Динозавры вымерли небеспричинно. И хотя точная причина их исчезновения все еще служит предметом споров среди ученых (упала комета, изменился климат, млекопитающие съели их яйца?), факт остается фактом — они не пережили испытание временем.

Такие же динозавры водятся и в вашем офисе. Это устаревшие рабочие инструменты или процессы, которые когда-то помогали выполнять работу, но перестали быть полезными в нашу эпоху сотрудничества и всеобщей взаимосвязи.

Давайте посмотрим на них.

Тираннозавр рекс: электронная почта

Этот король рабочих инструментов все еще доминирует в офисе. Хотя бы потому, что электронная почта есть у всех, и что ее удобно использовать для обмена короткими сообщениями. Беда лишь в том, что у тираннозавра слишком короткие передние лапы. И именно поэтому так неудобно пользоваться электронной почтой для управления проектами.

Когда обмен письмами происходит в нескольких ветках переписки, и у вас накапливается целая тонна вложений, вы начинаете понимать, что электронная почта — это самый настоящий монстр.

Во-первых, в электронных письмах нет контекста. Во-вторых, вы не видите, как выполняется работа и даже кто что делает. Кроме того, вам приходится все время отвлекаться, отвечая на каждое входящее сообщение. Кто тут говорил о тратах времени?

Есть огромное количество инструментов для совместной работы и управления проектами, которые гораздо эффективнее, чем электронная почта. Если вы читаете этот блог, значит, должны знать, что Wrike — один из лучших, потому что он забирает все ваши рабочие письма из захламленной папки «Входящие» и помещает в централизованное хранилище, где их смогут читать участники вашей команды. Ничто не будет потеряно. И вся информация под рукой — особенно контекст.

 

Длинношеий бронтозавр: электронные таблицы

Еще один рабочий динозавр — электронные таблицы — не так опасен, как тираннозавр электронной почты. В первую очередь потому, что остается очень мощным инструментом для вычислений и работы с базами данных. Электронные таблицы применяются для создания временной шкалы проекта, формирования бюджета, составления календарного плана и многого другого.

Единственная настоящая проблема возникает, если попробовать управлять несколькими проектами с помощью электронных таблиц. Очень быстро вы заметите, что тратите на заполнение таблиц почти столько же времени, сколько на реальную работу. Тогда-то вы и посмотрите на этого динозавра и поймете, какого монстра вам приходится кормить.

В отличие от таблиц использование специального инструмента для управления проектами позволит вам смотреть на данные и твердо знать, что они не устарели в тот же миг, как только вы внесли их в ячейки. Потому что это данные в режиме реального времени. К тому же у вас будет единственная версия достоверной информации, а не десять копий файла Excel, обновляемых разными сотрудниками компании.

Смертельно опасный велоцираптор: отчетные совещания

Наконец-то мы дошли и до велоцираптора: этих быстрых, но опасных совещаний, убивающих всю эффективность работы одним смертельным укусом.

Давайте посмотрим правде в глаза: совещания отнимают время, а время для вашей команды — самый ценный ресурс (есть еще кофе, но оно на втором месте). Если вы тратите время на выяснение подробностей, которые можно обсудить по электронной почте или в приложении для управления проектами, значит, вы зря расходуете ресурсы. Хороший инструмент покажет вам, на каком этапе выполнения находится проект или та или иная задача, и вам не придется отрывать от дел свою команду.

Да, личные обсуждения необходимы, чтобы оценить настроение сотрудников и позаботиться об их профессиональном росте, а также убедиться, что каждый из участников команды находится на своем месте. Но если вы просто хотите узнать, есть ли шанс закончить проект к сроку, воспользуйтесь для этого панелью задач.

 

комментарии 0