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Projektsichtbarkeit

Verbesserung der Projektsichtbarkeit für Fachdienstleistungen

Beim Management von Projekten und Fachdienstleistungen gehören Misserfolge zum Alltag. Doch Misserfolge können teuer sein. Laut einer Studie aus dem Jahr 2004 verursachen gescheiterte IT-Projekte in der EU horrende Kosten von 142 Milliarden Euro. Als Ursachen für gescheiterte Projekte werden vor allem eine „unzureichende Kommunikation“ und eine unscharfe Definition der Anforderungen angeführt. Das zeigt, wie wichtig die Projektsichtbarkeit und der Informationsfluss sind. 

Mit Projektsichtbarkeit können Unternehmen auf effektive Weise die Transparenz, die Verantwortlichkeit und den Informationsaustausch in den Arbeitsabläufen ihrer Projekte fördern. 

Was bedeutet Projektsichtbarkeit im Projektmanagement?

Der Begriff „Projektsichtbarkeit“ mag vage und nicht besonders fachlich klingen, beschreibt aber den so wichtigen Informationsaustausch in Unternehmen. Im Projektlebenszyklus wird mit Dokumenten wie der Projekt-Charta frühzeitig genau definiert, was der Projektumfang beinhaltet, wer die Stakeholder sind und wie die Rollen verteilt sind. Dadurch wissen die Projektbeteiligten von Anfang an, wie sie mit ihrer Arbeit zu den Projekt- und Portfoliozielen beitragen. 

Im weiteren Verlauf des Projekts liefern Projektstatusberichte und Projektdashboards Informationen über die erzielten Fortschritte.

Wrikes Projektdashboards können zum Beispiel so konfiguriert werden, dass sie eine Übersicht über den Status der Aufgaben, den Eingang von Anfragen, die Verfügbarkeit der Teammitglieder und vieles mehr enthalten. 

Warum ist die Projektsichtbarkeit so wichtig?

Wenn Projektsichtbarkeit gewährleistet wird, können Teams besser kommunizieren, Prozesse optimieren und Ressourcen verwalten. Für Fachdienstleistungsteams ist die Sichtbarkeit entscheidend, weil sie wichtige Aufgaben wie die Kapazitätsplanung und das Kundenmanagement nur mit transparenten Informationen bewältigen können.

Wenn ein Ressourcenmanager nicht weiß, welche Teammitglieder wann verfügbar sind, kann er nur schwer bestimmen, ob genug Ressourcen für die dynamischen Anforderungen der Kunden vorhanden sind. Insbesondere für die Nachfragesteuerung sind Prognosen und historische Daten erforderlich, weil frühere geschäftliche Tätigkeiten analysiert werden müssen. Wenn die vorhandenen Daten unzureichend sind, kann es passieren, dass Ressourcen- und Projektmanager auf Grundlage veralteter, inkorrekter oder unvollständiger Informationen schlechte Entscheidungen treffen.

Die Projektsichtbarkeit ist allerdings nicht nur für Projektmanager und ihre Teams nützlich. Sie ist auch hilfreich für das Kundenmanagement und die Kundenzufriedenheit, weil Kunden den Fortschritt der Projekte verfolgen, die Kommunikation aufrechterhalten und bei Bedarf Feedback geben können.

Tipps zur Steigerung der Projektsichtbarkeit

  • Passen Sie Projektdashboards an die spezifischen Anforderungen Ihres Teams an. 
  • Erstellen Sie eine detaillierte Projekt-Charta und Projektumfangs-Erklärung. 
  • Erstellen Sie regelmäßig Projektstatusberichte.
  • Setzen Sie kollaborative Software für Proofing und Freigabe ein. 
  • Geben Sie Kunden Zugang zu den Projektmanagement-Tools.

Was ist ein prestigeträchtiges Projekt? 

Gemäß dem Buch „Project Leadership“ (2016) von Sarah Coleman und Donnie MacNicol ist ein prestigeträchtiges Projekt ein Projekt, das „kritisch für die Marktposition“ ist, ein hohes Risiko für einen Misserfolg aufweist oder einen „Reputationsschaden“ nach sich ziehen kann. Projektmanager, die für solche Projekte verantwortlich sind, ziehen oft viel Aufmerksamkeit auf sich.

In der Harvard Business Review wurde darauf hingewiesen, dass die Mitarbeit an prestigeträchtigen Projekten ein wichtiger Faktor für den Aufstieg in höhere Positionen in Unternehmen ist. 

Nehmen wir zum Beispiel an, dass eine relativ kleine Werbeagentur damit beauftragt wird, einen Werbespot zu drehen, der bei der Superbowl überall in den USA ausgestrahlt wird. Für die Agentur ist dies der erste Auftrag für einen Superbowl-Werbespot. Es wird vereinbart, dass die Werbeagentur das kreative Konzept entwickelt und die gesamte Koordination der Produktion übernimmt. Es steht viel auf dem Spiel und die Werbeausgaben sind sehr hoch. Der Strategie kommt daher eine große Bedeutung zu.

Dies wäre ein prestigeträchtiges Projekt, nicht nur weil der Werbespot während der Superbowl ausgestrahlt wird, sondern auch weil den Leitern des Projekts intern wahrscheinlich große Aufmerksamkeit geschenkt wird. Bei so einem Projekt wäre die zusätzliche Transparenz durch wöchentliche Projektstatusberichte und anpassbare Projektdashboards in einem Tool wie Wrike hilfreich. 

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Was ist ein Projektstatusbericht?

Ein Projektstatusbericht ist ein Dokument, das Teammitglieder und Stakeholder über wichtige Projekt-KPIs informiert. Statusberichte des Projektmanagements sind eine Möglichkeit zur Gewährleistung einer effektiven Kommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus. Wenn man sich ein Projekt wie eine Autofahrt vorstellt, dann ist der Statusbericht das Navigationssystem, das regelmäßige Updates zu der Verkehrslage, der voraussichtlichen Ankunftszeit und möglichen Ausfahrten liefert.  

Projektstatusberichte sollten mit einer gewissen Regelmäßigkeit erstellt werden (das ist jedoch von Fall zu Fall verschieden und hängt davon ab, für wen die Berichte bestimmt sind). Sie sollten im Laufe des Projektlebenszyklus an Teammitglieder, Kunden und andere Stakeholder gesandt werden. 

Ein Projektmanager sollte mehrere Faktoren berücksichtigen, wenn er entscheidet, wie oft er Kunden und Teammitgliedern einen Projektstatusbericht zukommen lässt. Es kann zum Beispiel sein, dass ein Kunde mit einem Bericht pro Monat zufrieden ist, während ein anderer Kunde sich wöchentliche Statusberichte wünscht.

Bei Statusberichten für interne Projekte kann ein Projektmanager auch davon ausgehen, dass der CEO eines großen Unternehmens keine wöchentlichen Updates zu relativ kleinen Projekten benötigt.

Was sollte ein Projektstatusbericht enthalten?

Ein Projektstatusbericht sollte Informationen enthalten, die ein klares Bild von dem Stand des Projekts vermitteln. Deshalb sollte ein informativer und effektiver Projektstatusbericht folgende Angaben enthalten: 

  • Projektkennungen
    Wie lautet der Projektname? Wer ist der Projektmanager? Was sind die wichtigsten Termine für das Projekt? 
  • Projekt- und Statusübersichten
    Dies sind kurze Zusammenfassungen, die die Leser an die Ziele des Projekts erinnern und die Entwicklungen seit dem letzten Bericht beschreiben.
  • Meilensteine 
    Welche Meilensteine wurden bisher erreicht? Updates zu Projektmeilensteinen liefern Informationen über wichtige Wendepunkte und dienen als Maßstab für den erzielten Fortschritt. Wenn es bei einem Projekt um die Aktualisierung einer Marke geht, könnte ein Projektmeilenstein zum Beispiel die Freigabe des neuen Unternehmenslogos sein. 
  • Änderungsaufträge
    Es passiert nicht selten, dass Änderungen an einem Projekt vorgenommen werden oder sein Umfang erweitert wird. Wenn ein Kunde eine Änderung beantragt, sollte dies in einem Projektstatusbericht festgehalten werden.
  • Risiken 
    In einem effektiven Projektstatusbericht sollten Stakeholder auf jeden Fall über mögliche künftige Risiken informiert werden. Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein Bauunternehmen Schwierigkeiten bei der Beschaffung wichtiger Materialien hat. Der Projektmanager erwartet eine verzögerte Lieferung und der Abschluss des Projekts könnte sich deswegen verzögern. Dies sollte in dem Bericht so angegeben werden, damit sich Stakeholder darauf vorbereiten und etwaige erforderliche Maßnahmen ergreifen können.
  • Nächste Schritte 
    Was sind die nächsten Schritte des Projekts? Welche Aufgaben und Meilensteine stehen an? Hier kann auch kurz zusammengefasst werden, welche Tätigkeiten ausgeführt werden, um das Projekt voranzutreiben. 

Derart transparente Projektstatusberichte liefern Teams und Kunden während des gesamten Projektlebenszyklus klare, richtige und aktuelle Informationen.

