Führung
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10 Sätze, die Sie niemals sagen sollten, wenn Sie eine Aufgabe delegieren
Gutes Delegieren ist nicht nur eine Kunst, sondern eine Wissenschaft. Wenn Sie gut delegieren, werden Ihre Projekte reibungslos und effizient ablaufen. Machen Sie es falsch, stehen Sie am Ende vielleicht mit unbefriedigenden Ergebnissen da. Ein wichtiger Aspekt des guten Delegierens besteht darin, auf wirkungsvolle Weise zu kommunizieren, und hierbei gibt es einige Sätze, die ein absolutes No-Go sind, wenn Sie den Projekterfolg sicherstellen wollen.
Hier nun 10 Sätze, die Teammitglieder niemals von Ihnen hören sollten:
1. "Ich weiß, dass Sie mit Ihrer Aufgabe noch nicht fertig sind, aber diese andere Sache muss jetzt sofort erledigt werden!"
Beim guten Delegieren geht es darum, Prioritäten festzulegen. Notfälle kommen vor, wenn sie jedoch alle paar Tage auftreten, wird sich das nicht förderlich auf die Produktivität auswirken. Es wird die Produktivität ausbremsen. All das Multi-Tasking und Hin- und Herwechseln ist nicht gut für die Moral des Teams.
Ein besserer Ansatz ist es, die Ziele, Prioritäten und Fälligkeitstermine von Anfang an zu überdenken und sicherzustellen, dass Ihr Team sie versteht, so dass Mitarbeiter nicht nach dem Zufallsprinzip ihre übrigen Aufträge aufschieben, um den Fälligkeitstermin einer bestimmten Aufgabe einzuhalten.
Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Wir mussten den Projektzeitplan ändern und diese Aufgabe ist als nächstes an der Reihe, sobald Sie Ihre aktuelle Aufgabe beendet haben."
2. "Ich weiß, dass Sie so etwas noch nie gemacht haben, aber ich bin sicher, dass Sie das schon hinkriegen."
Nichts lässt den Stresspegel eines Teammitglieds so in die Höhe schnellen wie dieser Satz. Jeder möchte die Chance haben, seine Fähigkeiten zu verbessern. Aber ist es wirklich fair, jemanden ohne ausreichende Vorbereitung oder Schulung in solch eine Situation zu bringen? Nicht wirklich, und Ihr Projekt wird so auch nicht auf effiziente Weise ablaufen.
Versuchen Sie Aufgaben aus einem bestimmten Bereich immer an die gleichen Leute zu delegieren, damit diese ihre Fähigkeiten perfektionieren können, und geben sie ihnen auch die Möglichkeit, bei Bedarf von einer anderen Person zu lernen. Seien Sie andernfalls bereit, etwas von Ihrer Zeit zu opfern, um Ihre Mitarbeiter einzuweisen, wenn Sie angemessene Ergebnisse erhalten möchten.
Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Ich habe arrangiert, dass Sie mit einem Kollegen zusammenarbeiten, damit Sie diese Fähigkeit lernen können; so sind Sie zukünftig in der Lage, die Aufgabe alleine zu erledigen."
3. "Das ist eine total einfache Aufgabe, die kriegt jeder hin."
Eigentlich soll diese Aussage der verantwortlichen Person die Angst vor der bevorstehenden Aufgabe nehmen. Das ist eine lobenswert Absicht, die Aussage hat jedoch oftmals eine unbeabsichtigte Nebenwirkung. Man könnte denken, Sie seien in Wirklichkeit der Meinung, dass die Person nicht über die richtigen Fähigkeiten verfügt, um etwas wirklich Komplexes und Anspruchsvolles in die Hand zu nehmen – und das ist nun wirklich nicht die Botschaft, die Sie übermitteln wollen.
Zwei Dinge sollten Sie beachten: Schmälern Sie niemals die Wichtigkeit der delegierten Aufgabe und zweifeln Sie nicht an den Fähigkeiten der verantwortlichen Person. Wird jemandem Wertschätzung und das Vertrauen entgegengebracht, etwas Wichtiges zu tun, wird diese Person über sich hinauswachsen und einen besseren Job machen.
Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Diese Aufgabe ist sehr wichtig für das Projekt, deshalb vertraue ich sie Ihnen an."
4. "Lassen Sie sich einfach etwas einfallen, und dann sehen wir, ob es passt."
Das Problem bei dieser Aussage ist der Mangel an Klarheit, und wir alle wissen, wie so etwas endet. Wenn Sie selbst nicht wissen, was für ein Ergebnis Sie wollen, wie soll der beauftragte Mitarbeiter das dann liefern? Höchstwahrscheinlich werden Sie viel Zeit damit verbringen, die Vorschläge durchzugehen, die der Mitarbeiter nach bestem Wissen erarbeitet. Und gut möglich, dass keiner davon passt.
Eine bessere Vorgehensweise ist es, eine Liste mit Kriterien für die möglichen Lösungen aufzustellen und dann den beauftragen Mitarbeiter darum zu bitten, sich verschiedene Optionen einfallen zu lassen, damit Sie den besten Ansatz auswählen können.
Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Ich möchte, dass Sie eine Lösung finden. Hier sind die Kriterien, auf deren Grundlage Sie Vorschläge erarbeiten können."
5. "Also so hätte ich das nicht gemacht."
Der "Es gibt nur einen Weg"-Ansatz bringt Sie auf direktem Weg zum Kontrollwahn und schreckt andere davon ab, die Verantwortung für Aufgaben und Leistungen zu übernehmen – und das ist beim Delegieren ja nun mal der springende Punkt. OK, Sie hätten also einen anderen Lösungsweg gewählt. Aber wenn die Lösung funktioniert, ist es da von Belang, dass Ihr Kollege anders vorgegangen ist? Schlussendlich profitiert das Projekt, da Sie nun über zwei verschiedene praktikable Ansätze für ein Problem verfügen.
Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Es ist mir gar nicht in den Sinn gekommen, die Aufgabe auf diese Weise anzugehen, aber gut, dass Sie sich so eine tolle Lösung haben einfallen lassen!"
6. "Ich bin jetzt eine Woche lang auf Geschäftsreise. Bis ich wieder da bin, muss das hier alles erledigt sein."
Wir alle müssen manchmal geschäftlich verreisen, aber kurz vor dem Fälligkeitstermin eines Projekts zu verschwinden, ist nicht ideal, vor allem, wenn Sie zeitweise nicht erreichbar sein werden. Wenn die entscheidende Phase des Projekts näher rückt, dann ist das genau der Zeitpunkt, zu dem die Teammitglieder Fragen stellen und bestimmte Dinge klären müssen – und dann sollten Sie verfügbar sein.
Etwa anders sieht es aus, wenn Sie mit den Mitarbeitern regelmäßig in Kontakt bleiben, ihre Fortschritte verfolgen und sie anleiten können, zum Beispiel mit Hilfe einer Online-Software.
Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Ich gehe auf Geschäftsreise, aber ich werde mich täglich in unserem Workspace anmelden [in der Wrike Projektmanagement-Software], um bei Bedarf Fragen zu beantworten."
7. "Das hätten Sie mir vor Ablauf der Deadline zeigen sollen..."
Haben Sie schon einmal ein Projekt abgeliefert und festgestellt, dass es nicht Ihren Erwartungen entsprach? Dies ist der Zeitpunkt, an dem der oben genannte Satz fällt. In der Regel bedeutet dies jedoch, dass das Projekt in irgendeiner Hinsicht nicht richtig organisiert wurde.
Ihre Ziele mögen kristallklar sein. Die einzige Möglichkeit festzustellen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist diese zu erreichen, besteht jedoch darin, Meilensteine und Kontrollpunkte mit dem verantwortlichen Mitarbeiter zu vereinbaren, damit Sie am Tag der Projektabgabe nicht enttäuscht sind. Tun Sie das und Sie können Schwierigkeiten beseitigen, bevor diese zu größeren Problemen werden.
Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Ist das Projekt auf dem richtigen Weg? Wir sollten eine Besprechung einberufen, um noch vor dem endgültigen Fälligkeitstermin einen Einblick zu gewinnen, wie es mit dem Projekt steht."
8. "Sie hätten zuerst mich fragen sollen, bevor Sie so eine wichtige Entscheidung treffen!"
Beim Delegieren geht es darum, anderen Personen zu ermöglichen einige der Entscheidungen selbst zu treffen. Aber wenn beteiligte Personen ihre Verantwortlichkeiten, ihre Befugnisse und die Befehlskette nicht kennen, stehen Ihnen möglicherweise Überraschungen bevor, die Ihnen nicht gefallen werden. Es sollte klar sein, welche Entscheidungen der beauftragte Mitarbeiter selbst treffen darf und Ihnen dann nur deren Ergebnisse mitteilt, und welche Entscheidungen Ihre Bewilligung erforderlich machen.
Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Hier ist ein Überblick über das Projektteam und die Zuständigkeiten, so wissen Sie Bescheid, welche Entscheidungen Sie treffen dürfen."
9. "Ich habe auch Ihrem Kollegen diese Aufgabe gegeben."
Ein und dieselbe Aufgabe an mehr als eine Person zu delegieren, ist ein klassischer Fehler. Einige Leute denken, dass das eine Möglichkeit für inspirierenden gesunden Wettbewerb sei, in der Regel ist jedoch genau das Gegenteil der Fall. Stattdessen kämpfen Kollegen um jeden Preis darum, derjenige zu werden, der die Anerkennung für das Gelingen des Projekts erhält. Das heißt, sie teilen keine Informationen und arbeiten nicht effizient zusammen – und das kann das gesamte Projekt beeinträchtigen.
Ein weiteres mögliches Ergebnis besteht darin, dass die Mitarbeiter beginnen, sich gegenseitig die Verantwortung zuzuschieben, so dass sich niemand mehr für das Ergebnis verantwortlich fühlt. So oder so ist es definitiv nicht das, was Sie erreichen möchten, oder?
Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Ich möchte Sie und Ihren Kollegen hieran arbeiten lassen, Sie beide tragen jedoch die Verantwortung für unterschiedliche Teile des Projekts."
10. "Das ist nicht genau das, was es hätte werden sollen, aber OK, ich werde es selbst zu Ende bringen."
Zu guter Letzt geht es beim Delegieren um klare Verantwortlichkeiten und die genaue Kenntnis der zu erbringenden Leistungen. Wenn jemand bestimmte Dinge zu festgelegten Zeitpunkten liefern soll, und das Projekt ordnungsgemäß eingeplant wurde, dann gibt es keinen Grund, eine schlechte Ergebnisqualität zu akzeptieren.
Akzeptieren Sie nur mit Sorgfalt durchgeführte Arbeit, dann wissen Ihre Mitarbeiter genau, welchen Standard sie erreichen müssen. Wenn Sie letzten Endes die Arbeit selbst fertigstellen müssen, worin liegt dann der Sinn des Delegierens?
Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Das ist nicht ganz so, wie es sein soll. Wollen wir uns zusammensetzen, um zu sehen wie Sie das in Ordnung bringen können?"
Nutzen oder kennen Sie noch andere Sätze, die auf diese "schwarze Liste des Delegierens" gehören?
