Herramientas de colaboración a distancia: las mejores funciones de Wrike para equipos
Las herramientas de colaboración a distancia como Wrike ayudan a los equipos a mantenerse unidos y ser productivos, incluso cuando están separados. Más información sobre sus funcionalidades.
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
Trabajar para un adicto al trabajo: 10 estrategias para conservar la cordura
¿Alguna vez has trabajado para un adicto al trabajo? Vives pegado al teléfono, compruebas compulsivamente las notificaciones de correo electrónico a las 3 de la mañana y hace tiempo que dejaste de hacer planes para el fin de semana porque tenías que cancelarlos a última hora. Mientras que hay personas que se dedican en cuerpo y alma a sus trabajos y les apasiona proponerse y conseguir objetivos agresivos, esa mentalidad tan activa no es adecuada para todo el mundo. Si necesitas una clara separación entre la vida laboral y familiar, trabajar para un adicto al trabajo puede ser estresante, ya que puede que te sientas obligado a adoptar su actitud y hábitos, lo que pone en peligro tu propia cordura. Si te sientes presionado para saltarte el descanso del almuerzo, responder a correos electrónicos a media noche y llevarte montones de trabajo a casa, sáltate el momento del café y lee nuestros 10 consejos para trabajar para un adicto al trabajo. 1. Recuerda que tu estilo de trabajo es válido. Incluso aunque des el 100 % en la oficina, puede que te empieces a sentir como si no hicieras suficiente solo por no responder al correo electrónico a todas horas, o por no haberte llevado el portátil de vacaciones. Recuerda que el valor de tu trabajo se basa en la calidad de tus aportaciones, no solo en la cantidad, y que no es necesario dedicar 80 horas a la semana para ser un buen empleado. 2. No des por supuesto que, porque tu jefe sea un adicto al trabajo, se espera lo mismo de ti. Lo más probable es que entienda que su estilo de trabajo no es válido para todo el mundo. ¡Comunícate! Dile cómo y cuándo se puede poner en contacto contigo cuando estés fuera de la oficina y en qué circunstancias. Si tu jefe sabe que se te puede localizar cuando sea realmente necesario, puede que se ponga menos nervioso al saber que estás disponible todo el tiempo. 3. Decide cuáles son tus límites y comunícaselos. Si tu jefe espera que estés disponible constantemente, tendrás que emplearte a fondo para proteger tu tiempo personal. Un buen jefe comprenderá que si el trabajo (y el trabajador) sufre, es necesario introducir cambios. Si asumes demasiadas responsabilidades y no eres eficaz en el trabajo, dile a tu jefe que estás abarcando demasiado y prepara las soluciones que le puedes proponer. Elabora una lista de los proyectos que crees que otro compañero podría sacar adelante mejor o sugiérele cómo mejorar los procesos y agilizar las labores más tediosas. 4. Una vez definidos los límites, respétalos. Incluso aunque hayas hablado con tu jefe sobre la conciliación laboral y personal, lleva tiempo acabar con los viejos hábitos, por lo que tendrás que recordarle vuestro acuerdo varias veces. Si los viernes por la tarde te sigue asignando tareas que se entregan el lunes por la mañana, no temas decirle "lo siento, tengo otros compromisos este fin de semana". 5. Haz planes al salir del trabajo. Apúntate a clases de spinning a las 6 de la tarde o di que tienes que coger el tren de las 5:25. Si te propones parar radicalmente, no terminarás quedándote hasta más tarde progresivamente porque te sientes presionado a hacerlo, o porque sigues recibiendo tareas que hacer. Además, tus compañeros de trabajo y el jefe aprenderán a anticiparse y aceptar tu tiempo personal al salir de la oficina. 6. Considera la opción de cambiar de horario. ¿Trabajar de 10 de la mañana a 7 de la tarde hace que parezca que trabajas más? La gente tiende a notar más la presencia de quienes se quedan unas horas más tras la hora de cierre que la de aquellos que llegan antes, aunque el número de horas de trabajo sea el mismo. 7. Ofrece tu ayuda cuando sea necesario. Es bueno definir límites saludables, pero no te obceques cuando el equipo realmente te necesite. Lo más probable es que tengas que echar horas de noche en la oficina o que un gran proyecto acabe ocupando la tarde del domingo alguna que otra vez. Siempre que eso no ocurra todos los fines de semana, muéstrate dispuesto y cortés, y ofrece tu ayuda al equipo cuando sea importante. 8. Mantén un registro de tus logros y tu productividad. Cada vez que taches una tarea de la lista de asuntos pendientes o cuando cierres con éxito un gran proyecto, apúntalo para poder probar que tienes merecido el descanso por las tardes y los fines de semana. Si estás comprometido con tu trabajo, eres eficaz y ofreces buenos resultados, al final las horas dejarán de ser un problema. 9. Pide consejo. Los adictos al trabajo pasan mucho tiempo en la oficina y probablemente conozcan todos los pormenores, por lo que son una valiosa fuente de conocimiento y asesoramiento para ti. Aprovecha su conocimiento pidiéndoles consejo, especialmente acerca de proyectos difíciles. 10. Céntrate en lo positivo. Trabajar para un jefe adicto al trabajo puede ser positivo, ya que puede fomentar la adquisición de nuevas habilidades, ofrecerte la oportunidad de afrontar proyectos de perfil alto y ponerte en el punto de mira de cara a futuros ascensos. Si estas dispuesto a dedicar unas horas extra, podrás embarcarte en una emocionante aventura. Reclama tu equilibrio entre vida laboral y personal Lo bueno es que no tienes que trabajar constantemente para impresionar a tu jefe adicto al trabajo. Consulta nuestro archivo de Preguntas y respuestas de la autora de Overwhelmed Brigid Schulte para conocer el secreto de un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. Fuentes: Forbes.com, Fortune.com, TheProductivityPro.com, The Wall Street Journal
Cinco pasos para implementar una herramienta de colaboración para equipos creativos
Eres director creativo. Tienes demasiados proyectos, el personal ya está trabajando más tiempo de la cuenta y no tienes ni idea de cómo sacar el trabajo adelante de forma rápida y eficaz con el sistema actual. ¿A qué puedes recurrir? Las soluciones colaborativas de gestión de trabajo ayudan a reducir el tiempo que el equipo pierde asistiendo a reuniones extraordinarias, gestionando una increíble cantidad de correos electrónicos y buscando sin rumbo fijo los últimos elementos adjuntos y productos creativos actualizados. Lo que es más importante, una herramienta de colaboración eficaz dejará más tiempo para que el personal creativo SEA más creativo, en lugar de tener que encargarse de localizar especificaciones del proyecto o enviar correos electrónicos. Los equipos creativos están ocupados, es gente atareada, ya estén consiguiendo clientes nuevos o haciendo malabares con pedidos interminables. No tienen tiempo para probar nuevas herramientas simplemente porque no pueden permitirse que fallen. Antes de comprometerte con una solución de gestión de trabajo y lanzarte de cabeza, lee esta guía que te ayudará a asegurarte de que el ocupado equipo creativo ha adoptado correctamente la opción elegida. ¡Ponte en marcha y crea! 1. Define los procesos para utilizar la herramienta Sabes qué hacer y cómo. Por lo tanto, como pionero en la adopción y paladín último de la herramienta, toma ese conocimiento y crea un conjunto de reglas definidas para el modo en que el equipo utilizará la nueva herramienta, de forma que sepa qué puede esperar de ella. Crea un documento que explique: Qué funciones se utilizarán y cómo se hará. Algunas herramientas incluyen muchas funciones, pero puede que no las necesites todas. Elabora una lista de funciones que usará el equipo y la forma exacta en que ayudará al equipo a sacar el trabajo adelante. Cómo organizar el trabajo. La herramienta de colaboración debe ofrecer un sistema de organización de tareas en carpetas o proyectos para que el trabajo no se disperse sin rumbo por la herramienta. Decide si el equipo organizará el trabajo por el tipo de producto, cliente que lo solicita, diseñador asignado o todo lo anterior. Lo que más convenga en tu caso. Cómo nombrar el trabajo. Configurar una convención de nomenclatura coherente ayudará a los empleados a entender qué obtendrán cuando abran una tarea. Configura un sistema que incluya reglas como: Iniciar/finalizar las tareas con [Nombre de cliente] Iniciar las tareas con un verbo como, por ejemplo, "Crear" o "Actualizar" Iniciar/finalizar con una estimación de tiempo que llevará la tarea, por ejemplo, [2hrs] Cómo organizar los elementos adjuntos. Acuerda con el equipo el lugar en el que se guardarán los documentos y los archivos creativos para asegurarte de que estos no se pierdan. ¿Se guardarán en una carpeta todos juntos? ¿Se adjuntarán en el nivel de la carpeta, el proyecto o la tarea concreta? ¿Hay una unidad compartida en la que se guarden actualmente todos los archivos? ¿Cómo nombrarás a los productos creativos para que resulten fáciles de identificar? Una vez finalizado un proyecto, ¿las versiones finales de los productos creativos se guardarán en algún lugar concreto? Programación de reuniones recurrentes. Si el equipo asiste a reuniones recurrentes, prográmalas en la herramienta. No es absolutamente necesario, pero si lo haces, conservarás todo el trabajo colaborativo (y una reunión debería considerarse como tal) en un espacio cohesivo. Sugerencia: crea una carpeta llamada "Reuniones" que incluya subcarpetas para diferentes tipos de reuniones (si procede). A continuación, en esta carpeta, crea una tarea con la fecha y el título de la reunión, asígnala a todos los asistentes a la reunión, define la fecha y conviértela en una tarea recurrente. Cuando se celebren estas reuniones, toma notas de ella en esta tarea, de forma que todos tengan acceso inmediato a ellas y puedan añadir más información si fuera necesario. 2. Introduce un pequeño grupo principal de prueba Cuando hayas descrito los procesos para usar la herramienta, se supone automáticamente que has creado la mejor forma de uso para todo el equipo. Recibirás información, tal y como sucede con los clientes de un proyecto. Incorpora un pequeño grupo principal de primeros usuarios en la herramienta, explica los procesos definidos, ofrece formación sobre las funciones y cómo usar la herramienta, y pídeles que empiecen a usarla de inmediato para colaborar en un proyecto pequeño o grande. Véndeles las ventajas de utilizar la herramienta y los procesos nuevos, y anímales a que la prueben a conciencia para que adquieran confianza en la nueva herramienta y, de este modo, minimizar el riesgo de volver al estilo de trabajo anterior. 3. Modifica los procesos para mejorarlos A medida que avance el proyecto, pide al equipo que añada o modifique los procesos preliminares cuando lo consideren oportuno antes de implementar la herramienta en el resto de los miembros del equipo. Si tienen sugerencias de formas más adecudas de usar las funciones, pon un nombre a las carpetas, las tareas, etc., e incorpora los comentarios en el documento de procesos. Los miembros del equipo deben tener la última palabra acerca de cómo usar la nueva herramienta de colaboración, ya que serán ellos los que trabajen con ella a diario. 