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Verwendung von Projektdashboards

Im Projektmanagement bieten Dashboards mit Echtzeit-Daten einen Überblick über den aktuellen Stand der Aufgaben, Meilensteine, Ressourcen und vieles mehr. Diese Projektdashboards sind nützlich für das Projektmanagement, weil Projektmanager und Teamleiter damit die Transparenz und Effizienz ihrer Arbeitsabläufe erhöhen. 

Projektdashboards sind eine wichtige Ressource für Teams, Kunden und Stakeholder. Sie gewährleisten nämlich, dass keine Informationen verloren gehen oder falsch dargestellt werden. Einer der Vorteile von Dashboards für die Projektsichtbarkeit ist, dass Teams immer genau wissen, was ansteht, was überfällig ist und wer für welche Aufgaben zuständig ist.  

Wrikes Projektdashboards lassen sich umfassend anpassen, damit Teams genau festlegen können, welche Informationen und Arbeitsabläufe verfolgt werden sollen. Nutzer können in den Wrike-Dashboards zum Beispiel ihre eigenen Tätigkeiten, die Aufgaben des Teams, überfällige Aufgaben, ihnen zugewiesene Aufgaben und vieles mehr verfolgen. Wenn Projektdashboards richtig eingesetzt werden, bieten sie einen guten Überblick und liefern nützliche Informationen für Team- oder Projektleiter. 

Projektdashboards sind aber trotz ihrer Nützlichkeit keine Projektstatusberichte. Sie bieten zwar einen kurzen Überblick über die neuesten Entwicklungen, enthalten aber weder den Kontext noch die Details, die ein Projektstatusbericht im Idealfall umfassen sollte. Deshalb sollten Kunden auch dann regelmäßige Statusberichte erhalten, wenn sie Zugang zu den Projektdashboards haben. 

Wenn Teams auf die Nutzung von Dashboards wie in der Wrike-Lösung verzichten, entgeht ihnen ein Tool, das sie mit wichtigen aktuellen Informationen auf dem neuesten Stand hält. 

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Kundenmanagement und Kundenbindung

Laut einer Studie von Bain & Company kann ein Unternehmen schon mit einer Verbesserung der Kundenbindung um nur 5 % seinen Gewinn um bis zu 25 % steigern. Deshalb ist es sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Finanzergebnisse vorteilhaft, wenn Sie dem Kundenmanagement und der Kundenbindung Priorität einräumen.

Fachdienstleister erfüllen Kundenanforderungen, indem sie die nötigen Ressourcen für die Arbeit an den vereinbarten Projekten und Initiativen einsetzen. Sie müssen aber auch proaktive und strategische Schritte für das Kundenmanagement und die Kundenbindung setzen. Da 82 % der Unternehmen der Ansicht sind, dass die Kundenbindung günstiger ist als die Kundenakquise, führt daran kein Weg vorbei. 

Tipps zur Verbesserung von Kundenmanagement und Kundenbindung 

Eine gute Projektsichtbarkeit ist förderlich für das Kundenmanagement und die Kundenbindung. Sie sollten deshalb für eine gute Projektsichtbarkeit sorgen, indem Sie frühzeitig eine detaillierte Projektdefinition erstellen, transparente Angaben zum Projektumfang machen, wöchentliche Statusberichte bereitstellen und Kunden Zugang zu Ihren Projektmanagement-Dashboards und -Aufgaben geben, damit sie bei Bedarf Feedback geben können. 

Auch die proaktive Erfüllung der Kundenanforderungen ist eine gute Strategie für das Kundenmanagement und die Kundenbindung. Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein SaaS-Anbieter bemerkt, dass nur wenige Mitarbeiter eines wichtigen Kunden seine Software nutzen. Dies könnte negative Folgen für die Kundenbindung haben, weil der Kunde den Schluss ziehen könnte, dass das Produkt für seine Mitarbeiter nicht nützlich oder relevant ist.

Der SaaS-Anbieter könnte deshalb als vorbeugende Maßnahme Implementierungsexperten zum Kunden schicken, damit sie die Vorteile des Produkts erläutern, Tipps zur Verwendung seiner Funktionen geben und das Produkt in die täglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter integrieren können. 

Bei dieser Art von Kundenmanagement werden die Bedürfnisse des Kunden berücksichtigt, potenzielle Probleme frühzeitig aus dem Weg geräumt und Ressourcen zur Bewältigung von Herausforderungen eingesetzt.  

Auch eine klare Kommunikation über Aspekte wie Risiken oder Führungswechsel helfen Kunden, Verzögerungen vorherzusehen und immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, was die Projektfortschritte betrifft.

Das Kundenmanagement ist ein laufender Prozess, der Transparenz, Kommunikation und starke Ergebnisse erfordert. Gemeinsam fördern all diese Elemente den Aufbau einer Beziehung, die sowohl für den Kunden als auch für den Dienstleister vorteilhaft ist. 

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