Как планировать рабочий график на неделю при работе из дома

Сложно выстроить процесс и сосредоточенно работать из дома. Постоянные отвлекающие факторы, неподходящие условия работы, стресс и тревожность – в таких условиях крайне важно знать, как грамотно спланировать рабочую неделю.   

Составление плана работы на неделю поможет повысить производительность, сохранить баланс между работой и личной жизнью и избежать стресса при удаленной работе. Раскроем несколько стратегических советов из методики управления проектами, чтобы вы не отвлекались и больше успевали. В этой статье представлены основные понятия о составлении планов работы на неделю.

Как распланировать неделю для максимального повышения продуктивности 

Планы работы на неделю помогут составить полную картину задач. В них будут ответы на ключевые вопросы, например: «Какие важные задачи нужно выполнить на этой неделе? Каким клиентам нужно предоставить отчеты о ходе выполнения работ? Какие цели вы должны выполнить в течение следующих пяти дней?» 

Зафиксируйте все задачи в списке дел, независимо от их масштаба. Ведите учет, что именно нужно сделать на этой неделе. Вычеркивайте все ненужное и по возможности делегируйте оставшиеся задачи. 

Обязательно вносите фиксированные сроки выполнения задач. Для задач с плавающим сроком самостоятельно устанавливайте сроки выполнения. Заносите их в еженедельный или ежемесячный календарь для обзора всех приоритетов. 

Затем тщательно проверьте оставшиеся задачи, которые вы не вычеркнули и не занесли в календарь. Если посмотреть реалистично, на выполнение чего у вас хватит времени и сил на этой неделе? Стресс и усталость выше, чем обычно? 

Если вы на данном этапе будете честны с собой, то сможете поставить реалистичные цели и достигнете успеха в долгосрочной перспективе. Нет ничего хуже, чем чувствовать отставание еще до начала работы. Доказано, что это демотивирующее чувство снижает уровень производительности, поэтому используйте рациональный подход к оценке собственных сил на следующие пять дней. 

Составление эффективного плана работы на неделю

В планировании графика работы на неделю важно найти подходящий ритм. Нет смысла заставлять себя выполнять больше, чем в ваших силах.

Запишите или составьте схему ключевых дел на следующую неделю с разбивкой по дням. К ним относятся: время пробуждения, время на ваши сборы или подготовку вашей семьи к рабочему дню, подтвержденные совещания и онлайн-мероприятия, время приема пищи и ориентировочное время окончания рабочего дня. 

После этого перенесите в пустые места задачи из своего календаря. Сделайте примерный расчет, сколько времени займет выполнение задачи. Опять-таки будьте реалистом. Лучше выполнить всю работу и оставить свободное время, чем пытаться втиснуть дополнительные задачи в свой плотный график и все не успеть. Вы можете внести задачи на полчаса или час в свой недельный график либо обычный список задач на день. 

Также запланируйте перерыв на 10 минут в течение каждого часа. Никогда не знаешь, в какой момент придется ответить на срочное письмо, выгулять собаку или дать отдохнуть глазам. Добавив в план перерывы, вы оставите время на непредвиденные или иные срочные дела, которые неизбежно появляются в течение дня. 

Если после планирования всех дел у вас осталось свободное время, распределите его на оставшиеся задачи с плавающим сроком выполнения. 

Проверка и оптимизация графика работы  

Воспользуйтесь таким инструментом для планирования мероприятий или работы, как Wrike (или возьмите обычный лист бумаги), чтобы составить список задач и план работы. Убедитесь, что сможете внести изменения, если приоритеты поменяются. 

Например, перенести совещание на другую дату в онлайн-формате намного проще, чем в написанном от руки. Оставьте время (10-15 минут) в конце каждой недели на проверку старого плана работы, прежде чем составить план работы на следующую неделю. 

Лучшие советы по составлению плана работы на неделю

При составлении и выполнении графика учитывайте следующее: 

  • Отслеживайте, в течение какого времени вы выполняете повторяющиеся задачи, чтобы понять, сколько времени выделить на них в дальнейшем. 
  • Используйте цветовое кодирование задач. Классифицируйте их по типу, проекту и (или) срочности. 
  • Установите таймер на 30 минут независимо от того, над какой задачей вы работаете. Если вы отвлечетесь, таймер зазвонит, и вы вернетесь к проекту.
  • Если выполнение ваших задач зависит от других людей, обязательно используйте четкую методику управления проектами, чтобы знать, когда ждать примечаний, материалов или иных результатов работы по проекту. 
  • Создайте этапы выполнения задач: «В работе», «На проверке» и «Готово» – для отслеживания хода работы над многоэтапными задачами. 

Использование Wrike для разработки лучших планов работы 

Добавьте в свой график эти уникальные функции и воспользуйтесь советами по эффективному управлению проектами. 

  1. Используйте готовые виджеты. Виджеты – кнопки быстрого вызова для фильтрации задач в списке дел. Один из лучших готовых виджетов для удаленной работы включает функцию «Назначено», отражающую распределенные вам задачи от коллег или начальника, а также функцию «Моя очередь задач», в которой отражены задачи для выполнения без указания сроков сдачи. 
  2. Настройте автоматическую организацию списка задач. Функция Wrike «Мои задачи» помогает отделить все назначенные и самостоятельно созданные задачи от остальных дел. Добавляйте подробную информацию к отдельным задачам с помощью настраиваемых полностраничных шаблонов, одновременно редактируйте группы задач и просматривайте подзадачи в одном простом списке. 
  3. Эффективно классифицируйте и изменяйте элементы списка. Разбейте дела по категориям с помощью настраиваемых ярлыков. Обновляйте статусы отдельных задач и крупных проектов для наглядного представления собственного прогресса. 

Теперь вы знаете, как составить график работы на неделю для повышения производительности

Эффективный план работы на неделю перенесет все заботы из вашей головы в удобный формат для простой организации задач. Попробуйте бесплатную пробную версию Wrike и узнайте все способы планирования работы на неделю с помощью настраиваемых панелей задач, списков задач и обновлений статусов для отслеживания всех процессов.

комментарии 0

К сожалению, этот контент недоступен из-за ваших настроек конфиденциальности. Для просмотра этого контента нажмите кнопку «Настройки файлов cookie» и согласитесь принимать рекламные файлы cookie.

Настройки файлов cookie