Cómo redactar un informe de gestión de proyectos

Un informe de gestión de proyectos es un resumen general del estado real del proyecto. Es un registro formal del estado de un proyecto en un momento concreto. (El formato y los detalles exactos pueden variar según los requisitos de tu empresa y de la oficina de gestión de proyectos, ya que ahora muchas empresas tienen sus propias plantillas que han de utilizar todos los gestores de proyectos). Dependiendo del tamaño y la complejidad del proyecto, el informe de gestión de proyectos se puede solicitar semanal o mensualmente. Se distribuye a todas las partes interesadas del proyecto para que estén al corriente del progreso del proyecto y cualquier desafío apremiante al que se pueda enfrentar el proyecto. La mayoría de los informes de gestión de proyectos son de una sola página, pero pueden tener anexos o enlaces a más información para quienes deseen profundizar en los detalles. Sin embargo, en algunas circunstancias, pueden ser mucho más minuciosos. Por ejemplo, hay una plantilla gubernamental de diez páginas.

Los informes de gestión de proyectos son útiles para todo tipo de proyectos en una variedad de industrias. Por ejemplo:

• Un gerente de proyectos de marketing podría proporcionar un informe de estado del proyecto regular a toda la organización para que puedan seguir cómo avanza la rebranding de la empresa.
• Un equipo de desarrollo de software podría utilizar informes de recursos para planificar eficazmente un sprint y asegurarse de que tienen los recursos que necesitan.
• Un ejecutivo podría presentar un informe de riesgos del proyecto a la junta directiva de la empresa para obtener orientación y ayuda para navegar por posibles problemas y obstáculos.
• Un gerente de proyectos podría utilizar un informe de rendimiento del proyecto para monitorizar el presupuesto, cronograma y métricas de éxito del proyecto, y compartir esa información crucial con los líderes.
• Un equipo de liderazgo podría utilizar un informe de seguimiento del tiempo para entender cómo se está utilizando el tiempo del equipo y cómo el equipo podría ser más eficiente.

Esto es solo el comienzo. Hay numerosos tipos de informes de gestión de proyectos que pueden utilizarse para una variedad de objetivos y escenarios de proyectos.

Ya sea que estés creando un informe de una página o uno comprensivo, Wrike es la herramienta útil imprescindible para la planificación, monitoreo e informes de proyectos.

¿Qué se incluye en un informe de gestión de proyectos?

Al descubrir cómo preparar un informe de gestión, seguramente tendrás una gran pregunta: ¿Qué deberías incluir?

La información que incluyas en tu informe de gestión de proyectos dependerá en gran medida del tipo de proyecto, el alcance del proyecto, tus procesos organizativos, así como tu objetivo al generar un informe de gestión en primer lugar.

Comprender y asignar adecuadamente los recursos del proyecto probablemente requerirá más detalle y un informe mucho más exhaustivo que simplemente proporcionar una actualización de estado sencilla. Y en general, los proyectos más complejos típicamente requieren informes de gestión más complejos.

Los informes de gestión de proyectos deben incluir las siguientes características clave, sin importar para qué negocio, sector o incluso tipo de proyecto sea el informe:

Toda la información de identificación del proyecto

Piensa en esto como los "fundamentos" de tu proyecto. Aunque pueda parecer excesivo incluirlo en cada informe de gestión de proyectos que crees, hacerlo (idealmente, cerca de la parte superior de tu informe) brinda a las personas el contexto necesario que necesitan sobre el proyecto antes de revisar el informe.

