Что делать, если вы внедрили инструмент для управления проектами, но желаемого эффекта так и не получили?

Поиск подходящего решения для управления проектами и совместной работы требует затрат времени, денег и сил, и уже через несколько месяцев после внедрения нового инструмента вы вправе рассчитывать на какую-то отдачу. Предполагается, что новое решение должно улучшить обмен информацией, упростить поиск данных и быть удобным в освоении и работе. Вы должны почувствовать прогресс!

В ходе нашего опроса об организации труда 34% сотрудников заявили, что недовольны организацией рабочих процессов в своей компании, и назвали «нехватку информации» основной причиной рабочего стресса. Обычно это происходит из-за использования устаревших инструментов, в результате чего увеличиваются объемы рутинной работы и снижается эффективность.  

Так давайте не будем оправдывать свою систему управления проектами и найдем вместо нее такую, которая действительно улучшит производительность команды и поднимет уровень совместной работы.

Для чего нужна система управления проектами?

Если вы не пользуетесь решением для организации рабочего процесса или для управления проектами, то, скорее всего, вы используете для работы электронную почту и таблицы.

В этом случае вам нужен новый инструмент для управления проектами.

Такие «доисторические» инструменты, как электронная почта и таблицы, были созданы несколько десятилетий назад для организации рабочего процесса и общения в сети. Но сейчас в наших руках огромное количество новейших технологий, так почему мы так привязаны к этим устаревшим инструментам?

Конечно, они по-прежнему могут применяться для обмена файлами, общения и планирования, но стоит выйти за пределы возможностей этих инструментов, и сразу возникают проблемы. Электронная почта — это не файловый архив.

Именно с такими проблемами столкнулись сотрудники океанариума Монтерей Бэй, когда попробовали следить за реализацией своих образовательных программ с помощью электронных таблиц Excel. «Очень трудно было все учесть, — рассказывает Су Дин, директор по сбору пожертвований. — Очень много времени уходило на обновление и отслеживание сведений по проектам в экселовских таблицах. Например, если даты сдвигались, нашим сотрудникам приходилось часами обновлять все таблицы с остальными датами за целое полугодие. Это отнимало у нас все силы».

Попытайтесь записывать, как часто вам приходится использовать устаревшие инструменты, например электронную почту и таблицы, чтобы решать задачи, для которых эти инструменты не предназначены. Составьте список конкретных функций, которые могли бы оказаться полезными для вас и для вашей команды. Таким образом, вы сможете сузить область поиска и подобрать решение, обладающее необходимыми функциональными возможностями.

Вам кажется, что вы еще не готовы вложиться в новое решение для управления проектами? Давайте посмотрим, какими будут ваши потери, если вы этого не сделаете.

Что не так с инструментом для организации рабочего процесса, которым вы пользуетесь сейчас?

1. Снижение производительности

Если программный инструмент требует длительной настройки, бесчисленных ознакомительных вебинаров и обязательного обучения, он отнимает время у важных проектов и снижает производительность. Вы ведь ищете решение, которое позволило бы вашей команде начать работать в полную силу как можно скорее, а не создавало бы причины для проведения дополнительных совещаний и сеансов обучения.

По данным опроса, проведенного в 2013 году изданием MIT Sloan Management Review и компанией Capgemini Consulting, 78% респондентов считают, что осуществление цифровой трансформации станет важнейшей задачей для их организации в следующие два года. При этом 63% опрошенных считают темп технологических изменений в своей компании слишком медленным и называют основным препятствием «медлительность».

Внедрение инструмента должно быть быстрым, и оно должно осуществляться в соответствии с назначением этого инструмента. Вовсе не обязательно демонстрировать сотрудникам каждую скрытую функцию, если она заведомо никогда не потребуется. Кроме того, наличие простого в использовании инструмента, не требующего длительного обучения, позволяет быстро ввести в курс дела новых сотрудников, и в результате вся команда с самого начала сможет действовать согласованно.

2. Пустая трата времени

Если вам приходится тратить много времени на организацию работы (например, на постоянное обновление данных в электронных таблицах), это значит, что вы добавляете еще одну задачу в и без того длинный список дел.

В ходе опроса Powering Productivity, посвященного факторам, снижающим эффективность работы, 44% опрошенных бизнес-руководителей назвали основной причиной пустой траты времени неэффективные рабочие процессы. Кроме того, результаты опроса показали, что от этих факторов страдают не только сотрудники, но и клиенты (48%).

Руководству компании Procurify было сложно найти инструмент, позволяющий наладить взаимодействие не только внутри команды, но и между различными подразделениями. Из-за использования неподходящего решения сотрудникам компании пришлось столкнуться с потерянными данными, недоразумениями и нарушением сроков.

«Мы перепробовали множество систем: Asana, Basecamp, Jira и Google Docs, — признается Юджин Донг, сооснователь и технический директор Procurify. — Внутри конкретной команды системы работали, но если нам требовалось взаимодействие между различными отделами, сразу же начинались проблемы. Нам нужен был инструмент, который показывал бы ход выполнения, календарный план и сроки другим подразделениям для обеспечения успешного выполнения проекта».

3. Нежелание сотрудников пользоваться инструментом

Сотрудникам трудно отказываться от старых рабочих привычек. Если участники команды привыкли работать по-своему, изменить рабочие процедуры может быть нелегко, особенно если новый инструмент слишком непривычен и труден в освоении. В среднем при внедрении нового инструмента работать с ним начинают только 30% сотрудников, если не используются стратегии управления изменениями.  

Смысл любого инструмента для организации рабочего процесса заключается в улучшении сотрудничества и взаимодействия между большим количеством людей. Если этим инструментом будут пользоваться немногие, никакой особой пользы он не принесет.

Сотрудники компании F5 Networks столкнулись с суровой реальностью: инструментом, который они внедрили, никто не стал пользоваться. «Одной из основных причин, почему Workfront не подошел для нас, стал низкий уровень освоения, — говорит Патриция Дэвис, руководитель офиса управления проектами в компании F5 Networks. — Всего лишь 55 сотрудников из 400 стали использовать Workfront, и большинство из них применяли его только как систему работы с заявками».

Уровень освоения в компании F5 продолжал снижаться, потому что обучение оказалось слишком долгим и сложным. «Чтобы освоить каждую из функций, требовалось около четырех часов, — рассказывает Дэвис. — Нужно было прочесть огромные объемы документации. У нас просто не было на это времени».

Очень важно интересоваться успехами членов команды и выслушивать их отзывы о новом решении для управления проектами и совместной работы. Не давите на своих коллег, но попросите их постепенно внедрять новый инструмент в повседневный рабочий процесс, чтобы понять, насколько он их устраивает. Если с использованием инструмента возникают сложности, возможно, есть смысл попробовать что-то другое.

Найдите для своей команды идеальное решение для управления проектами

Нелегко отказываться от привычных инструментов (например, от электронной почты и таблиц), которыми вы пользовались годами, или даже от решения, которое вы неудачно внедрили. Но если вы продолжите использовать для выполнения новых проектов и срочных запросов неподходящий инструмент, отнимающий время и силы, вам будет еще тяжелее.

Начинайте искать инструмент, отвечающий потребностям вашей команды. И если вы будете активно интересоваться мнением своих коллег, то сможете найти решение для управления проектами, которое понравится всем.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности