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Visibilidad de un proyecto

Mejorar la visibilidad de un proyecto para servicios profesionales

En la gestión de proyectos y servicios profesionales, los errores forman parte del juego. Sin embargo, esos errores pueden costar un alto precio. Según un estudio, en 2004, el precio del fracaso de los proyectos de sistemas de información en la UE fue de 142 000 millones de euros. Los principales obstáculos que se identificaron fueron una «comunicación insuficiente» y unas definiciones de requisitos poco claras, lo que pone de manifiesto que la visibilidad del proyecto y el flujo de información son esenciales. 

La visibilidad del proyecto es una forma eficaz para que las empresas puedan crear transparencia y responsabilidad, además de propiciar el intercambio de información en los flujos de trabajo de sus proyectos. 

¿Qué es la visibilidad en la gestión de proyectos?

Aunque la «visibilidad de un proyecto» pueda parecer un concepto amplio y no muy técnico, se trata de la forma en que se comparte la información importante dentro de las empresas. Al principio del ciclo de vida de un proyecto, el objetivo de documentos como el acta de constitución del proyecto es definir claramente el alcance, las partes interesadas y los roles. Esta visibilidad temprana garantiza que las personas sean conscientes de cómo influye su trabajo en los objetivos y la cartera del proyecto. 

A medida que avanza el proyecto, los informes de estado periódicos y los paneles de control compartidos proporcionan visibilidad sobre el estado del proyecto.

Por ejemplo, los paneles de control de Wrike pueden configurarse para que ofrezcan actualizaciones generales sobre los estados de las tareas, información sobre la entrada de solicitudes, disponibilidad de los miembros del equipo, entre otras ventajas. 

¿Por qué es importante la visibilidad del proyecto?

La visibilidad del proyecto puede mejorar el modo en que los equipos se comunican, optimizar procesos y gestionar recursos. Para los equipos de servicios profesionales, la visibilidad es fundamental porque respalda actividades importantes como la planificación de la capacidad y la gestión de relaciones con el clientes.

Si un gestor de recursos no tiene visibilidad sobre qué miembros del equipo estarán disponibles y cuándo, le puede costar determinar si hay suficientes recursos para satisfacer las necesidades dinámicas de los clientes. La gestión de la demanda, en particular, se basa en la previsión y la accesibilidad a datos históricos porque implica el análisis de actividades comerciales anteriores. La falta de una visibilidad adecuada de tales cifras puede llevar a que los gestores de recursos y proyectos tomen decisiones fundamentadas en información desactualizada, inexacta o incompleta.

La visibilidad no solo es valiosa para los gestores de proyectos y sus equipos. La visibilidad en la gestión de proyectos también es importante para las relaciones y la satisfacción del cliente porque permite a los clientes realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos, mantener líneas abiertas de comunicación y brindar retroalimentación cuando es necesario.

¿Cómo incrementar la visibilidad de un proyecto?

  • Personaliza el panel de control de tu proyecto de acuerdo con las necesidades específicas de tu equipo 
  • Elabora un plan del proyecto completo y una declaración de alcance del proyecto 
  • Entrega informes periódicos de estado del proyecto
  • Utiliza software colaborativo para realizar revisiones y aprobaciones 
  • Permite a los clientes acceder a las herramientas de gestión de proyectos

¿Qué es un proyecto de alta visibilidad? 

En el libro de Sarah Coleman y Donnie MacNicol «Project Leadership» (2016), se define un proyecto de alta visibilidad como «decisivo respecto a la posición de mercado» o también como un proyecto en el que el riesgo de error es alto o puede «perjudicar la reputación». Estos proyectos a menudo resultan atractivos para los gestores de proyectos que los dirigen.

Harvard Business Review señaló que la participación en proyectos de alta visibilidad suele mencionarse como uno de los «factores decisivos» para ser ascendido a un puesto de alto nivel dentro de una empresa. 

Digamos, por ejemplo, que una empresa de publicidad relativamente pequeña logra un contrato con una empresa que emitirá un anuncio a escala nacional durante el evento de la Superbowl, el primer anuncio de Superbowl en la historia de la empresa. El acuerdo es que la empresa de publicidad desarrolle el concepto creativo y coordine todas las partes de la producción. Hay mucho en juego y la inversión publicitaria es aún mayor, por lo que la estrategia es decisiva.

Este podría considerarse un proyecto de alta visibilidad, no solo porque el anuncio se emitirá durante la Superbowl, sino también porque probablemente atraerá una gran atención, internamente, hacia quienes están gestionando y dirigiendo la iniciativa. Un proyecto de este tipo se beneficiaría de la gran transparencia que pueden proporcionar los informes de estado semanales y los paneles de control personalizables de una herramienta como Wrike. 

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¿Qué es el informe de estado de un proyecto?

El informe de estado de un proyecto es un documento que proporciona a los miembros del equipo y las partes interesadas información resumida sobre los KPI de un proyecto. Los informes de estado de la gestión de proyectos son una forma de garantizar una comunicación eficaz durante todo el ciclo de vida del proyecto. Si comparamos un proyecto con un viaje por carretera, el informe de estado es el sistema GPS que proporciona actualizaciones periódicas sobre las condiciones del tráfico, el tiempo aproximado que queda de viaje y las salidas que se han de tomar.  

Los informes de estado del proyecto deben presentarse con cierta regularidad en función de a quién se le informe. Los miembros del equipo, los clientes y otras partes interesadas deben recibir estos informes de estado del proyecto durante el ciclo de vida del proyecto. 

Es posible que un gestor de proyectos deba tener en cuenta algunas variables al decidir la frecuencia con la que tiene que proporcionar informes de estado del proyecto a los clientes y los miembros del equipo. Por ejemplo, a un cliente le puede parecer bien recibir informes una vez al mes, mientras que otro más práctico puede solicitar informes de estado semanales.

Para los informes de estado de proyectos internos, un gestor de proyectos también puede dar por hecho que el director ejecutivo de una gran empresa no necesita actualizaciones semanales sobre proyectos pequeños.

¿Qué información debe figurar en un informe de estado de un proyecto?

Un informe de estado de un proyecto incluirá información que comunique claramente en qué punto se encuentra actualmente el proyecto en relación con la entrega. Un informe de estado de un proyecto informativo y eficaz debe incluir: 

  • Indentificadores del proyecto
    ¿Cuál es el nombre del proyecto? ¿Quién es el gestor de proyectos? ¿Cuáles son las fechas clave relativas al proyecto? 
  • Resúmenes del proyecto y el estado
    Se trata de un breve resumen que sirve como recordatorio de los objetivos del proyecto, así como de las actualizaciones desde el último informe.
  • Hitos 
    ¿Qué hitos, si los hay, se han completado? Las actualizaciones sobre los hitos del proyecto ofrecen visibilidad sobre los puntos de inflexión importantes, y actúan como una vara de medir del progreso de un proyecto. Si el proyecto es una actualización de marca, un ejemplo de hito puede ser la aprobación de un nuevo logotipo de la empresa. 
  • Solicitudes de cambios
    No es raro que en un proyecto se produzcan cambios o una ampliación del alcance. Si un cliente ha solicitado un cambio en los servicios, esto debe figurar en el informe de estado del proyecto.
  • Riesgos 
    Una parte importante de un informe de estado de un proyecto eficaz es identificar y notificar a las partes interesadas cualquier riesgo que se presente. Supongamos que un equipo de construcción tiene problemas relacionados con la adquisición de materiales imprescindibles. El director del proyecto prevé retrasos en la cadena de suministro y ahora existe el riesgo de que el proyecto tenga un sobrecoste. Esto debe plasmarse en el informe para que las partes interesadas puedan prepararse y tomar decisiones al respecto, si es necesario.
  • Próximos pasos 
    ¿Qué viene a continuación para el proyecto? ¿Cuáles son las próximas tareas o hitos del proyecto? Esto también puede ser un breve resumen de las actividades que se están llevando a cabo para avanzar en el proyecto. 

Los informes de estado de un proyecto con este nivel de visibilidad garantizan que los equipos y los clientes tengan información clara, precisa y actualizada durante todo el ciclo de vida del proyecto.

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Uso de paneles de proyecto

Los paneles de control de gestión de proyectos emplean datos en tiempo real para proporcionar actualizaciones en relación con tareas, hitos y recursos, entre otros. Los paneles de proyecto son de gran valor para el proceso de gestión de proyectos porque son otra forma en que los gestores de proyectos y los jefes de equipo pueden generar transparencia y eficiencia en sus flujos de trabajo. 

Los paneles de proyecto son un recurso para los equipos, los clientes y las partes interesadas porque garantizan que la información no se pierda ni se distorsione. Una de las ventajas de usar paneles para aumentar la visibilidad del proyecto es que hace que los equipos sean conscientes del trabajo previsto, del trabajo atrasado y de los responsables de las tareas.  

Los paneles de proyecto de Wrike son altamente personalizables, lo que permite a los equipos configurarlos de acuerdo con la información y los flujos de trabajo para los que necesitan hacer seguimiento. Por ejemplo, en Wrike, los usuarios pueden configurar paneles que controlan, por ejemplo, su propia actividad, las tareas del equipo, las tareas atrasadas o las tareas que les han sido asignadas. Usados correctamente para supervisar a un equipo o un proyecto en particular, pueden proporcionar una gran visibilidad y añadir un valor inmenso. 

A pesar de su valor obvio, los paneles de proyecto no son informes de estado del proyecto. Ofrecen actualizaciones de un vistazo, pero no proporcionan el contexto o los detalles que se incluirían en un informe de estado. Incluso aunque un cliente tuviera acceso a los paneles de proyecto, seguiría necesitando recibir información periódicamente. 

Cuando los equipos renuncian a utilizar un panel como el de Wrike, pierden una herramienta que les permite mantenerse informados y actualizados sobre cuestiones esenciales. 

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Gestión y retención de clientes

Según una investigación realizada por Bain & Company, mejorar las tasas de retención de clientes en tan solo un 5 % puede tener un impacto positivo en los ingresos de hasta un 25 %. Esto significa que priorizar la gestión y la retención de clientes es conveniente tanto para el negocio como para los resultados finales.

Para cumplir con los requisitos del cliente, las empresas de servicios profesionales despliegan los recursos necesarios para trabajar en los proyectos acordados. Estas empresas también deben ser proactivas en sus esfuerzos de gestión y retención de clientes. Después de todo, el 82 % de las empresas afirman que la retención de clientes cuesta menos que la adquisición de estos, lo que la convierte en un imperativo comercial estratégico. 

Cómo mejorar la gestión y la retención de clientes 

Gracias a una buena visibilidad del proyecto, los equipos de servicios profesionales pueden optimizar sus actividades de gestión y retención de clientes. Esto se puede lograr elaborando a tiempo una definición del proyecto detallada, definiendo con transparencia el alcance del proyecto, proporcionando informes de estado semanales y permitiendo que los clientes accedan a los paneles y las tareas de gestión de proyectos para que puedan dar su opinión según sea necesario. 

Ser proactivo a la hora de abordar las necesidades de un cliente también es una buena estrategia para la gestión y la retención de clientes. Por ejemplo, una empresa de SaaS puede detectar que un cliente clave está experimentando índices bajos de adopción por los usuarios entre los empleados. Esto podría influir en la retención porque el cliente puede decidir que el producto no es útil o relevante para las necesidades de sus empleados.

Anticipándose a este obstáculo, la empresa de SaaS podría nombrar a especialistas en implementación que puedan explicar el valor del producto, dar orientación sobre cómo usar sus funciones e integrar el producto en los flujos de trabajo diarios de los trabajadores. 

Este tipo de gestión de clientes tiene en cuenta las necesidades del cliente, anticipa las consecuencias si no se abordan y despliega recursos para hacer frente a los desafíos.  

Una comunicación clara sobre aspectos como el riesgo y los cambios de liderazgo también permite a los clientes anticipar retrasos y mantenerse informados sobre la salud de sus proyectos.

La gestión de clientes es un proceso continuo que implica transparencia, comunicación y resultados sólidos. Cada uno de estos elementos contribuye en la construcción de una relación que sea mutuamente beneficiosa tanto para el cliente como para la empresa que presta los servicios. 

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