Leitfaden für Fachdienstleistungen

Die Grundlagen von Professional Services/Fachdienstleistungen

Ein Leitfaden zum Projektmanagement für Fachdienstleistungen/Professional Services

Laut einem aktuellen Bericht sind Nordamerika und Westeuropa zwei der weltweit größten Märkte für Fachdienstleistungen bzw. Professional Services. Die Professional-Services-Branche wächst in diesen Märkten und in anderen Regionen der Welt immer weiter. 

Doch was sind Professional Services bzw. Fachdienstleistungen? Mit welchen Herausforderungen ist diese Branche konfrontiert? Und welche Tools können Unternehmen nutzen, um bessere Ergebnisse für Kunden und Stakeholder zu erzielen? 

Bei Wrike sind wir davon überzeugt, dass Teams in allen Branchen mit unseren Tools Wachstum und Produktivität steigern und die Herausforderungen eines sich ständig im Wandel befindenden kundenorientierten Markts bewältigen können. 

In diesem Leitfaden zum Projektmanagement für Fachdienstleistungen (Grundlagen Professional Services) bieten wir einen Überblick über die breitere Professional-Services-Branche und befassen uns mit einigen der Herausforderungen und Tools, auf die Professional-Services-Unternehmen achten sollten.

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Was sind Professional Services bzw. Fachdienstleistungen?

Professional Services bzw. Fachdienstleistungen werden von jedem Unternehmen bzw. jeder Abteilung bereitgestellt, die eine Dienstleistung oder Expertise statt eines physischen Produkts anbietet. Beispiele dafür sind Buchhaltungs-, Werbungs-, Marketing- sowie Rechtsdienstleistungen.

Auch Berater gehören zur Branche der Fachdienstleistungen, da auch sie ihre Expertise anbieten. 

Externe und interne Fachdienstleistungen im Vergleich

Viele Fachdienstleistungen werden von externen Anbietern bereitgestellt, die unabhängig von den Unternehmen sind, mit denen sie zusammenarbeiten. Solche Anbieter werden externe Fachdienstleister bzw. Professional-Services-Unternehmen genannt. Eine Alternative dazu sind interne Teams für Fachdienstleistungen. 

Interne Teams für Fachdienstleistungen sind Teil eines größeren Unternehmens und nicht unabhängig wie externe Fachdienstleister, die nicht in die formelle interne Struktur eines Unternehmens integriert sind. 

Interne Teams für Fachdienstleistungen orientieren sich weniger an der „Kundenzufriedenheit“ und stärker an Leistungskennzahlen, die den breiteren Interessen eines Unternehmens dienen.  

What is the professional services industry?

The professional services industry is one where human capital, e.g., time, knowledge, and expertise, are the primary inputs. In the professional services industry, providers can be large enterprises with hundreds of employers, or agencies, firms, or sole proprietors with fewer employees or sole consultants. 

Teams and individuals in this industry offer their time, knowledge, and expertise, typically on a project basis, to complete a task or achieve set milestones on behalf of a client. Professional services providers create value by providing services, not through selling products. 

Professional services industry overview

​​The professional and business services industry continues to grow worldwide. A recent professional services industry overview report predicts that the industry will surpass $9651 billion by 2026, growing at a 9.6% compound annual growth rate (CAGR). 

The industry, which was affected significantly by the COVID-19 pandemic, is recovering quickly. Most professional services providers are restructuring their processes and implementing digital transformation initiatives to provide even better services and create more value for customers. 

The post-pandemic landscape has transformed business for professional services providers in many industries. From remote working to restrictive travel and an onslaught of new technologies, professional services firms are reviewing, digitizing, and optimizing their processes, systems, and offerings to serve clients better and work more efficiently.

Was machen Professional-Services-Dienstleister bzw. Fachdienstleister?

Dienstleister können Unternehmen auf unterschiedlichste Weise unterstützen. Oft bieten sie Dienstleistungen an, die auf die Wachstums-, Compliance- und Technologieziele eines Unternehmens ausgerichtet sind. 

Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein Unternehmen neue Vorschriften für Internetdaten einhalten muss, die in seinem Land oder in seiner Region gerade eingeführt wurden. Das Unternehmen kann dann mit einem Anbieter von Rechts- und IT-Dienstleistungen zusammenarbeiten, der sich auf Compliance spezialisiert. Dieser Anbieter stellt keine Produkte für das Unternehmen her, sondern bietet seine Expertise an, um zu gewährleisten, dass das Unternehmen gesetzeskonform bleibt.

Ein Beispiel für interne Fachdienstleister wäre eine Kreativ- oder Marketingabteilung in einem Unternehmen. 

Wenn ein Unternehmen seine Leistungen zum Beispiel bei einer Branchenveranstaltung oder -messe präsentieren möchte, dann beauftragt es wahrscheinlich seine Marketing- und Kreativteams damit, physische und digitale Werbematerialien wie Poster, kurze Broschüren, digitale Werbetexte und vieles mehr zu erstellen. Diese Teams bieten Professional Services oder Fachdienstleistungen für das Unternehmen, auch wenn ihnen das gar nicht unbedingt bewusst ist. 

Beispiele für andere Fachdienstleistungsteams, die in Unternehmen integriert sind, wären Buchhaltungs-/Lohnabrechnungsexperten, die die Einstellung neuer Mitarbeiter unterstützen, oder sogar Architekturbüros, die in der Planungsphase eines Bauprojekts eng mit einem Bauunternehmen zusammenarbeiten.

Was sind die größten Herausforderungen von Professional-Services-Teams bzw. Fachdienstleistungsteams?

Da Professional Services so viele unterschiedliche Fachdienstleistungen umfassen, kann es schwierig sein, bestimmte Herausforderungen zu identifizieren, die alle Dienstleister betreffen.

Allerdings gaben 58 % der von Deltek 2018 befragten Professional-Services-Teams an, dass sie „hunderte Stunden mit der Erstellung von Berichten“ verbrachten. Solche mühsamen Tätigkeiten können sich erheblich darauf auswirken, welche Ergebnisse Teams für Kunden erzielen und wie gewinnbringend ihre Projekte sind. Sie stellen jedoch nicht die einzigen Herausforderungen für diese Teams dar.

Unterschiedliche Branchen kämpfen mit unterschiedlichen Problemen. Doch für Projektmanager im Fachdienstleistungsbereich sind vor allem die Ressourcenverwaltung, die Projektplanung und die Produktivität große Herausforderungen. 

Definition des Projektumfangs ist wichtig für eine effektive Projektplanung

Bei Fachdienstleistungen kann eine schlechte Projektdefinition dazu führen, dass ein Projekt nicht termin- und budgetgerecht abgeliefert wird. Wenn die Bedingungen für ein Projekt schwammig und nicht genau definiert sind, können Probleme wie eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs auftreten, die unweigerlich zu einer Überschreitung des Budgets und unzufriedenen Kunden führen. Dies ist eine der größten Herausforderungen für Fachdienstleister.

Laut Wrikes Benchmark-Bericht zum Arbeitsmanagement für Fachdienstleistungsteams 2019 sind 97 % der Teams von Projektverzögerungen betroffen, die in erster Linie auf Änderungen der Kundenerwartungen zurückzuführen sind. 

Beim Projektmanagement ist es unbedingt notwendig, die Parameter eines Projekts genau festzulegen. Kunden können ihre Erwartungen nämlich aus verschiedensten – nicht immer realistischen – Gründen ändern. 

Kundenorientierte Unternehmen gehen häufig zu stark davon aus, dass „der Kunde immer recht hat“, ohne die Ressourcenknappheit angemessen zu berücksichtigen. Da die Ressourcen jedoch begrenzt sind, geraten Teams dann bei der Ressourcenzuteilung und Optimierung in eine Zwickmühle.  

Verrechenbare Stunden sind ausschlaggebend für Gewinnmargen 

Für Professional-Services-Unternehmen sind Faktoren wie der Mitarbeiter-Auslastungsgrad besonders wichtig. Eine niedrige Auslastung kann darauf hindeuten, dass die Ressourcen nicht gut verteilt sind oder bestimmte Projekte nicht so rentabel sind, wie sie sein könnten.

Für einen Anbieter von Rechts- oder Buchhaltungsdiensten haben verrechenbare Stunden zum Beispiel höchste Priorität. Warum? Für solche Anbieter geht es nicht um unscharf definierte Kennzahlen wie die „Kundenzufriedenheit“, sondern sie konzentrieren sich direkt auf die Ausführung von Arbeiten im Auftrag des Kunden (z. B. Erstellung der Steuererklärung, Anmeldung von Markenrechten usw.). Deshalb müssen sie genau wissen, wie viel Zeit sie für diese Arbeit aufgewandt haben. 

Eine Softwarelösung, die den Zeitaufwand erfasst, automatische Arbeitsabläufe ermöglicht und dynamische Anfragen unterstützt, kann helfen, den Zeitaufwand der Mitarbeiter für nicht-verrechenbare Tätigkeiten zu reduzieren (z. B. Zeitaufwand für einfach automatisierbare administrative Aufgaben oder Meetings, die durch ein einfaches Anfrageformular ersetzt werden können).

Ein guter Überblick über die verrechenbaren Stunden macht es auch einfacher, das aktuelle Produktivitätsniveau zu bewerten und zukünftige Projekte auszuwählen. 

Höhere Transparenz und strategische Entscheidungen sind ausschlaggebend für die Kundenbindung

Mit Projektmanagement-Software, die Arbeitsabläufe verbessert, die Transparenz für Kunden erhöht und die Produktivität des Teams steigert, können Fachdienstleister den Fortschritt eines Projekts genauer bewerten und besser für ihre Arbeit zur Verantwortung gezogen werden.

Ohne eine angemessene Methode für die Lenkung und Überwachung dieser wichtigen Aspekte des Projektmanagements kann es schwierig sein, die Teamleistung zu steigern und zu optimieren. 

Deshalb setzen viele Professional-Services-Unternehmen Softwarelösungen wie Wrike ein, die praktische Funktionen wie die Erfassung verrechenbarer Stunden, automatisierte Anfragen, die Verwaltung der Arbeitsauslastung und vieles mehr bieten.

Angesichts der Herausforderungen, mit denen Fachdienstleister konfrontiert sind, ist es wichtig, dass sie mit Tools arbeiten, die ihnen helfen, höhere Gewinnmargen zu erzielen, die Kundenbindungsraten zu verbessern und auch ihre anderen Ziele zu erreichen. 

What is professional services management?

Professional services management aims to deliver client projects on time and within budget. It is the process of planning the project and guiding team members to produce their best work and contribute to achieving set goals, all while implementing the company's policies and working with industry standards and best practices. 

Professional services managers handle this role. For smooth and successful projects, they must be diligent during project planning to ensure all stakeholders are on the same page and goals, projects, and allocated budgets align.

What does professional services management involve?

Professional services management revolves around coordinating teams and individual contributors involved in a project to ensure adherence to standards, timelines, and budgets. 

Day-to-day operations may include:

  • Leading team meetings
  • Tracking expenses
  • Assessing and distributing progress reports
  • Sharing project goals and updates
  • Assessing risks
  • Delivering optimal project results
  • Receiving and sharing client feedback

What is a professional services manager?

A professional services manager is a person in charge of professional services management. Their job is to ensure the successful delivery of client projects according to the set budget and timeline.

The professional services manager plans, organizes, tracks, and communicates project deliverables and progress with team members and stakeholders, ensuring that both sides are aligned on the objectives and direction of the project. 

Other duties may include guiding, supporting, and cautioning team members and contributors when they step out of line with the company's policies and regulations. 

What does a professional services manager do?

A professional services manager oversees all processes involved in the planning and delivering successful projects within the organization and client assignments. Key responsibilities of a professional service manager include: 

  • Keeping up with technological and industry changes: A professional services manager ensures the firm and team are up to date with relevant technology that can make the organization more efficient, improve customer experience, and increase profitability. 
  • Communicating with clients: The professional services manager must take the lead in communicating with clients. This means setting and communicating accurate expectations and proactively sharing project updates. They must establish a shared understanding of communication styles and working preferences at the start of any new client relationship or project. 
  • Staying attuned to clients’ needs: With so many changes in the technology, professional, and business services industry, many companies rely on professional service firms to create new solutions for their businesses. Professional service managers must keep learning about clients' industries to brainstorm new ideas and strategies to improve their businesses. They must also regularly reimagine their services to suit clients’ needs better. 
  • Hire and retain top talent: Professional service managers must be good at hiring, working with, and retaining top talent to provide value to their clients. This may mean looking outside your city or country, as remote work widens the pool of available talent. 
  • Manage stakeholder expectations: In addition to leading their teams, professional service managers manage project stakeholders. They often serve as the primary liaison to all involved stakeholders. 

How to become a professional services manager

Professional services is a broad and diverse industry, and there is no one fixed path to becoming a professional services manager. Some professions like accounting or law require a college degree and further education. However, others like writing, designing, and marketing may require only an online training course certificate and real-world experience. 

Depending on your industry, follow a path that allows you to begin practicing and contributing to real client projects as soon as you can. Conduct research to understand how most professional services managers in your industry get into their roles and begin your journey by taking the necessary steps. 

Professional services tools

An effective professional services management tool can be the difference between successful projects and workflows and a chaotic work environment.

Using a collaborative workspace and project management tool like Wrike helps position your team for success with structured workflows and processes and a robust platform you can customize to fit your team's needs. Wrike helps optimize resource allocation, track project delivery time, and facilitates collaboration between teams, even when working remotely.