Projektdefinition

Die Wichtigkeit einer guten Projektdefinition

Es kann viele Ursachen dafür geben, dass Projekte scheitern, aber ein häufiger Grund sind eine schlechte Planung und Projektdefinition. Eine Umfrage des Project Management Institute unter Projektmanagern 2017 ergab, dass 37 % der Projekte scheitern, weil „es keine klar definierten Ziele und Meilensteine zur Messung des Fortschritts“ gibt. 

Durch die Definition von Projekten werden realistische Erwartungen und eine eindeutige Vision für den Projektlebenszyklus festgelegt. Eine Projektdefinition (auch Projekt-Charta genannt) ist ein Dokument, in dem die zentralen Ziele und Bedingungen eines Projekts festgeschrieben sind.

Eine gute Projektdefinition ebnet den Weg für einen termin- und budgetgerechten Abschluss eines Projekts. Sie senkt nämlich die Risiken für eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs, eine Budgetüberschreitung und Burn-outs. Wenn Arbeitsumfang und Bedingungen eines Projekts hingegen nicht klar definiert werden, können in diesen Bereichen erhebliche Probleme entstehen.

Die Projektdefinition ist auch deshalb wichtig, weil sich Stakeholder und Projektverantwortliche im Verlauf des Projekts darauf beziehen können.

Was ist eine Projektdefinition? 

Der Lebenszyklus des Projektmanagements besteht aus mehreren Phasen. Im PMBOK (Project Management Body of Knowledge) werden sie Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss genannt. Im Allgemeinen sollte die Projektdefinition während der Initiierungsphase erstellt werden. 

Dazu müssen Sie zuerst die Parameter des Projekts bestimmen. Stellen Sie sich selbst und Stakeholdern folgende Fragen:

• Was sind die Ziele und möglichen Einschränkungen des Projekts?
• Wer ist der Projektsponsor? Wer ist der Projektmanager? 
• Welche Leistungen sind zu erbringen? 
• Auf welche Risiken sollten Stakeholder und Projektmanager im Laufe des Projekts achten? 

Die Ermittlung von Risiken ist nützlich, weil sie die Planung für Eventualfälle bzw. die Notfallplanung erleichtert. Wann läuft schon etwas zu 100 % nach Plan? Wahrscheinlich wissen Sie aus eigener Erfahrung, dass dies nur selten der Fall ist. Deshalb ist es wichtig, Probleme schon am Anfang anzugehen, damit Projekte termin- und budgetgerecht abgeliefert werden können.

Es ist auch hilfreich, Angaben dazu zu machen, welche Leistungen im Rahmen des Projekts nicht erbracht werden. Damit können Sie die Erwartungen bezüglich des Projekts von Anfang an klären.

Wenn Sie die Parameter so festlegen, ist es unwahrscheinlicher, dass sich der Projektumfang schleichend ausweitet. Beide Seiten kennen dann nämlich die Bedingungen des Projekts und Projektleiter können die Erwartungen des Kunden von Beginn an steuern.

Fachdienstleistungen sind von Natur aus stark kundenorientiert. Dienstleistungsunternehmen bieten eine Dienstleistung an (Rechtsdienstleistungen, Buchhaltungsdienstleistungen usw.) oder führen eine Kampagne oder ein Projekt im Namen eines Kunden durch (Marketing- oder IT-Beratung usw.).

Deshalb ist es für einen erfolgreichen Ablauf wichtig, dass der Arbeitsumfang, die zu erbringenden Leistungen und andere Bedingungen definiert werden. Dies erhöht die Transparenz und verbessert das Verständnis zwischen dem Dienstleister und dem Kunden. 

Die genannten Parameter können in einer Fachdienstleistungs-Vereinbarung festgeschrieben werden.

Was ist eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung?

Jede Beziehung zwischen einem Dienstleister und einem Kunden ist einzigartig. Deshalb sieht eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung bei jedem Auftragnehmer oder Beratungsteam anders aus. Es ist empfehlenswert, dass Dienstleister die Fachdienstleistungs-Vereinbarung an die spezifischen Anforderungen des Kunden anpassen.

Es kann auch sein, dass ein Kunde aufgrund interner Vorschriften zusätzliche Informationen in eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung aufnehmen möchte. Wenn ein Projekt zum Beispiel streng vertraulich ist, kann ein Abschnitt zur Vertraulichkeit eingefügt werden.

Fachdienstleistungs-Vereinbarungen können angepasst werden, damit sie den speziellen Anforderungen eines Projekts oder einer Branche entsprechen. 

Sie können unter anderem folgende Informationen enthalten: 

• Arbeitsumfang
• Zu erbringende Leistungen 
• Zeitplan 
• Vergütung
• Vertraulichkeitsbestimmungen 

Gehen wir zum Beispiel davon aus, dass Ihr Unternehmen einen Dienstleister mit der Entwicklung einer mobilen App beauftragt, in der Nutzer auf Lernmaterialien für eine berufliche Zertifizierung zugreifen können.

Die Fachdienstleistungs-Vereinbarung könnte in diesem Fall Angaben dazu enthalten, bis wann das Team Inhalte wie Testfragen, Prototypen oder Modelle für das Design und die Funktionsweise der App erstellen muss und wann Beta-Tests durchgeführt werden, damit die App bei der Markteinführung so wenige Fehler wie möglich aufweist.

Neben den Phasen des Projekts enthält eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung auch Informationen darüber, wer der Projektmanager ist und wie mit Änderungsaufträgen umgegangen wird. In einem Abschnitt zu Änderungsaufträgen wird beschrieben, was passiert, wenn sich der Projektumfang ändert. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass Aufträge zur Änderung des Projektumfangs schriftlich eingereicht werden müssen und beide Parteien ihre Zustimmung dazu erteilen müssen. 

Eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung sollte auch Einzelheiten darüber enthalten, wie hoch das Budget des Projekts ist und wie der Dienstleister bezahlt wird.

Welche unterschiedlichen Arten von Fachdienstleistungs-Vereinbarungen gibt es?

Wie bereits erwähnt, gibt es für eine Fachdienstleistungs-Vereinbarung keine „Einheitslösung“, die bei jedem Projekt oder Unternehmen gleich aussieht. 

Die Vereinbarungen hängen nämlich vom Projekttyp, der Gebührenstruktur und dem Abrechnungsmodell, der Dauer des Projekts und der Art der erbrachten Leistungen ab.

Zu den unterschiedlichen Arten der Fachdienstleistungs-Vereinbarungen gehören Verträge mit vereinbartem Pauschalpreis, Verträge auf Zeit- und Materialbasis, Verträge mit Höchstpreis, Verträge für Managed Services, Verträge auf Retainer-Basis und Verträge für sich wiederholende Services.

Pauschalpreis und Retainer im Vergleich

Zwei der beliebtesten Vereinbarungen sind Vereinbarungen mit Pauschalpreis und Vereinbarungen auf Retainer-Basis.

In einer Vereinbarung mit Pauschalpreis ist festgelegt, welche Dienstleistungen oder zu erbringenden Leistungen der Dienstleister gegen eine Pauschalgebühr bereitstellt. Sie ist für manche Branchen möglicherweise nicht empfehlenswert, weil sie Schwankungen der Materialkosten normalerweise nicht berücksichtigt. Wenn die Kosten Ihres Unternehmens jedoch nicht von Lieferantenkosten abhängen, könnte eine Pauschalpreisvereinbarung nützlich sein.

In einer Vereinbarung auf Retainer-Basis ist hingegen festgelegt, dass ein Unternehmen oder eine Einzelperson eine einmalige oder laufende Gebühr zahlt, um die Kosten der erbrachten Leistungen abzudecken. Zusätzlich zu dieser Retainer-Gebühr wird verrechenbare Arbeit in Rechnung gestellt, zum Beispiel die Arbeit an einem Gerichtsverfahren im Falle eines Rechtsanwalts. Solche Vereinbarungen werden häufig für Rechts- und Beratungsdienstleistungen abgeschlossen. 

Verfassung einer Erklärung zum Projektumfang

Was ist eine Erklärung zum Projektumfang?

In einer Erklärung zum Projektumfang (Project Scope Statement) werden wichtige Aspekte eines Projekts in einer übersichtlichen Tabelle festgehalten. Sie enthält mindestens folgende Informationen:

• Sponsoren/Stakeholder
• Arbeitsumfang
• Ziele
• Anforderungen und zu erbringende Leistungen
• Einschränkungen und Annahmen

Wenn Sie noch nie eine Erklärung zum Projektumfang erstellt haben, finden Sie online viele Beispiele und Vorlagen.

Diese Erklärung ist sehr wichtig, weil sie in die Dokumentation und Informationen einfließt, auf die Teams für ein effektives und umfassendes Projektmanagement zurückgreifen.