Après tout le temps, les recherches et l'argent investis pour trouver la solution de gestion de travail collaboratif adaptée, vous et votre équipe devriez vous sentir soulagés et commencer, après quelques mois, à constater les améliorations liées à l'utilisation de votre nouvel outil. La communication devrait être plus fluide, les données plus faciles à trouver et les collaborateurs devraient commencer à maîtriser le logiciel. Bref, la vie devrait être belle !

Mais que se passe-t-il lorsque l'outil que vous avez mis en place pour améliorer la gestion du travail ne répond pas à vos attentes ?

Dans notre étude sur la gestion du travail, 34 % des travailleurs déclarent ne pas être satisfaits du processus de gestion du travail de leur entreprise et mentionnent « les informations manquantes » comme première cause de stress sur le lieu de travail. Cela est souvent lié à l'utilisation d'outils obsolètes pour réaliser des tâches auxquelles ils ne sont pas adaptés, ce qui génère du travail inutile et de l'inefficacité.  

Il est temps d'arrêter de vous chercher des excuses et de trouver une solution qui améliore vraiment l'efficacité, la collaboration et la productivité au sein de votre équipe.

Avant toute chose, pourquoi ai-je besoin d'un outil de gestion du travail ?

Si vous n'utilisez pas de logiciel de gestion du travail ou de gestion de projet vous devez probablement compter sur les e-mails et les tableurs pour tout faire.

Dans ce cas, vous avez besoin d'un nouvel outil de gestion du travail.

Les outils « préhistoriques », comme les e-mails et les tableurs, ont été développés il y a des dizaines d'années pour gérer le travail et communiquer en ligne. Avec les nouvelles technologies qui s'offrent à nous, pourquoi tient-on autant à ces outils obsolètes ?

Ils peuvent certes encore vous rendre service pour partager des fichiers, communiquer et planifier des projets de façon simple, mais le problème survient quand vous dépassez la capacité maximale de ces outils et que vous les utilisez pour des tâches auxquelles ils ne sont pas adaptés. Que les choses soient claires, les e-mails ne sont pas des archives...

Les équipes digitales de Camaïeu France se sont rapidement rendues compte de l'importance d'adopter des processus et outils agiles. « Auparavant, l’équipe Digital de Camaïeu utilisait un outil pour lister les tâches à traiter, les demandes étant soumises via ce même outil. Seulement, cette solution ne permettait pas de prioriser les demandes et de visualiser les urgences. La création d’une arborescence de dossiers thématiques était également impossible. Des processus manuels intervenaient également en complément : tableurs excel, prise de notes manuelle, etc. » déclare Yann Desmitt, Lead Front End Developer.

Commencez à prendre des notes sur l'utilisation que vous faites des outils obsolètes comme les e-mails et les tableurs pour des tâches auxquelles ils ne sont pas adaptés. Faites une liste de fonctionnalités spécifiques qui pourraient vous être très utiles (à vous et votre équipe). Vous pourriez ainsi mieux cibler votre recherche d'outils présentant une intégration de ces fonctionnalités.

Vous n'êtes pas sûr d'être prêt à investir dans un nouvel outil de gestion du travail ? Voici ce à quoi vous vous exposez si vous ne le faites pas.

Quel est le problème avec l'outil de gestion du travail que j'utilise actuellement ?

1. Perte de productivité

Si l'outil vous demande beaucoup d'effort de configuration et vous oblige à assister à de nombreux webinairs ou séances de formation avec votre équipe, vous prendrez du temps sur des projets importants, ce qui peut nuire à la productivité. L'important est de trouver un outil permettant à votre équipe de se mettre au travail le plus vite possible, pas de générer plus de réunions ou de travail à faire à la maison.

Si la transformation digitale est aujourd'hui une priorité pour les entreprises, d’après une étude Wrike (Digital Work Report) un salarié français sur quatre perd encore toute motivation dans son travail face à un manque d’efficacité opérationnelle dans son équipe.

La mise en place d'un outil doit être rapide et adaptée à vos besoins. Vous n'avez pas besoin de connaître toutes les fonctionnalités disponibles du logiciel si vous n'avez pas l'intention de les utiliser. Disposer d'un outil facile à utiliser, exigeant relativement peu de formation, facilitera également la formation des nouveaux collaborateurs et vous permettra de travailler à l'unisson dès le départ.

2. Perte de temps

Si vous passez plus de temps à essayer de rester organisé (en mettant à jour des tableurs par exemple), vous ne faites qu'ajouter une autre tâche à votre longue liste.

Powering Productivity a interrogé des dirigeants d'entreprises à propos des inefficacités sur le lieu de travail. Près de la moitié ont affirmé que la cause principale de la perte de temps durant la journée de travail était l'inefficacité des processus (44 %). L'enquête a également révélé que les employés, mais aussi les clients, étaient les premiers à subir les conséquences de ces inefficacités (48 %).

Le CRT Picardie doit faire appel et collaborer avec un grand nombre d’organismes et de métiers différents, dont par exemple 18 offices du tourisme et plusieurs agences départementales. L'utilisation d'un outil de gestion facilitant la communication en interne et vers l'externe étant cruciale pour eux.

"La réussite de Wrike, c’est d’abord le bon paramétrage de l’outil, et une appropriation par l’équipe. La digitalisation en ligne de ce process permet facilite une gestion du travail multi sites." déclare Vincent Delaître, Directeur Adjoint de l'organisation au moment de l'implantation.

3. Les collaborateurs ne l'utilisent pas

Il est difficile pour un employé de bousculer ses habitudes de travail. C'est d'autant plus vrai lorsque celles-ci sont bien installées, surtout lorsqu'il s'agit d'introduire un outil compliqué à utiliser ou qui n'est pas familier. En effet, la mise en place d'un nouvel outil aboutit à un taux d'adoption de seulement 30 % en moyenne si aucune stratégie de gestion du changement n'est mise en place.  

Un outil de gestion du travail est fait pour améliorer la collaboration et la communication entre de nombreuses personnes. S'ils ne sont que quelques personnes à l'utiliser, cela n'a pas d'intérêt.

La priorité pour l'entreprise Pimkie était d'améliorer les livrables en termes de timing et de susciter plus d'engagement suite à l'affectation des tâches. " Ma vraie fierté aujourd'hui c’est de pouvoir donner une vision macro-synthétique sur tous les projets de la société, que ce soit au niveau de la DOSI ou bien au niveau de la Direction des différents services" déclare Vincent Verschelde, Responsable Etudes DOSI.

Il est important de consulter vos collaborateurs et de leur demander leur avis sur le nouveau logiciel de gestion de travail collaboratif. Ne leur forcez pas la main ; demandez-leur d'introduire l'outil petit à petit et de l'intégrer à leur routine quotidienne pour voir ce qu'ils en pensent. S'ils ont des difficultés à l'utiliser, il faut peut-être essayer autre chose.

Trouvez le bon outil de gestion du travail pour votre équipe

Ce n'est pas facile de changer de système de gestion du travail (tel que les e-mails et les tableurs) que vous avez utilisé et qui vous a donné satisfaction (et que vous avez appris à détester) pendant des années, ou que vous avez adopté récemment sans succès. Mais ce serait encore plus difficile de devoir continuer à utiliser un outil qui vous fait finalement perdre du temps et de l'énergie alors que vous essayez de suivre le rythme de nouveaux projets et de demandes ad hoc.

Commencez à chercher un outil qui réponde aux besoins de votre équipe. Et si vous gardez tout le monde dans la boucle, vous trouverez sûrement un outil de gestion du travail faisant l'unanimité.

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