Projektabrechnung

Tipps zur Abrechnung von Fachdienstleistungsprojekten

Fachdienstleistungsunternehmen müssen eine Reihe von Herausforderungen bewältigen, die von einer schlechten Ressourcenzuweisung bis zu ineffizienten Arbeitsabläufen und Prozessen reichen können. Wrikes Benchmark-Studie für Fachdienstleistungen aus dem Jahr 2019 zeigte, dass „eine verwirrende Abrechnung oder Erfassung der Arbeit“ für 17 % der befragten Unternehmen der Hauptgrund für die Kundenabwanderung ist. 

Die Rechnungsstellung ist für jedes Unternehmen wichtig, denn ohne sie werden sie nicht für die Arbeit bezahlt, die sie im Auftrag ihrer Kunden leisten. Allerdings gestaltet sich die Projektabrechnung nicht immer so einfach und sie kann ineffizient und zeitaufwendig sein. 

In der oben genannten Wrike-Studie gaben mehr als ein Drittel der Befragten an, dass sie pro Woche zwei bis drei Stunden für die Erfassung verrechenbarer Stunden aufwenden. 10 % benötigen dafür sogar vier oder mehr Stunden pro Woche. 

Fachdienstleistungsunternehmen verwenden unterschiedliche Abrechnungsmethoden. Eine Marketingagentur greift zum Beispiel auf ein anderes Abrechnungsmodell zurück als eine Anwaltskanzlei oder ein Architekturbüro. Der Grund dafür ist, dass sie unterschiedliche Dienstleistungen anbieten. 

Mit der richtigen Abrechnungsstruktur, der richtigen Zeiterfassungsmethode und den richtigen Zahlungsbedingungen können Unternehmen die Abwanderung von Kunden vermeiden. Auch gute Software für die Projektabrechnung bei Fachdienstleistungen kann hilfreich sein. Die richtige Methode für die Zeiterfassung ist auch deshalb wichtig, weil Unternehmen dadurch verhindern, dass sie Geld verlieren, weil sie nicht die gesamte verrechenbare Arbeit in Rechnung stellen.  

Eine effiziente Softwarelösung sollte die Zeiterfassung optimieren und repetitive oder zeitaufwendige Aufgaben automatisieren.  

In diesem Abschnitt befassen wir uns mit den unterschiedlichen Abrechnungsmodellen, der Erfassung verrechenbarer Stunden, der Rechnungsstellung für Kunden und den Wrike-Funktionen, die Ihnen helfen, die Projektabrechnung für Fachdienstleistungen zu optimieren und effizient zu gestalten.

Ein Abrechnungsmodell wählen

Für die Abrechnung von Dienstleistungen gibt es keine Einheitslösung. Ein IT-Unternehmen hat nämlich andere Anforderungen als ein Buchhaltungsbüro. Deshalb ist es wichtig, ein Abrechnungsmodell auszuwählen, das sich für die jeweilige Arbeit eignet. 

Beispiele für beliebte Abrechnungsmodelle sind:

• Pauschalpreis/projektbasierte AbrechnungDie Abrechnung nach Pauschalpreis ist wahrscheinlich die einfachste Methode für die Rechnungsstellung. Dabei wird eine vorab vereinbarte Gebühr erhoben. Wenn sich die beteiligten Parteien zum Beispiel darauf einigen, dass sich die gesamten Kosten des Projekts auf 2.000 Euro belaufen, dann wird dieser Betrag nach Abschluss des Projekts bezahlt. Dieser Ansatz ist ideal für Projekte mit wenigen schwankenden Kosten.
• Tages- oder StundensatzWie der Name schon sagt, wird einem Kunden bei diesem Abrechnungsmodell ein Stundensatz für die Stunden in Rechnung gestellt, die für die Ausführung der angeforderten Arbeiten oder Beratungsdienstleistungen benötigt wurden. Man nennt diese Stunden die verrechenbaren Stunden. Bei der Anwendung eines Tagessatzes wird ein Dienstleister nicht pro Stunde bezahlt, sondern erhält einen festgelegten Betrag pro Tag.
• Meilenstein-Fakturierung Bei der Meilenstein-Fakturierung werden Zahlungen fällig, sobald bestimmte Projekt-Meilensteine erreicht wurden. Die Gebühr für ein Projekt wird über den Projektlebenszyklus verteilt und die Zahlung erfolgt nicht erst nach der Ablieferung des gesamten Projekts.
• Vertrag auf Zeit- und MaterialbasisEin Vertrag auf Zeit- und Materialbasis eignet sich am besten für Unternehmen und Kunden, deren Aufwendungen, z. B. für Materialien oder Ausrüstung, schwanken können. Mit einem Vertrag auf Zeit- und Materialbasis werden die Kosten für Materialien, sonstige Betriebskosten und Arbeitskosten abgedeckt.

