Wie Marketing-Agenturen ihre Projektrentabilität mit Zeiterfassungs-Apps messen

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, die Effizienz und Produktivität Ihrer Teams zu verbessern? Wenn Sie Arbeitszeitlisten in Ihren Arbeitsablauf integrieren und die beste Zeiterfassungs-App für Ihr Unternehmen finden, sind Sie Ihrem Ziel bereits ein großes Stück näher.

Oft sind es die Agenturen, die eine Zeiterfassungs-App unnötig finden, die eine solche Lösung am meisten brauchen. Dies gilt insbesondere bei kleinen Teams und Problemen mit Budgetprognosen Es gibt viele gute Gründe, warum PR-Agenturen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen sollten

Veraltete Systeme auf der Basis von Selbstauskunft liefern oft unvollständige Daten und resultieren in einer chaotischen Buchführung. Einige Experten sagen sogar, dass Zeitmanagement der Schlüssel zu einem besseren Leben ist – sowohl beruflich als auch privat.

Glücklicherweise ist der richtige Einstieg gar nicht so schwierig. Das ist alles, was Sie brauchen:

  • Eine klare Vorstellung vom Nutzen. Wenn Sie sich über die konkreten, praktischen Vorteile der Zeiterfassung im Klaren sind, unterstützt dies die Zielsetzung und hilft Ihnen, das beste Tool für Ihr Team zu wählen.
  • Kenntnisse über den Umgang mit Arbeitszeitlisten. Die meisten Tools bieten Vorlagen, aber wir haben weiter unten einige zusätzliche Tipps für Sie.
  • Eine Zeiterfassungs-App für Mitarbeiter. Am besten sind Apps, die mobile Optionen und automatisierte Funktionen bieten.

Erfahren Sie mehr darüber, warum die Zeiterfassung für Kreativ-Agenturen unentbehrlich ist

Warum die Zeit erfassen?

Generell sollte jedes Unternehmen den Einsatz ihrer wertvollsten Ressourcen – der Mitarbeiter– genau verfolgen. Korrekte Abrechnung, zuverlässige Budgetprognosen und die Reduzierung nicht verrechenbarer Projektaufgaben helfen Unternehmen, profitabel zu wirtschaften. 

Eine gute Zeiterfassungs-App liefert Fachdienstleistungs-Managern Informationen zu den Fortschritten in Echtzeit, unterstützt datengestützte Zeitleisten und schafft mehr Transparenz – ein enormes Plus für Kunden.

Was kann die Zeiterfassung?

Agenturen müssen bei ihren Projekten tagtäglich viele bewegliche Teile koordinieren. Die Zeiterfassung ist also eine komplexe Aufgabe. Sorgfalt und effiziente Zeitplanung sind unerlässlich. Genau hier kommt die App ins Spiel.

Die besten Zeiterfassungs-Apps zeigen Marketing-Agenturen nicht nur, wann die Mitarbeiter morgens kommen und abends gehen – sie bieten sehr viel mehr. Wenn beispielsweise alle Mitarbeiter ihre Tätigkeiten in Apps erfassen, können Manager die aktuelle Arbeit mit vorherigen Projekten vergleichen und einen besseren Einblick in die korrekte Abrechnung erhalten.

Marketing-Agenturen können zudem wertvolle Informationen darüber gewinnen, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben erfordern. Anhand klarer, übersichtlicher Details wird es einfacher, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und umzugestalten. 

In anderen Fällen stellt sich vielleicht heraus, dass Ihre Prozesse gut funktionieren, Sie aber mehr Mitarbeiter brauchen. Erkenntnisse wie diese können Ihnen helfen, Burnout und andere Probleme zu vermeiden und letztendlich die gesamte Agentur besser aufzustellen. Wenn Sie das Für und Wider von Arbeitszeitlisten abwägen, werden Sie schnell erkennen, dass die zahlreichen Vorteile eine Investition mehr als rechtfertigen. 

Verwendung einer Zeiterfassungs-App für Abrechnung und Fakturierung

Starten Sie Ihren Zeiterfassungs-Workflow mithilfe dieser praktischen Tipps. 

  1. Richten Sie Timer für individuelle Aufgaben ein. Dieses einfache, klare Verfahren erleichtert die Abrechnung und gibt Ihren Mitarbeitern mehr Fokus.
  2. Ordnen Sie allen zeitlich erfassten Tätigkeiten eine Abrechnungsart zu. Wenn Sie diverse Dienstleistungen mit unterschiedlichen Preisstufen anbieten, ist diese Funktion unentbehrlich.
  3. Automatisieren Sie Zeiterfassungs-Tags für verrechenbare und nicht verrechenbare Aufgaben. Ihr Team verbringt weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und mehr Zeit mit der wirklich wichtigen Arbeit – und das unterstützt die zügige Akzeptanz der Software
  4. Integrieren Sie Ihre Arbeitszeitliste mit Google Kalender. So vermeiden Sie, dass verrechenbare Stunden (wie z. B. Meetings per Telefon, via Skype oder persönlich) vergessen werden. 
  5. Nutzen Sie Zeiterfassungs-Apps für externe Meetings und Events. Mobile Apps, die Zeiterfassungs-Eingaben sofort mit dem restlichen Team synchronisieren, halten alle Beteiligten stets auf dem Laufenden. 
  6. Erstellen Sie detaillierte Ansichten zu den Arbeitsstunden auf Mitarbeiter- und Teambasis. Der Wert von Marketing-Investitionen ist bekanntlich schwer zu messen. Doch wenn Sie Fragen von Kunden anhand von Zeiterfassungsdaten schlüssig beantworten können, verbessert das die Kundenzufriedenheit und gibt Ihrem Team zusätzliche Sicherheit.  
  7. Exportieren Sie Zeiterfassungs-Reports für Ihre Kunden. Die transparente Verfolgung der Marketing-Ausgaben ist eine der besten Methoden, um Vertrauen bei Ihren Kunden aufzubauen und so die Grundlage für eine langfristige Beziehung zu schaffen. 

Arbeitszeitlisten zur Verfolgung von Kundenkampagnen

Wie Sie sehen, sind Zeiterfassungs-Apps ein vielseitiges, nützliches Tool für Unternehmen – ganz besonders für Marketing-Agenturen, die effizienter und rentabler arbeiten wollen. 

Möchten Sie die Vorteile selbst erleben? Dann sollten Sie Wrike testen. Mit unserer kostenlosen Testphase erhalten Sie einen guten Eindruck davon, wie Sie die Tipps in Ihrem Unternehmen umsetzen können, um Ihre Produktivität auf eine neue Stufe zu heben.

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