Wie der Software-Wildwuchs den Gewinn Ihrer Agentur gefährdet

Es gibt heute unzählige Tools, die Kreativagenturen das Leben erleichtern. Aber sind es bei Ihnen vielleicht zu viele? Sie haben ein Tool für die sozialen Medien. (Vielleicht sogar mehrere, weil Ihres nicht alle Plattformen unterstützt.) Dann haben Sie Tools für die Kommunikation mit Ihrem Team, vielleicht noch andere für den Rest des Unternehmens und wieder andere für die Kommunikation mit den Kunden. Und dann Ihre eigentliche Arbeit? Dieselbe Geschichte: noch mehr Tools. Die Technologielandschaft für Marketing allein besteht aus über 7.000 Tools. Man nennt das Software-Wildwuchs (oder SaaS-Wildwuchs, wenn Sie nur mit Cloud-Anwendungen arbeiten) und der kostet Sie mehr, als Sie vielleicht denken.

Ein Unternehmen mit nur 50 Beschäftigten verwendet durchschnittlich 40 verschiedene SaaS-Anwendungen. Und je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto stärker steigt diese Zahl. McAfee hat festgestellt, dass Unternehmen durchschnittlich 1.427 verschiedene Cloud-Dienste nutzen und ein typischer Mitarbeiter im Laufe seines Arbeitstags 36 verschiedene Cloud-Anwendungen einsetzt.

Was bedeutet das für die Produktivität? Nehmen wir an, Sie haben ein 50-Personen-Team mit 40 verschiedenen Anwendungen. Nicht jeder Mitarbeiter verwendet die gleichen Tools; deshalb bleiben sich am Ende eines Projekts duplizierte Teile davon in diversen Anwendungen zurück. Über die gesamte Projektlaufzeit hinweg werden also unzählige Stunden damit verschwendet, wichtige Informationen zu suchen und in so viele Tools wie nötig zu kopieren, manuell Berichte für das Team und/oder die Kunden zu erstellen und diverse andere, gleichermaßen mühsame Aufgaben zu erledigen. Das kostet Sie sowohl Zeit als auch Geld. Fragen Sie sich, wie viel Sie diese verstreuten Daten kosten? SnapLogic schätzt die Kosten auf etwa 140 Milliarden Dollar.

Was zählt, sind die Zahlen

Kennen Sie irgendeine Kreativagentur, die ihre Dienste kostenlos anbietet? Ich auch nicht. Sie haben die besten Autoren, Designer und Kreativen eingestellt, die Sie finden konnten, um ein umwerfendes Projekt abzuliefern. Gleichzeitig müssen Sie aber schwarze Zahlen schreiben und daher von Ihren Kunden Geld verlangen, genau wie jedes andere Unternehmen. Wenn Ihre Kosten immer wieder höher sind als Ihr Gewinn, bedeutet dies das Ende Ihrer Agentur. Und jedes Mal, wenn Ihre Mitarbeiter sich mit verteilten Daten und Software-Wildwuchs herumschlagen müssen, schmälert das Ihren Gewinn.

Zu den Kosten gehört aber mehr als nur der Preis der Anwendungen selbst (der sich auf 2.884 Dollar pro Jahr und Mitarbeiter beläuft). Sehen wir uns ein paar Zahlen an. In den USA verdient ein Designer durchschnittlich 62.467 Dollar im Jahr. Wenn Ihr Designer nur 15 % seiner Zeit damit verschwendet, die richtigen Informationen zu finden, Projektpläne zu suchen, zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln usw., verlieren Sie bereits 9.370 Dollar pro Jahr bei nur einer Person. Auf das ganze Design-Team hochgerechnet ergibt sich schnell eine riesige Summe.

Nach derselben Formel können Sie die Kosten für Ihr Team ausrechnen. Nehmen Sie das durchschnittliche Jahresgehalt Ihrer Mitarbeiter und multiplizieren Sie es mit 15 % (bzw. 0,15). Multiplizieren Sie das Ergebnis dann mit der Anzahl Ihrer Mitarbeiter. Das ergibt die jährlichen Kosten der Ineffizienz aufgrund von Software-Wildwuchs. Die echte Variable in dieser Gleichung sind die 15 Prozent. Bei einigen Agenturen liegt sie wesentlich höher. So schätzt Scoro, dass die meisten Beschäftigten nur 60 % oder noch weniger ihrer verfügbaren Arbeitszeit wirklich sinnvoll nutzen.

Das ist noch nicht alles

Eins ist klar: Wenn Sie zu viele Abgabetermine versäumen oder schlechte Resultate liefern, verlieren Sie Kunden. Ihr Team muss effizient arbeiten – aber wenn es nur mit viel Aufwand feststellen kann, wo die Daten sind, wer für was verantwortlich ist und wo das Projekt aktuell steht, ist das unmöglich. Ineffizientes Arbeiten ist frustrierend. Mitarbeiter, die immer wieder Informationen nicht finden und Aufgaben nicht fristgerecht abschließen können, stehen unter Stress. Wird dieser zu viel, kann hohe Personalfluktuation schnell zu einem Riesenproblem für Ihr Team werden.

Arbeitsmanagement kann helfen

Software-Wildwuchs ist ein Problem für alle modernen Unternehmen, aber es gibt Wege, ihn einzudämmen. Wenn Sie Ihr Projektmanagement nicht mehr über E-Mail abwickeln, sondern über ein Arbeitsmanagement-System (wie Wrike!), hilft das schon mal, eine Single Source of Truth für jedes Projekt Ihrer Agentur zu schaffen.

Nach dem Lesen einer E-Mail dauert es etwa 16 Minuten, um unsere Aufmerksamkeit wieder auf das Projekt zu konzentrieren. Allein die Reduzierung der E-Mails, die Ihr Team jeden Tag erhält, hilft also schon, die Ausrichtung auf das Projekt zu stärken. Darüber hinaus bietet der Übergang zu einer zentralisierte Arbeitsmanagement-Plattform weitere Vorteile:

  • Jeder hat, was er braucht

    Im Mittelpunkt einer Arbeitsmanagement-Plattform steht die Zusammenarbeit. Doch nicht jeder arbeitet auf die gleiche Weise. Und so wie jeder Mitarbeiter seine eigene Arbeitsweise hat, ist auch jeder Kunde anders. Vielleicht nutzt Ihr Team Agile-Methoden, während Ihre Kunden nach dem Wasserfall-Konzept arbeiten oder auf Kanban-Basis organisiert sind. Ihre Arbeitsmanagement-Lösung muss für jedes Projekt einsetzbar sein und ohne zusätzliche Tools auskommen, unabhängig von den Anforderungen der Kunden.

    „Der größte Vorteil von Wrike besteht darin, dass weniger ziellose Kommunikation stattfindet. Während früher viel Zeit damit verbracht wurde, nach Informationen zu suchen, haben Mitarbeiter mit Wrike nun die Möglichkeit, Informationen eigenständig zu finden. Das spart viel Zeit.“  — Hoon Kim, Creative Production Manager, Airbnb.

    Um die Kosten niedrig zu halten, ist es wichtig, dass Sie Ihre Kunden als Gastnutzer auf die Plattform einladen können. So erhalten diese die Möglichkeit, direkt den Projektfortschritt zu verfolgen und mit Ihnen zusammenzuarbeiten, ohne als voller Nutzer dafür bezahlen zu müssen.
  • Alle arbeiten zusammen

    Wenn „Girls Club – Vorsicht bissig!“ uns irgendetwas gelehrt hat, dann die Tatsache, dass es überall Cliquen gibt. Doch wenn bei der Arbeit mehrere Gruppen verschiedene Tools verwenden und Informationen nicht gut austauschen, wird alles noch viel schwieriger. Letztendlich geht es nicht darum, was die Grafiker getan haben und was die Texter – es geht darum, gemeinsam herauszufinden, was der Kunde braucht, und genau das zu liefern.

    Wenn alle dasselbe System verwenden, wird echte Zusammenarbeit möglich. Zum einen ist Ihr Team dann effizienter (was indirekt die Kosten senkt, weil weniger Zeit verschwendet wird, und den Gewinn steigert, weil Sie mehr Projekte abschließen). Zum anderen können Sie eine Reihe überflüssiger Anwendungen aussortieren, sodass Sie weniger für Software ausgeben müssen.

    „Mit Wrike sind alle von Anfang an aufeinander abgestimmt, und deshalb können wir uns auf das Wichtige konzentrieren: den Kunden.“ — Emilie Vachon, Lifecycle Marketing Coordinator, Hootsuite
  • Alles kommt zusammen

    Verteilte Daten kosten der Wirtschaft Milliarden. Indem Sie dafür sorgen, dass Ihr Team eine Single Source of Truth hat und jederzeit weiß, wo die Informationen liegen und wo Informationen hingehören, sparen Sie Ihrer Agentur bares Geld. Statt sich durch den Posteingang zu kämpfen oder manuell Berichte über den Projektstand zu erstellen, kann Ihr Team seine Arbeit mit einer integrierten Arbeitsmanagement-Plattform optimieren. Es wird weniger Zeit verschwendet und die Frustration der Mitarbeiter sinkt.

    Ihre Designer verbringen zum Beispiel wahrscheinlich einen Großteil ihres Arbeitstags mit Photoshop, Illustrator oder anderen Anwendungen aus der Creative Cloud-Softwarebibliothek von Adobe. Wäre es da nicht praktisch, wenn sie ihr Programm nicht verlassen müssten, um Informationen zum Projektstand zu erhalten oder zu verschicken? Integrationsmöglichkeiten wie diese gibt es für fast jede denkbare Anwendung und erlauben es Ihrem Team, mit weniger mehr zu schaffen.

    „Wir hatten keinen zentralen Ort für unsere Abschlusskommentare, die Diskussion über die nächsten Aufgaben oder die Aktualisierung und Pflege unserer Arbeitspläne. Wir waren einfach nicht ausreichend verbunden. Es gab nie viel Austausch darüber, wo wir bei einer Aufgabe standen. Wir sitzen an verschiedenen Standorten, deshalb erleichtert Wrike die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wirklich ganz erheblich.“ — Celene Curry, Events Operations, Goodwood Group

Wrike hilft Ihnen

Ermöglichen Sie Ihrem Team, untereinander und mit Ihren Kunden effizienter zusammenzuarbeiten. Sparen Sie Zeit und Geld mit einer voll integrierten Arbeitsmanagement-Plattform, die Ihnen eine bessere Arbeitsweise ermöglicht.

„Ich mache meine Arbeit besser, weil Wrike mir und meinem Team hilft, tagtäglich gut organisiert zu sein, sodass anfallende Aufgaben erledigt werden und wir unsere Projekt fristgerecht abschließen können.“ — Leigh Stokes, Creative Services Traffic and Project Manager, Backcountry

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