• Nombre del proyecto: Dale un nombre a tu proyecto para identificarlo de manera rápida y fácil. Resiste la tentación de ser demasiado creativo, en su lugar, nombra tu proyecto de manera instantáneamente reconocible e intuitiva (por ejemplo, "Renovación del Sitio Web de CompanyXYZ").
• Número del proyecto (si tiene uno): Si tu empresa utiliza números de proyectos o cualquier otro código de identificación, inclúyelo también en cada informe de gestión.
• Nombre del gerente de proyectos: Si las personas tienen preguntas después de revisar el informe, esto significa que pueden entender rápidamente su mejor punto de contacto para obtener más información.
• Patrocinador del proyecto: Tu patrocinador del proyecto es la persona (o personas) en el nivel de liderazgo senior que está proporcionando recursos y apoyo general para el proyecto.
• Fecha de inicio del proyecto: El tiempo importa para los proyectos. Incluir la fecha de inicio del proyecto en la parte superior del informe de gestión ayuda a las personas a comprender instantáneamente cuánto tiempo ha estado progresando el proyecto y cuánto tiempo ya se ha invertido.
• Fecha de finalización prevista: Los proyectos no deben extenderse hasta la eternidad (al menos, no deberían). Incluir la fecha de finalización prevista con la fecha de inicio significa que las personas pueden entender el marco de tiempo general del proyecto.
• Nombre e información del cliente: Si trabajas en servicios profesionales o en cualquier industria donde estás haciendo trabajo para clientes, el nombre del cliente y otros detalles deben incluirse en el informe de gestión. Esto ayuda a garantizar la precisión en los informes y también facilita un poco la gestión de archivos.
• Fecha de publicación del informe de gestión: Particularmente para proyectos largos, podrías generar muchos informes de gestión a lo largo del proceso, tal vez incluso docenas de ellos. Fechar cada informe de gestión significa que puedes mantener un rastro documental y asegurar que esos informes sean fáciles de referirse y entender en el futuro.

La métrica clave del éxito del proyecto:

Exactamente qué métricas reportarás dependerá de la intención de tu informe de gestión general. Por ejemplo, un informe de riesgos del proyecto dedicará mucho más espacio y detalle a las amenazas potenciales al proyecto, mientras que un informe de estado del proyecto se centrará mucho más en las tareas que se han completado y lo que todavía queda por hacer.

Es importante incluir algunas métricas de éxito del proyecto en cada informe que generes. Al igual que la información básica de identificación del proyecto, proporciona un contexto útil para cualquier miembro del equipo o partes interesadas que revisen el informe de gestión.

Piénsalo casi como el resumen ejecutivo del proyecto. Es un breve resumen del rendimiento del proyecto que debería incluirse al principio de tu informe (después de la información identificativa) o al final, dependiendo del formato de tu informe.

• Progreso en comparación con el plan. ¿El proyecto va adelantado o atrasado?
• Coste real frente al presupuesto. ¿Cumple o se sale del presupuesto?
• Alcance real en comparación con el plan. ¿Ha cambiado el alcance desde que comenzó el proyecto? De ser así, ¿de qué manera?
• Recursos planificados frente a recursos reales. ¿Faltan recursos o se les asignan demasiadas tareas?
• Una visión general de los riesgos. ¿Hay algún riesgo alto que deba gestionarse?
• Resultados reales de calidad. ¿Se han realizado pruebas de calidad? ¿Ha habido algún problema?

Información adicional que incluir:

• Gestión de cambios del proyecto. Suele ser una actualización de las solicitudes de cambio pendientes y aprobadas para el proyecto.
• Medidas tomadas. Se trata de un resumen de alto nivel de las medidas clave tomadas y las decisiones adoptadas desde el último informe. También puede incluir logros, como hitos cumplidos recientemente.
• Decisiones necesarias. Si hay que tomar una decisión clave, este es un lugar habitual para decir cuál es, de quién depende y cuándo vence. Un ejemplo podría ser la aprobación del plan de gestión del proyecto por parte del patrocinador.
• Próximos hitos. Pueden indicarse, a modo de concienciación, las entregas cuyo plazo vence pronto y los hitos que se aproximan.

Tipos de informes de gestión de proyectos

A continuación se muestra una lista de los tipos más importantes de informes de gestión de proyectos que puedes necesitar para rastrear e informar sobre el estado de tu proyecto:

Informes de seguimiento del tiempo

Muestran en qué proyectos están dedicando tiempo los miembros de tu equipo. Esto te ayuda a mejorar la toma de decisiones en la gestión de proyectos y comunicar adecuadamente con las partes interesadas sobre el progreso de un proyecto.

Informes de estado del proyecto

Comunican cómo está progresando un proyecto en un período específico. Esto ayuda a mantener a las partes interesadas actualizadas sobre el progreso del proyecto y cualquier problema emergente con los costos, el alcance, los cronogramas o los riesgos.

Informes de salud del proyecto

Proporcionan una instantánea del estado de un proyecto. Esto ayuda a compartir qué tan bien o mal está haciendo un proyecto.

Informes de riesgos del proyecto

Identifican y categorizan riesgos en un proyecto según su gravedad y probabilidad de ocurrencia. Esto ayuda a identificar y priorizar problemas, eliminando riesgos dañinos antes de que causen daños irreparables o fracaso del proyecto.

Informes de variación

Muestran cómo un proyecto se ha desviado del plan o línea base del proyecto.

Informes de recursos

Son útiles para gestionar los recursos disponibles y planificar un proyecto exitoso.

¿Con qué frecuencia deberías informar sobre proyectos como gerente?

No existe una cadencia establecida para los informes de gestión de tus proyectos. Sin embargo, al determinar con qué frecuencia deberías enviar un informe de proyecto al equipo u otras partes interesadas, aquí hay algunos elementos importantes a considerar:

• ¿Cuánto tiempo dura el proyecto?

• ¿Cuáles son las expectativas del cliente o las partes interesadas?

• ¿Cuánto ha cambiado el proyecto?

Si aún te sientes inseguro acerca de con qué frecuencia informar sobre los proyectos, ten una conversación con el equipo del proyecto y las partes interesadas relevantes para obtener sus conocimientos sobre una cadencia que los mantenga informados sin hacerlos sentir abrumados.

Cómo redactar un informe de gestión de proyectos

Al redactar un informe de gestión de proyectos, es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Sé conciso y comparte resultados. No te centres en detalles que las partes interesadas no necesitan saber. Intenta usar viñetas en lugar de párrafos. Si creas un documento de diez páginas todas las semanas, es probable que nadie lo lea y no tendrás tiempo para gestionar el proyecto real.
• Ponte en el lugar de tus destinatarios. Asegúrate de que el informe no sea demasiado técnico y evita la jerga. De lo contrario, las partes interesadas no lo entenderán.
• Proporciona contexto. No digas únicamente que una entrega se retrasará dos semanas. ¿Cómo afectará esto al resto del proyecto y qué medidas se están tomando para paliarlo? Las partes interesadas tienen que saber la importancia real del problema.
• Sé claro sobre cualquier pregunta. Si necesitas que alguna de las partes interesadas haga algo, asegúrate de mencionar explícitamente quién es responsable, de qué es responsable y para cuándo debe hacerse.
• Hazlo visual. Utiliza un software de gestión de proyectos que ofrezca plantillas de informes de gestión de proyectos. Esto permite a las partes interesadas identificar rápidamente qué proyectos tienen dificultades y en qué áreas antes de seguir leyendo el informe. Los ejecutivos pueden recibir decenas de informes (o más) cada semana, por lo que hacer que los informes sean fáciles de leer es fundamental.

¿Cómo te puede ayudar Wrike con los informes de gestión de proyectos?

Aprender a redactar un informe de gestión para tus proyectos puede parecer desalentador, pero usar el software adecuado puede marcar una gran diferencia en el proceso de reportes.

Wrike tiene todas las características necesarias para hacer que cada tipo de proyecto sea un éxito, incluidos los informes. Estos informes son completamente personalizables y facilitan la recopilación de todos los datos presentados que necesitas de tus tareas y proyectos y generar un resumen ejecutivo útil que tú, tu equipo y todas tus partes interesadas puedan entender fácilmente.

No más revisar hojas de cálculo o desplazarse por hilos interminables de correos electrónicos para encontrar y compilar la información que necesitas. Wrike reunirá tu información relacionada con el proyecto directamente de la fuente y te ahorrará todo el trabajo mundano y tedioso que generalmente está relacionado con los informes de gestión.

Y si estás cansado de que los informes de gestión se pierdan, se archiven incorrectamente o incluso terminen en la papelera de reciclaje después de un vistazo cursi, Wrike facilita el almacenamiento y la gestión de tus informes de gestión también. Puedes acceder y ver todos los informes de gestión creados por ti o compartidos contigo simplemente haciendo clic en “Informes”. Es fácil encontrar la información que necesitas y también tienes la tranquilidad de que siempre puedes referirte a esos informes de gestión en el futuro.