So wird’s gemacht: Projektaufgaben optimieren mit automatisierten Arbeitsabläufen

Kleine und repetitive Aufgaben kosten nicht nur Zeit, sondern können auf lange Sicht auch beträchtliche Ausgaben für Unternehmen verursachen. Mithilfe von anpassbaren Vorlagen lassen sich bestimmte Aufgaben jedoch automatisieren. So bleibt Managern und Teammitgliedern mehr Zeit für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten.

Anpassbare Vorlagen ermöglichen es, Arbeitsabläufe zu automatisieren, Prozesse zu optimieren und bedarfsgerechte Skalierungen vorzunehmen.

Was ist ein Workflow-Management-System?

Als Arbeitsablauf oder Workflow bezeichnet man eine geplante, einheitliche und wiederholbare Sequenz von Aktivitäten oder Arbeitsschritten. Ein typischer Projekt-Workflow bildet z. B. ab, wie fertiggestellte Liefergegenstände freigegeben und abgenommen werden:

  1. Der Ersteller reicht den Liefergegenstand bei einem Fachexperten zur Freigabe ein.
  2. Der Fachexperte prüft den Liefergegenstand und gibt ihn frei.
  3. Danach wird der Liefergegenstand an den Projektmanager weitergeleitet.
  4. Dieser gibt den Liefergegenstand ebenfalls frei.
  5. Nun wird der Liefergegenstand an den Kunden gesendet.
  6. Der Kunde nimmt den Liefergegenstand ab, der Workflow ist beendet.

Durch ein Workflow-Management-System entfällt das manuelle Abarbeiten der einzelnen Schritte in diesem Prozess. Der Arbeitsablauf wird so automatisiert, dass bei Abschluss eines Schrittes sofort der nächste ausgelöst wird.

In unserem Beispiel etwa würde das Workflow-Management-System den Fachexperten automatisch darüber benachrichtigen, dass ein Liefergegenstand zur Prüfung vorliegt. So kann der Freigabeprozess unmittelbar nach Fertigstellung des Liefergegenstandes gestartet werden.

Manche Workflow-Management-Systeme können auch andere Aufgaben übernehmen, die üblicherweise von Mitarbeitern erledigt werden, wie z. B. das Versenden von E-Mails, das Planen von Meetings und das Speichern von Dokumenten.

Welche Vorteile bringen automatisierte Arbeitsabläufe?

Ziel der Workflow-Automatisierung ist die Verbesserung der Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz von Geschäftsprozessen. Durch die Automatisierung müssen Ihre Mitarbeiter weniger Aufgaben von Hand verrichten und werden für Aktivitäten mit größerem Wertschöpfungspotenzial freigespielt.

Workflow-Management-Systeme reduzieren zudem die Fehleranfälligkeit. Immer wenn ein Arbeitsschritt von Hand erledigt werden muss, besteht ein Risiko für menschliches Versagen. Durch automatisierte Prozesse lassen sich kostspielige Fehler vermeiden, was große Einsparungen für Ihr Unternehmen bedeuten kann.

Ein weiterer Vorteil ist die Verminderung von Stehzeiten im Prozess. Oft entstehen Verzögerungen beispielsweise dadurch, dass ein Mitarbeiter der nächsten zuständigen Person in der Workflow-Kette physisch mitteilen muss, dass sie ihre Aufgabe nun beginnen kann. Wenn Mitarbeiter über mehrere Standorte verteilt sind oder eine Person vergisst, eine Aufgabe abzuschließen, kann dies ebenfalls den weiteren Fortschritt des Prozesses beeinträchtigen.

Automatisierte Systeme fördern das Verantwortungsbewusstsein von Mitarbeitern. Sind Aufgabenverteilungen von einem zentralisierten System erfasst, kann niemand behaupten, er sei nicht darüber informiert worden, was zu tun sei. Stattdessen haben alle Beteiligten Zugang zu einer Single Source of Truth.

Im System können Manager einsehen, welche Mitarbeiter mit den einzelnen Aufgaben im Projekt-Workflow betraut sind, und feststellen, ob und wo es Schwierigkeiten gibt. Die Software identifiziert, wie lange eine Aufgabe schon bei einem bestimmten Mitarbeiter liegt, und gibt Auskunft darüber, wer vielleicht in Verzug ist.

Zu guter Letzt macht das System nachvollziehbar, wie die Arbeitsabläufe bei vergleichbaren Projekten in der Vergangenheit gestaltet waren. Auf Basis dieser Informationen können Sie den Arbeitseingang sowie Vorbereitung und Durchführung künftiger Projekte optimieren.

Tipps zur Implementierung von automatisierten Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen

Bevor Sie sich fragen, wie Sie die Workflow-Automatisierung umsetzen können, müssen Sie zuerst identifizieren, welche Arbeitsabläufe sich in Ihrem Unternehmen dafür anbieten. Zwar geht die Forschung davon aus, dass ungefähr 50 % aller Arbeitsaktivitäten automatisiert werden könnten – doch nicht jeder Prozess ist ideal dazu geeignet.

Jeder manuelle Prozess, der viel Zeit in Anspruch nimmt, ohne großen Wert zu produzieren, sollte hinsichtlich einer möglichen Automatisierung geprüft werden. Auch standardisierte und wiederholbare Prozesse kommen häufig in Frage. Zu vermeiden ist hingegen die Automatisierung von Prozessen, die geschäftskritisch sind oder unmittelbaren Mehrwert für Ihre Kunden schaffen sollen.

Sobald Sie die automatisierbaren Prozesse erfasst haben, gilt es, aus dem riesigen Angebot an Anwendungen das passende System auszuwählen. Unbedingt beachten sollten Sie, dass die Software zulässt, auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte automatisierte Arbeitsabläufe zu erstellen.

Folgende Kriterien können Ihnen bei der Auswahl einer Workflow-Management-Software helfen:

  • Preis entsprechend den Budgetvorgaben
  • Ausreichende Kapazität für die Größe Ihres Teams und die Zahl Ihrer Projekte
  • Anpassbare Arbeitsabläufe und Vorlagen
  • Aufzeichnung von Prüfpfaden hinsichtlich Fortschritt und Workflows
  • Benutzerfreundlichkeit

Damit die Implementierung der Workflow-Management-Software ein Erfolg wird, sollten Sie am besten klein anfangen. Automatisieren Sie zunächst nur einen oder zwei Prozesse und nehmen Sie sich Zeit zum Troubleshooting, bevor Sie das System auf weitere Aufgaben ausrollen. Sehen die Mitarbeiter erst einmal, dass die automatisierten Arbeitsabläufe hilfreich für sie sind, stehen sie der neuen Technologie zumeist offener gegenüber.

Bedenken Sie stets, dass Automatisierung nicht perfekt ist und gelegentlich weiterhin menschliches Zutun erfordert. Alle Beteiligten müssen darüber Bescheid wissen, was zu tun ist oder an wen sie sich wenden können, wenn Probleme mit dem Workflow-Prozess auftreten.

Welchen Nutzen haben die Automatisierungsvorlagen von Wrike?

Mit anpassbaren Arbeitsabläufen und Automatisierung lassen sich Projekte effizienter gestalten und manuelle Arbeitsschritte reduzieren. So können Sie beispielsweise automatisch Verantwortliche zuweisen, sobald sich der Status einer Aufgabe ändert. Wird also etwa „Im Freigabe-Prozess“ ausgewählt, weist das System die Aufgabe automatisch der Person zu, die für die Freigabe von Liefergegenständen zuständig ist.


Erhält Ihr Team viele ähnliche Projektanfragen, so können für diese mithilfe der Automatisierungsvorlagen von Wrike automatisch entsprechende Projekte angelegt werden. Viele Projekte folgen einer ähnlichen Struktur, sodass Vorlagen und Arbeitsabläufe für vergleichbare Projekte eine große Zeitersparnis bringen können.

Sie müssen einfach nur ermitteln, welche Art von Projekten Ihr Team am häufigsten bearbeitet, und erstellen dann in der Software eine Workflow-Vorlage. So kann Ihr Team zu Beginn eines neuen Projekts einfach auf die Vorlage zurückgreifen, und wesentliche Aspekte wie etwa Verantwortliche, Abhängigkeiten, Aufgabendauer und Reports werden automatisch übernommen.

Dank Vorlagen und automatisierten Arbeitsabläufen kann Ihr Team wertvolle Zeit sparen und sich verstärkt um einzigartige und komplexere Projekte kümmern. Zudem helfen Vorlagen dabei, die Performance über längere Zeiträume zu beobachten und zu verbessern, was sich langfristig positiv auswirkt.

Bereit, Ihre Projekte mit den Automatisierungsvorlagen von Wrike zu optimieren? Verschwenden Sie keine Zeit und testen Sie Wrike kostenlos.

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