Content-Freigabe kann manchmal in eine Odyssee ausarten, die man gerade in einem viel beschäftigten Marketing-Team nicht gebrauchen kann. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten schon den ganzen Monat für das Customer Success Team an einem kreativen Marketing-Video, das in der nächsten Woche veröffentlicht werden soll. Es hat mehrere Tage gedauert, die Stakeholder zu ermitteln, die eine (wie Sie meinen) endgültige Freigabe erteilen werden, doch diese teilen Ihnen stattdessen mit, dass das Customer Success Team noch einen Blick darauf werfen soll.

Das CS-Team schlägt eine Reihe von Änderungen vor. Sollen Sie diese Änderungen durchführen, obwohl das Video bereits von der Führungsspitze freigegeben wurde? Und wenn Sie das gemacht haben, soll das Video dann zur nochmaligen Freigabe wieder an die Führungsspitze zurück, obwohl das die Veröffentlichung verzögern könnte?

Wenn Sie sich auch schon mal in einer solchen „Freigabe-Zwickmühle“ befunden haben, stehen Sie damit nicht alleine da. Auch mit den heute erweiterten Kommunikations-Tools, die heutzutage verfügbar sind, stellen die Prozess zur Content-Freigabe eine große Herausforderung dar.

E-Mail-Unterhaltungen und Messenger-Chats zu durchkämmen, um Freigaben aufzuspüren, ist zeitaufwändig und chaotisch. Und wenn nicht einmal klar ist, wer für welche Freigabe zuständig ist, kann das zu unzufriedenen Stakeholdern und Änderungen in letzter Minute führen. Zwischen dem Brainstorming neuer Themen, der Arbeit an mehreren Entwürfen und der Veröffentlichung fertiger Produkte haben Sie für diese Verzögerungen einfach keine Zeit. Das bestätigt auch unsere Arbeitsmanagement-Umfrage, in der satte 49% der befragten Arbeitnehmer sagen, dass „das Warten auf den Input anderer“ das größte Produktivitätshemmnis ist.

Nachdem Content konzipiert und erstellt wurde, muss daher umgehend ein effizienter Freigabeprozess folgen. Jeder Freigabeprozess hat seine Tücken – vor allem, wenn die einzelnen Stakeholder und Schritte nicht von Anfang an klar sind. Betrachten wir nun einige Strategien, die man beim Aufsetzen eines Prozesses zur Content-Freigabe im Sinn behalten sollte.

1. Verzögerungen und Engpässe vermeiden

Werfen wir einen Blick auf den traditionellen redaktionellen Freigabeprozess für Freiberufler: Ein freier Autor bekommt einen Auftrag mit einer Frist. Er legt dann seinen Entwurf dem Redakteur vor, der es zur finalen Bearbeitung eventuell an den Redaktionsleiter weitergibt. Der fertige Text geht dann an den Grafiker, der das Layout erstellt und zur Freigabe an den Grafikleiter weitergibt. Schließlich schaut sich der Chefredakteur das Layout an und gibt es frei oder bittet um Überarbeitungen.

Wenn dieser Prozess, der mehrere Personen und Teams involviert, per E-Mail durchgeführt wird, ist es nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten, wer was geprüft hat. Außerdem wird es schwierig, die Deadlines für die unterschiedlichen Freigaben einzuhalten. Sie müssen sich entweder darauf verlassen, dass der Redaktionsleiter und der Grafikleiter alles in ihren Kalender eintragen oder sie müssen sie manuell daran erinnern. Da kann es schnell passieren, dass eine Frist überschritten wird.

Verzögerungen und Engpässe sind nicht nur frustrierend, sie wirken sich auch nachteilig auf die Projekte aus. Das ist der Grund, warum fortschrittliche Teams die Content-Freigabe nicht per E-Mail regeln, sondern mit einer kollaborativen Arbeitsmanagement-Lösung.

Indem Aufgaben direkt mit den zugehörigen Beschreibungen und Terminen zugewiesen werden, haben Redakteure und Stakeholder ein klares Verständnis der Freigabe-Zeitleiste. Dadurch werden auch Zeit und Ressourcen eingespart, die sonst aufgewendet werden müssen, um Rückfragen zu klären und Feedback einzuholen.

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2. Das Ziel im Auge behalten

Wenn Content durch die Überarbeitungen so sehr verändert wird, dass das ursprüngliche Ziel nicht erfüllt wird, kann es dazu führen, dass sich der Arbeitsumfang schleichend erweitert. Die Ursache für die vielen Änderungen können entweder zu viele Köche in der Küche sein oder auch die Unklarheit darüber, welche redaktionellen Freigaben erforderlich sind, um voranzukommen.

Jeder hat andere Ziele und KPIs. Wenn zu viele Menschen in die Feedbackschleife involviert sind, kann es leicht dazu kommen, dass unterschiedliche Prioritäten aufeinanderprallen und die Endziele dabei vergessen werden. Sorgen Sie dafür, dass hinter jeder Entscheidung, die während des Freigabeprozesses getroffen wird, die Ziele stehen, die am Anfang vereinbart wurden.

Stakeholder müssen von Anfang an beteiligt werden, sodass von Anfang an die Ziele und die Freigabeverantwortlichen gemeinsam bestimmt werden. Während des Erstellungsprozesses sollten Sie gelegentlich bei den Stakeholdern nachfragen, um sich zu vergewissern, dass alles planmäßig in Richtung der ursprünglichen Ziele verlauft. Dadurch werden Missverständnisse oder Widerstände minimiert, wenn der Zeitpunkt für Freigaben kommt.

3. Keinen Raum für Fehler lassen

Sie erhalten endlich eine E-Mail mit dem Freigabestempel Ihres Stakeholders. Aber, dann machen Sie die freigegebene Datei im Anhang auf und... es ist eine veraltete Version!

Es kann schnell zu Verwirrungen führen, wenn sich mehrere Versionen eines Dokuments in einem einzigen E-Mail-Thread befinden und in den Posteingängen verschiedener Leute schlummern. Das gefährdet die Genauigkeit und Sicherheit des Dokumentes – und alle Beteiligten verschwenden dadurch viel Zeit.

Halten Sie alle Dateien an einem einzigen, zentralen Ort und integrieren Sie eine Versionskontrolle in Ihren Content-Freigabeprozess ein, um dieses Problem zu vermeiden. Durch Datei-Versionierung werden bestehende, veraltete Dateien durch neuere, aktualisierte Versionen ersetzt, damit jeder auf dem gleichen Stand ist.

Sie möchten eine vorherige Version einer Datei wiederherstellen? Kein Problem. Während Datei-Versionierungs-Tools deutlich machen, welche Datei die aktuelle Version ist, geben Sie Ihnen auch die Möglichkeit, frühere Versionen wiederherzustellen.

4. Verantwortlichkeiten managen

Mangelnde Eigenverantwortung ist ein häufiges Problem, wenn es um Content-Freigabe geht. Freigabeverantwortliche sind sich nicht immer bewusst, dass sie die Verantwortung haben, bis zu einem bestimmten Termin Feedback zu geben.

Ein böser Domino-Effekt entsteht schon, wenn eine einzige Person es versäumt, rechtzeitig Feedback zu geben. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Content-Freigabeprozess klar definiert, in welchem Freigabestadium sich jedes Projekt befindet und dass der Prozess die Freigabeverantwortlichen benachrichtigt, wenn Sie an der Reihe sind.

Sagen wir, Sie möchten eine Freigabe für einen neuen Slogan für ein bevorstehendes Ereignis erhalten. Statt „Freigaben“ als Status anzuführen, erstellen Sie einen Arbeitsablauf, in dem die Freigabeverantwortlichen namentlich genannt werden, so dass keine Frage besteht, wer als nächstes freigeben muss und wer bereits abgezeichnet hat.

Letzte Tipps für den Aufbau eines Prozesses zur Content-Freigabe

Freigaben können schnell außer Kontrolle geraten und zu endlosen Engpässen führen. Sorgen Sie stets für ausgerichtete Ziele und nahtlose Freigaben, indem Sie:

  1. den Freigabeverantwortlichen Aufgaben und Termine zuweisen, so dass es keine Ausreden für verspätete Freigaben gibt.
  2. das Ziel immer im Auge behalten, indem Sie Zielvorgaben und Freigaben gleich von Beginn an vereinbaren und in regelmäßigen Abständen prüfen, um sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg ist.
  3. Fehler und Zeitverlust durch Versionskontrollen vermeiden, sodass die neuesten Dokumente stets zugänglich sind.
  4. Verantwortlichkeiten managen, indem Sie dem Freigabeverantwortlichen einen Status zuweisen, so dass es keine Verwirrung in Bezug auf Verantwortlichkeit gibt.

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