Стартап Procurify экономит 70% рабочего времени за счет планирования спринтов в Wrike

Procurify — стартап, который помогает автоматизировать процессы закупок софта в компаниях, из Ричмонда, Канада.

Юджин Донг

Сооснователь и технический директор Procurify

Энди Сюн

Руководитель разработки Procurify

Кримсон Гост

Музыкант и актер

Их история

Другие решения не обеспечивали необходимой прозрачности рабочих процессов, что приводило к срыву сроков

В стартапе трудно согласовать единый подход к рабочим процессам и добиться их полной прозрачности. А для такой быстро развивающейся компании, как Procurify, это оказалось почти непосильной задачей. Сотрудники сбивались с ног из-за высокой нагрузки, всем катастрофически не хватало согласованности и четких приоритетов, и невозможно было окинуть взглядом все важнейшие проекты и увидеть общую картину. Участники команды группировали задачи, которые можно было выполнить в течение двух недель, в спринты разработки. Затем они пытались оценивать прогресс, достигнутый за двухнедельный период. Однако нехватка информации по всем подразделениям приводила к нарушению их планов и, как следствие, к сорванным срокам.
Они пытались использовать различные системы для управления совместной работой и достижения прозрачности процессов. «Мы перепробовали множество систем: Asana, Basecamp, Jira и Google Docs, — признается Юджин Донг, сооснователь и технический директор Procurify. — Внутри конкретной команды системы работали, но если нам требовалось взаимодействие между различными отделами, сразу же начинались проблемы. Нам нужен был инструмент, который показывал бы ход выполнения, календарный план и сроки другим подразделениям для обеспечения успешного выполнения проекта».

Company story photo/image
С помощью единого центрального инструмента для управления всем процессом, мы можем наблюдать за работой сотрудников и проверять, насколько это совпадает с целями компании.

Юджин Донг

cооснователь и технический директор Procurify

Каждый из отделов работал на своей платформе, и поэтому было почти невозможно понять, кто чем занимается на данный момент. «Мы знали, что отдел работает над проектом, но понятия не имели, как сейчас у них обстоят дела, когда у них срок сдачи и так далее», — рассказывает Кэрол Хуан, специалист по работе с клиентами. Им был нужен инструмент, который дал бы всем отделам возможность координировать совместные усилия на единой платформе и легко следить за статусом проектов, чтобы укладываться в сроки.

Wrike — очень ценный инструмент для вашей компании, потому что вы будете расти и, какими бы большими вы ни стали, Wrike всегда оказывается достаточно гибким, чтобы пользоваться сервисом изо дня в день.

Энди Сюн

руководитель разработки Procurify

Их победа

Благодаря прозрачному доступу к информации в Wrike команда сэкономила 20% рабочего времени на управление задачами и планирование спринтов.

Сотрудники Procurify решили перейти на Wrike после того, как пропустили окончательный срок сдачи важного проекта. «Ситуация вышла из-под контроля, и мы не могли добиться той скоординированности, которая была нам так необходима, — объясняет Энди Сюн, руководитель разработки Procurify. — Мы обнаружили, что Jira не дает нам достаточного объема сведений о ходе работ, календарных планах и сроках, которые нужно было согласовывать с другими отделами».
После перехода к Wrike сроки перестали нарушаться, спринты проходили успешно, и была достигнута прозрачность информации о задачах в масштабе всей компании. «Мне кажется, после внедрения Wrike каждый из нас сэкономил как минимум шесть рабочих часов в неделю. Раньше мы тратили эти часы на дополнительные совещания, которые нам требовались для координации усилий», — добавляет Донг.

Company story photo/image

С помощью Wrike руководители в Procurify смогли сделать график спринтов более согласованным, а также начали успешно обмениваться информацией и согласовывать проекты между отделами. Команда смогла сэкономить по меньшей мере 20% времени, которое ранее тратилось на управление спринтами и составление планов. Кроме того, когда вся информация была перенесена в Wrike, на 50% сократились временные затраты на ведение документации. «Раньше нам приходилось постоянно совещаться и обсуждать, что мы делаем, — говорит Донг. — Но как только у нас появился Wrike, мы смогли видеть, что происходит в каждом отделе, вплоть до того, чем занят каждый конкретный сотрудник, и совещания стали нам не нужны».

Любимые возможности

Power icon

Диаграмма Гантта

Диаграмма Ганта (временная шкала) решила одну из крупнейших проблем в Procurify. Она обеспечивают детальное представление о выполнении проектов и приближающихся сроках. «Временные графики оказались очень ценным инструментом, ведь в Jira такие функции не предусмотрены, если не использовать дополнительные модули», — заметила Сюн. Теперь участники команды успешно оценивают свою рабочую загрузку и загруженность других отделов при планировании новых проектов.

Power icon

Настраиваемые панели задач

Благодаря панелям задач сотрудники Procurify с легкостью организовывают свои рабочие процессы на виртуальной канбан-доске. Здесь они могут просто перетаскивать задачи, чтобы увидеть статус каждого текущего проекта. «Буквально этим утром я узнала, как сохранять фильтры на панели задач, и все утро создавала панели задач и открывала доступ к ним участникам команды, — рассказывает Сюн. — Этот инструмент оказался для нас невероятно полезным, потому что он помогает выявлять проблемы, которых мы раньше не видели».

Power icon

Мгновенные уведомления

Участники команды сразу же получают сообщения по электронной почте о любых обновлениях, изменениях или правках, внесенных в задачу. Все информация перенесена в Wrike, и поэтому никто не путается в сроках или статусах задачи. «Если данные обновляются, мы сразу же об этом узнаем, — говорит Хуан. — Сейчас стало гораздо проще выполнять наши ежедневные скрам-процессы, потому что все знают, сколько еще открыто тикетов».

Другие истории

Успевайте больше
с системой управления проектами Wrike!

Рабочий адрес эл.почты
/