Pauschalpreis und Vertrag auf Zeit- und Materialbasis im Vergleich

Die Abrechnung nach Pauschalpreis und die Abrechnung gemäß einem Vertrag auf Zeit- und Materialbasis sind zwei sehr unterschiedliche Abrechnungsmethoden. Die Abrechnung nach Pauschalpreis ist ideal für Unternehmen, die keine schwankenden Material- oder Arbeitskosten berücksichtigen müssen. Ein Vertrag auf Zeit- und Materialbasis ermöglicht Dienstleistern hingegen, ihre Aufwendungen für die Ausführung eines Projekts oder einer Aufgabe in Rechnung zu stellen, wenn das Ergebnis und die genauen Kosten anfangs nicht feststehen.

Ein Buchhaltungsbüro kann zum Beispiel einen Pauschalpreis von 200 Euro für die jährliche Bearbeitung der Steuererklärung in Rechnung stellen. Die Arbeit des Büros unterliegt keinen schwankenden Materialkosten oder anderen Variablen. Ein Bauunternehmer, der den Ausbau eines Hauses übernimmt, muss im Gegensatz dazu viele Kosten berücksichtigen – und viele davon stehen anfangs noch nicht fest. Verträge auf Zeit- und Materialbasis sollten sorgfältig ausverhandelt werden. Es muss vereinbart werden, wie hoch die Arbeitskosten sind, welche Aufschläge auf Materialien angewandt werden und was als verrechenbare und nicht-verrechenbare Arbeit gilt.

Manche Kunden verlangen auch die Festlegung eines Höchstpreises, den ein Dienstleister maximal in Rechnung stellen darf. Dadurch wird verhindert, dass sich Projekte in die Länge ziehen, weil die Kosten, die in Rechnung gestellt werden können, begrenzt sind.

Was ist eine Retainer-Gebühr?

Eine Retainer-Gebühr ist ein Geldbetrag, der vorab für die Inanspruchnahme der Dienstleistungen von Beratern, Anwälten usw. bezahlt wird. Retainer beruhen oft auf einer Schätzung der erforderlichen Arbeit (d. h. Stundensatz x geschätzter Stundenaufwand bis zum Abschluss des Porjekts/Falls). 

Ein Kunde kann auch laufende monatliche Retainer-Gebühren zahlen, wenn er Dienstleistungen über einen längeren Zeitraum und nicht nur für ein einmaliges Projekt bzw. einen einmaligen Fall in Anspruch nehmen muss. Dies ist vorteilhaft für den Berater, weil er dadurch ein beständiges Einkommen erhält.

Verrechenbare und nicht-verrechenbare Stunden

Es mag auf den ersten Blick einfach erscheinen, dem Kunden die Arbeit, die er in Auftrag gegeben hat, in Rechnung zu stellen. Doch die Projektabrechnung ist schwieriger, als man meinen möchte. Wenn etwa ein Unternehmen die Arbeitszeit nicht effizient erfasst, stellt es verrechenbare Tätigkeiten unter Umständen nicht in Rechnung. Laut einer Studie der London School of Economics werden Kunden sogar 15 % der eigentlich verrechenbaren Tätigkeiten nicht in Rechnung gestellt. 

Manchmal ist auch nicht ganz klar, was verrechenbar ist und was nicht. Im Allgemeinen gilt, dass verrechenbare Tätigkeiten der Erfüllung der Anforderungen eines Projekts oder einer Initiative dienen. 

Was sind verrechenbare Stunden und was nicht-verrechenbare Stunden? 

Verrechenbare Stunden sind die Arbeitsstunden, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Normalerweise werden sie für Tätigkeiten aufgewandt, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind.

Nicht-verrechenbare Arbeiten sind alle Tätigkeiten, die zwar einem Mitarbeiter oder einem Unternehmen zugutekommen, aber nicht dem Abschluss eines Projekts. Im Allgemeinen können Mitarbeiterschulungen oder die Verfolgung neuer geschäftlicher Gelegenheiten nicht als verrechenbare Arbeit betrachtet werden. Auch der Zeitaufwand für die Unterhaltung oder Bewirtung eines Kunden oder die Erstellung der Rechnungen ist nicht verrechenbar.

Verrechenbare Tätigkeiten sind zum Beispiel Recherchearbeiten, Designarbeiten, projektbezogene Verwaltungsarbeiten (Erstellung und Einreichung von Dokumenten im Auftrag des Kunden usw.) und andere Aufgaben, die für den Abschluss eines Projekts unerlässlich sind. Der Zeitaufwand für diese Arbeiten muss erfasst werden. Sie können dies mit Softwarelösungen wie Wrike tun. Wrikes Aufgaben-Timer erfasst automatisch, wie viel Zeit für eine bestimmte Tätigkeit benötigt wurde. In Wrikes Zeitprotokoll-Ansicht können Zeitprotokolle auch manuell eingegeben und angezeigt werden. 

Wenn Unternehmen einen besseren Überblick darüber haben, was verrechenbar ist und was nicht, können sie besser nachvollziehen, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeit einsetzen. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Mitarbeiter viel Zeit mit nicht projektbezogenen administrativen Aufgaben verbringen, sollten Sie die Automatisierung gewisser Schritte im Arbeitsablauf in Erwägung ziehen.

Tipps zur Berechnung verrechenbarer Stunden

Zur Berechnung der verrechenbaren Stunden müssen Sie zuerst ermitteln, was als verrechenbare Arbeit gilt und was nicht. Sobald Sie das wissen, können Sie Software für die Zeiterfassung einsetzen, um den Zeitaufwand für die verrechenbare Arbeit zu bestimmen.

Wenn Sie den Zeitaufwand für die verrechenbaren Tätigkeiten summieren, erhalten Sie die verrechenbaren Stunden. Dann müssen Sie diese mit einem Stundensatz multiplizieren. Ein Beispiel: Ein Berater verlangt 75 Euro pro Stunde. Wenn er 5 Stunden lang an projektbezogenen Tätigkeiten arbeitet, kann er dem Kunden 375 Euro in Rechnung stellen.

Ein Unternehmen kann auch für bestimmte Projekte oder Aufgaben, die von bestimmten Mitarbeitern erledigt werden, höhere Stundensätze verlangen. Deshalb ist es wichtig, genau zu protokollieren, wer an welchen Aufgaben arbeitet.

Arbeitszeitlisten in Wrike Resource: So erfassen Sie den Zeitaufwand für Aufgaben

Wie Sie Ihren Kunden Projekte in Rechnung stellen

Eine Rechnung ist ein Dokument, in dem angegeben ist, welche Dienstleistungen zu welchen Kosten erbracht wurden. Sie enthält Informationen darüber, wofür ein Käufer wann wie viel bezahlen muss.

Normalerweise sind auf einer Rechnung der Name des Unternehmens, das Datum, die Beschreibung der Dienstleistungen, eine eindeutige Rechnungsnummer und die anzuwendende Zahlungsmethode angegeben. Eine Rechnung kann auch Zahlungsbedingungen umfassen, z. B. dass die Rechnung innerhalb von 30 Tagen fällig ist oder dass bei Zahlungsverzug eine Verzugsgebühr anfällt.

Vor dem Versand der Rechnung an den Kunden muss sichergestellt werden, dass die Rechnung das korrekte Datum, eine Rechnungsnummer und eine Beschreibung der Dienstleistungen enthält. Fehler in Rechnungen können nämlich zu verspäteten Zahlungen führen, was Auftragnehmern, Freiberuflern und Beratern Schwierigkeiten bereiten kann.

Häufige Zahlungsbedingungen für Auftragnehmer

Für Auftragnehmer und Dienstleister kann es belastend sein, wenn Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden. Nehmen wir an, dass Sie die Vertragsbedingungen vereinbart und ein Projekt abgeliefert haben, der Kunde sich nun aber Zeit mit der Bezahlung der Rechnung lässt.

Zahlungsbedingungen sind eine Möglichkeit, um verspäteten Zahlungen entgegenzuwirken.

Häufig verwendete Zahlungsbedingungen sind unter anderem:

• Zahlungsfrist von 7, 21 oder 30 Tagen 
• Verzugsgebühr zusätzlich zur Projektgebühr bei Zahlungsverzug 
• Erforderliche Anzahlung von 50 % 
• Rabatt bei vorzeitiger Zahlung

Doch auch solche Bedingungen bewirken nicht immer, dass Kunden Rechnungen pünktlich bezahlen. Immerhin bezahlten z. B. in China 2016 nur 16 % der Unternehmen pünktlich und 15,5 % der Unternehmen bezahlten Rechnungen 30 bis 90 Tage nach ihrer Ausstellung.

Durch die präzise Erfassung der verrechenbaren Stunden und ein geeignetes Abrechnungsmodell können Auftragnehmer und Dienstleister für einen effektiven Preisbildungs- und Rechnungsprozess sorgen – und Wrike kann ihnen bei jedem Schritt helfen.