Was ist eine Machbarkeitsstudie im Projektmanagement?

Bevor eine Führungskraft grünes Licht für ein Projekt gibt, das Tausende (oder mehrere Millionen) Euro kosten könnte, wird sie auf jeden Fall eine Machbarkeitsstudie anfordern. Doch was ist eine Machbarkeitsstudie im Projektmanagement? Im Rahmen einer Machbarkeitsstudie wird ermittelt, ob ein Projekt überhaupt gute Erfolgschancen hat. Normalerweise wird sie durchgeführt, bevor mit der Arbeit an einem Projekt, einschließlich der Planung, begonnen wird. Sie ist einer der wichtigsten Faktoren, wenn nicht überhaupt der wichtigste Faktor, bei der Entscheidung für oder gegen die Durchführung eines Projekts. Im Rahmen der Studie wird (gegebenenfalls) der Markt für das Projekt ermittelt; es werden wichtige Ziele für das Projekt auf Grundlage von Marktforschungsergebnissen hervorgehoben; es werden potenzielle Probleme identifiziert und alternative Lösungen angeboten und unter Berücksichtigung von Zeit, Budget, Rechts- und Personalanforderungen wird bestimmt, ob ein Projekt nicht nur machbar, sondern auch vorteilhaft für das Unternehmen ist.

Projektmanager sind zwar nicht unbedingt für die Durchführung der Machbarkeitsstudie verantwortlich, aber sie können sie zu Beginn des Projekts als kritischen Leitfaden heranziehen. Sie können damit die Projektparameter, die geschäftlichen Ziele und die Risikofaktoren besser verstehen.

Zentrale Punkte einer Machbarkeitsstudie

Eine Machbarkeitsstudie im Projektmanagement geht für gewöhnlich auf folgende Punkte ein:

Technische Kapazität: Verfügt das Unternehmen über die technischen Kompetenzen und Ressourcen für die Durchführung des Projekts?
Budget: Hat das Unternehmen die nötigen finanziellen Ressourcen für das Projekt und bietet die Kosten-Nutzen-Analyse eine ausreichende Grundlage für seine Durchführung?
Rechtmäßigkeit: Welche rechtlichen Anforderungen gelten für das Projekt und kann sie das Unternehmen erfüllen?
Risiken: Welche Risiken sind mit dem Projekt verbunden? Sind die erwarteten Vorteile es wert, diese Risiken einzugehen?
Operative Machbarkeit: Wird das Projekt in dem geplanten Umfang den Anforderungen des Unternehmens gerecht, da Probleme gelöst und/oder erkannte Chancen genutzt werden?
Dauer: Kann das Projekt in einem annehmbaren Zeitraum abgeschlossen werden, der vorteilhaft für das Unternehmen ist?

Durchführung einer Machbarkeitsstudie

Zur Erstellung eines Berichts werden bei einer Machbarkeitsstudie mehrere Schritte ausgeführt. Dazu zählen für gewöhnlich:

Vorläufige Analyse: Vor einer zeitaufwendigen Machbarkeitsstudie führen viele Unternehmen eine vorläufige Analyse durch, bei der das Projekt vorab geprüft wird. Mit dieser vorläufigen Analyse soll ermittelt werden, ob es unüberwindbare Hindernisse gibt, die eine Machbarkeitsstudie nutzlos machen würden. Wenn keine solchen Hürden erkannt werden, wird die aufwendigere Machbarkeitsstudie durchgeführt.
Festlegung des Umfangs: Es ist wichtig, den Umfang des Projekts zu beschreiben, damit auch der Umfang der Machbarkeitsstudie klar ist. Dazu müssen zum Beispiel die Anzahl und die Zusammensetzung interner Stakeholder und externer Kunden ermittelt werden. Auch die potenziellen Auswirkungen des Projekts auf alle Unternehmensbereiche müssen unbedingt untersucht werden.
Marktforschung: Projekte werden nicht in einem Vakuum durchgeführt. Deshalb muss bei der Machbarkeitsstudie die vorhandene Konkurrenz am Markt überprüft und bestimmt werden, ob das Projekt auf dem Markt realisierbar ist.
Finanzielle Bewertung: Im Rahmen der Machbarkeitsstudie werden die Kosten des Projekts, zum Beispiel für Geräte oder andere Ressourcen, die erforderlichen Arbeitsstunden, die erwarteten Vorteile des Projekts, der Zeitplan bis zur Amortisierung des Projekts, die finanziellen Risiken in Verbindung mit dem Plan und – was sehr wichtig ist – die potenziellen finanziellen Folgen eines Misserfolgs bewertet.
Probleme und alternative Lösungen: Wenn die Studie auf potenzielle Probleme stößt, werden alternative Lösungen analysiert, mit denen das Projekt trotzdem erfolgreich durchgeführt werden kann.
Neubewertung der Ergebnisse: Die Machbarkeitsstudie wird ganzheitlich und unvoreingenommen überprüft. Das ist vor allem dann wichtig, wenn die Machbarkeitsstudie schon vor einiger Zeit durchgeführt wurde.
Entscheidung für oder gegen das Projekt: Am Ende der Machbarkeitsstudie werden die nächsten Schritte empfohlen, also ob das Projekt durchgeführt werden sollte oder nicht.