Top-Tipps für die Umstellung von Asana zu Wrike

Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Wahl von Wrike – der Asana-Alternative für leistungsstarke Teams. Ganz sicher möchten Sie Ihren Mitarbeitern zu einer möglichst nahtlosen Umstellung von Asana zu Wrike verhelfen. 

Unsere intuitive Projektmanagement-Software macht den Einstieg leicht, aber trotzdem kann die Einführung neuer Technologien eine Herausforderung sein — ganz besonders, wenn Ihre Mitarbeiter jeden Tag damit arbeiten. 

Um Ihnen den Start zu erleichtern, haben wir hier eine Liste von 10 Schritten zusammengestellt, die Teams beim Wechsel von Asana zu Wrike nützlich finden werden. Erstellen Sie damit Ihren eigenen Asana-Wrike-Migrationsplan und helfen Sie Ihren Teams, das Beste aus Wrike herauszuholen.

1. Werden Sie zertifizierter Wrike-Experte

Melden Sie Ihre Projektmanager für unser Wrike-Zertifizierungsprogramm an, das sie schnell zu Wrike-Experten macht. Mit diesem kompakten Training, das die Funktionen von Wrike sowie Best Practices für das Arbeitsmanagement vermittelt, werden neue Nutzer im Handumdrehen zu Power Usern.

Diese Zertifizierung hilft ihnen nicht nur, produktivere Projekte auf die Beine zu stellen, sondern befähigt sie auch, andere Nutzer beim Einstieg zu unterstützen.

2. Organisieren Sie ein Kickoff-Meeting für den „Wechsel zu Wrike“

Nicht jedes Teammitglied ist an der Wahl einer neuen Projektmanagement-Lösung beteiligt – aber jedes Teammitglied wird damit arbeiten müssen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie allen Nutzern die Wrike-Plattform überzeugend „verkaufen“.

Ein Meeting kann dafür sehr hilfreich sein. Erklären Sie den Teilnehmern, dass Wrike sie effizienter macht. Dieses Argument wird rund 34 % von ihnen überzeugen. 

Kurz: Zeigen Sie auf, dass es für jeden Vorteile bringt.

3. Demonstrieren Sie Ihren personalisierten Workspace in Wrike

Wenn Sie Wrike bei Ihren Mitarbeitern einführen, kann es hilfreich sein, statt dem Standard-Workspace einen bereits personalisierten Workspace zu demonstrieren. Dabei könnten Sie zum Beispiel Ihr Branding, Ihre Wissensdatenbanken, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, Projektvorlagen und vieles mehr integrieren, damit sie sich in Wrike wie zuhause fühlen.

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern auch, wie sie ihre persönlichen Accounts nach Wunsch personalisieren können:



4. Gehen Sie typische Projektmanagement-Aufgaben durch

Führen Sie Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt durch gängige Arbeitsmanagement-Aufgaben in Wrike.

Einige Beispiele:

  • Eine Aufgabe erstellen
  • Eine Deadline festlegen
  • Eine Teilaufgabe einrichten und einem Teammitglied zuweisen
  • Einen Kommentar posten und darin einen Kollegen taggen
  • Integrationen mit Google Kalender und Drive einrichten

Demonstrieren Sie auch die neuen Abläufe für Tätigkeiten, die in Wrike etwas anders ausgeführt werden als bisher in Asana. 

5. Erklären Sie die Produktivitätsvorteile der Integrationen in Wrike

Zeigen Sie Ihren Mitarbeiter, wie sie Wrike in Verbindung mit ihren vertrauten Tools einsetzen und dadurch sehr viel produktiver arbeiten können:

  • Wrike + Gmail/Outlook: Erklären Sie, wie einfach es ist, Aufgaben anhand eingehender E-Mails in Gmail und Outlook zu erstellen.
  • Wrike + Slack: Erklären Sie, wie Wrike Aufgaben mühelos in der Slack App erstellt werden oder wie man Aufgaben-Vorschauen postet.
  • Wrike + Dropbox: Erklären Sie, wie sich Dropbox-Dateien mit nur einem Klick zu Wrike-Aufgaben hinzufügen lassen.

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6. Richten Sie den Fokus auf neue Vorteile

Sie wechseln vermutlich von Asana zu Wrike, weil Ihnen bestimmte Funktionen bisher gefehlt haben. Sprechen Sie also über die produktivitätssteigernden Funktionen, die Ihr Team dank Wrike nun nutzen kann.

Nehmen Sie zum Beispiel die Wrike Desktop-App. Oder die native Zeiterfassungsfunktion. Oder Gantt-Diagramme. Oder Ordner.

7. Regeln Sie die Logistik

Sie können 5.000 Asana-Aufgaben mit einer einzigen XLS-Datei zu Wrike verschieben. Und wenn Sie mehr Aufgaben haben, erstellen Sie ganz einfach mehr XLS-Dateien.

Neben dem Aufgabentitel kann Wrike problemlos weitere Details wie Start- und Enddatum, Aufgabenbeschreibungen, Verantwortliche und mehr importieren.

Hier finden Sie ein detailliertes Tutorial zum Übertragen Ihrer Asana-Inhalte zu Wrike.

Sie können für den Wechsel auch Wrike Integrate verwenden.

8. Halten Sie alle auf dem Laufenden

Wählen Sie für die Umstellung einen geeigneten Termin.

Wenn Sie in hektischen Zeiten oder mitten in einem komplexen Projekt zu Wrike wechseln, verlieren Mitarbeiter vielleicht die Orientierung und fühlen sich gestresst. Prüfen Sie also besser Ihren Projektmanagement-Kalender und finden Sie eine Zeit, zu der die Migration die geringste Auswirkung auf ihre Produktivität haben wird.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter auf jeden Fall wissen, dass ihre vorhandenen Asana-Accounts während der laufenden Migration nicht zugänglich sind und dass sie bis dahin ihre E-Mails zur Anmeldung in Wrike erhalten haben sollten.

9. Erstellen Sie ein Projekt für das Wrike-Onboarding

Listen Sie alles auf, was Ihre Mitarbeiter lernen müssen, um „startklar für Wrike“ zu sein. Sie können dafür alle Aktivitäten aus den Demonstrationen in Schritt 4 wählen. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich gut genug auskennen, um Wrike im Arbeitsalltag einzusetzen.

Vergeben Sie als Anreiz für jeden absolvierten Schritt Punkte, die Ihre Mitarbeiter gegen Amazon-Gutscheine oder andere Prämien eintauschen können. So etwas kann sehr motivierend sein.

10. Planen Sie Nachbesprechungen ein

Es empfiehlt sich, eine Reihe von Nachbesprechungen zu organisieren, um die Fortschritte ihrer Mitarbeiter bei der Einarbeitung in Wrike zu erörtern und etwaige Probleme zu lösen. 

Außerdem sollten Sie immer wieder betonen, dass die jetzigen Anstrengungen ihnen helfen werden, in Zukunft Zeit zu sparen und bessere Ergebnisse zu liefern.

Sie können Ihren Manager als Facilitator zu diesen Meetings hinzuziehen. Didier Bonnet, Global Practice Leader bei Capgemini Consulting, erläutert die Rolle eines Managers bei solchen Migrationen: „Manager haben die Aufgabe, ihre Mitarbeiter über die Brücke zu bringen — sie an die Technologie heranzuführen, damit vertraut zu machen und von den Vorteilen zu überzeugen.“

Starten Sie Ihre Migration von Asana zu Wrike

Mit der richtigen Vorbereitung ist die Umstellung zu einer neuen Projektmanagement-Lösung gar nicht so schwierig.

Wenn Sie Ihre Migration von Asana zu Wrike noch nahtloser gestalten möchten, sprechen Sie mit unserem Fachdienstleistungs-Team über ein Einführungspaket, das auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Wir haben bereits Tausenden von Teams dabei geholfen, aus ihrer aktuellen Projektmanagement-Lösung auszusteigen und einen erfolgreichen Start mit Wrike zu erleben.

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