Bei so viel Zeitaufwand, Recherche und Geld, die Sie in die Suche nach der richtigen kollaborativen Arbeitsmanagement-Lösung gesteckt haben, sollte es für Sie und Ihr Team eine Erleichterung darstellen, wenn Sie sich endlich für eine Software entscheiden – und nach einigen Monaten auch einige Verbesserungen durch Ihr neues Tool beobachten können. Die Kommunikation sollte reibungsloser verlaufen, Daten sollten leicht zu finden sein und die Mitarbeiter sollten auch wirklich mit der Software arbeiten.
Was ist aber, wenn das Tool, das Sie nun einsetzen, um Ihr Arbeitsmanagement zu verbessern, dabei versagt?
In unserer Arbeitsmanagement-Umfrage, erklärten 34% der Arbeitnehmer, dass sie mit dem Arbeitsmanagement-Prozess in Ihrem Unternehmen unzufrieden sind, wobei „fehlende Information“ als häufigste Ursache für Stress am Arbeitsplatz genannt wurde. Der Grund dafür ist häufig der Einsatz von veralteten Tools für Aufgaben, für die sie nicht geschaffen wurden, wodurch mehr Arbeitsaufwand und Ineffizienzen verursacht werden.
Anstatt Ausreden für das Versagen des vorhandenen Arbeitsmanagement-Systems zu finden, sollten Sie stattdessen eines finden, das die Effizienz, die Zusammenarbeit und die Produktivität in Ihrem gesamten Team wirklich verbessert.
Wenn Sie keine Arbeitsmanagement- oder Projektmanagement-Software verwenden, dann verlassen Sie sich wahrscheinlich auf E-Mails und Tabellen, um alles erledigen zu können.
Wenn das der Fall ist, brauchen Sie ein neues Arbeitsmanagement Tool.
„Prähistorische“ Tools wie E-Mails und Tabellen wurden vor Jahrzehnten entwickelt, um Arbeit und Kommunikation online zu steuern. Warum fühlen wir uns so sehr mit diesen veralteten Tools verheiratet, obwohl uns so viele neue Technologien zur Verfügung gestellt werden?
Klar, sie eignen sich noch immer für einfaches Versenden von Dateien, Kommunikation und Planung, aber wenn wir diese Tools über ihre maximale Leistungsfähigkeit hinaus einsetzen und sie für komplexe Aufgaben verwenden, für die sie nicht geschaffen wurden, kommt es zu Problemen.
Das Monterey Bay Aquarium hatte ein ähnliches Problem, als sie versuchten, ihr Bildungsprogramm mit Excel-Tabellen zu verfolgen. „Es war schwer, auf dem Laufenden zu bleiben“, sagt Soo Dean, Direktorin von Annual Giving. „Wir haben viel Zeit damit verbracht, den Ablauf von Projekten in Excel-Tabellen zu verfolgen. Wurden beispielsweise Termine verschoben, haben unsere Mitarbeiter stundenlang versucht, die Tabelle mit dem Rest der Daten für sechs Produktionsmonate zu aktualisieren. Es war wirklich mühsam.“
Fangen Sie damit an, zu beobachten, wie viele veraltete Tools – wie E-Mail und Tabellen – bei Aufgaben eingesetzt werden, für die sie gar nicht vorgesehen sind. Machen Sie sich eine Liste von spezifischen Funktionen, die für Sie und Ihr Team sehr nützlich wären. Auf diese Weise können Sie ihre Suche auf Tools einengen, in denen diese Funktionalität bereits integriert ist.
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie bereit sind, in ein neues Arbeitsmanagement-Tool zu investieren? Dann schauen Sie sich mal die Kosten an, die entstehen, wenn Sie es nicht tun.
Wenn das Tool viel Aufwand für die Einrichtung, unzählige Webinare und obligatorisches Training mit Ihrem Team erfordert, steht Ihnen diese Zeit nicht mehr für wichtige Projekte zur Verfügung und die Produktivität wird behindert. Ideal wäre ein Tool, mit dem ihr Team baldmöglichst loslegen könnte, anstatt einem, für das weitere Meetings und Hausaufgaben erforderlich sind.
Bei einer 2013 durchgeführten Studie von MIT Sloan Management Review und Capgemini Consulting wurde festgestellt, dass 78% der Befragten davon überzeugt sind, dass die digitale Transformation schon innerhalb der nächsten zwei Jahre von entscheidender Bedeutung für ihre Organisationen sein wird. 63% sagten jedoch, dass das Tempo der technologischen Veränderungen in ihrer Organisation zu langsam ist, wobei „Mangel an Dringlichkeit“ als häufigster Übeltäter genannt wird.
Die Implementierung des Tools sollte schnell erfolgen und darauf zugeschnitten sein, wie Sie das Tool verwenden. Es ist nicht notwendig, jede einzelne versteckte Funktion im Detail zu kennen, wenn Sie sowieso nicht vorhaben, sie zu benutzen. Durch ein leicht zu bedienendes Tool, das relativ wenig Training erfordert, wird es auch einfach sein, neue Teammitglieder darin einzuarbeiten, sodass jeder von Anfang an voll mitarbeiten kann.
Wenn Sie eigentlich mehr Zeit dafür einsetzen, organisiert zu bleiben (etwa für das ständige Aktualisieren von Tabellen), dann setzen Sie dadurch nur eine weitere Aufgabe auf Ihre bereits lange To-do-Liste.
Eine von Powering Productivity durchgeführte Befragung von Führungskräften über Ineffizienzen am Arbeitsplatz stellte fest, dass die primäre Ursache für Zeitverschwendung während des Arbeitstags auf ineffiziente Prozesse zurückzuführen ist (44%). Die Umfrage ergab auch, dass nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Kunden (48%) unter diesen Ineffizienzen leiden.
Bei Procurify suchte man lange nach einem Tool, das sowohl die Kommunikation innerhalb des Teams als auch teamübergreifend ermöglichen würde. Der Einsatz einer falschen Arbeitsmanagement-Lösung führte bei ihnen zu Datenverlust, Fehlkommunikation und Terminüberschreitungen.
„Wir haben viele unterschiedliche Systeme ausprobiert“, sagt Eugene Dong, Mitbegründer und CTO bei Procurify. „Die Systeme funktionierten zwar für das Team selbst, aber wenn eine teamübergreifende Kommunikation erforderlich war, wurde es wirklich schwierig. Wir brauchten ein Tool, das den anderen Teams den Fortschritt des Projekts, die Zeitleiste und die Termine offenlegt, damit eine zeitgenaue Abgabe möglich ist.“
Für Mitarbeiter ist es schwierig, ihre Arbeitsgewohnheiten zu ändern. Es kann schwierig sein, Arbeitsabläufe zu formen und zu gestalten, wenn Teammitglieder sich in ihren Methoden eingenistet haben – vor allem, wenn ein neues Tool ungewohnt und nicht intuitiv ist. Tatsächlich werden neu implementierte Tools heutzutage durchschnittlich nur zu 30% angenommen, wenn keine Change Management Strategien verwendet werden.
Ein Arbeitsmanagement-Tool soll die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen vielen Personen fördern. Wird es nur von wenigen Personen verwendet, geht dieser Wert verloren.
Das Team von F5 Networks sah sich mit der harten Realität konfrontiert, ein Tool anzunehmen, das von niemandem genutzt wurde. „Ein Hauptgrund, warum unser vorheriges Tool uns nicht geholfen hat, war die niedrige Akzeptanz“, sagt Patricia Davis, Leiterin des Project Management Office bei F5 Networks. „Nur etwa 55 von 400 Personen setzten es ein, wobei die meisten davon es nur als Ticketsystem für Personen verwendeten, die ihre Arbeit durch die Pipeline bekommen wollten.“
Bei F5 fiel die Akzeptanz weiter zurück, weil das Training umfangreich und zeitaufwändig war. „Für das Training waren etwa vier Stunden für jede Funktion erforderlich“, sagt Davis. „Es war eine enorme Menge an Dokumentation vorhanden, nur um die Funktionen zu erlernen. Aber uns fehlte dafür einfach die Zeit.“
Es ist wichtig, dass man beim Team nachfragt und um Feedback zu der neuen kollaborativen Arbeitsmanagement-Software bittet. Man darf ihnen das Tool nicht aufzwingen, sondern es langsam in die tägliche Routine implementieren, um zu sehen, wie es ihnen gefällt. Wenn es Anwendungsprobleme gibt, dann ist es möglicherweise an der Zeit, etwas Neues zu versuchen.
Das richtige Arbeitsmanagement-Tool für Ihr Team finden
Es ist nicht einfach, sich von einem Arbeitsmanagement-System (wie E-Mails und Tabellen) zu trennen, das Sie seit Jahren benutzt und geliebt (oder auch gehasst) haben. Das kann sogar bei einem Tool der Fall sein, das Sie erst vor kurzem erfolglos implementiert haben. Allerdings wäre es noch problematischer, wenn Sie beharrlich an diesem Tool festhalten und nur noch mehr Zeit und Energie verschwenden, um Herr über die eingehenden Projekte und Ad-hoc-Anfragen zu werden.
Fangen Sie an, ein Tool zu suchen, das den Bedürfnissen Ihres Teams entspricht. Und wenn Sie das Team auf dem Laufenden halten, werden Sie mit Sicherheit ein Arbeitsmanagement-Tool finden, das alle zufrieden stellt.
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