4. Implementa la herramienta para todo el equipo Una vez que tanto tú como el grupo de prueba estéis seguros de haber creado una forma sostenible de implementar y utilizar la herramienta de colaboración, ha llegado momento de la verdad. Implementa la herramienta para todo el equipo de la misma forma que lo hiciste con el pequeño grupo de prueba. Comparte la documentación de los procesos, ofrece formación al equipo y pídeles que empiecen a utilizar la herramienta de inmediato para colaborar en nuevos proyectos. 5. Continúa modificando los procesos según sea necesario Como siempre, sigue pidiendo opiniones. Si alguien tiene alguna idea acerca de cómo puede el equipo utilizar mejor una función, ten en cuenta todas las ideas en beneficio del equipo y con el propósito de alcanzar los objetivos finales. Cuando no funcione un proceso, crea una solución y, a medida que vayas realizando ajustes, comprueba con el equipo mensual o trimestralmente si el problema se ha solucionado. Si utilizas una herramienta de colaboración SaaS, es probable que la empresa publique actualizaciones, mejoras y nuevas funciones regularmente. Plantéate siempre si debes implementar las nuevas funciones en el flujo de trabajo para una mejor colaboración del equipo. No todas las funciones satisfarán las necesidades del equipo, por lo que solo debes actualizar los procesos en caso de que creas que mejorarán la forma de trabajar del equipo. Ayuda al equipo a trabajar mejor juntos Sigue estos cinco pasos para asegurarte de que el equipo creativo pueda adoptar correctamente la nueva herramienta de colaboración, de forma que puedan trabajar mejor y dedicar más tiempo a la CREACIÓN en lugar de al mantenimiento de sus bandejas de entrada. Si tienes más información acerca de qué funciona y qué no funciona al implementar una herramienta de colaboración en un equipo creativo, incluye tus opiniones en la sección de comentarios que aparece a continuación. Si accedes al mercado para conocer nuevas herramientas de colaboración, descarga nuestra guía gratuita para el comprador de software de colaboración. En ella encontrarás preguntas y funciones que debes valorar antes de comprar.
Cinco formas de utilizar herramientas de colaboración de Google para un trabajo en equipo eficaz
Los trabajadores más jóvenes están muy familiarizados con la suite de colaboración de Google.. Esto te puede servir para empezar cómodamente a animar a sus compañeros de equipo a que trabajen a través de la nube. A continuación te ofrecemos cuatro claves para sacar el máximo partido al uso de Google Drive para la colaboración.
Cómo gestionar las cargas de trabajo de los empleados para eliminar el estrés
La gestión de la carga de trabajo de los empleados puede ser difícil, especialmente cuando se trabaja en varios proyectos a la vez. Descubre cómo gestionar proyectos y cargas de trabajo de manera efectiva con Wrike.
Cómo garantizar el equilibrio perfecto entre vida laboral y personal en las grandes empresas
Cuando tienes una agenda ocupada, puede ser difícil lograr un equilibrio entre la vida laboral y la personal. No tener en cuenta la conciliación de ambas puede hacer que los empleados se sientan agotados e insatisfechos. Descubre estos consejos para empleados y sus empleadores sobre cómo conciliar la vida laboral y la personal con Wrike.
7 técnicas para mejorar tus sesiones de brainstorming
El intercambio de ideas es el primer paso en la fase de exploración de un nuevo proyecto, por lo que es importante estar abierto a todo tipo de ideas y posibilidades. Echa un vistazo a estas técnicas y recuerda: la clave de las sesiones de intercambio de ideas es la cantidad, no la calidad.
7 terrores del trabajo en equipo y cómo corregirlos
Desde los albores del hombre, el trabajo en equipo y la cooperación han sido los métodos preferidos maximizar la productividad. Desde las pirámides de Guiza hasta el puente Golden Gate, tenemos confianza plena en los equipos de ingenieros y arquitectos que crean esas majestuosas obras de arte. Sin embargo, donde hay trabajo en equipo, se exige también trabajo para conseguir ser un equipo eficaz. Demasiadas voces y opiniones contrarias pueden provocar fuertes dolores de cabeza y hacer que la productividad se quede en punto muerto. Suma a eso los egos, las políticas y la holgazanería y obtienes la receta perfecta para el desastre. A continuación, presentamos 7 situaciones que perjudican a la armonía de tu equipo: 1. Anclaje ¿Alguna vez has formado parte de una sesión de intercambio de ideas en grupo en la que, una vez se comparten dos o tres ideas, las nuevas ideas dejan de fluir y el grupo cae en una especie de desconexión? Eso es el anclaje. El equipo se queda mentalmente atascado en las primeras ideas y deja de pensar en nuevas soluciones. Evita la trampa del anclaje con estos 7 trucos para las sesiones de intercambio de ideas, incluyendo también el «brain writing» o sesión para escribir ideas. 2. Pensamiento colectivo Esta dificultad surge cuando la mayoría del grupo se conforma con una idea, en contra de sus propios intereses y conocimientos, quizá por razones de pereza, por miedo a ser juzgado, por limitaciones de tiempo o por verse sometido a la presión de los compañeros, ejercida por otros miembros del grupo. Debido a que este es otro riesgo común de las sesiones de intercambio de ideas, algunas técnicas como la de la escalera y el todos contra todos animan a los miembros del equipo a compartir sus pensamientos antes de que se decida el curso de una acción. 3. Gandulería social «Si no lo hago yo, seguro que lo hará por mí alguien de mi equipo». Si alguna vez te has dicho esto a ti mismo, entonces eres culpable de la gandulería social. No le des una palmadita a tu pereza todavía, ¡podría costarle a tu equipo una productividad valiosa! La gandulería social consiste en esforzarse menos en un proyecto en equipo que lo que te esforzarías en una tarea individual. Esto obliga a los miembros de tu equipo a atender ese trabajo, con la posibilidad de que se molesten contigo. Una manera de evitar esto es dividir el proyecto en varias tareas individuales y asignar determinados pasos a cada miembro del equipo. Descubre cómo Wrike puede ayudarte a asignar las tareas y delegar los grandes proyectos. 4. Conflicto irresoluble Incluso los equipos con más éxito sufren a veces conflictos debido a las diferencias en opiniones, perspectivas y experiencias. No obstante, si no se encuentra un modo de resolver el conflicto, entonces el conflicto afecta al resultado de tu proyecto. Un conflicto irresoluble puede ser la consecuencia de unas expectativas y objetivos para el proyecto que nos ocupa que estén poco claros. Por lo tanto, evítalo comunicando claramente los objetivos al equipo y ayudando a que todos entiendan su papel. 5. Sesgo de confirmación El sesgo de confirmación es la tendencia a aceptar solamente la información o evidencia que confirma tus propios prejuicios. Este prejuicio puede convertirse rápidamente en un obstáculo cuando intentes limar asperezas en un conflicto o justificar una decisión, además de puede provocar potencialmente el efecto halo/cuerno (ver a continuación) y poner en riesgo una buena toma de decisiones. Para mantener a raya estos prejuicios, reta a tus creencias y juega a ser el abogado del diablo. La técnica de Seis sombreros para pensar también puede ayudarte a ver una perspectiva distinta del problema. 6. Efecto halo/cuerno El modo en que percibes a una persona afecta en gran medida a cómo interactúas con ella. Si una persona da una primera impresión mala o hace un comentario fuera de lugar que te hace pensar mal, esto puede provocar que te crees un prejuicio inconsciente contra ella. Y cuando esa persona emita una opinión, podrías ser automáticamente más crítico con ella que lo que serías normalmente. Esto puede tener también el efecto contrario. Cuando alguien que te gusta comparte su opinión, podrías tender a estar de acuerdo con ella. Al tomar decisiones de equipo importantes, intentar ser consciente de estos prejuicios y concéntrate en el mejor resultado para el equipo. 7. Efecto de sobreconfianza Tus percepciones y experiencias te moldean de manera inevitable (pero también provocan que te formes prejuicios mentales que dan como resultado una toma de decisiones con fallos). El efecto de sobreconfianza ocurre cuando aceptas o rechazas una idea basándote meramente en una intuición, sin evidencias que la respalden. (De hecho, hay estudios que demuestran que es más probable que los empresarios caigan en estas falacias mentales, rechazando las ideas de otros por la falsa creencia de que ellos saben lo que es mejor). ¡No caigas en esta trampa mental! Investiga siempre las nuevas informaciones y busca pruebas objetivas para combatir el sesgo de confirmación (y, con suerte, aprender también algo nuevo). ¿Con qué otras dificultades del trabajo en equipo te has encontrado? Nos encantará saber con tus comentarios cómo resolviste los problemas del trabajo en equipo.
Tres pasos para emplear el poder de la colaboración entre equipos
La colaboración entre equipos aprovecha todo el potencial de un negocio para hacer que surjan nuevas perspectivas e impulsar planes ambiciosos. A continuación se indican tres pasos para conseguir un equipo más colaborativo.
2019: Balance del año
Antes de recibir el nuevo año, en Wrike queremos recordar los momentos culminantes del año pasado y dar las gracias a nuestros clientes, socios y usuarios de Wrike que hicieron de 2019 un año maravilloso. Sigue leyendo y sumérgete en estas magníficas estadísticas sobre nuestro año.
5 habilidades imprescindibles en el currículo del gestor de proyectos para este 2015
Si vas a acceder al mercado laboral este año, ya sea por primera vez o para reorientar tu carrera, quizá te estés preguntando cómo hacer que tu currículo destaque entre los demás. Asegúrate de que estas 5 habilidades fundamentales figuran en él si quieres conseguir entrevistas en las empresas más punteras de tu lista. Habilidades fundamentales en tu currículo como gestor de proyectos: 1. Experiencia en gestión ágil de proyectos: Hace tiempo que la metodología «ágil» dejó de ser la recién llegada para convertirse en la más popular del barrio. Y con la nueva «Internet de las cosas» y el inminente boom del sector de la tecnología ponible, los equipos de desarrollo en particular tendrán que responder rápidamente a un flujo constante de datos que aportará nueva información sobre los intereses de los clientes. La experiencia en gestión ágil será dentro de poco un requisito para los gestores de proyectos, no una medalla de la que alardear. 2. Estrategia empresarial: Ya no basta con saber responder al cambio: tienes que verlo venir. Dado el acelerado ritmo del mundo de los negocios y las cambiantes demandas del mercado, los gestores de proyectos deberán entender de estrategia empresarial a fin de poder anticiparse a las transformaciones del mercado y estar listos cuando estas se produzcan. 3. Gestión y evaluación de riesgos: En la actual coyuntura de recuperación de la economía global, las empresas no pueden permitirse asumir riesgos innecesarios ni ver fracasar sus proyectos. La capacidad de calcular con seguridad una cantidad aceptable de riesgos y de evaluar y gestionar posibles amenazas (y oportunidades) con objeto de lograr el mejor resultado posible será en el futuro una habilidad primordial para los gestores de proyectos. 4. Gestión de recursos: Puesto que las empresas navegan por mercados cada vez más complejos, sus estrategias de negocio —y los proyectos para implementarlas— se están volviendo cada vez más ambiciosas y sofisticadas. Un proyecto complejo implica con frecuencia equipos de trabajo más grandes que dirigir, más recursos que coordinar y más grupos de interés a los que satisfacer. 5. Capacidad demostrada para combatir los requerimientos imprevistos: Los recursos son ajustados, la complejidad del proyecto va en alza y la velocidad de ejecución es más importante que nunca. Los gestores de proyectos que sepan mantener estos últimos encauzados y además lidiar eficazmente con requerimientos imprevistos resultan cada vez más valiosos para sus empresas. Destaca en tu currículo cualquier proyecto para el que elaboraras una declaración de objetivos y condiciones detallada (y te ciñeras a ella). Habilidades fundamentales para el éxito en gestión de proyectos ¿Cuáles crees que son las habilidades más importantes que ha de tener un gestor de proyectos? Comparte tus ideas con otros colegas en los comentarios. Referencias: ESI-intl.co.uk, project-management.com, pmi.org, cio.com