Вторник, 9 утра. Вы выходите из своего кабинета с чашкой кофе в руке. Что вы ожидаете увидеть? Думаете, все сотрудники в это время будут усердно работать?

Это традиционный способ мышления. Но эти ожидания от работы с графиком с 9 до 17 часов быстро меняются в современной мире, который ориентирован на результат. По данным опроса, проведенного в 2016 г. интернет-изданием CareerBuilder, трое из пяти опрошенных сотрудников считают, что рабочий день с 9 до 17 часов – это пережиток прошлого.

Они уверены в своем убеждении. Кадровое агентство Yoh обнаружило, что 42% сотрудников уйдут с работы ради более гибкого графика. И если задачи выполняются, то неважно, когда или где их выполнили, не так ли?

Однако из-за таких ожиданий работодатели часто сталкиваются со следующими проблемами: Как у работников сложится представление об общих целях и проектах? Как работодатели будут информировать нужных участников команды? Смогут ли сотрудники сохранить прежний уровень продуктивности?

Беспокойство работодателей можно понять. Но традиционный график с 9 до 17 часов с обязательным присутствием в офисе постепенно уходит на второй план. Компаниям нужно к этому адаптироваться, чтобы удержать лучших специалистов и расширить возможности команд.

Как технологии привели к изменениям

Как расширить возможности вашей команды за счет гибкого графика работы_2

Вспомните, как рабочий день выглядел десять лет назад. Вы шли утром на работу, трудились в офисе  восемь часов, а затем шли домой.

У вас не было возможности получить доступ к письмам и важным документам в любой момент, когда это было нужно. Необходимо было присутствовать в офисе, чтобы сделать свою работу.

Сейчас технологии позволяют организовать рабочий процесс из любого места и в любое время — без лишней суматохи и проблем.

По данным исследования, проведенного Исследовательским центром Pew, сегодня у 77% американцев есть смартфон — это число увеличилось на рекордные 35% по сравнению с 2011 годом. Проверить  почту, стоя в очереди за кофе в ближайшем Starbucks сегодня так же просто, как работать в офисе.

Облачные технологии способствуют еще большему удобству. Поскольку сегодня 47% рабочей информации хранится в облаке. Сотрудники с легкостью могут получить доступ к необходимым данным, чтобы выполнить свою работу из любого удобного места. 

Такой прорыв стал возможен благодаря технологиям, и неудивительно. Аналитики IWG опросили более 18 тыс. работников в 96 странах мира и выяснили, что большинство из них считают работу вне офиса естественным и мотивирующим для себя фактором.

Молодые сотрудники = другие требования

Хотя неограниченный доступ к технологиям, несомненно, является важным фактором в изменении традиционного графика работы с 9 до 17 часов, меняющиеся демографические данные работников также играют ключевую роль.

Мы все слышали о том, что миллениалы работают не так, как предыдущие поколения. 70% молодых сотрудников требуют гибкий график работы, что заставляет работодателей менять свои методы ради экономии времении.

А теперь на подходе Поколение Z — поколение, рожденное после миллениалов (между серединой 1990-х и началом 2000-х) уже достаточно взрослое, чтобы стать частью рабочего населения. Если вы думали о том, что миллениалы очень привязаны  к гаджетам, то учтите, что Поколение Z вообще не помнит времени без социальных сетей, покупок в Интернете и мобильных приложений.

Отказ от графика с 9 до 17 часов

До сих пор существует множество компаний, которые активно отстаивают идею стандартного рабочего дня. Но еще больше компаний внедряют изменения и интересуются не тем, когда и где сотрудники выполняют свою работу, а тем, что именно они делают. Прежде всего, речь идет о нацеленности на результат

При предоставлении сотрудникам гибких условий у вас появится большое преимущество. 

По результатам опроса сайта FlexJobs, 66% профессионалов считают, что удаленно они будут работать более продуктивно. Эти сотрудники объясняют дополнительную мотивацию многими факторами – нет необходимости тратить время на дорогу, меньше отвлекают коллеги и прочее.

Как показало исследование, проведенное Бизнес-школой имени Джона Касса и Школой управления Крэнфилда, гибкий график повышает удовлетворенность работой. Например, компания Best Buy сократила текучку кадров на  45% после создания «рабочей среды, ориентированной на результат».

Наконец, есть еще одно крайне важное преимущество, которое сложно измерить – это доверие. Отсутствие тотального контроля со стороны руководителей на протяжении всего рабочего дня придает сотрудникам уверенность в себе и повышает интерес к работе.

В данном случае, гибкие условия станут доказательством, что вы доверяете своим коллегам выполнение собственных проектов без дополнительного контроля.

Как расширить возможности вашей команды за счет гибкого графика работы_4

Как правильно отказаться от графика с 9 до 17 часов

Осуществить такой переход – задача не из легких. Ниже представлены советы, как это можно сделать, при этом сохранив уверенность в том, что задачи на самом деле добросовестно выполняются коллегами.

1. Создайте среду, в которой поощряются гибкие условия

Первый шаг на пути к отказу от стандартного графика работы  – создание автономности и повышение ответственности сотрудников. Гибкий график работы не подойдет, если у коллегам необходима постоянная помощь в реализации проекта.

Для начала убедитесь, что участники команды осознают свой вклад в общее дело. Так усилится их чувство ответственности не только перед менеджером, но и перед коллегами.

Не нужно чрезмерно контролировать свою команду. Лучше предоставьте ей возможность выполнять проекты так, как они считают правильным. Конечно, вам придется проводить регулярные встречи и совещания для предоставления обратной связи. Но не надо сомневаться сомневаться в своих коллегах и думать, что обязательно пойдет что-то не так. 

2. Четко сформулируйте свои ожидания

Это особенно актуально, когда люди работают вне офиса по собственному графику.

Заранее предоставьте всю необходимую информацию и все требования к проекту во избежание  недопонимания. Избегайте долгих переписок, которые со временем могут затеряться.

Еще в начале работы над проектом установите ключевые этапы, конечные цели и критерии успеха. Так акцент будет не на часах выполнения поставленных задач, а непосредственно на работе и ее будущем значении.

3. Начинайте с малого

Начните с небольших изменений. Например, можете разрешить сотрудникам работать из дома один раз в неделю или месяц. Или можете предложить удаленно участвовать в совещаниях по видеоконференции.

Действуя не спеша, вы сможете оптимизировать и наладить внутренние процессы, а также выработать практические указания до предоставления полного контроля над собственным графиком работы.

4. Используйте платформу управления проектами

Еще один шаг – это использование системы управления проектами (например, Wrike). Это позволит:

  • Определить критерии успеха и обеспечить согласованность работы: Очень важно определиться с ключевыми этапами и критериями успеха. Вы можете установить OKR или KPI для команды или всего отдела и внести информацию в Wrike. Это будет напоминать сотрудникам о целях работы команды. Также они смогут обновлять свой прогресс по выполнению поставленных перед ними задач вне зависимости от времени и места, где они их решают.
  • Оставаться на связи и не бояться пропустить что-то важное: Отсутствуя в офисе, вы можете начать беспокоиться о том, что пропустите что-то важное. Благодаря статусам выполнения проектов в Wrike, коллеги могут работать совместно в режиме реального времени и всегда оставаться на связи вне зависимости от места, где они находятся. Система управления проектами позволяет сотрудникам вернуться к старой переписке по определенным проектам.
  • Отслеживать гибкие графики удаленной работы: На рисунке ниже показано, как команды из разных географических регионов пользуются функцией настраиваемого календаря на платформе Wrike для того, чтобы информировать отдельных участников команд о прогрессе. Вы также можете использовать эту функцию для отображения места работы сотрудников: в офисе или удаленно.

Как расширить возможности вашей команды за счет гибкого графика работы_3

  • Сократить число совещаний и повысить их эффективность: Гибкий график затрудняет проведение совещаний. Но насколько продуктивны ваши личные встречи на самом деле? Инструмент для совместной работы отображает обновления статуса. Теперь нет необходимости в организации большого количества совещаний исключительно по обновлению статуса работы над проектом. Если вы все-таки их проводите, то можете указать те вопросы, которые хотелось бы обсудить на повестке дня с коллегами. В ходе совещания вы можете вести заметки в том же файле - они будут видны всем участникам команды. 
  • Обеспечить наглядность и повысить доверие: В инструменте управления проектами Wrike есть панели задач, которые предоставят участникам команды и руководителям полный обзор за ходом выполнения проектов, а также даст возможность при необходимости подробнее узнать о проекте. Настраиваемые панели задач отображают статус выполнения всей работы, назначенной вашей команде, а также загрузку каждого отдельного сотрудника. Это не только поможет организовать рабочий процесс, но поддержит уверенность в том, что работа действительно выполняется независимо от того, находятся работники: в офисе или нет.

Хватит смотреть на часы

Сегодня сотрудники не просто ценят, но и ждут от работодателей гибких условий работы и доверия.

Если вы стремитесь руководить увлеченной, продуктивной и во всех отношениях высокоэффективной командой, тогда у вас нет другого выбора: вам нужно дать коллегам свободу в выборе удобного графика работы и доверять им реализацию своих проектов.

Готовы не смотреть на часы? Wrike спешит на помощь! Опробовать возможности платформы можно бесплатно в пробной версии на 14 дней. Убедитесь, что управление совместной работой создаст для вашей команды гибкие условия, которые так необходимы для достижения успеха.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности