018, un aumento del 12,4 %.

Tus equipos y tus clientes solo podrán gestionar trabajo con confianza y sin temores si saben que la información confidencial está protegida por un sistema de seguridad en la nube líder del sector. Además de ser la plataforma líder de gestión del trabajo colaborativo, Wrike continuamente integra nuevas herramientas y funciones para que los equipos trabajen con agilidad y, al mismo tiempo, su seguridad esté garantizada. Por ejemplo, con Wrike Lock, tú tienes las claves de tus datos de Wrike cifrados, lo que te brinda un mayor control sobre tus datos, especialmente en la nube. Deja que un equipo especializado como el nuestro trabaje para garantizar la seguridad de tus datos en la nube; de este modo, podrás centrarte en deleitar a tus clientes.

Incluye servicios de seguridad en tu lista de servicios profesionales

En nuestro Informe de la encuesta sobre servicios profesionales, el 77 % de los encuestados dijeron que tienen instaladas herramientas para garantizar la seguridad de los datos de los clientes. Pero ante la creciente incidencia de fallos de seguridad, ¿crees que puedes permitirte formar parte del 23 % que no dispone de estas herramientas?

La seguridad es un factor diferenciador que no solo fortalece a las empresas de servicios profesionales para eludir los ataques cibernéticos, también ayuda a sobresalir entre la multitud. Cuando tu plataforma de gestión del trabajo es segura, tú y tus clientes disponéis de un espacio seguro para crear estrategias exitosas. Con independencia de la herramienta de gestión del trabajo que elijas, asegúrate de que te permite tanto gestionar proyectos de clientes como proporcionar la mejor protección del sector a fin de garantizar una colaboración integral.

¿Listo para dotar a tu equipo de servicios profesionales con un arma secreta? Echa un vistazo a nuestro nuevo ebook a continuación. Encuestamos a más de 1000 profesionales del sector para comprender sus principales desafíos de gestión del trabajo. Gracias a los conocimientos obtenidos a partir de las respuestas, ¡puedes hacer que tu negocio alcance hoy mismo otro nivel!

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