Как приучить сотрудников пользоваться руководством по фирменному стилю

Вы знаете, что все сотрудники компании обязаны поддерживать и демонстрировать свой бренд при любой возможности — на совещаниях, деловых обедах, конференциях и презентациях. И очень важно, чтобы каждый из сотрудников соблюдал фирменный стиль.

Но это правило нарушается сплошь и рядом.

Вы видите презентации в PowerPoint, где используются абсолютно случайный набор цветов и шрифтов. Или, например, как на рекламных листовках логотип вашей компании  вытянут или представлен в низком разрешении. 

Это полнейшее неуважение к фирменному стилю не дает вам покоя. И вам хочется узнать, как донести до сотрудников, что они должны придерживаться согласованной символики бренда.

Вы не одиноки. С этой проблемой сталкивался практически любой маркетолог. К счастью, есть стратегии, которые помогут вам приучить коллег к использованию руководства по фирменному стилю, и вы всегда будете уверены, что ваш бренд представлен в наилучшем виде!

Что должно включать в себя руководство по фирменному стилю?

Возможно, описанная ситуация вызвала у вас мысль: «Вот черт! Нам нужно срочно подготовить руководство по фирменному стилю для наших сотрудников!»

Но что оно представляет собой? Воспринимайте его как возможность задокументировать все правила и лучшие рекомендации, которые позволят вам выставить свою компанию в наилучшем свете.

Хотя мы не станем здесь углубляться в мельчайшие подробности, есть несколько элементов, которые должны обязательно присутствовать в руководстве по фирменному стилю:

Требования к рекламным обращениям:

Требования к иллюстративным материалам:

  • Использование логотипа (в том числе размеры, размещение и т. д.)
  • Цветовая палитра (какая гамма считается допустимыми?)
  • Стиль шрифта (какие шрифты нужно использовать?)

Вы можете включить в руководство дизайн фирменных бланков, раздаточных материалов, допустимые фотографии, изображения и многое другое. Но перечисленные основные элементы — это то, что вам действительно необходимо для начала работы.

Семь советов о том, как приучить сотрудников пользоваться руководством по фирменному стилю

Допустим, вы составили руководство по фирменному стилю. Но это только половина дела. Теперь вам нужно научить сотрудников им пользоваться.

Как этого добиться? Предлагаем семь различных советов, которые можно сразу применить на практике.

1. Предоставляйте необходимый контекст

Вы, должно быть, заметили, что в состав краткого шаблона руководства по фирменному стилю включены история бренда и миссия. Эти элементы могут показаться вам формальностью, но на самом деле это важные фрагменты мозаики.

Причина в том, что они дают сотрудникам организации необходимый контекст для лучшего понимания руководства по фирменному стилю, и в результате вы сразу же получаете большое преимущество.

По результатам исследования Института Гэллапа, только 41 % опрошенных сотрудников согласны с фразой: «Я знаю, какие принципы отстаивает моя компания и что отличает наши бренды от конкурентов».

Так что вместо того, чтобы просто поделиться с сотрудниками сводом правил, лучше дайте им понять, что за ними стоит. Что символизируют цвета в палитре? Действительно ли расположение логотипа имеет такое большое значение?

Объясните все это. В конце концов, для человека, далекого от маркетинга, рекомендации по фирменному стилю могут показаться несущественными мелочами. Но если вы привяжете эти рекомендации к значимым целям, у людей появится желание их соблюдать.

2. Используйте простой язык

Не рассчитывайте, что люди станут пользоваться вашим руководством по фирменному стилю, если оно звучит для них как китайская грамота. Если вы действительно хотите, чтобы к вашим указаниям прислушивались, не излагайте их на профессиональном жаргоне, который никто, кроме вас, не поймет.

Например, сотрудник из финансового отдела может понятия не иметь, что ему делать с цветовым кодом (для него это бессмысленный набор букв и цифр). А коллега из отдела кадров может не сразу понять, что представляет собой логотип, и использовать вместо него промо-графику.

Поэтому так важно, чтобы сотрудники из других отделов прочитали ваше руководство и отметили в нем то, что покажется им не совсем непонятными. Так вы сможете быть уверены, что собрали вместе указания, которые понятны всем, а не только коллегам из вашего отдела.

3. Сделайте ваше руководство доступным

Люди должны не только понимать эти правила, но и знать, где их найти. Нужно хранить весь этот список рекомендаций и требований таким образом, чтобы сотрудникам не приходилось долго его искать, если он вдруг им понадобится.

По данным опроса McKinsey, в среднем сотрудник тратит 19 % рабочего времени на поиск и сбор информации. Это очень много (и вполне возможно, что большинство людей просто не захотят убивать столько времени на поиск руководства по фирменному стилю и предпочтут обойтись без него).

Так что храните это руководство в удобном месте, о котором все знают. И не забывайте о других материалах: логотипах, изображениях и шаблонах, которые могут понадобиться сотрудникам при работе с руководством по фирменному стилю.

Что мы предлагаем? Создайте в Wrike пространство, где вы сможете хранить в организованном виде ваше руководство по фирменному стилю и все прилагающиеся к нему файлы.

[postbanner]

4. Создавайте шаблоны

Мы уже говорили про шаблоны, и они помогут вашим коллегам придерживаться фирменного стиля на постоянной основе. Да, для этого придется проделать кое-какую подготовительную работу, но впоследствии эти усилия окупятся.

Создайте простые шаблоны материалов, над которыми вам часто приходится работать, — листовок в PDF-формате, слайдов, публикаций в социальных сетях и т. д. Сделав это, вы не просто напомните сотрудникам о том, как должно выглядеть фирменное оформление.

Конечно, у сотрудников должна быть возможность настроить эти шаблоны под себя. Но все важные элементы, такие как цвета, шрифты, интервалы и т. д., должны быть установлены заранее — пользователи не будут задумываться о них, и им не нужно будет начинать работу с нуля.

Просто помните, что вам придется обновить эти шаблоны в случае изменения каких-либо рекомендаций по фирменному стилю (об этом чуть позже!).

5. Используйте дружеские напоминания

Вот вопрос: когда в последний раз вы заглядывали в свою служебную инструкцию?

Давненько, да? Наверное, ни разу после вашей первой недели на этой работе.

Ну, вот примерно так же большинство людей относятся к вашему руководству по фирменному стилю. Они могут быстро пролистать его один раз из чувства долга и сразу же о нем забыть.

Ваша задача — сделать так, чтобы об этом руководстве помнили. Поэтому, когда вы видите, что кто-то что-то делает неправильно, или знаете, что под конец квартала группе продаж понадобится множество рекламных листовок и прочих материалов, воспользуйтесь дружеским напоминанием.

Можете оставить вежливое сообщение на корпоративном канале в Slack или разослать электронное письмо со ссылкой на руководство по фирменному стилю. Письмо может выглядеть примерно так:

Привет, коллеги!

Я знаю, что многие из вас делают презентации, листовки, отчеты и другие материалы для своих отделов. Поэтому я хочу напомнить вам о необходимости соблюдать рекомендации по фирменному стилю, которые можно найти [по этой ссылке] (ссылка на руководство по фирменному стилю).

Если мы все будем следовать этим правилам (а это совсем не сложно), то сможем представить наш бренд в лучшем свете.

Если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь ко мне или к другим коллегам из отдела маркетинга. Мы будем рады помочь!

Спасибо,

[Ваше имя]

Видите, как просто? Главное, не рассчитывайте, что достаточно один раз показать сотрудникам рекомендации по фирменному стилю, и все сразу начнут их соблюдать. Вам придется достаточно часто обращаться к сотрудникам с напоминаниями.

6. Предупреждайте об изменениях

Ваше руководство по фирменному стилю — не скрижали, высеченные в камне, и вы рано или поздно начнете его изменять.

Исправляете ли вы какую-нибудь мелочь — например, указания по расположению логотипа на бланке — или полностью обновляете бренд, не думайте, что сотрудники сами узнают об изменениях и начнут пользоваться новыми правилами.

Вам нужно заранее оповестить их о том, когда будут внесены изменения, что именно будет изменено и по какой причине. И вновь вы сможете разослать электронное письмо или мгновенное сообщение примерно следующего содержания:

Привет, коллеги!

Я хочу предупредить вас, что мы внесли несколько изменений в [руководство по фирменному стилю] (ссылка на руководство)— у нас появилась новая цветовая палитра.

Изменения, внесенные на странице 8, выделены желтым маркером, чтобы вам было проще их увидеть. Все шаблоны и дополнительные материалы также обновлены.

Спасибо,

[Ваше имя]

Вы обратили внимание на строчку о том, что шаблоны тоже были изменены? Это важно. Убедитесь, что эта часть работы также включена в процесс, чтобы все материалы, хранящиеся вместе с руководством по фирменному стилю, сохраняли свою актуальность.

7. Настройте процесс проверки и утверждения

Вам нужен верный способ убедиться, что все материалы, выпускаемые вашей компанией, соответствуют руководству по фирменному стилю? Потребуйте, чтобы на каждом из этих материалов стояла ваша отметка об утверждении.

Создайте рабочий процесс утверждения (вы можете легко настроить его в Wrike), согласно которому специалисты вашего отдела должны утвердить каждый материал — слайд, листовку, бланк письма и т. д., — прежде чем можно будет использовать.

Вы думаете, что это добавит вам лишней работы? Можете быть уверены — это не сложно. Обычный просмотр поможет вам выявить любую грубую ошибку, способную повлиять на восприятие вашего бренда.

Упростите процесс, используя дополнение Wrike Proof, которое позволяет собрать вместе все комментарии, оставлять наглядные примечания (прямо на изображениях!) и помогает ускорить и оптимизировать работу.

Ваше руководство по фирменному стилю — не пожелание, а закон!

Создание фирменного стиля — сложная работа, и когда сотрудники вашей компании этот стиль нарушают, это достаточно неприятная ситуация.

К счастью, есть несколько стратегий, которые помогут вам донести до сотрудников  о важности руководства. Вот список этих стратегий:

  • Предоставление необходимого контекста
  • Избавление от жаргона и использование простого языка
  • Доступность вашего руководства по фирменному стилю
  • Создание удобных для использования шаблонов
  • Дружеские напоминания о наличии руководства по фирменному стилю
  • Уведомления об обновлениях и изменениях
  • Настройка процесса проверки и утверждения

Учтите все наши советы, и вам больше не придется волноваться, ведь ваш бренд будет представлен наилучшим образом. Можете распрощаться с растянутыми логотипами и неподходящими шрифтами и порадоваться целостному восприятию бренда.

Вам нужно централизованное и удобное пространство для хранения руководства по фирменному стилю и сопутствующих материалов? Попробуйте бесплатную двухнедельную версию Wrike.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности