Использование возможностей автоматизации: опыт ведущих маркетологов

Трудно быть маркетологом в эпоху цифровой революции. Новые данные генерируются с молниеносной скоростью, запросы поступают по всем каналам одновременно, а для единственной кампании приходится создавать десятки различных материалов.

61% специалистов в сфере маркетинга чувствуют давление, стараясь доказать свою полезность. В то же время 39% их коллег перерабатывают не менее 5 часов в неделю, чтобы соответствовать требованиям.

Активная  деятельность изо дня в день мешает участникам маркетинговых команд действовать эффективно и находить время для стратегического планирования. Взаимодействие с клиентами только усугубляет эту проблему и вызывает трудности даже у самых эффективных команд.

Важность автоматизации как возможности отдать рутинную работу машинам постоянно растет, в то время как маркетинговые команды ищут способ расширить производство и повысить свою эффективность в условиях цифровой экономики. По результатам исследования McKinsey & Company, задачи, отнимающие у сотрудников 45% рабочего времени, могут быть автоматизированы благодаря внедрению испытанных технологий.

Давайте посмотрим, как некоторым современным маркетологам, например, сотрудникам креативного отдела компании Airbnb, удалось с помощью автоматизации сократить объем монотонной рутинной работы и добиться максимально стабильных и предсказуемых результатов.

1. Создание единого источника достоверной информации

По данным нашего отчета «Эпидемия стресса, и как сотрудники пытаются ее избежать», невозможность отыскать нужную информацию усиливает стрессовую нагрузку у 27% сотрудников с низким уровнем стресса и у 42% с высоким. К тому же поиск отсутствующих данных отнимает время и силы, которые можно было потратить на более результативную деятельность.

Хранение всей информации по проекту в едином доступном хранилище помогает сотрудникам находить то, что им нужно. Кроме того, это помогает избежать использования в работе устаревших данных или проблем с управлением различными версиями.

Вместо того, чтобы заставлять участников своей команды вручную копировать информацию с одной платформы на другую, ведущие маркетологи используют интеграцию, чтобы наладить автоматический обмен данными между системами и сформировать единый источник достоверной информации. «Каким бы инструментом мы ни пользовались, меня в первую очередь интересовали API-интерфейсы, чтобы мы смогли автоматизировать все, что можно», — признается Хун Ким, руководитель креативного отдела в Airbnb.

Нет встроенной интеграции? Никаких проблем! Такие инструменты, как Zapier и Workato, позволяют связать между собой разрозненные приложения и расширить единый источник достоверной информации. Например, интеграция Zapier для Wrike и HubSpot автоматически конвертирует формы HubSpot в задачи Wrike и назначает их нужным сотрудникам.

2. Оптимизация процесса поступления рабочих задач

Маркетологи тратят много времени, собирая запросы с различных платформ и назначая их соответствующим исполнителям. Чем больше запросов вы получаете, тем более длительным и утомительным становится этот процесс.

Платформы управления проектами и совместной работой, такие как Wrike, помогают автоматизировать процесс приема рабочих задач благодаря динамическим формам запросов. В этих формах собирается вся информация, которая нужна маркетологам, и соответствующие поля формы открываются в зависимости от вводимых данных в режиме реального времени.

После отправки формы она автоматически направляется в нужную папку и назначается исполнителю, который лучше всего подходит для этой работы. Такая форма может даже запустить на выполнение заранее подготовленный шаблон проекта. Но знаете, в чем главный плюс? Вся информация, связанная с проектом, размещается в едином доступном хранилище!

По данным Руководства по трансформации бизнеса для директоров по маркетингу, около 50% клиентов Wrike Marketing заявили о «большом влиянии» Wrike на структуру и эффективность их рабочих процессов. Более четверти респондентов назвали это влияние «очень большим».

3. Создание шаблонов для повторяющихся сценариев

Статьи в блоге, рекламные кампании, выставки — маркетологам постоянно приходится выполнять однотипные проекты. Даже если есть отличия в мелочах, этапы достижения итогового результата остаются неизменными, так зачем тратить время, создавая рабочие процессы с нуля каждый раз, когда вы начинаете новый проект?

«Отчеты в Wrike очень нам помогают, потому что мы видим, сколько усилий вложено в тот или иной процесс и сколько было затрачено времени, — говорит Ким. — И тогда уже, опираясь на данные, можно судить о том, на каком участке автоматизация принесет наибольшую пользу».

Определите тип проектов, с которыми ваша команда работает наиболее часто, и создайте для него шаблоны рабочих процессов в вашей системе управления проектами. Каждый раз, начиная работу над новым проектом, вы сможете просто его копировать. Будут скопированы все ключевые компоненты, такие как зависимости, сроки задач, имена исполнителей и отчеты.

Создание процессов на основе шаблона экономит высокопроизводительным маркетинговым командам кучу времени, высвобождая ресурсы для более сложных или нестандартных проектов. Кроме того, это позволяет гораздо проще оценивать, а со временем и увеличивать производительность, обеспечивая команде стабильный успех.

4. Устранение препятствий, снижающих эффективность

Изучение данных по управлению проектом позволяет выявить не только повторяющуюся работу, но и распространенные факторы, снижающие эффективность. Возникают задержки на одном и том же этапе творческого процесса? Постоянно появляются проблемы при передаче рабочих материалов? Используйте автоматизацию, чтобы преодолеть трудности, вызванные человеческим фактором.

Например, Ким заметил, что некоторые моменты, связанные с созданием PDF-документов, приводили к недоразумениям и проблемам с управлением версиями. Запросы на исправления высылались по электронной почте фрилансерам, и те отчитывались о внедрении правок и прикладывали к письмам новые версии PDF-документов.

Эта переписка приводила к множеству проблем. Обсуждения терялись среди электронных писем, заказчики и руководители часто попросту не догадывались, что для продолжения работы над проектом требовалось их одобрение, а в почтовые ящики сыпались все новые и новые версии файлов.

Сейчас весь процесс согласования в компании Airbnb выполняется в Wrike. Когда в документ вносятся пометки о необходимости что-то исправить, фрилансер автоматически получает уведомление. Он вносит правки прямо в Wrike и загружает обновленный файл. Проверяющий получает сообщение о том, что все готово. Все исправления легко отслеживаются, необходимые правки немедленно вносятся, и все обсуждения и файлы хранятся централизованно.

Как компания Airbnb повысила свою результативность благодаря автоматизации

Программа Airbnb Plus предлагает лучшее жилье от хозяев с превосходными отзывами на платформе Airbnb. Очень большую роль в этом проекте играют фотографии, так как всегда бывают нужны баннеры, привлекательные снимки на Pinterest и т. д.

Каждый раз при создании нового снимка или вложения команда добавляла его на отдельный слайд Google Презентации. Все обсуждения, касающиеся обработки и использования изображения, велись в комментариях к слайду. Со временем презентация так разрасталась, что на ее загрузку при открытии уходило целых две минуты.

Хун Ким быстро понял, что этот ручной процесс не позволяет работать с более значительными объемами данных, и решил оптимизировать процессы отбора, проверки, утверждения и использования фотографий, интегрируя различные инструменты, с которыми работали участники команды. Теперь процесс выглядит следующим образом.

Harnessing_the_power_of_automation_how_leading_marketers_make_it_work_2Специалисты Airbnb размещают новые изображения на платформе управления цифровыми активами (DAM) Orange Logic. Фотографии просматриваются прямо в DAM, и прошедшие отбор перемещаются в отдельную папку. После этого изображения автоматически собираются и передаются в Wrike в качестве новой задачи, готовой к проверке.

Harnessing_the_power_of_automation_how_leading_marketers_make_it_work_3

Статусы задачи отображаются на специальной панели Wrike, но главное здесь то, что заинтересованные лица получают автоматические уведомления сразу же, как только фотография оказывается готова к проверке. Все изменения отслеживаются в Wrike, а окончательный вариант четко помечен.

Благодаря автоматизации Киму и его команде удалось превратить изначально запутанный процесс в последовательный и организованный. Теперь подготовка иллюстративных материалов в креативном отделе Airbnb Plus ведется намного быстрее.

Все в ваших руках

Автоматизация может восприниматься как что-то волшебное, но использовать ее возможности может любая маркетинговая команда. Не нужно беспокоиться и загружать себя сверхурочной работой, а лучше поищите способы снять с команды лишнюю нагрузку за счет автоматизации.

Попытайтесь изучить четыре направления, описанные в этой статье, чтобы добиться следующих целей:

  • Используйте API-интерфейсы, чтобы уменьшить необходимость в ручном вводе данных и сократить затраты времени на поиск информации
  • Оптимизируйте процесс поступления рабочих задач и автоматизируйте назначение исполнителей
  • Перестаньте изобретать колесо и пользуйтесь шаблонами рабочих процессов при выполнении повторяющихся проектов
  • Сведите к минимуму число ошибок из-за человеческого фактора, используя автоматические напоминания и уведомления

Хотите больше узнать о том, как компания Airbnb применяет Wrike для расширения своей деятельности в глобальном масштабе? Прочтите всю историю успеха.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности