Wenn Sie ein virtuelles Team leiten, dann verfügen Sie wahrscheinlich schon über ein gut ausgestattetes Tool-Kit, das Ihnen die Arbeit erleichtert. Sie verfügen über ein Projektmanagement-Tool, über ein Collaboration-Tool und ein Kommunikations-Tool (oder sogar über alle 3 Tools in einer Plattform?). Aber plötzlich bleiben Sie stecken: Jetzt, da ich all diese Tools habe, wie REDE ich am besten mit meinem Team?

Philosophen und Forscher haben ihre Mitmenschen beobachtet und Unmengen von Kommunikationstipps erstellt, schon lange bevor Sie oder ich auf die Welt kamen. Aber da unsere Zusammenarbeit immer mehr auf virtuellen Methoden basiert, ist es absolut notwendig sich an virtuellen Kommunikationstipps zu orientieren.

Wir erklären Ihnen jedes einzelne W der 5 Ws der virtuellen Kommunikation, damit Sie sich sicher sein können, dass Ihre Nachricht absolut verständlich ist und richtig ankommt, wenn Sie sich mit anderen über einen Bildschirm unterhalten.

Beachten Sie mit WEM Sie sprechen

Mit der virtuellen Kommunikation besteht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie irgendwann jemandem eine Nachricht schicken, der nicht die gleiche Muttersprache spricht wie Sie. In diesem Fall sollten Sie Ihre Ausdrucksweise an einen eventuell weniger fortgeschrittenen Wortschatz anpassen: Ja, es könnte sein, dass der Empfänger Ihre Worte googelt. Ja, der Empfänger könnte vielleicht herausfinden, was sie meinen, auch wenn er die Nachricht beim ersten Durchlesen nicht verstanden hat. Aber warum wollen Sie es kompliziert machen, wenn Sie Ihrem Empfänger mit leicht verständlicher Kommunikation das Leben einfacher machen können? Es ist höflich Ihrem Empfänger gegenüber und mit ein bisschen Höflichkeit kommt man sehr weit!

Bedenken Sie WAS Sie sagen

Wie lesen Sie Folgendes: "Okay..." im Vergleich zu "Okay!" Ich würde sagen, dass das erste Okay etwas zögernd klingt, während das zweite Begeisterung zum Ausdruck bringt. Wenn Sie persönlich mit jemandem reden ist die Körpersprache von großem Vorteil, um genau das auszudrücken, was Sie meinen. Online ist das wesentlich schwieriger! Ihre Wortwahl und Zeichensetzung muss mit viel Bedacht gewählt werden, weil beides die Aussage stark verändern kann. Da Ihr Empfänger die Möglichkeit hat, jeden Buchstaben zu analysieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie genau das sagen, was Sie wollen, ohne weitere Interpretationsmöglichkeiten. Verwenden Sie Ausrufezeichen. Setzen Sie ein Smiley an das Satzende. Machen Sie es deutlich, wenn Sie es scherzhaft meinen. Wenn Sie etwas verwirrt oder weniger erfreut über etwas sind, ok, dann verwenden Sie einfach die Auslassungspunkte am Ende des Satzes...

Wählen Sie WO Sie es sagen

Verfügt Ihr Büro inzwischen über ein Kommunikations-Handbuch? Wenn Sie sich über mehrere Kommunikations-Tools mit Ihrem Team verständigen, sollten Sie die verschiedenen Anwendungsfälle genau festlegen. Benutzen Sie Ihr Instant-Messenger-Tool für informelles Chatten. Verwenden Sie Ihr Projektmanagement-Tool für aufgaben- und projektbezogene Kommunikationen. E-Mails sollten Sie ausschließlich an Leute schicken, die keinen Zugang auf Ihr Projektmanagement-Tool haben. Indem Sie Ihre Kommunikation unterteilen und an verschiedenen Orten speichern, wissen Sie immer, wo Sie die Informationen eines bestimmten Gespräches finden können.

Überlegen Sie, WANN Sie Ihre Nachricht abschicken

Sie sollten vermeiden jemanden um 14:00 Uhr eine Nachricht zu schicken, um darüber zu informieren, dass die Aufgabe um 17:00 Uhr erledigt sein muss. Wenn Sie doch noch bis Dienstag brauchen, um Ihre Deadline zu erreichen, dann teilen Sie es nicht erst am Montag mit. Hierbei handelt es sich nicht nur um allgemein schlechte Kommunikation, sondern mit virtueller Kommunikation gehen Sie zusätzlich das Risiko ein, dass der Empfänger Ihre Nachricht nicht rechtzeitig erhält. Schlechte Planung kann mit virtueller Kommunikation sogar noch schlimmere Auswirkungen haben.

Auch sollten Sie die Zeitplanung nicht außer Acht lassen. Hinterlassen Sie keine dringenden Nachrichten, wenn Sie wissen, dass der Empfänger sich im Tiefschlaf befindet und es ist garantiert auch keine gute Idee, jemandem eine schlechte Nachricht per E-Mail zu schicken, wenn es womöglich das Erste ist, was Ihr Empfänger liest, sobald er morgens die Augen aufmacht. Ebenfalls sollten Sie vermeiden Ihre Wut wochenlang runter zu schlucken, bis Sie vor Wut überschäumen, da Ihren Kollegen die nonverbalen Signale vorenthalten werden und  sie unmöglich merken können, dass Sie verärgert sind. Darum ist es sehr wichtig, im Voraus Ihre Gefühle klar und deutlich auszudrücken. Zeitplanung kann ausschlaggebend sein, wenn man eine Nachricht verschickt und sollte online genauso ernst genommen werden.

Überlegen Sie WARUM Sie es sagen

Muss es unbedingt gesagt werden? Wie man zu sagen pflegt: Wenn es einmal im Internet ist, bleibt es dort auf alle Ewigkeiten. Bevor Sie eine Nachricht mitten in einem Wutanfall oder voll von sarkastischer Frustration hinterlassen, versichern Sie sich, dass es Ihnen nichts ausmachen würde, wenn jemand diese Nachricht innerhalb einer Woche, einem Monat oder erst nächstes Jahr liest. Wenn es eine freundlichere Art gibt sich auszudrücken, dann ist das die bessere Wahl.

Lassen Sie sich Zeit!

Das nächste Mal, wenn Sie mit jemanden online sprechen, gehen Sie die 5 Ws von WER, WAS, WO, WANN und WARUM durch, bevor Sie auf die Eingabetaste drücken. Da Sie nicht wie bei einem persönlichen Gespräch unter Druck stehen, sofort antworten zu müssen, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Nachricht zu überarbeiten und zu bearbeiten, damit Sie sich nicht für Ihre Nachrichten schämen müssen.

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