Как оптимизировать работу над проектом с помощью системы управления эффективностью

В сфере профессиональных услуг управление эффективностью проектов жизненно необходимо для успешного ведения бизнеса. Профессиональные услуги неотделимы от выполнения проектов. Их суть заключается в том, чтобы создавать результат наиболее эффективным способом.

Конечно важность управления эффективностью возрастает еще сильнее, если вам приходится взаимодействовать с несколькими клиентами одновременно и работать над множеством проектов. В этой ситуации на помощь к вам придет надежный процесс управления эффективностью. Наличие такого процесса помогает применять организованный подход к анализу и оценке всех выполняемых проектов.

Из нашей статьи вы узнаете, почему разработка процесса управления эффективностью — это лучшее, что вы можете сделать для своей организации, и как корпоративная система управления эффективностью помогает в достижении оптимальных результатов проекта.

В чем важность управления эффективностью?

В двух словах: управление эффективностью помогает выполнить проект с максимально возможным уровнем производительности и рентабельности. Сервисные организации теряют возможность совершенствоваться, когда им не хватает наглядной информации о людях и процессах, стоящих за их проектами. Это может повлиять на результаты проекта и на показатели прибыли.

Измеряя и оценивая ключевые показатели эффективности на каждом этапе жизненного цикла проекта, вы получаете более глубокое представление об уникальных сильных и слабых сторонах участников вашей команды. Кроме того, вы получаете возможность выявлять закономерности в рабочем процессе и повторяющиеся операции, которые можно автоматизировать для повышения эффективности и максимального увеличения объема оплачиваемой работы.

Как система управления эффективностью помогает в управлении проектами?

Чтобы отслеживать и оптимизировать эффективность проекта, вам понадобятся подходящие инструменты. Корпоративная система управления эффективностью помогает улучшить управление проектами несколькими способами, и ниже приведены примеры этих способов.

  • Отслеживание затрат и расходования бюджета в сравнении с плановыми показателями на протяжении всего жизненного цикла проекта.
  • Четко очерченные роли и обязанности всех сотрудников, работающих над проектом. Когда участники команды знают, чего от них ждут, они склонны работать с большей отдачей.
  • Четкая расстановка приоритетов и увеличение количества оплачиваемых рабочих часов благодаря возможностям гибкого календарного планирования.
  • Повышение уровня эффективности за счет налаживания открытых обсуждений между участниками команды, менеджерами и клиентами.
  • Предотвращение авралов и переработок благодаря качественному управлению загруженностью команды и мониторингу рабочей нагрузки.
  • Измерение и отслеживание показателей прибыли и денежных потоков.
  • Настройка мониторинга ключевых показателей эффективности при выполнении проектов и отдельных задач.
  • Оценка рентабельности и ее согласование со стратегическими целями.
  • Реализация комплексного процесса управления эффективностью проекта.

Внедрив подходящее программное обеспечение, организации по оказанию профессиональных услуг смогут найти новые, более конкретные способы повышения эффективности. Например, для маркетинговых компаний очень полезной функцией, повышающей эффективность, может оказаться учет времени. С другой стороны, бухгалтерские фирмы могут повысить результативность работы, если станут использовать проектные ведомости.

Как оценить эффективность проекта?

Мониторинг тенденций в области управления эффективностью поможет вам не только максимально повышать эффективность на протяжении жизненного цикла проекта, но и правильно оценивать конечные результаты и общую результативность проекта. Давайте рассмотрим, как осуществляется оценка эффективности проекта.

Если вы укладываетесь в установленные сроки и смету, это уже многое говорит об уровне эффективности. Но это не единственный критерий, который следует учитывать при завершении проекта. Выбор достижимых целевых показателей при календарном планировании и составлении сметы на разных этапах проекта поможет вам следить за эффективностью и вносить разумные корректировки в ходе выполнения работ.

Кроме графика и сметы, одним из важнейших показателей эффективности являются непосредственные результаты проекта. Каждый проект, выполняемый в вашей организации, должен быть неразрывно связан с достижением определенного бизнес-преимущества или цели — улучшения обслуживания клиентов, сокращения затрат, повышения качества и т. д. Какой бы цели ни служил ваш проект, вы должны иметь возможность измерить соответствующий аспект вашей бизнес-деятельности до и после выполнения проекта, чтобы оценить достигнутый результат.

Еще один важный показатель эффективности проекта — это рентабельность инвестиций. Очевидно, что если затраты на выполнение проекта оказались выше, чем его результативность в финансовом выражении, значит, этот проект себя не окупил. Следовательно, его нельзя считать успешным. Рентабельность также может определяться по финансовым результатам проекта, таким как полученная прибыль или сокращение расходов.

И, наконец, взаимодействие с заинтересованными сторонами и их поддержка также могут быть полезными показателями эффективности проекта. Как заинтересованные стороны оценивают финансовые результаты? Хорошо ли они вас поддерживали, внося свой вклад в работу над проектом и предоставляя обратную связь?

Как выбрать лучшую систему управления эффективностью

Когда приходится выбирать программное обеспечение для управления эффективностью бизнеса, следует начать с определения важнейших функций и возможностей, которые нужны для достижения оптимальных результатов.

Например, позволяет ли система вести учет оплачиваемого рабочего времени? Способна ли она использовать шаблоны рабочих процессов и автоматизировать повторяющиеся операции? А как насчет настраиваемых панелей с четкой информацией о ролях участников команды, статусах задач и сроках сдачи? И, наконец, позволяет ли система общаться в режиме реального времени участникам команды, менеджерам и клиентам?

Суть в следующем: вы никогда не узнаете, подходит ли вам то или иное программное обеспечение, пока не испытаете его в деле. Мы, сотрудники компании Wrike, гордимся тем, что предлагаем систему управления эффективностью для компаний из сферы профессиональных услуг. Чтобы помочь вам в выборе самого подходящего программного обеспечения, Wrike предлагает бесплатную двухнедельную пробную версию, чтобы вы поняли, почему клиенты нам доверяют. Попробуйте ее уже сегодня!

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности